Gerenciar seu tempo com sabedoria

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Realizar uma auditoria de tempo.
• Priorizar as tarefas que devem ser feitas agora e as que devem ser feitas mais tarde.

Faça um balanço de como você usa o seu tempo

Atualmente, você pode estar gastando seu tempo de maneira diferente de como você gastava alguns anos atrás. Você pode ter novas responsabilidades e tarefas. Você pode ter chegado a um novo ritmo em casa com relação a como equilibra suas condições de trabalho remoto e híbrido com o cuidado com as crianças, bem-estar e outras responsabilidades e necessidades.

Mas mesmo que você tenha um pouco mais de flexibilidade do que costumava ter, ainda pode ser difícil priorizar tarefas e identificar o que é fundamental fazer e o que pode esperar. É importante falar sobre como dividir e equilibrar o trabalho entre todas as pessoas que compartilham responsabilidades (no trabalho e em casa). 

Esta unidade fornece dicas para ajudar você a administrar seu tempo de forma eficiente, para atingir um nível ideal de produtividade no trabalho e ainda manter um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Fazer uma auditoria de tempo

Para maximizar sua produtividade, você precisará levar a sério seu gerenciamento de tempo. A primeira etapa é descobrir como você está gastando seu tempo. Se você quiser saber como está usando cada momento do dia, faça uma auditoria de tempo. 

Uma auditoria de tempo é, como parece, uma forma detalhada de acompanhar tudo o que você faz durante uma semana. Basta pegar um pedaço de papel ou criar uma planilha e, a cada 30 minutos ao longo do dia, anotar o que está fazendo. Ou pode usar um aplicativo de controle de tempo. (Consulte a seção Recursos para obter uma lista de todas as opções.)

Depois de saber onde você está gastando seu tempo, você pode descobrir se suas tarefas que exigem mais tempo estão trazendo maior retorno sobre o investimento de tempo.

Definir suas prioridades

Então, como você sabe se está focado nas coisas certas? Descobrir isso é tão fácil quanto falar ABC 123.

ABC 123 é um método para escolher qual tarefa fazer primeiro e qual deixar para depois. Use o ABC 123 para pensar em cada tarefa de acordo com seu impacto na meta geral e a quantidade de tempo que leva para ser concluída. 

Impacto na meta geral

A – grande

B – moderado

C – pequeno

Tempo de conclusão

1 – rápido

2 – intermediário

3 – longo

Pegue sua lista de tarefas e atribua um valor a cada item na lista (A1, B2, C3 e assim por diante). Em seguida, veja sua lista e priorize-a, começando com os itens A1. Faça esses itens A1 primeiro, já que eles têm um grande impacto em suas metas e são rápidos. Faça os itens C3 por último, já que eles têm um pequeno impacto em suas metas e podem demorar muito.

Dicas para desemperrar

Não importa o quanto você organize sua lista de tarefas e gerencie seu tempo, há momentos em que você fica preso em uma tarefa. Como desemperrar esse processo? Experimente estas dicas para ter sucesso.

1. Informe as pessoas com antecedência de que o projeto está atrasado.
2. Veja se o prazo de entrega pode ser adiado.
3. Faça uma pausa e volte à tarefa mais tarde.

Não subestime essa terceira dica. Às vezes, tudo o que você precisa é de uma pequena pausa, para em seguida voltar e despachar uma tarefa que te prendeu por horas.

Aplicativos para gerenciamento de tempo

Você aprendeu algumas estratégias e dicas. Agora, vamos ver alguns aplicativos que você pode usar para se manter produtivo no gerenciamento de seu tempo.

Em resumo

Por essa altura, você já tem ótimas ideias para gerenciar o tempo com desenvoltura. 

• Faça uma auditoria de tempo.
• Classifique o que é mais importante usando o ABC 123.
• Analise estratégias para desemperrar.
• Use sua tecnologia.

Na próxima unidade, explore como gerenciar seu email e calendário como um profissional.

Recursos

• Publicação do blog: Os melhores aplicativos de controle de tempo de 2020: Toggl, Clockify e outros