Gerenciar emails e relatórios sobre a participação do voluntário

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

  • Enviar emails personalizados para seus voluntários.
  • Entender como os emails automatizados funcionam no V4S.
  • Usar um painel para entender o que seus voluntários estão fazendo.

Automação de emails para o voluntário

Se você utiliza voluntários em sua organização, você sabe a importância de prover as informações necessárias a eles, no momento em que eles precisam. Administrar todos aqueles emails consome muito do seu tempo. Felizmente, o V4S possui modelos de email pré-configurados para todos os emails típicos para voluntários e mais.

Além disso, o V4S inclui regras de fluxo de trabalho que enviam emails no tempo certo. É claro que você sempre pode desativar ou modificar as regras de fluxo de trabalho se você precisar de algo diferente para a sua organização.

Vamos dar uma olhada primeiro na lista de todos os modelos de email do V4S.

  1. Em Configuração, digite Modelos de email na caixa Busca rápida e selecione Modelos de email.
  2. Na lista suspensa Pastas, selecione Modelos de email para voluntários. A lista completa dos modelos do V4S é exibida. Captura de tela dos modelos de email Voluntários.
  3. Como Dianna acabou de atribuir Peter a um turno no Cheasty Greenspace, ela clica em Agradecimento de inscrição no trabalho voluntário. Vejamos esse modelo de email. Captura de tela do modelo de email Agradecimento de inscrição no trabalho voluntário.

O modelo consiste em texto e campos mesclados que retiram dados de objetos e campos do V4S. O email que Peter recebe é assim: Captura de tela do texto do modelo de email Agradecimento de inscrição no trabalho voluntário.

É claro que você pode criar seus próprios modelos para qualquer notificação por email. Um email personalizado da EarthCorps em HTML é assim.

Captura de tela do email da EarthCorps em HTML personalizado.

E finalmente, aqui está a regra de fluxo de trabalho que envia esse email automaticamente. (Para encontrar regras de fluxo de trabalho, em Configuração, digite Regras de fluxo de trabalho na caixa Busca rápida e selecione Regras de fluxo de trabalho.)

Captura de tela da regra de fluxo de trabalho que envia o email automaticamente.

Para saber mais sobre personalização de modelos de emails e configuração de regras de fluxo de trabalho, acesse os links na seção Recursos.

Enviar email manualmente aos voluntários

Às vezes você deseja enviar email aos voluntários rapidamente. Por exemplo, a EarthCorps envia emails aos voluntários se um evento for cancelado devido ao vento forte, para fornecer informações adicionais ou para lembrar mais uma vez aos voluntários que seu próximo turno está chegando. O V4S facilita essas tarefas.

Vamos acompanhar Dianna no envio de emails aos seus voluntários para avisá-los que o turno deles está chegando. Novamente, se você não inseriu o mesmo dado de contato, campanha, trabalho e turno que Dianna, você pode utilizar os dados de sua própria organização.

  1. Clique na guia Calendário de turnos e acesse o turno que contém os voluntários aos quais você deseja enviar email. Dianna desce até o mês de outubro e clica no evento Cheasty Greenspace de 8 de outubro. Captura de tela do calendário dos turnos voluntários.
  2. Na página Detalhes do turno voluntário, clique na seta Seta para baixo e clique em Enviar emails em massa aos voluntários. (Você também pode encontrar essa opção na página Trabalho voluntário. A escolha dessa opção na página Trabalho voluntário envia emails a todos os voluntários em todos os turnos de trabalho, não apenas um turno.)
  3. A página Enviar emails em massa aos voluntários permite que você ajuste todos os detalhes sobre o email que você está prestes a enviar.

a. De—Selecione a pessoa que receberá respostas enviadas pelos voluntários. Dianna é a coordenadora de voluntários da EarthCorps e ela seleciona seu próprio nome.

b. Enviar emails aos voluntários com status—Você pode limitar os emails aos voluntários que possuem um status específico, por exemplo, Confirmado ou Potencial. Dianna seleciona Confirmado.

c. Incluir contatos apenas uma vez—Esta opção evita que os contatos recebam o mesmo email mais que uma vez. É útil se você estiver usando Enviar emails em massa aos voluntários a partir do nível de trabalho, pois você pode possuir um contato que se inscreveu em mais de um turno.

d. Registrar uma atividade para cada email—Esta opção cria um registro de atividade associado ao registro de contato do voluntário. Dianna gosta de acompanhar quais emails foram enviados para quem e ela seleciona esta opção.

e. Modelo baseado em objeto—O objeto que você escolher deve corresponder ao objeto no qual o modelo de email está baseado. Dianna escolhe Turno do voluntário.

f. Modelo de email—Escolha o modelo de email que você deseja enviar. Dianna opta pelo modelo Lembrete de turno do voluntário. Captura de tela da escolha de Modelo de email.

4. Nós estamos prontos para enviar o email! Clique em Enviar.

Nota

Nota

Ao clicar em Enviar, o Salesforce envia esse email a todos os voluntários selecionados que possuem um endereço de email válido, por isso, prossiga com cuidado.

Visualizar relatórios e painéis do voluntário

O V4S possui relatórios e painéis que mostram todos os tipos de informação sobre seu programa voluntário. Você pode usar esses relatórios e painéis para analisar tendências dos voluntários e para ajudá-lo a decidir onde focar seus esforços voluntários. O V4S fornece mais de 25 relatórios diferentes, incluindo uma lista de trabalhos disponíveis, voluntários que se destacam, próximos turnos e pessoas que se voluntariaram no último mês. Para uma lista completa de relatórios, consulte o Guia dos usuários do V4S (disponível na página de documentação do Volunteers for Salesforce listada na seção Recursos).

O V4S também oferece um sofisticado painel com muitos dados valiosos. Vejamos o painel Voluntários.

  1. Clique na guia Painéis.
  2. Na pasta Todos os painéis, selecione o painel Voluntários.
    Link para clicar e acessar o painel Voluntários

Tcharam! O painel é exibido. Captura de tela do painel de voluntários.

E aqui está. Agora que você viu como o V4S facilita todas as tarefas administrativas ao gerenciar voluntários, o que você está esperando? Comece a usar o V4S em sua própria organização sem fins lucrativos hoje e veja você mesmo este recurso espetacular para seu programa voluntário.

E para concluir, gostaríamos de agradecer Dianna e a EarthCorps por nos guiar nesta incrível jornada. E certamente você saíra dos módulos do Volunteers for Salesforce inspirado e animado para mudar a forma como sua própria organização utiliza o Volunteers for Salesforce. Imagem de voluntários da EarthCorps em uma floresta.

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