Introdução ao registro de voluntários
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Entender como a EarthCorps utilizou o V4S para estruturar seu evento REVIVE.
- Entender o porquê de campanhas serem tão importantes no V4S.
- Criar uma campanha voluntária para um evento de angariação de fundos.
A EarthCorps é um usuário antigo do V4S. O V4S ajuda com todas as necessidades de gerenciamento de voluntários da EarthCorps, desde o processamento de 10 mil voluntários por ano que ajudam a restaurar parques locais, até escritório de recrutamento e voluntários de eventos de angariação de fundos. O maior evento anual de angariação de fundos da EarthCorps é chamado de REVIVE – uma noite de comida, entretenimento, diversão e um leilão ao vivo. Muitas organizações sem fins lucrativos de pequena a média dimensão realizam eventos similares que precisam de voluntários, então o REVIVE é um grande exemplo real para mostrar o gerenciamento de voluntários em ação a você.
Não parece um evento incrível? Você consegue imaginar o número de voluntários necessário para fazer isso? Você deve estar pensando o quão complicado seria acompanhar todos esses trabalhos e horas dos voluntários. Mas não é, com o V4S!
Nas próximas seções, veremos como a EarthCorps utiliza o V4S para produzir esse massivo evento de angariação de fundos de sucesso. Dianna Stockdale, a incrível (e indomável!) Administradora Salesforce na EarthCorps, mostrará passo a passo todo o processo da organização. À medida que você acompanha Dianna, você poderá recriar registros de gerenciamento de voluntários da EarthCorps ou poderá adaptar seus exemplos para criar registros para seu próprio evento de angariação de fundos.
Como qualquer grande evento, o REVIVE da EarthCorps começa com o planejamento. Em um nível alto, eles sabem que precisam de voluntários para os seguintes cargos e horas.
| Equipe de preparação |
16-18 horas |
| Empregados de mesa |
18-20 horas e 20-22 horas |
| Barmans |
18-20 horas e 20-22 horas |
| Equipe de limpeza |
22 horas-12 horas |
Parece básico, não? Mas esse estágio é talvez a parte mais crucial do planejamento. É o momento em que a EarthCorps deve decidir como estruturar seus dados de voluntários no Salesforce, usando campanhas, trabalhos e turnos. Você se lembra da estruturação de que falamos na unidade “Introdução ao V4S”? É aqui que ela entra em ação.
Ouça Dianna falar sobre o processo de estruturação de seu evento no V4S. Esta é uma rara oportunidade de conhecer a mente de um grande organizador!
Nota
Se você está usando o Salesforce Lightning Experience, sua tela pode ser diferente das telas no vídeo acima.
Pronto para planejar seu próprio evento? Vamos direto aos detalhes.
Primeiro, visualize (talvez mesmo faça um rascunho) como a estrutura de seu evento se parece. Como o Salesforce é bastante flexível, você pode fazer isso de diversos modos. Para este evento, vamos pensar sobre o evento principal em si (REVIVE) como a campanha. Dentro dessa campanha, você determina seus trabalhos e turnos. Tudo se torna mais lógico quando você mapeia.
Quando Dianna começa a pensar sobre o evento REVIVE no contexto desta estrutura, a organização de seus dados Salesforce se torna mais clara.
Mesmo não sendo aparente agora (nos adiantaremos e daremos a cartada final), estruturar dados deste modo afeta como seus pedidos de voluntários são exibidos em seu site. Veremos em maior detalhe as coisas do site mais tarde. Por enquanto, dê uma olhada no site da EarthCorps, que com base na estrutura acima para o evento REVIVE, parece-se com algo assim. Você pode ver os turnos REVIVE em 7 de outubro.
Agora que você tem uma visão de como você quer a estrutura de seu evento, vamos em frente e começar a criá-lo no V4S.
1. No Salesforce, clique no Iniciador de aplicativos (
) na barra de navegação e escolha o aplicativo Voluntários.
2. Clique na guia Campanhas e, em seguida, clique em Nova.
3. Selecione o tipo de registro Campanha de voluntários.
4. Clique em Avançar.
5. Insira o nome de sua campanha voluntária. A EarthCorps chama a sua gala anual de REVIVE.
6. Selecione a opção Ativar. Se você não selecionar esta opção, a campanha não será exibida no Calendário de turno ou em seu site.
7. Os campos a seguir são mais usados para filtrar e reportar sobre suas campanhas. Faça as suas seleções com base em como sua organização quer utilizar esses campos e utilize-os consistentemente para que seus relatórios sejam precisos.
a. Na lista suspensa Tipo, selecione o tipo de campanha para seu evento.
b. Escolha um status. Como o REVIVE é um evento futuro planejado para outubro, Dianna usa o status Planejado.
8. A partir da lista suspensa Fuso horário do site do voluntário, selecione o fuso horário do lugar onde o evento acontece. EarthCorps está localizada em Seattle, então Dianna seleciona América/Los Angeles.
9. Insira as datas inicial e final para seu evento. Dianna precisa de cerca de um mês para planejar o REVIVE, então ela define 9 de setembro de 2016 como a data de início. A data de fim é a noite do evento, 7 de outubro de 2016.
Nota
Leva-se muito mais do que uma noite para planejar e realizar um evento de uma noite. Você pode acompanhar todas as suas horas de planejamento e preparação no Salesforce. Assim, para a data de início, escolha a data quando você inicia os trabalhos para o evento.
10. Clique em Salvar. A página Detalhes da campanha é exibida.
Parabéns! Você criou o primeiro nível de sua Campanha de evento voluntário.