Adotar novas ferramentas e obter adesão das partes interessadas

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Identificar bons casos de uso para a adoção de novas ferramentas.
  
• Entender como comunicar-se com as partes interessadas e obter a adesão delas.
  
• Entender como abrir espaço para o fracasso.
  

Estar entusiasmado com novas ferramentas e recursos e saber quando adotá-los podem parecer coisas muito diferentes. Porque elas são.

Antes de decidir adotar uma ferramenta, gaste tempo aprendendo seus recursos para que você possa tomar uma decisão informada. É importante ser realista sobre sua jornada de adoção. Planejar cuidadosamente sua adoção prepara você e sua equipe para o sucesso. Um plano de adoção saudável deve proporcionar algumas partes positivas ou estimulantes das próximas mudanças no início do processo, e criar expectativas realistas sobre momentos de frustração ou incerteza. Se você não consegue identificar recompensas tangíveis logo no início, ou se não consegue ser específico sobre os riscos, seu plano provavelmente não é tão forte quanto precisa ser.

Identificar boas oportunidades de adoção

A adoção bem-sucedida começa com a identificação da oportunidade certa para a adoção. Pense sobre os recursos (pessoas, tempo e tecnologia) envolvidos na alteração. Pense nas habilidades (comunicação, conhecimento do produto, conhecimento da empresa e experiência em projetos similares) necessárias para fazer a alteração. A oportunidade certa para a adoção equilibra as áreas onde as pessoas precisam de um aprendizado mais intensivo com as habilidades que você já tem em sua equipe.

Quando você estiver desemaranhado sua organização, se sua equipe não estiver familiarizada com muitas das ferramentas necessárias para gerenciar a origem ou trabalhar com o Salesforce DX, talvez você queira começar trabalhando com uma pequena peça de sua organização. Ou talvez você possa trabalhar com uma parte um pouco mais complexa de sua organização, se isso significa que você pode trabalhar com uma equipe que tenha sistemas fortes de comunicação e boa documentação de processos em vigor. 

Seja qual for a sua abordagem, considere com que frequência um recurso pode precisar ser alterado e o quanto ele é crítico para seu negócio. Pode ser emocionante escolher uma área que todos usam e se entusiasmar por ser seu primeiro projeto. Mas também pode ser uma opção ruim se você e sua equipe estiverem aprendendo através de tentativas e erros. 

Se você quiser desemaranhar sua organização para que possa adotar novos métodos de entrega como pacotes desbloqueados, começar com um novo desenvolvimento pode ser a melhor maneira de facilitar a mudança. Você pode ter mais sucesso com a adoção de empacotamento se gastou tempo e energia antes para entender como você pode começar a modularizar a sua organização e implantar um sistema forte de controle de origem no lugar.

Conseguir adesão

Uma vez que você tenha identificado sua melhor oportunidade para adoção, o próximo passo é fazer com que suas partes interessadas embarquem nessa. Suas partes interessadas podem ser seus primeiros e mais fortes usuários, e você quer que eles estejam bem preparados e tenham investido no trabalho árduo potencial de ajudar suas próprias equipes a serem bem-sucedidas. Conseguir a adesão não significa dizer às pessoas todas as grandes coisas que elas devem esperar e minimizar os riscos. Você deve falar abertamente e de maneiras que fique fácil entender o que é animador e o que é desconhecido ou arriscado.

Envolva suas partes interessadas desde o início e dê-lhes maneiras autênticas de ajudar a construir e a influenciar os planos de adoção. Fale sobre a melhor maneira de compartilhar o feedback (positivo e negativo) à medida que sua adoção se inicia. Como suas partes interessadas podem efetivamente coletar e transmitir informações de pessoas que não estão tão profundamente envolvidas no processo? Quais canais podem ser mais eficazes para suas equipes? Será que todos respondem melhor a e-mails? Você deveria usar um grupo do Chatter?

Abrir espaço para o fracasso

Nem todos os planos correm exatamente... bem, conforme o planejado. Você não pode inovar sem tolerar os momentos de fracasso, e de sucesso. E um plano bem sucedido deve olhar para como lidar com o fracasso.

Estabelecer linhas claras de comunicação é uma maneira de fazer isso. Outra maneira é identificar os riscos que você pode encontrar, e identificar claramente quais desses riscos também podem ser pontos cruciais de falha para seu projeto. Para cada um desses pontos de falha, sua equipe deve falar sobre como é ter sucesso ou fracassar. Estabelecer critérios claros para julgar o sucesso antes de começar a trabalhar pode ajudá-lo a planejar melhor o sucesso e identificar melhor quando você pode estar indo por um caminho que não leva ao sucesso.

Você também deve construir linhas do tempo realistas com margem para possíveis contratempos. Apressar as partes críticas de um projeto por causa de prazos inflexíveis ou irrealistas pode acrescentar mais frustrações e dúvidas sobre um projeto — e são tipos de falhas que o planejamento adequado realmente deve ajudar a evitar.

Falar de forma aberta e realista sobre o fracasso também ajuda sua equipe a construir uma relação saudável com o fracasso. Pode ser difícil ser a voz na sala que comunica que algo pode não estar andando conforme o plano, ou que as pessoas estejam realmente infelizes com os efeitos colaterais de algo. A construção de formas de falar sobre resultados negativos — e medidas para julgar esses resultados — pode ajudar a todos da equipe, tornando-os melhores em trazer informações que podem ser críticas para evitar o fracasso.

Recursos

• Artigo do Project Times: Fracasso do projeto: Um catalisador do sucesso
• Artigo do Harvard Business Review: Como convencer os funcionários céticos a adotar novas tecnologias