Configurar a integração com o Outlook e Captura de atividade do Einstein

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Listar requisitos e outras considerações de configuração.
  • Configurar a integração com Microsoft® Outlook®.
  • Configurar Captura de atividade do Einstein.

Arregaçar as mangas

A configuração da integração com Microsoft® Outlook® e Captura de atividade do Einstein não é difícil, mas requer algum tempo. Caso não seja um administrador do Microsoft Exchange, você pode solicitar ao administrador que trabalhe com você.

Antes de investir tempo em qualquer configuração, Maria Jimenez, a administradora da Ursa Major, analisa os requisitos de sistema da integração com Outlook e Einstein Activity Capture.

Requisitos

Detalhes de suporte
Integração com o Outlook
Captura de atividade do Einstein
Edições
  • Essentials
  • Grupo
  • Professional
  • Enterprise
  • Desempenho
  • Ilimitado
  • Desenvolvedor
Disponível no Lightning e no Salesforce Classic
  • Essentials
  • Professional
  • Enterprise
  • Desempenho
  • Ilimitado
Disponível no Lightning Experience.
Licenças de usuários
Requer a licença padrão do Salesforce, com a compra de Sales Cloud, Service Cloud ou Lightning Platform.
Dá suporte a até 100 usuários na licença padrão do Salesforce, com a compra de Sales Cloud. Para configurar mais de 100 usuários para Captura de atividade do Einstein, é necessária uma atualização paga para Sales Cloud Einstein, Inbox ou High Velocity Sales.
Servidor de email
Uma das seguintes opções:
  • Exchange 2019, 2016 ou 2013 local
  • Exchange Online com o Office 365®
A integração do Salesforce com o Outlook exige configurações do Exchange Server e conhecimento geral sobre como configurá-lo. Os administradores do Salesforce trabalham com os administradores do Exchange na hora de configurar a integração.
Uma das seguintes opções:
  • Exchange Server 2016 ou 2013
  • Exchange Online com o Office 365
  • Implantações híbridas do Exchange (somente suporta funcionalidades de captura)
Clientes de email
Qualquer uma das seguintes opções:
  • Office versão 16.0.11629 ou posterior em execução no Windows 10 versão 1903 ou posterior, versão estável mais recente recomendada, incluindo compra avulsa do Office 365 e 2019 (varejo)
  • Outlook 2013, Outlook 2016 ou versões licenciadas por volume do Outlook 2019. O suporte para essas versões termina em dezembro de 2021. Para continuar usando a integração com o Outlook após o final de 2021, planeje agora para atualizar para as versões mais recentes do Outlook e do Windows.
  • Outlook na Web
  • Outlook para Mac 2019 ou 2016 na versão estável mais recente do macOS
Não aplicável
Navegador
Para o Outlook nos usuários da Web, qualquer um desses navegadores que permitem cookies do Salesforce:
  • Google Chrome™, versão estável mais recente
  • Mozilla® Firefox®, versão estável mais recente
  • Apple® Safari® 10 ou versão posterior; recomenda-se a versão estável mais recente
  • Microsoft Edge, versão estável mais recente (somente Windows)

Não aplicável
Armazenamento de dados
Os dados são armazenados somente em servidores Microsoft e em servidores do Salesforce. Se os clientes fizerem a atualização para Inbox, alguns dados são armazenados em servidores da Amazon Web Services do Salesforce.
Os dados são armazenados em servidores Microsoft, servidores do Salesforce e servidores da Amazon Web Services do Salesforce.

Quer começar a usar a integração com o Outlook e Captura de atividade do Einstein?

Neste módulo, assumimos que você é um administrador do Salesforce com as permissões apropriadas para configurar o integração com o Outlook e Captura de atividade do Einstein. Se você não for um administrador do Salesforce, tudo bem. Continue lendo para saber como seu administrador executaria essas etapas em uma organização de produção. Não tente seguir essas etapas no Trailhead Playground. A integração com o Outlook e Captura de atividade do Einstein não estão disponíveis no Trailhead Playground.

Configurar a integração com o Outlook

  1. Clique em Ícone de configuração e selecione Configuração.
  2. Insira Outlook na caixa Busca rápida e selecione Integração com o Outlook e Sync.
  3. Ative a integração com o Outlook. Como configurar a ativação da integração com o Outlook em destaque
  4. Certifique-se de que a opção Habilitar email aprimorado com o Outlook está ativada para registrar emails como objetos de mensagem padrão e ative Email para o Salesforce. Essa configuração permite que os representantes adicionem (ou registrem) emails do Outlook e seus anexos a registros do Salesforce como emails do Salesforce. Os representantes também podem adicionar (ou registrar) eventos e seus anexos a registros do Salesforce. Quando você usar Captura de atividade do Einstein, o email e a captura de eventos adicionam automaticamente emails e eventos do Outlook à linha de tempo de atividade de registros relacionados do Salesforce.
  5. Dê instruções aos seus representantes de vendas para que configurem a integração no Microsoft Outlook.

