Criar turnos para Eventos recorrentes

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

  • Criar trabalhos e turnos voluntários repetidos para a campanha.
  • Atribuir um voluntário a um trabalho recorrente.
  • Entender como as agendas de recorrência funcionam.

Criar trabalhos

Agora é hora de ir ao próximo nível em sua estrutura – os trabalhos. Antes de continuarmos, vamos revisar os três parques onde a EarthCorps realiza os eventos voluntários. Dianna configura cada um como um trabalho.

  • Magnuson Park
  • Cheasty Greenspace
  • Seward Park

1. Na página Detalhes da campanha, da campanha recém-criada, clique em Novo na lista relacionada Trabalhos voluntários. Captura de tela da página Detalhes da campanha.

2. Na caixa de texto Nome do trabalho voluntário, insira um nome de trabalho. Dianna insere o primeiro parque da lista, Magnuson Park.

3. Selecione Exibir no site. Ainda não falamos sobre integração no site. Mas se você selecionar essa opção agora, você não precisa voltar e selecioná-la mais tarde.

Nota

Nota

Nós não estamos selecionando a opção Em andamento, pois o evento é um evento único. A opção Em andamento é útil quando você possui várias campanhas voluntárias que nunca se encerram (por exemplo, ajuda no escritório) e você deseja relatar essas campanhas juntas.

4. Insira a descrição e informações do local. A descrição do trabalho aparece no site, então faça-a o mais atraente possível. Você pode usar formatação, imagens e links para deixar a sua lista mais atraente. Para a localização, certifique-se de inserir o endereço correto, pois ele aciona um mapa do Google para o evento voluntário. Falaremos mais sobre mapas no módulo Integração no site do Volunteers for Salesforce. Por último, na área de localização, insira os detalhes adicionais que os voluntários precisam, como restrições de estacionamento ou disponibilidade. Aqui estão as informações inseridas pela EarthCorps.

  • Descrição: Junte-se à EarthCorps para nos ajudar a trabalhar na melhoria de um dos melhores parques de Seattle. O Magnuson Park está localizado próximo à faixa de uma milha de extensão do Lago Washington no nordeste de Seattle. O Parque oferece ampla oportunidade para explorar uma faixa de áreas naturais: campos, encostas florestais, várzeas e praias às margens do lago. Neste evento voluntário ocorrerá o plantio de plantas nativas no Noroeste Pacífico ao longo do limite norte da famosa colina “Kite Hill”.
  • Local: 7400 Sand Point Way NE, Seattle, WA, 98115
  • Informações do local: Nós encontraremos no canto noroeste da Kite Hill. Estacione no estacionamento norte do parque e siga a sinalização da EarthCorps. Ela te levará direto para seu local de trabalho.

Sua tela tem mais ou menos essa aparência.

Captura de tela da página Criar trabalho voluntário.

5. Clique em Salvar. Você verá seu novo trabalho na lista relacionada Trabalhos voluntários da sua campanha.

Excelente. Você criou seu primeiro trabalho. Agora repita o processo para cada um de seus outros trabalhos. Dianna cria um trabalho para Cheasty Greenspace e Seward Park.

Criar turnos

Nós já falamos muito isso e vamos falar mais uma vez - a estrutura é tudo!

Nós criamos o nível superior de nossa estrutura, a campanha (Cidade de Seattle). Nós também criamos o segundo nível de nossa estrutura, os trabalhos (Magnuson Park, Cheasty Greenspace e Seward Park). A última coisa que precisamos fazer é criar o terceiro nível - os turnos.

Os turnos são as datas e horários em que seus voluntários devem trabalhar. Aqui estão, novamente, os turnos específicos que a EarthCorps precisa.

Agência
Nome do parque
Agenda do evento (eventos das 10h às 14h)
N.° total de eventos
Cidade de Seattle
Magnuson Park
1º de outubro
1
Cidade de Seattle
Cheasty Greenspace
Sábado, 8 de outubro e a cada sábado seguinte pelos próximos 3 meses, terminando em 31 de dezembro.
14
Cidade de Seattle
Seward Park
Domingo, 9 de outubro e a cada segundo domingo dos meses seguintes pelos próximos 6 meses, terminando em 9 de abril.
7

Recordando a unidade Criar turnos de trabalho, os turnos se localizam sob trabalhos associados. Para criar um turno, você abre o registro de trabalho. Vamos começar com o trabalho que possui apenas um evento. Nós cobriremos os turnos com eventos recorrentes logo depois.

