Introdução ao gerenciamento de voluntários

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

  • Identificar novas maneiras de usar o V4S para aprimorar o gerenciamento de voluntários.
  • Inserir habilidades, disponibilidade e status do voluntário para voluntários no Salesforce.

Conectar-se com seus voluntários de uma forma totalmente diferente

Um elemento crucial no recrutamento e retenção de bons voluntários é ajudá-los a se sentir conectados com sua organização e mostrar apreço pelo trabalho que eles fazem em seu nome. Imagine voluntariar-se para um evento e não receber informações sobre como chegar ao local do trabalho. E após descobrir o caminho sozinho e doar uma tarde de seu precioso tempo, você nunca receber um agradecimento por seus esforços. Você provavelmente não se sentirá motivado a se voluntariar novamente naquela organização.

Mesmo em organizações pequenas, manter um bom nível de gerenciamento de voluntários pode ocupar alguém quase em tempo integral. E quando sua organização é como a EarthCorps e conduz vários eventos com milhares de voluntários, enviar agradecimentos, fornecer informações e encontrar voluntários com habilidades específicas, pode ser uma tarefa árdua.

Por sorte, o Volunteers for Salesforce soluciona todo o gerenciamento de voluntários. Com o V4S, você pode automatizar emails personalizados para os voluntários quando eles se inscreverem em um turno ou concluírem um turno. O V4S fornece relatórios e painéis práticos que mostram a você o que seus voluntários estão fazendo e destacam onde você precisa de ajuda extra. Você também pode pesquisar por — e encontrar — voluntários com habilidades específicas.

A EarthCorps faz bom uso de todas as funções de gerenciamento de voluntários do V4S. A EarthCorps possui mais de 10.000 participantes por ano, que se voluntariam em parques locais de Seattle, retirando ervas daninhas ou espalhando cobertura vegetal sobre áreas plantadas recentemente. A EarthCorps deseja que seus voluntários tenham uma excelente experiência e voltem a ajudar de novo e de novo. Você pode imaginar se eles tivessem que enviar instruções ou agradecimentos por email para cada um dos 10.000 voluntários específicos? Isso representaria a ocupação de uma pessoa em tempo integral, sem mencionar que é tarefa entediante e sujeita a falhas.

Nota

Nota

Se você está usando o Salesforce Lightning Experience, sua tela pode ser diferente das telas no vídeo acima.

Vamos acompanhar para ver como a EarthCorps pesquisa por voluntários com habilidades específicas, automatiza seus emails personalizados e utiliza relatórios e painéis para ver como seus eventos voluntários estão indo.

Informações do voluntário

Seu evento anual de angariação de fundos está chegando e você precisa de um voluntário que possa fazer as melhores panquecas do oeste do Mississipi. Quem dentre seus muitos voluntários ama cozinhar? E qual deles está disponível na manhã do evento?

O V4S fornece campos personalizados no objeto de contato para acompanhar habilidades, disponibilidade e status do voluntário. Estes campos são convenientemente agrupados na seção Informações do voluntário no registro de contato.

Nota

Nota

Esta seção também contém um campo importante chamado Lembrete automático de cancelamento de email do voluntário. Se esta caixa de seleção estiver selecionada, o voluntário não receberá notificações automáticas de emails. Falaremos desse assunto em Gerenciar emails e relatórios sobre a participação do voluntário.

Captura de tela da página Informações do voluntário.

Nota

Nota

Se você não visualizar estes campos em sua página de contatos, é necessário editar seu layout da página de contatos para incluí-los. Como lembrete, você pode encontrar os layouts da página de contatos em Configuração. Na parte superior da página Configuração, clique em Gerenciador de objetos. Clique em Contato e em Layouts de página.

Você também pode personalizar os valores em cada campo para corresponder às necessidades de sua organização. Por exemplo, se a sua angariação de fundos anual é um café da manhã com panquecas, você provavelmente desejará adicionar “Culinária” ou “Experiência em panquecas” à sua lista de habilidades do voluntário. Você pode editar valores da lista de opções em Configuração selecionando Campos e relacionamentos na página Contatos no Gerenciador de objetos. Para obter instruções detalhadas, veja o Guia de instalação e configuração do V4S (disponível na página de documentação do Volunteers for Salesforce indicada na seção Recursos).

Mmmmm . . . que delícia!

Panquecas, garfo e faca animados.

Inserir informações principais do voluntário

A EarthCorps realizou um trabalho fantástico de integração das suas páginas do V4S com seu site. Embora a maioria dos dados inseridos sobre os voluntários seja automatizada, eventualmente eles têm que atualizar manualmente um registro de contato do voluntário.

Um dos voluntários mais antigos da EarthCorps, Peter Delauranti, ligou para Dianna para dizer que ele concluiu recentemente um curso em arquitetura paisagística e gostaria de colocar suas novas habilidades em prática. Ele também avisou Dianna sobre sua disponibilidade atual de ajudar no período da manhã em dias de semana. Vamos acompanhar Dianna, conforme ela adiciona essas informações ao registro de contato do Peter.

Nota

Nota

Se você não possui Peter Delauranti inserido como um contato em sua organização, crie este registro de contato agora ou escolha outro contato ao qual inserir habilidades e disponibilidade do voluntário.

  1. Clique na guia Contatos e depois clique no nome do contato. Dianna clica em Peter Delauranti.
  2. No registro de contato, clique duas vezes no campo Habilidades do voluntário para editá-lo.
  3. Na janela Habilidades do voluntário, selecione as habilidades do contato e clique em Salvar. Dianna seleciona Paisagismo. Captura de tela da janela Habilidades do voluntário.
  4. Para atualizar a disponibilidade do contato, clique duas vezes no campo Disponibilidade do voluntário e edite para selecionar os valores apropriados. Dianna seleciona Dias de semana e Manhãs. Captura de tela do campo Disponibilidade do voluntário.
  5. Clique em Salvar. Captura de tela de Habilidades do voluntário e Disponibilidade do voluntário atualizados.

Ótimo! Agora que você já sabe como inserir habilidades e disponibilidade do voluntário, vamos continuar para ver como você se sai para encontrar estes voluntários.

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