Configurar uma Campanha com evento recorrente

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

  • Entender como a EarthCorps usa o V4S para o gerenciamento de eventos ocorrendo em diversos locais.
  • Entender como os fusos horários funcionam no V4S.
  • Criar uma campanha voluntária para eventos acontecendo em diversos locais.

Quantos eventos!

Inscrever voluntários para um jantar de angariação de fundos é algo bem direto: É um jantar que acontece em uma noite e um único local. Você tem alguns trabalhos. Você tem alguns turnos.

Mas na EarthCorps – e provavelmente em sua organização – acompanhar voluntários pode se tornar mais complicado que isso. O uso principal do Volunteers for Salesforce para a EarthCorps é o gerenciamento de 605 eventos durante o ano. Essa tarefa heroica envolve o recrutamento, acompanhamento e gerenciamento de mais de 10 mil voluntários que ajudam a restaurar parques municipais, estaduais e federais. Uau, 10 mil voluntários e 605 eventos. Isso sim é uma tarefa para o V4S.

Imagem de voluntários da EarthCorps em uma floresta.

Vamos dar uma olhada em como a EarthCorps faz isso. Novamente, vamos continuar seguindo Dianna enquanto ela prepara o V4S para o gerenciamento da gigantesca tarefa de acompanhar diversos voluntários que trabalham em diversos turnos e, sim, em diversos locais.

A importância da Estrutura revisitada

Seja gerenciamento de um evento de voluntariado ou de centenas, tome um momento para considerar como estruturar a campanha no Salesforce poupa tempo e frustração a você e seus voluntários.

Na unidade anterior, você criou diversos trabalhos e turnos para um único evento de angariação de fundos. Determinar a estrutura foi relativamente fácil. Quando tiver diversos eventos de voluntariado a agendar, com diferentes locais, a estrutura pode parecer uma tarefa árdua. Mas não se preocupe. O V4S torna esse processo indolor, especialmente com eventos recorrentes. Você verá isso.

Vamos ver os eventos de voluntariado que a EarthCorps quer promover e acompanhar no V4S.


Agência Nome do parque Agenda do evento (eventos das 10h às 14h) Número total de eventos

Cidade de Seattle Magnuson Park 1º de outubro 1

Cidade de Seattle Cheasty Greenspace Sábado, 8 de outubro e a cada sábado seguinte pelos próximos 3 meses, terminando em 31 de dezembro 14

Cidade de Seattle Seward Park Domingo, 9 de outubro e a cada segundo domingo dos meses seguintes pelos próximos 6 meses, terminando em 9 de abril 7

Essa agenda pode parecer um pouco assustadora e demorada à primeira vista, mas com um pensamento cuidadoso sobre sua estrutura e utilizando o recurso de eventos recorrentes do V4S, nós faremos isso rapidamente.

Ok, vamos planejar.

Nota

Nota

Se você está usando o Salesforce Lightning Experience, sua tela pode ser diferente das telas no vídeo acima.

Decidir como estruturar o V4S

Vamos tentar e visualizar como se parece a nova estrutura. A EarthCorps precisa gerenciar eventos recorrentes em diversas localidades. Para esses eventos de voluntariado, a EarthCorps precisa levar em consideração:

  • Agências que financiam os eventos
  • Parques onde os eventos acontecerão
  • Datas e horários dos eventos

Parece familiar? A sua organização pode não estar agendando eventos de voluntariado em diversos parques, mas sabemos que você provavelmente terá de lidar com diversos locais, horários e, claro, muitos voluntários. Como colocar essas informações flexíveis na estrutura de campanhas, trabalhos e turnos do V4S?

Primeiro, vamos determinar o nível mais alto, a campanha. Na unidade anterior, designamos um único evento como a campanha. Isso funciona bem para eventos que ocorrem em uma única data, mas para eventos em diversas datas e em diversos locais, precisamos uma estrutura diferente para aproveitarmos do poder do V4S.

Os campos de resumo de totalização nas campanhas no V4S fornecem dados importantes para relatórios, tal como o número de eventos, quantos voluntários compareceram e quantas horas os voluntários trabalharam no total. Esses relatórios são especialmente importantes para as agências da cidade, estado, país ou governo federal que financiam os eventos de voluntariado. Assim, vamos utilizar a campanha para representar a agência financiando os eventos. No caso da EarthCorps, quase sempre será a cidade de Seattle.