Você pode acompanhar Dianna ou usar seus próprios dados.

  1. A partir da página Detalhes da campanha, clique na guia Relacionados e desça para ver a lista relacionada Trabalhos voluntários.

    No exemplo da EarthCorps, a lista está na guia Relacionados da página Detalhes da campanha Cidade de Seattle.

  2. Clique no nome do trabalho. Dianna clica em Magnuson Park.
    Captura de tela de Trabalhos voluntários na guia Relacionados.
  3. Clique na guia Relacionados e em Novo na lista relacionada Turnos voluntários.

    Captura de tela da criação do turno voluntário.
  4. Insira os detalhes do turno, incluindo a data e horário de início, duração e o número desejado de voluntários. Para a EarthCorps, Dianna insere o seguinte:
  • Data de início e horário: 01/10/2016 10:00 horas
  • Duração (Horas): 4
  • Número desejado de voluntários: 50 (Esse valor determina o número de voluntários que podem se inscrever para este turno.)

Captura de tela da página Criar turnos voluntários.

5. Clique em Salvar. Você pode ver seu novo turno na lista relacionada Turnos voluntários.

Agora vamos criar os outros turnos restantes.

Criar turnos com agendas de recorrência de trabalho

Quando você tem um trabalho que possui mais de um turno, utilize a agenda de recorrência de trabalho para criar todos os turnos de uma só vez. Vamos ver como isso funciona.

  1. Clique na guia Trabalhos voluntários e selecione um trabalho com vários turnos na lista Trabalhos voluntários recentes.

Dianna clica em Cheasty Greenspace. Captura de tela de trabalhos voluntários.

2. Para criar a agenda de recorrência de trabalho, clique na guia Relacionados e clique em Novo na lista relacionada Agendas de recorrência de trabalho. Captura de tela da criação de agendas de recorrência de trabalho.

3. Defina como esse trabalho e seus turnos se repetem. Você pode usar seus próprios dados ou acompanhar Dianna na criação de 14 turnos para os eventos do parque Cheasty Greenspace.

  • Dias da semana—Os dias de semana nos quais ocorre o evento. Dianna seleciona Sábado.
  • Ocorrência semanal—A frequência na qual o evento ocorre (toda semana, semanas alternadas, a primeira semana do mês, segunda semana do mês e assim por diante). Dianna seleciona Toda.
  • Data e horário de início agendados—A data do primeiro evento e o horário em que ele começará. Dianna insere 10/1/2016 10:00 AM. O formato de data e hora devem ser iguais a este.
  • Data de término agendada—Data do último evento, se ele possuir um número finito de eventos. Dianna insere 12/31/2016.
  • Duração—Quanto tempo dura o evento, em horas. Dianna insere 4.
  • Número desejado de voluntários—O número máximo de voluntários que podem se inscrever para cada turno. Dianna insere 50.

4. Clique em Salvar.

5. Para ver os turnos criados, clique na ID JRS na lista relacionada Agendas de recorrência de trabalho. Na página Detalhes da agenda de recorrência de trabalho, clique na guia Relacionados.

Uau! Você acaba de criar vários turnos em algumas etapas curtas. Fácil, não é mesmo? Você vai amar o botão Agenda de recorrência de trabalho no V4S. Captura de tela da página Agenda de recorrência de trabalho.

Nós estamos tranquilos! Dianna só precisa criar os turnos para o trabalho Seward Park. Para criar o último conjunto de turnos, repita as etapas usando os detalhes para seu próximo trabalho. Aqui estão as informações inseridas por Dianna para os turnos no Seward Park.

  • Dias da semana: Domingo
  • Ocorrência semanal: 2º (Isso significa que o evento ocorrerá no segundo domingo de cada mês.)
  • Data e horário de início da agenda: 10/9/2016 10:00 AM
  • Data de término da agenda: 4/9/2017
  • Duração: 4
  • Número desejado de voluntários: 50

Não se esqueça de salvar ao finalizar.

