Criar turnos de trabalho

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

  • Criar turnos para a campanha.
  • Entender os campos de turnos.
  • Atribuir voluntários a turnos para seu evento.
  • Reconciliar horas de voluntário quando o evento se encerrar.

Criar turnos

Vamos revisar antes de continuarmos. Você criou o nível mais alto da estrutura: a campanha. (Para a EarthCorps, é o evento REVIVE.) Você criou o segundo nível da estrutura: os trabalhos (equipe de preparação, empregados de mesa, barmans e equipe de limpeza). A última coisa a se fazer é criar o terceiro nível da estrutura – os turnos. Sabemos que parece complicado e tedioso, mas continue conosco. Valerá a pena. . .

Os turnos são as datas e os horários em que seus voluntários precisam trabalhar. Aqui estão os turnos para o evento REVIVE da EarthCorps.

Trabalho Turnos Número de voluntários
Equipe de preparação 16-18 horas 2
Empregados de mesa 18-20 horas e 20-22 horas 2 por turno
Barmans 18-20 horas e 20-22 horas 1 por turno
Equipe de limpeza 22 horas-12 horas 2

(Psst . . . sabemos o que você está pensando. Impossível realizar um evento enorme e incrível como o REVIVE com apenas 10 voluntários. Nós também não conseguiríamos. Dez pareceu um número redondo bom para ilustrar nosso exemplo. Para seu próprio evento voluntário, vá em frente e aumente esse número).

No V4S, os turnos estão localizados sob seus respectivos trabalhos. Então, você precisa abrir o registro de um trabalho para criar os turnos.

  1. A partir da página Detalhes da campanha, clique na guia Relacionados para ver a lista relacionada Trabalhos voluntários.
  2. Clique em REVIVE – Equipe de preparação. A página Detalhes do trabalho voluntário é aberta. Captura de tela da página Detalhes do trabalho voluntário.
  3. Clique na guia Relacionados e em Novo na lista relacionada Turnos voluntários. Captura de tela da criação dos turnos voluntários.
  4. Preencha os campos obrigatórios. Você pode usar os dados da Dianna, se quiser.
    • Data de início e horário: 07/10/2016 16:00 horas
    • Duração (Horas): 2
    • Número desejado de voluntários: 2 (esse valor determina o número de pessoas que podem se inscrever para este turno em seu site) Captura de tela da página Criar turnos voluntários.
  5. Clique em Salvar. A página Detalhes do turno voluntário da equipe de preparação é exibida.

Eba! Você criou seu primeiro turno. Este exemplo tem apenas um turno para o trabalho da equipe de preparação, então foi simples e fácil. Agora vamos criar o restante dos turnos necessários para seu evento.

Criar mais turnos

Você cria cada um dos dois turnos (18-20 horas e 20-22 horas) dos empregados de mesa separadamente.

Desta vez, ao invés de encontrar os trabalhos na página de detalhes da campanha, vamos encontrá-los na guia Trabalhos voluntários.

  1. Clique na guia Trabalhos voluntários.
    Os trabalhos que você criou estão listados em Trabalhos voluntários recentes.
  2. Clique em trabalho voluntário Empregados de mesa.
  3. Na página Detalhes do trabalho voluntário, clique na guia Relacionados e em Novo na lista relacionada Turnos voluntários.
  4. Preencha os campos obrigatórios. Estas são as informações de Dianna.
    • Data de início e horário: 07/10/2016 18:00 horas
    • Duração (Horas): 2
    • Número desejado de voluntários: 2
  5. Clique em Salvar.
    Agora vamos ao segundo turno das 20-22 horas.
  6. Clique no registro de turno voluntário criado e clique em Clonar.
  7. Altere a informação a seguir.
    • Data de início e horário: 07/10/2016 20:00 horas
  8. Clique em Salvar.
  9. Para ver os turnos criados, volte ao trabalho voluntário Empregados de mesa e clique na guia Relacionados. Captura de tela dos turnos voluntários recém-criados.

Ótimo! Siga o mesmo procedimento para criar dois turnos de barman e um turno da equipe de limpeza.

Barmans 18-20 horas e 20-22 horas 1 voluntário por turno
Equipe de limpeza 22 horas – 12 horas 2 voluntários

Após criar todos os turnos para o evento REVIVE, você pode inspecioná-los no calendário de turno.

Confirmar seus turnos no calendário de turnos

  1. Clique na guia Calendário de turno.
  2. Utilize as teclas de seta para rolar até o mês de outubro de 2016 (ou qualquer outro mês inserido para os turnos que você criou). Você pode agora clicar no botão semana para obter uma visão mais aproximada dos turnos. Captura de tela do calendário de turno de voluntários.
  3. Passe o mouse sobre os diferentes turnos. Você verá o número de voluntários confirmados e o número de vagas ainda disponíveis. (Neste momento, há zero voluntários confirmados.)

