Criar um grupo de conjuntos de permissões

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Criar um grupo de conjuntos de permissões.
• Atribuir usuários a um grupo de conjuntos de permissões.
• Analisar perfis e permissões existentes e elaborar um modelo que inclua grupos de conjuntos de permissões.

Obter os requisitos de negócios

Antes de começar a criar um grupo de conjuntos de permissões, vamos analisar as necessidades de negócios. O VP de vendas, E.J. Agarwal, precisa que os membros da equipe realizem determinadas tarefas como parte da função de processamento de pedidos de vendas. E.J. diz que parte da equipe de vendas precisa de permissões para fazer alterações nos pedidos e a outra parte precisa fazer alterações tanto nos pedidos quanto nos contratos. 

Crie dois conjuntos de permissões com base em tarefas. Em seguida, inclua-os em um grupo de conjuntos de permissão com foco na função realizada pelos usuários de E.J. 

"Peraí", você pensa. "Como isso vai me poupar tempo se ainda estou criando novos conjuntos de permissões?"

Boa pergunta, mas lembre-se: você pode reutilizar conjuntos de permissões! Quando você agrupa esses conjuntos de permissões para os requisitos de E.J., mantém a capacidade de atribuir os conjuntos de permissões individuais a outros grupos conforme a necessidade. 

Em outras palavras: você evita criar um único conjunto de permissões apenas para E.J., mas pode personalizar o grupo de conjuntos de permissões de acordo com as necessidades dele. Crie dois conjuntos de permissões personalizados.

Preparado para começar a trabalhar com grupos de conjuntos de permissões?

Inicie seu Trailhead Playground agora para acompanhar e experimentar as etapas deste módulo. Para abrir seu Trailhead Playground, role até o desafio prático e clique em Iniciar. Você também poderá utilizar o Trailhead Playground quando for necessário concluir os desafios práticos.

Criar conjuntos de permissões

OK, vamos criar um conjunto de permissões para pedidos de vendas.  

1. Em Configuração, na Busca rápida, digite Permission Sets (Conjuntos de permissões) e selecione Conjuntos de permissões.
2. Clique em Novo.
3. Em Rótulo, insira Sales Orders (Pedidos de vendas).
4. Em Licença, mantenha Nenhuma.
5. Salve o conjunto de permissões.

Adicione permissão para ativar pedidos.

1. Na caixa Localizar configurações..., digite Pedidos e clique em Ativar pedidos.
2. Na página Permissões do aplicativo, clique em Editar.
3. Role para a seção Vendas e habilite Ativar pedidos.
4. Salve o conjunto de permissões. Uma caixa Confirmação de alterações de permissão será aberta. Observe que tanto Ler pedido quanto Editar pedido estavam também ativados. Isso ocorre porque Ativação de pedido depende da capacidade de ler e editar pedidos.
5. Salve suas alterações.

Adicione permissão para criar e excluir pedidos.

1. Na caixa Localizar configurações..., digite Pedidos e clique em Pedidos.
2. Na página Configurações de objeto para Pedidos, clique em Editar.
3. Ative as permissões de objeto Criar e Excluir.
4. Salve suas alterações.

Crie o conjunto de permissões para contratos. 

1. Acesse a página principal Configuração de conjuntos de permissões. Clique em Novo.
2. Em Rótulo, insira Sales Contracts (Contratos de vendas).
3. Em Licença, mantenha Nenhuma.
4. Salve o conjunto de permissões.

Adicione permissão para ler, criar, editar e excluir contratos.

1. Na caixa Localizar configurações..., digite Contratos e clique em Contratos.
2. Na página Configurações de objeto para Contratos, clique em Editar.
3. Ative as permissões de objeto Ler, Criar, Editar e Excluir.
4. Salve suas alterações.

Eba! Agora você pode criar um grupo de conjuntos de permissões para armazenar os dois conjuntos de permissões. 

Criar usuários

Conjuntos de permissões e grupos de conjuntos de permissões são inúteis sem usuários. Ou seja, primeiro adicione dois usuários à sua organização. 

