Conhecer os benefícios de integrar o Salesforce com o Microsoft Outlook

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Resumir como seus representantes dependem do Microsoft® Outlook® e do Salesforce para trabalhar com seus clientes potenciais e tratar de seus negócios.
  • Reconhecer a redundância que seus representantes vivenciam ao inserir dados de vendas em dois aplicativos.
  • Descrever como a integração do Salesforce com o Outlook ajuda seus representantes a se tornarem mais produtivos.

Uma maneira de aumentar a produtividade de seus representantes de vendas

Seus representantes de vendas usam o Outlook. E eles usam o Salesforce. Não é hora de seus representantes usarem o Outlook e o Salesforce em conjunto? De acordo com McKinsey & Company, os representantes de vendas passam até 28% de seus dias lidando com seus emails e calendários. Esse é o caso dos representantes de vendas Erin Donaghue e Lance Park, que trabalham em uma empresa de energia solar em crescimento, a Ursa Major Solar, Inc. É importante que eles tragam os dados do Salesforce para o lugar onde passam a maior parte do tempo.

Quando você integra o Outlook e o Salesforce, você ajuda seus representantes a perderem menos tempo inserindo dados e alternando entre os dois aplicativos. Você também ajuda as equipes de vendas a rastrear conversas por email relevantes para os registros do Salesforce. Os seguintes benefícios ajudam seus representantes a:
  • Eliminar o tempo gasto na inserção redundante de dados em dois aplicativos.
  • Acessar importantes mensagens de email do Outlook e registros relevantes do Salesforce em um só lugar, facilitando a criação de comunicações por email direcionadas e significativas para clientes atuais e potenciais.
  • Concentrar-se mais no que mais importa: suas vendas!
Erin e Lance usam o Outlook e o Salesforce. Vamos analisar como eles usam os dois aplicativos.

 

Por que os representantes de vendas usam o Outlook

Seus representantes de vendas já passam muito tempo no Outlook. Veja o que eles fazem por lá.
O que os representantes fazem Por quê?
Enviar mensagens de email O email é uma maneira fácil e eficaz de se envolver com clientes potenciais e manter relacionamentos.
Manter contatos Os contatos no Outlook funcionam como cartões de visita Rolodex virtuais para seus representantes.
Agendar reuniões e compromissos Seus representantes dependem fortemente de seus calendários para planejar seus dias e agendar eventos importantes.

Por que os representantes usam o Salesforce

A Ursa Major comprou o Salesforce porque é uma poderosa ferramenta de vendas. Ficamos felizes por eles! Seus representantes usam o Salesforce para rastrear informações sobre seus clientes potenciais e negócios. Mas vamos observar mais de perto o que faz equipes de vendas usarem o Salesforce.
O que os representantes fazem Por quê?
Manter leads e contatos Seus representantes relacionam leads e contatos com outros registros importantes do Salesforce, como contas e oportunidades.
Agendar reuniões e compromissos Os representantes de vendas e seus gerentes dependem do calendário do Salesforce para que reuniões e compromissos relacionados a vendas sejam registrados.

Seus representantes também relacionam esses eventos a outros registros importantes do Salesforce.

Acompanhar negócios no pipeline Os vendedores acompanham seus negócios usando as oportunidades do Salesforce, que suas equipes de vendas relacionam (você adivinhou) com outros importantes registros do Salesforce.
Saber mais sobre casos de destaque Nem tudo em vendas funciona sem percalços. Seus representantes se beneficiam de saber quais são os problemas que seus clientes registram com sua empresa. Ter conhecimento dos problemas é especialmente importante antes de os seus representantes tentarem vender o que quer que seja!

Por que a redundância é um problema

Porque conhecer as redundâncias é importante? Porque seus representantes de vendas fazem algumas das mesmas coisas no Outlook do que no Salesforce. Nossos representantes de vendas da Ursa Major, Erin e Lance, costumam usar ambos os aplicativos para rastrear contatos, agendar reuniões e compromissos e acompanhar tarefas.