Parabéns! Você criou sua primeira estrutura do Volunteers for Salesforce. Não é tão assustador como parecia a princípio (esperamos). Agora que você criou seus trabalhos e turnos, você precisa encontrar voluntários. Mostramos como fazer isso a seguir.

Atribuir voluntários a turnos

Você pode utilizar o V4S para divulgar os trabalhos e turnos em seu site para que os voluntários possam se inscrever por conta própria. Abordaremos como fazer isso em outro módulo mais à frente. Por enquanto, vamos ver como inserir voluntários manualmente para ter uma noção de como o V4S funciona a partir do zero.

Mas primeiro, é hora de confessarmos. Estamos guardando um segredo. A estrutura do V4S também tem um quarto nível como parte da campanha, do trabalho, da estrutura de turno. . . das horas. Sim, horas do voluntário. Mas este é o último nível. Prometemos.

Relógio animado.

Quando você insere um voluntário no V4S, o Salesforce cria um registro de horas para tal voluntário. O registro de horas reside sob o turno. Você pode utilizar o registro de horas para monitorar os detalhes do horário de um voluntário, incluindo se o voluntário realmente compareceu. Informação muito importante.

EarthCorps conta com um grupo de voluntários tão impressionante que todos os turnos tendem a se esgotar imediatamente. Antes mesmo de o evento REVIVE ser anunciado no site, ele já tinha os seguintes voluntários:

  • Equipe de preparação – Peter Delauranti, Tiffany Chan
  • Empregados de mesa – Jan e Chris O’Toole, Mario Gonzales, Dylan Fernandez
  • Barmans – Claire Henry, Mitch Krohn
  • Equipe de limpeza – Shin Shin Hsia, Nathan Booker

Agora você precisa atribuir todos esses maravilhosos voluntários a turnos, com horas. Vamos utilizar a funcionalidade do Editor em massa de horas do voluntário para colocar essas pessoas no sistema. Acompanhe com a Dianna. Você pode usar os nomes de voluntários dela como exemplo ou inserir voluntários a partir de sua própria organização.

Nota

Nota

Se os voluntários que você está inserindo ainda não existem como contatos em sua organização Salesforce, você precisa criar contatos para esses voluntários antes de atribuir os turnos. Inserimos os nomes acima nos próximos passos de exemplo. Então, se você está acompanhando, primeiro crie esses contatos.

1. No Calendário de turno, clique no trabalho Equipe de preparação. Captura de tela do calendário de turnos

2. Na página Detalhes do turno voluntário da equipe de preparação, clique na guia Relacionados e clique em Editor em massa de horas do voluntário na lista relacionada Horas do voluntário. Captura de tela da página Detalhes do turno voluntário e do botão Editor em massa de horas do voluntário.

Você está agora na página Editor em massa de horas do voluntário. Vamos inserir nossa equipe de preparação.

3. Na primeira fileira da coluna contato, insira o nome Peter Delauranti.

Você também pode clicar no ícone de pesquisa para buscar por Peter ou qualquer outro contato. Lembre-se, se você ainda não tem registros de contato para seus voluntários, você precisa criá-los.

4. Altere o status para Confirmado. EarthCorps utiliza o status Confirmado para as pessoas inscritas como voluntárias. Após a pessoa ter concluído o voluntariado, a EarthCorps altera o status para Concluído.

5. Adicione Tiffany Chan. Assegure-se de alterar seu status para Confirmado.

6. Clique em Salvar.

Nota

Nota

Não se esqueça de clicar em Salvar toda vez que concluir suas edições para um determinado trabalho ou turno. Se você passar a outro trabalho ou turno sem salvar, suas alterações serão perdidas!

Captura de tela da página do Editor em massa de horas do voluntário.OK. . . a sua equipe de preparação está atribuída. Agora é hora de inserir os empregados de mesa. Uma das melhores coisas do recurso Editor em massa de horas do voluntário é que você pode atribuir horas para todos os seus diferentes turnos sem sair da janela. Esta é a eficiência do V4S em ação.

7. A partir da lista suspensa Trabalho voluntário, selecione seu trabalho de Empregados de mesa.

Relembrando, aqui estão os voluntários para este trabalho:

  • Jan e Chris O’Toole – turno das 18:00 horas
  • Mario Gonzales e Dylan Fernandez – turno das 20:00 horas

8. Na lista suspensa Turno do voluntário, selecione o turno das 18:00 horas. Captura de tela da lista suspensa Turnos voluntários.