1. Em Configuração, abra Usuários.
2. Crie dois usuários:

• Eric Jackson:
  • Cargo: gerente de contratos de vendas
  • Licença: Salesforce
  • Perfil: Acesso mínimo – Salesforce
  • Email: insira um endereço de email. Os campos Nome de usuário e Apelido são preenchidos automaticamente.
• Anuj Singh:
  • Cargo: coordenador de vendas
  • Licença: Force.com – Free
  • Perfil: Force.com – Usuário Free
  • Email: insira um endereço de email. Os campos Nome de usuário e Apelido são preenchidos automaticamente.

Finalmente, a atração principal! 

Criar um grupo de conjuntos de permissões

1. Em Configuração, na Busca rápida, digite Permission Set Groups (Grupos de conjuntos de permissões) e selecione Grupos de conjuntos de permissões.
2. Clique em Novo grupo de conjuntos de permissões.
3. Em Rótulo, insira Sales Processing (Processamento de vendas).
4. Salve o grupo de conjuntos de permissões.

Adicione conjuntos de permissões ao grupo de conjuntos de permissões.

1. Em Conjuntos de permissões, clique em Conjuntos de permissões no grupo.
2. Clique em Adicionar conjunto de permissões.
3. Selecione Pedidos de vendas e Contratos de vendas.
4. Clique em Adicionar.
5. Clique em Concluído.

Pronto! Seu primeiro grupo de conjuntos de permissões, Processamento de vendas. 

Acesse seu grupo de conjuntos de permissões e confirme que o status do grupo é Atualizado. 

Se for o caso, percorra a página até Permissões combinadas e clique em Configurações do objeto. Observe que as configurações tanto do objeto Contratos quanto do objeto Pedidos refletem o acesso que você concedeu nos dois conjuntos de permissões no grupo. 

Em seguida, adicione usuários ao grupo. 

1. Volte ao grupo de conjuntos de permissões Processamento de vendas.

2. Clique em Gerenciar atribuições.

3. Clique em Adicionar atribuições.

4. Selecione Eric Jackson e clique em Avançar.  

5. Clique em Atribuir.

Uma mensagem de confirmação declara que o grupo de conjuntos de permissões foi atribuído a um usuário.

6. Clique em Concluído.

7. Tente adicionar Anuj Singh.

Você receberá um erro. Assim como nos conjuntos de permissões, não é possível atribuir um usuário a um grupo de conjuntos de permissões se sua licença não permitir as permissões que você deseja atribuir. 

8. Ignore a mensagem e clique em Concluído.

Anuj Singh não será adicionado ao grupo enquanto a licença dele não for atualizada. Os requisitos de licenciamento permanecem iguais quando você trabalha com grupos de conjuntos de permissões.

Esperto! Mas tem mais! 

Analisar a estrutura de permissões existente

Você criou um grupo de conjuntos de permissões e vivenciou parte do que os grupos de conjuntos de permissões podem oferecer. Mas o que você pode fazer com seus usuários e conjuntos de permissões existentes? Talvez você esteja se perguntando o que deve levar em conta na hora de analisar a estrutura de atribuições da organização e se preparar para usar os grupos de conjuntos de permissões. Primeiro, lembre-se do princípio do menor privilégio: os usuários devem ter o mínimo de permissões necessário para fazerem seu trabalho. Mantemos esse princípio em mente quando trabalhamos com grupos de conjuntos de permissões. 

Vamos analisar os objetivos de perfis, conjuntos de permissões e grupos de conjuntos de permissões.

Perfis oferecem configurações padrão para cada usuário como, por exemplo, tipo de registro padrão, intervalo de IP e assim por diante. A Salesforce recomenda o uso do perfil Acesso mínimo – Salesforce como melhor prática de atribuição para usuários. Cada usuário tem apenas um perfil. 

Conjuntos de permissões são conjuntos de configurações e permissões. Os perfis permitem que os usuários realizem algumas tarefas, mas os conjuntos de permissões permitem tarefas adicionais (tarefas não permitidas nos perfis). Por exemplo, você pode adicionar permissões para criar e personalizar exibições de lista, ativar contratos ou outras permissões. 