Para o próximo nível na estrutura, vamos considerar os parques. Cada agência governamental tem diversos parques localizados dentro de seus limites. Esses parques são onde os eventos de voluntariado acontecem. O nível de trabalho no V4S tem um componente Google map que você pode usar para promover o local do evento. Vamos usar o nível de trabalho para representar cada parque onde um evento de voluntariado é realizado.

Finalmente, os turnos representam as datas e horários de cada evento de voluntariado.

Quando Dianna pensa sobre todos esses eventos de voluntariado no contexto desta estrutura, a organização de seus dados Salesforce se torna mais clara.

Diagrama da estrutura de eventos de voluntários.No site, a tradução da estrutura termina por se parecer algo como:

Site da EarthCorps, incluindo o calendário de eventos.

Agora que a EarthCorp determinou a estrutura no V4S, eles podem começar. Mas antes de passarmos pelo processo com a EarthCorp, vamos falar resumidamente sobre fusos horários.

Loucura de fusos horários!

Muitas organizações têm diversos eventos em diversos locais por diversos estados. (Pense nos eventos coordenados de limpeza de praias e parques por todo o país que a EarthCorps pode patrocinar para o Dia da Terra.) Ter eventos em diversos fusos horários pode ser confuso se os voluntários não sabem qual o horário de início do evento em seu fuso horário. O V4S resolve essa questão ao permitir que você configure fusos horários de eventos em diversos níveis.

Quando você cria um turno no V4S, o Salesforce assume que o horário inserido é de seu fuso horário e assim ele é codificado. Seus empregados em sua org Salesforce “local” não são afetados porque eles sempre verão o horário do turno no fuso horário em que eles definiram para o Salesforce. Mas os voluntários em seu site que não estão em seu fuso horário não veem o horário correto. Para ter o turno exibindo um fuso horário diferente daquele que o usuário inseriu ao criar o turno, você define o fuso horário no nível campanha ou trabalho.

  • Campanha – Se toda a campanha voluntária se localiza em um mesmo fuso horário, defina o Fuso horário do site dos voluntários para todos os trabalhos e turnos neste nível. Por exemplo, como o evento REVIVE da EarthCorps acontece em Seattle, o Fuso horário do site dos voluntários na campanha é definido como América/Los_Angeles. Captura de tela da página Criar campanha.
  • Trabalho – Se os trabalhos dentro de uma campanha estão localizados em fusos horários diferentes, defina o Fuso horário do site dos voluntários no nível do trabalho. Por exemplo, sua organização é a anfitriã de uma corrida de angariação de fundos nacional e você precisa de voluntários em diversos estados. Para os trabalhos na Califórnia, defina o Fuso horário do site do voluntário para América/Los_Angeles. Para os trabalhos em Nova York, defina o Fuso horário do site do voluntário para América/Nova_York e assim por diante. Captura de tela da página Criar trabalho voluntário.

Agora, quando um voluntário acessar as informações de turno em seu site, a hora de início do turno é a hora de início no fuso horário selecionado.

Então, você está pronto para preparar a campanha.

Configurar campanha

  1. No Salesforce, clique no Iniciador de aplicativos (Ícone do Iniciador de aplicativos) na barra de navegação e escolha o aplicativo Voluntários. Captura de tela do aplicativo Voluntários no Iniciador de aplicativos.

2. Clique na guia Campanhas e, em seguida, clique em Nova.

3. Selecione o tipo de registro Campanha de voluntários. Captura de tela da escolha de Campanha de voluntários.

4. Clique em Avançar.

5. Insira o nome de sua campanha. A EarthCorps insere o nome da agência: CIDADE DE SEATTLE

6. Selecione a opção Ativar. Se você não selecionar esta opção, a campanha não será exibida no Calendário de turno ou em seu site.

7. Os campos a seguir são mais usados para filtrar e reportar sobre suas campanhas. Faça as suas seleções com base em como sua organização quer utilizar esses campos e utilize-os consistentemente para que seus relatórios sejam precisos.

a. Na lista suspensa Tipo, selecione o tipo de campanha para seu evento.

b. Escolha um Status. Para essa campanha, Dianna usa o status Em andamento.

8. Na lista suspensa Fuso horário do site dos voluntários, selecione o fuso horário de onde o evento acontece. A EarthCorps está localizada em Seattle, então Dianna seleciona América/Los Angeles.

Sua tela deverá ser parecida com isto: Captura de tela da página Criar campanha.

9. Clique em Salvar. A página Detalhes da campanha é exibida.

Parabéns! Você acabou de preparar o primeiro nível de sua Campanha de evento de voluntariado.

Recursos