9. Na primeira fileira da coluna contato, insira o nome Jan O’Toole (ou clique no ícone de pesquisa e busque seu nome).

10. Altere o status de Jan para Confirmado.

11. Na segunda fileira da coluna contato, insira o nome Chris O’Toole.

12. Altere o status de Chris para Confirmado e clique em Salvar.

13. A partir da lista suspensa Turno do voluntário, selecione o turno das 20:00 horas.

14. Repita esses passos para adicionar Mario Gonzalez e Dylan Fernandez como voluntários para este turno. Não se esqueça de clicar em Salvar ao finalizar.

15. Atribua os barmans (Claire Henry, Mitch Krohn) e a equipe de limpeza (Shin Shin Hsia, Nathan Booker).

Utilize tudo o que você aprendeu até agora sobre o Editor em massa de horas do voluntário para selecionar os trabalhos e turnos adequados a partir dos menus suspensos. Não se esqueça de clicar em Salvar ao finalizar a inserção de voluntários ao turno!

Os voluntários estão inseridos. Agora você pode fazer seu jantar de angariação de fundos e conseguir algum dinheiro.

Reconciliar horas do voluntário

Agora o evento acabou e foi grande sucesso. Todos os convidados se divertiram e a EarthCorps arrecadou bastante dinheiro.

Imagem de convidado do EarthCorps fazendo pose em uma cabine fotográfica.

A última coisa que Dianna precisa fazer é reconciliar as horas trabalhadas para que ela possa ter uma conta exata do que seus voluntários fizeram.

Aqui está a lista de presença da noite do evento.

Nome Trabalho Hora de entrada Hora de saída
Peter Delauranti Configuração 3:45 06:00
Tiffany Chan Configuração 04:00 06:00
Jan O’Toole Garçom 06:00 08:30
Chris O’Toole Garçom 06:00 08:30
Mario Gonzales Garçom 08:00 10:15
Dylan Fernandez Garçom 07:45 10:00
Claire Henry Barman 06:00 08:00
Mitch Krohn Barman 07:45 10:00
Shin Shin Hsia Limpeza 10:00 Meia-noite
Nathan Booker Limpeza 10:00 Meia-noite

Então, vamos reconciliar as horas. Você pode acompanhar usando as informações de Dianna ou inserir seus próprios dados. Novamente, você pode utilizar a maravilhosa funcionalidade do Editor em massa de horas do voluntário do V4S para fazer tudo isso.

1. No V4S, clique na guia Calendário de turno e então clique no trabalho Equipe de preparação. Captura de tela do calendário de turnos.

A página Detalhes do turno voluntário da equipe de preparação é aberta.

2. Clique na guia Relacionados e clique em Editor em massa de horas do voluntário. Captura de tela da página Detalhes do turno voluntário.

3. Selecione o trabalho Equipe de preparação voluntária. Na lista suspensa Turno Voluntário, selecione o turno das 16:00 horas.

4. Ajuste segundo as horas realmente trabalhadas. Por exemplo, se um voluntário trabalhou 2,25 horas ao invés de 2 horas, faça essa alteração.

5. Altere o status dos voluntários que compareceram para Concluído e clique em Salvar. Captura de tela da página do Editor em massa de horas do voluntário.

6. Altere novamente o Trabalho voluntário, desta vez para trabalho Empregados de mesa. Então, a partir da lista suspensa Turno voluntário, selecione o turno das 18:00 horas.

7. Ajuste as horas conforme necessário, altere os status para Concluído, e clique em Salvar.

8. Repita este processo para o turno das 20:00 horas, e clique em Salvar.

9. Você sabe o resto. Atualize as horas corretas para seus barmans e equipe de limpeza, clicando em Salvar cada vez que você atualizar as horas para um turno.

E pronto!

Antes de se desconectar, vamos ver a campanha para revisar todas as incríveis horas voluntárias associadas ao grande evento.

  1. No V4S, clique na guia Campanha e selecione sua campanha a partir da lista Campanhas recentes.
  2. Clique na guia Relacionados.
  3. Na lista relacionada Trabalhos voluntários, clique em Ver tudo para examinar o número de horas concluídas por trabalho. Captura de tela da lista relacionada Trabalhos voluntários.
  4. Para ver os detalhes de um trabalho específico, clique nesse trabalho.

    Você pode ver os seguintes detalhes: número de turnos, número de voluntários e número de horas concluídas. Captura de tela dos detalhes do trabalho voluntário.

Uma proeza incrível. Sabemos que preparar e acompanhar toda essa informação não é tarefa fácil. Mas imagine fazer isso com planilhas? Mesmo a estrutura de campanhas, trabalhos e turnos (e horas!) sendo complexa, você pode ver como é mais fácil fazer a gestão com o Volunteers for Salesforce.

Recursos