Diagrama de Venn da redundância entre o Outlook e o Salesforce

Vejamos algumas maneiras em como esse trabalho duplicado pode causar problemas para você e seus representantes de vendas.
  • Tempo perdido durante a mudança de contexto e manutenção de dados em dois lugares. A mudança de contexto por si só tira seus representantes do seu modo de venda e os coloca em um modo de gerenciamento de ferramentas.
  • Maiores chances de erros na inserção de dados. Quando seus representantes inserem dados no Outlook e no Salesforce, a possibilidade de que algo dê errado aumenta. Podemos notar que quando Erin insere um contato no Outlook e, novamente, no Salesforce, ela introduz um erro sem querer. Isso não é bom. Nome escrito incorretamente entre o Outlook e o Salesforce
Erros, tais como os cometidos por Erin na inserção de dados, comprometem a qualidade dos dados e até a reputação de sua empresa. O que é mais importante aqui é que os esforços de vendas da Erin não precisam competir com a manutenção de seus dados de vendas atualizados entre o Outlook e o Salesforce.

Como a integração com o Outlook ajuda seus representantes de vendas

Com a integração com o Outlook, os representantes podem fazer mais com o Outlook. Além disso, quando você adiciona Captura de atividade do Einstein, os representantes evitam trabalhos que ocupam tempo e se concentram na venda. Aqui está um vislumbre rápido do que você pode oferecer aos seus representantes de vendas.

Recurso de integração com o Outlook Por que ele é útil
Consultar e relacionar conteúdo relevante do Salesforce no Outlook A partir do email do Outlook, seus representantes são contextualizados sobre o que se passa com seus clientes. E mais importante:
  • Os representantes adicionam emails relevantes ao ciclo de vendas para que seus colegas no Salesforce possam saber o que se passa.
  • Você ajuda a impulsionar a adoção do Salesforce em sua equipe de vendas.
Acessar os recursos do Salesforce no Outlook Não há necessidade de sair do Outlook quando seus representantes:
  • Criam registros do Salesforce, como leads, oportunidades, contas, contatos e até registros com base em objetos personalizados.
  • Relacionam mensagens de email e eventos de calendário não recorrentes a vários contatos do Salesforce e a qualquer outro registro do Salesforce que aceite tarefas ou mensagens de email.
  • Pesquisam registros do Salesforce, incluindo os que são baseados em objetos personalizados.
Recurso Captura de atividade do Einstein Por que ele é útil
Sincronizar contatos e eventos Os representantes de vendas têm acesso a dados de agendamento e de contato atualizados quando mais precisam deles. E ao reduzir a entrada de dados, também se reduzem os erros em dados introduzidos. Você também pode sincronizar todos os eventos em uma série.
Ver emails e eventos em registros relacionados do Salesforce Quando os representantes enviam e recebem emails, o recurso Captura de atividade do Einstein adiciona-os automaticamente à linha de tempo de atividade dos registros de conta, contato, contrato, lead, oportunidade e cotação relacionados. As configurações de compartilhamento permitem que você decida quem mais pode visualizar os emails e eventos relacionados, para que as equipes trabalhem melhor em conjunto.
Obter contexto de vendas essenciais junto com emails relevantes Os insights de email do Einstein dão aos representantes dados inteligentes que os ajudam a enviar a resposta certa na hora certa. Por exemplo, os representantes veem quando um email de um cliente menciona um concorrente. O representante pode então acompanhar imediatamente o cliente.
Esses recursos oferecem alguns aumentos de produtividade relevantes para sua equipes de vendas. Na próxima unidade, falaremos mais sobre as formas como a integração com o Outlook ajuda as equipes de vendas a liberar tempo administrativo. Dessa forma, sua equipe de vendas pode se concentrar no aumento de suas vendas. Quando as vendas vão bem em sua empresa, todos se beneficiam, certo?

Recursos

Saiba mais sobre a integração com o Outlook e Captura de atividade do Einstein.