Customize the Outlook Integration Pane

Depois que Maria termina de analisar as noções básicas sobre a configuração da integração com o Outlook, ela personaliza os recursos para proporcionar aos seus representantes a melhor experiência de vendas. Veja como.
  1. Em Configuração, insira Outlook na caixa Busca rápida e selecione Integração com o Outlook e Sync.
  2. Ative a opção Personalizar conteúdo com o Criador de aplicativo.
  3. Na seção Painel do aplicativo de emails, crie um painel e use o Criador de aplicativo Lightning para adicionar componentes ao painel e atribuir painéis aos usuários. Você aumenta sua flexibilidade ao personalizar como o conteúdo do Salesforce aparece no Outlook. Saiba como usar o Criador de aplicativo Lightning para tornar seus representantes ainda mais produtivos.
Nota

Nota

Crie modelos de email do Lightning e adicione o componente Modelos a um painel do aplicativo de emails do Criador de aplicativo. Os representantes podem rapidamente criar mensagens de email usando modelos em vez de escrever mensagens do zero. Saiba como usar os modelos de email do Lightning com o Outlook.

Sincronizar contatos e eventos com Captura de atividade do Einstein

O puzzle de integração de emails de Maria está quase pronto. A peça que falta do puzzle é fazer com que os representantes possam encontrar as mesmas informações atualizadas, não importa se estão trabalhando no Salesforce ou no Outlook. É aqui que entra o recurso Captura de atividade do Einstein. Ao sincronizar contatos e eventos entre o Salesforce e o Outlook, os representantes passam menos tempo a inserir dados e a alternar entre os dois aplicativos e mais tempo focados na venda. Mas Captura de atividade do Einstein oferece mais do que apenas o contato e a sincronização de eventos.

Ferramenta
Descrição
Vantagem
Funcionalidade de captura
Emails e eventos que os representantes enviam e recebem são adicionados automaticamente à linha de tempo de atividade de registros relacionados.
Os representantes de vendas não perdem tempo registrando emails e eventos para registros do Salesforce. Além disso, quando a atividade subsequente ocorre em emails ou eventos adicionados, essa nova atividade é automaticamente adicionada ao Salesforce.
As configurações de compartilhamento permitem que você decida quem pode visualizar os emails e eventos relacionados, para que as equipes trabalhem melhor em conjunto.
Einstein Email Insights
Oferece aos representantes de vendas contexto de vendas essenciais junto com emails relevantes.
Facilita que os representantes enviem a comunicação oportuna para clientes potenciais e clientes.
Painel de atividade
Mostra um resumo de atividades de vendas que foram adicionadas ao Salesforce manualmente e por Captura de atividade do Einstein.
Visualize dados de atividade e divida-os de forma significativa, como, por exemplo, por proprietários de atividade, tipos de atividade e datas.
Métrica de atividade (não disponível com Captura de atividade do Einstein padrão)
Quando você inclui campos de métrica de atividade em modos de exibição de lista, layouts de página, relatórios, acionadores, processos e assim por diante, os dados refletem atividades que foram adicionadas ao Salesforce manualmente e por Captura de atividade do Einstein.
Dá às equipes de vendas uma visão completa sobre os dados de atividade e permite que você crie processos com base em dados de atividade.
Conexões recomendadas (não disponível com Captura de atividade do Einstein padrão)
Leads e registros de contato mostram quais colegas têm a conexão mais forte com um cliente potencial.
Facilita a conexão com clientes potenciais para encontrar novos negócios.

Maria já analisou os requisitos de sistema de Captura de atividade do Einstein e considera que são adequados para as necessidades de sincronização da Ursa Major. As ferramentas de produtividade adicionais fornecem mais valor do que ela antecipou.

Nota

Nota

E Lightning Sync? Você pode ter ouvido falar sobre Lightning Sync, que também sincroniza contatos e eventos. A disponibilidade do Lightning Sync mudará a partir da versão Winter ’21. Avançando, Captura de atividade do Einstein é a solução de longo prazo para sincronizar contatos e eventos entre seus aplicativos Microsoft ou Google e o Salesforce. Se você executar o Lightning Sync hoje e quiser passar para a Captura de atividade do Einstein, primeiro desative o Lightning Sync. A configuração está localizada na seção Lightning Sync da página de sincronização e integração do Outlook na Configuração do Salesforce.

Continuamos a introduzir melhorias em Captura de atividade do Einstein com base nas necessidades que ouvimos de clientes como você. Para ver quando novos recursos estão disponíveis, fique atento às Notas de versão do Salesforce.

Configurar Captura de atividade do Einstein

Começar a trabalhar com Captura de atividade do Einstein é simples.

Páginas de boas-vindas de Captura de atividade do Einstein

  1. Dê aos usuários acesso a Captura de atividade do Einstein por meio de um conjunto de permissões.
  2. Em Configuração, insira Captura de atividade do Einstein na caixa Busca rápida e selecione Configurações. O fluxo de configuração guiada orienta você pelas etapas a seguir:
    • Conectar-se ao servidor Microsoft.
    • Criar uma configuração que controla o que capturar e sincronizar.
    • Atribuir usuários a uma configuração.
  3. Opcionalmente, defina configurações que controlam como emails e eventos são capturados. Por exemplo, evite que Captura de atividade do Einstein adicione emails e eventos associados a uma pessoa ou empresa específica. E selecione como os novos usuários de Captura de atividade do Einstein compartilham seus emails e eventos.
  4. Se você usar apenas Captura de atividade do Einstein padrão, ative insights de email. Se você usar Captura de atividade do Einstein por meio de uma licença de complemento, os insights de email são ativados por padrão.

Quer que os seus representantes de vendas façam ainda mais? Saiba como adicionar os recursos do Inbox à integração com o Outlook fornece ainda mais ferramentas aos seus representantes em seus emails.

Recursos

Saiba mais sobre como configurar a integração com o Outlook e Captura de atividade do Einstein.