Grupos de conjuntos de permissões reúnem os grupos de permissões. Os usuários atribuídos a um grupo de conjuntos de permissões recebem as permissões combinadas de todos os conjuntos de permissões no grupo. Os grupos de conjuntos de permissões correspondem às funções dos usuários. 

Com essas definições em mente, vamos rever o grupo de conjuntos de permissões que você criou para E.J. O objetivo é dar aos membros da equipe de vendas a capacidade de realizar a função de processamento de vendas. 

1. Primeiro, listamos as tarefas incluídas na função de processamento de vendas.
   • Ativar pedidos
   • Ler, criar, editar e excluir pedidos
   • Ler, criar, editar e excluir contratos
2. Depois vem a pergunta: "Podemos modificar conjuntos de permissões existentes ou precisamos criar novos conjuntos de permissões?" Descobrimos que precisavamos criar dois conjuntos de permissões:
   • Pedidos de vendas
   • Contratos de vendas
3. Por fim, verificamos que usuários realizam a função de processamento de vendas e atribuímos Eric ao grupo de conjuntos de permissões.

DICA: as permissões que você inclui nos conjuntos de permissões do grupo de conjuntos de permissões precisam estar alinhadas com as tarefas que os usuários realizam em suas funções. Se não estiverem, analise os objetivos da função. Por exemplo, se Eric não precisasse de ter a permissão Ativar pedidos, pergunte-se se o grupo de conjuntos de permissões Processamento de vendas precisaria ter essa permissão. Se sim, verifique se Eric pode ser atribuído a outro grupo de conjuntos de permissões mais adequado ao que ele precisa fazer.

A propósito, se você perceber que precisa criar um conjunto de permissões para incluir no grupo de conjuntos de permissões, pense também em como pode usá-lo fora do grupo. Veja outras funções para saber se os usuários precisam realizar algumas dessas mesmas tarefas. Talvez seja bom incluir esses conjuntos de permissões em outros grupos de conjuntos de permissões. Use a flexibilidade dos conjuntos de permissões estrategicamente fazendo com que os conjuntos de permissões reflitam as tarefas realizadas pelos usuários. 

Se a função de um grupo de conjuntos de permissões mudar, você poderá atualizar o grupo de conjuntos de permissões. Essa é a grande vantagem dos grupos de conjuntos de permissões: eles são fáceis de ajustar. Por exemplo, digamos que você descobre que as pessoas que realizam a função de processamento de vendas também precisam ter capacidade de edição no objeto Oportunidades. Basta adicionar um novo conjunto de permissões ao grupo de conjuntos de permissões ou adicionar uma nova permissão a um conjunto de permissões existente no grupo de conjuntos de permissões.  

Ajuda durante o início do uso dos grupos de conjuntos de permissões

A análise das atribuições de permissão pode levar algum tempo. O aplicativo User Access and Permissions Assistant, disponível no AppExchange, pode ajudar. O aplicativo pode ajudar você a ver quais permissões um usuário tem, converter alguns perfis em conjuntos de permissões e muito mais. Por exemplo, talvez você queira pegar permissões de um perfil existente e usar o aplicativo para convertê-las em um conjunto de permissões. 

Ao concluir sua análise, você poderá começar a migrar o modelo baseado em perfis para um modelo de conjunto de permissões e grupo de conjuntos de permissões mais flexível. 

Resumindo

Veja só isso! Você já criou seu primeiro grupo de conjuntos de permissões e aprendeu sobre uma ferramenta que pode ajudar a analisar os conjuntos de permissões existentes. Abordamos muita matéria e espero que você consiga ver o valor oferecido pelos grupos de conjuntos de permissões. Mas ainda não terminamos. Na próxima unidade, você aprenderá sobre a flexibilidade que o silenciamento de conjuntos de permissões pode trazer para seus grupos de conjuntos de permissões.

Recursos

• Ajuda do Salesforce: Criar um grupo de conjuntos de permissões
• Ajuda do Salesforce: Atribuir grupos de conjuntos de permissões a usuários
• AppExchange: Aplicativo User Access and Permissions Assistant