Confirmar seus turnos no calendário de turnos

Agora vamos ver todos os turnos que você criou no calendário de turnos.

  1. No V4S, clique na guia Calendário de turnos.
  2. Utilize as teclas de seta para rolar até outubro de 2016 e os meses seguintes. Você vê todos os turnos que criou. Passe o mouse sobre um turno para ver o número de voluntários confirmados e número de vagas ainda disponíveis. (Neste momento, o número de voluntários confirmados é zero.) Captura de tela do calendário dos turnos voluntários.

Parabéns! Você criou vários eventos em vários locais, todos usando a estrutura de campanha, trabalhos e turnos. Você é um excelente gerente de voluntários!

Animação de uma pessoa empolgada vestindo um terno rosa.

Inscrever um voluntário recorrente

Muitas organizações sem fins lucrativos possuem voluntários dedicados que se inscrevem para vários turnos em eventos recorrentes. Utilizando a Agenda de recorrência de voluntário, você pode facilmente especificar uma agenda recorrente para um voluntário em particular. Você pode adicionar quando a agenda inicia e termina e em quais dias da semana e mês o voluntário trabalha.

A EarthCorps tem a sorte de possuir um voluntário dedicado chamado Peter Delauranti. Você deve se lembrar dele da unidade mais recente quando ele se voluntariou no evento REVIVE. Peter trabalha perto do Cheasty Greenspace e é apaixonado pela limpeza do parque. Ele deseja se voluntariar no parque no primeiro sábado de cada mês. Então, vamos utilizar a Agenda de recorrência de voluntário para configurar isso para Peter.

Fique à vontade para acompanhar ou utilizar informações de seu próprio voluntário.

  1. Clique na guia Trabalhos voluntários e selecione um trabalho que possua vários turnos na lista Trabalhos voluntários recentes. Dianna clica em Cheasty Greenspace.
  2. Clique na guia Relacionados e clique em Novo na lista relacionada Agendas de recorrência de voluntário. Neste momento, você provavelmente já está familiarizado com estas etapas.
  3. Para popular automaticamente os detalhes do trabalho, desça até a seção Copiar agenda de e selecione a Agenda de recorrência de trabalho apropriada. Mude os valores necessários. Dianna seleciona Todo sábado 10/1/2016 10:00 AM na lista suspensa.
  4. Insira o nome do contato. Dianna insere Peter Delauranti.
Nota

Nota

Se você não criou contatos de amostra junto com Dianna nas unidades anteriores, Peter provavelmente ainda não existe na sua organização do Salesforce. Para a execução deste exercício, insira qualquer contato existente.

5. Atualize a data de início, a data de término e a duração, conforme necessário. Dianna deixa tudo como está.

6. Para Status de horas voluntárias, selecione Confirmado. EarthCorps utiliza o status Confirmado para as pessoas inscritas como voluntárias.

7. Atualize os dias da semana e a ocorrência semanal, conforme necessário.

Como Peter está se voluntariando apenas para o primeiro sábado de cada mês (em vez de todo sábado), Dianna remove Todos da lista Ocorrência semanal e adiciona 1º.

8. Insira o número de voluntários para esta agenda.

Como esta agenda é só para Peter, Dianna insere 1. Sua tela tem mais ou menos essa aparência.

Captura de tela da página Agenda de recorrência de voluntário.

9. Clique em Salvar.

Se você acessar o trabalho voluntário Cheasty Greenspace, você verá a agenda de recorrência e os turnos de Peter listados.

Captura de tela da agenda de recorrência e dos turnos de Peter.

Fácil! E após cada evento, você pode usar o que você aprendeu na unidade anterior para reconciliar horas para todos os voluntários que trabalharam.

Neste ponto, você aprendeu bastante sobre o Volunteers for Salesforce. Você criou um evento de angariação de fundos individual e atribuiu voluntários a ele. Você também criou um evento voluntário complexo que pode acompanhar vários voluntários em várias localizações para eventos voluntários recorrentes. Fantástico! Só há um problema: Seus voluntários não conseguem se inscrever para esses eventos sozinhos em seu site. Nós mostraremos como você pode permitir que eles façam isso no próximo módulo, Integração no site para Gerenciamento de voluntários.

Recursos