Descobrir novas maneiras de fazer tarefas antigas

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

  • Usar as ferramentas de colaboração para fazer seu trabalho.
  • Transformar suas rotinas de trabalho anteriores digitalmente.

Como trabalhar durante tempos de grandes mudanças

Para pessoas de todo o mundo, nossas realidades cotidianas mudaram drasticamente por causa do COVID-19. Nossos métodos anteriores de trabalho, desde reuniões presenciais a visitas ao cliente, estão sendo transformados por situações muito reais à nossa volta.

Este módulo tem como objetivo dar dicas e orientações práticas para lidarmos com o novo conceito de normal. Embora haja semelhanças em nossas experiências, cada pessoa está enfrentando essa pandemia de maneiras únicas. Na prática, isso significa que as estratégias descritas aqui podem não funcionar para todos. Assim como acontece com qualquer orientação, pegue o que funciona para você e esqueça o resto.

O que você vai aprender especificamente:

  • Como adaptar e transformar seus padrões e práticas de trabalho anteriores.
  • Como se manter produtivo com o gerenciamento de tempo moderno.
  • Como usar seu calendário para aumentar sua produtividade.

Vamos começar transformando a forma como o trabalho é feito.

Tornar as reuniões virtuais

Agora que as reuniões presenciais não podem ser feitas, é hora de repensar como realizar reuniões. Você pode usar uma ferramenta de videoconferência para marcar uma reunião virtual (se sua empresa tem um departamento de TI, descubra quais ferramentas eles aprovam para uso), mas deve também atualizar suas práticas de reunião. A boa notícia é que essas dicas tornarão todas as suas reuniões mais produtivas, sejam elas virtuais ou presenciais.

Antes da reunião

Defina a ordem do dia.
Adicione a ordem do dia ao convite da reunião com antecedência. Adicione durações e responsáveis por cada item na ordem do dia.
Envie um documento para ser lido antecipadamente.
Faça com que todos estejam na mesma página preparando um documento com antecedência que alinhe todos os objetivos da reunião, os resultados desejados, os obstáculos e as informações básicas necessárias.
Considere os fusos horários dos participantes.
Confirme que você está agendando a reunião em um momento em que todos os seus participantes essenciais podem participar sem terem que acordar às 2 da manhã.

Durante a reunião

Estabeleça papéis claros.
Nomeie um moderador, alguém para controlar o tempo e mais alguém para tomar notas no início da reunião. Quando vocês estão em uma sala juntos, esses papéis podem se definir naturalmente quando as pessoas se reúnem em volta da mesa. Em uma reunião virtual, você deve pensar ativamente em atribuir esses papéis desde o início.
Use ferramentas de documentos em nuvem para as anotações.
Adicione todos na reunião ao documento de anotações e incentive-os a contribuir durante a chamada.
Evite conversas e interrupções paralelas.
Durante as reuniões virtuais, quando duas pessoas falam ao mesmo tempo, ninguém consegue ouvir. Pratique a escuta ativa e incentive todos a fazerem o mesmo.

Após a reunião

Envie uma recapitulação.
Envie seu documento de anotações para todos e destaque as decisões importantes tomadas e as próximas etapas.
Agende um acompanhamento.
Se uma ação de fazer uma chamada de acompanhamento foi definida, agende-a agora.

A criação dessa disciplina adicional em suas reuniões tornará suas chamadas mais eficazes em geral e aumentará a produtividade em toda a sua empresa.

Pessoas trabalhando colaborativamente em todo o mundo

Abdicar das reuniões por completo

Por que não deixar de fazer reuniões por completo trabalhando de forma assíncrona com o Quip? O Quip é uma ferramenta de colaboração em documentos baseados em nuvem para dispositivos móveis. Você pode criar e compartilhar documentos e planilhas, criar planos de projeto e atribuir tarefas, tudo em um só lugar. Cada documento do Quip tem um bate-papo integrado e, portanto, a conversa que você ia ter em uma reunião, agora pode ser feita diretamente junto com o trabalho.

O Quip permite a edição por várias pessoas ao mesmo tempo e tem integrações profundas com a Salesforce Platform. Uma das maneiras de usar o Quip aqui no Salesforce é elaborar, analisar e aprovar comunicações. 

Por exemplo, digamos que precisamos anunciar uma alteração na agenda da distribuição de uma nova ferramenta ou processo. Poderíamos ter uma reunião com todas as 15 partes interessadas. Mas, em vez disso, podemos criar um documento do Quip para impulsionar o processo de alteração.

Documento do plano de projeto no Quip que mostra a visão geral do projeto, a próxima etapa proposta, o prazo de entrega e as aprovações necessárias

O documento do Quip contém:

  • Breve descrição do projeto
  • Explicação detalhada de por que a agenda deve ser alterada
  • Item de ação explícito para cada parte interessada
  • Prazo de entrega
  • Lista de verificação de aprovação das partes interessadas

O gerente de projeto convida a equipe de projeto para o documento do Quip, onde eles colaboram na alteração da agenda e a aprovam. Depois da aprovação por parte de todas as partes interessadas, o gerente de projeto publica o anúncio no Chatter. Nenhuma reunião necessária!

Tornamos a versão do Quip Starter gratuita para você e sua equipe experimentarem até 30 de setembro de 2020

Tornar sua colaboração online

Se você estava acostumado a se reunir pessoalmente com seus colegas e clientes, agora é a hora de se familiarizar com a colaboração no Chatter, no Quip, por email e em aplicativos de mensagens instantâneas. E, claro, usar seu celular.

Experimente estes métodos para entrar em contato.

  • Agende reuniões virtuais individuais com clientes, colegas, funcionários ou seu gerente.
  • Organize bate-papos de colaboração em grupo com seus colegas para compartilhar melhores práticas e conselhos.
  • Conecte-se com seus funcionários por meio de videoconferência ou chamadas de vídeo.
  • Inicie um grupo de colaboração online com colegas ou clientes.
  • Convide seus clientes para colaborar em um documento baseado em nuvem que você preparou.
  • Organize uma reunião virtual com todos os seus clientes para compartilhar as melhores práticas entre o grupo.

Essas são apenas algumas maneiras de transformar a forma de fazer o trabalho e aumentar sua produtividade usando ferramentas como o Chatter, o Quip e seu smartphone. A seguir, descobriremos estratégias para gerenciar seu tempo.

Recursos

Trailhead: Colaborar com o Quip

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