Descobrir novas maneiras de fazer tarefas antigas
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Usar as ferramentas de colaboração para fazer seu trabalho.
- Transformar suas rotinas de trabalho anteriores digitalmente.
Novas formas de trabalhar
Em 2020 e em 2021, pessoas em todo o mundo tiveram que se adaptar em trabalhar de diferentes formas devido à pandemia de COVID-19. Naquele momento, muitos de nós estávamos online o tempo todo. Hoje, muitos funcionários continuam trabalhando remotamente, e muitas empresas permitem o trabalho híbrido (alguns dias de forma remota, outros dias no escritório). Este módulo foi criado para fornecer dicas de produtividade acionáveis e orientações que se aplicam quando você está trabalhando tanto remotamente quanto em um cronograma híbrido, ou até se você está no escritório cinco dias por semana.
O que você vai aprender especificamente:
- Como adaptar e transformar seus padrões e práticas de trabalho.
- Como se manter produtivo com o gerenciamento de tempo moderno.
- Como usar seu calendário para aumentar sua produtividade.
Vamos começar com essa forma de trabalhar e como as decisões são tomadas: reuniões.
Aproveitar suas reuniões ao máximo
Seja uma reunião presencial ou por vídeo, aderir às melhores práticas de reuniões faz todas as suas reuniões serem mais produtivas. Aqui temos algumas dicas para ajudar você (ou sua equipe) a se preparar para reuniões, apresentar reuniões e fazer acompanhamentos.
Antes da reunião
| Defina a ordem do dia. | Adicione a ordem do dia ao convite da reunião com antecedência. Adicione durações e responsáveis por cada item na ordem do dia. |
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Envie um documento para ser lido antecipadamente. |
Faça com que todos estejam na mesma página preparando um documento com antecedência que alinhe todos os objetivos da reunião, os resultados desejados, os obstáculos e as informações básicas necessárias. |
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Considere os fusos horários dos participantes. |
Confirme que você está agendando a reunião em um momento em que todos os seus participantes essenciais podem participar sem terem que acordar às 2 da manhã. |
Durante a reunião
| Estabeleça papéis claros. | Nomeie um moderador, alguém para controlar o tempo e mais alguém para tomar notas no início da reunião. Quando vocês estão em uma sala juntos, esses papéis podem se definir naturalmente quando as pessoas se reúnem em volta da mesa. Em uma reunião virtual, você deve pensar ativamente em atribuir esses papéis desde o início. |
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Use ferramentas de documentos em nuvem para as anotações. |
Adicione todos na reunião ao documento de anotações e incentive-os a contribuir durante a chamada. |
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Evite conversas e interrupções paralelas. |
Durante as reuniões híbridas, os participantes online sentem-se excluídos quando não conseguem ouvir as conversas que acontecem na sala de reunião presencial. E durante as reuniões virtuais, quando duas pessoas falam ao mesmo tempo, ninguém consegue ouvir o que o outro está dizendo. Pratique a escuta ativa e incentive todos a fazerem o mesmo. |
Após a reunião
| Envie uma recapitulação. | Compartilhe seu documento de anotações com todos e destaque as decisões importantes tomadas e as próximas etapas. |
|---|---|
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Agende um acompanhamento. |
Se uma ação de fazer uma chamada de acompanhamento foi definida, agende-a logo. |
Em geral, quando criamos essa rotina mais disciplinada nas reuniões, elas ficam mais eficientes e a produtividade de toda a sua empresa aumenta.
Abdicar das reuniões por completo
Por que não deixar de fazer reuniões por completo trabalhando de forma assíncrona com o Quip? O Quip é uma ferramenta de colaboração em documentos baseados em nuvem para dispositivos móveis. Você pode criar e compartilhar documentos e planilhas, criar planos de projeto e atribuir tarefas, tudo em um só lugar. Cada documento do Quip tem um bate-papo integrado e, portanto, a conversa que você ia ter em uma reunião, agora pode ser feita diretamente junto com o trabalho.
O Quip permite a edição por várias pessoas ao mesmo tempo e tem integrações profundas com a Salesforce Platform. Uma das maneiras de usar o Quip aqui no Salesforce é elaborar, analisar e aprovar comunicações.
Por exemplo, digamos que precisamos anunciar uma alteração na agenda da distribuição de uma nova ferramenta ou processo. Poderíamos ter uma reunião com todas as 15 partes interessadas. Mas, em vez disso, podemos criar um documento do Quip para impulsionar o processo de alteração.
O documento do Quip contém:
- Breve descrição do projeto
- Explicação detalhada de por que a agenda deve ser alterada
- Item de ação explícito para cada parte interessada
- Prazo de entrega
- Lista de verificação de aprovação das partes interessadas
O gerente de projeto convida a equipe de projeto para o documento do Quip, onde eles colaboram na alteração da agenda e a aprovam. Depois da aprovação por parte de todas as partes interessadas, o gerente de projeto publica o anúncio no Slack. Nenhuma reunião necessária!
Tornar sua colaboração online
Considerando todas as melhores formas de uso do tempo e recursos, nem sempre é necessário fazer uma reunião presencial com seus colegas e clientes. Em vez disso, mergulhe fundo na colaboração virtual com o Slack, Quip, email e aplicativos de mensagens instantâneas. E, claro, usar seu celular.
Experimente estes métodos para entrar em contato.
- Agende reuniões virtuais individuais com clientes, colegas, funcionários ou seu gerente.
- Organize bate-papos de colaboração em grupo com seus colegas para compartilhar melhores práticas e conselhos.
- Conecte-se com seus funcionários por meio de videoconferência, chamadas de vídeo ou círculos do Slack.
- Comece um canal do Slack para a colaboração online com grupos de colegas ou seus clientes.
- Convide seus clientes para colaborar em um documento baseado em nuvem que você preparou.
- Organize uma reunião virtual com todos os seus clientes para compartilhar as melhores práticas entre o grupo.
Essas são apenas algumas maneiras de transformar a forma de fazer o trabalho e aumentar sua produtividade usando ferramentas como o Slack, o Quip e seu smartphone. A seguir, descubra estratégias para gerenciar seu tempo.
