Gerenciar permissões para alunos do site de capacitação

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Explicar como uma coleção de conteúdo adiciona valor à estratégia de capacitação da sua empresa.
• Descrever como as coleções de conteúdo e os conjuntos de permissões funcionam juntos.
• Identificar casos de uso de coleções de conteúdo.

Mais tarefas para um administrador do Salesforce no site de capacitação

Vamos ver como anda Joseph, o administrador do Salesforce na Pure Aloe. Ele criou conjuntos de permissões para as diferentes funções que colaboram para criar e publicar conteúdo. E ele configurou o site de capacitação da empresa e um provedor de autenticação para validar as credenciais dos usuários, e até implementou as diretrizes de estilo da marca da empresa. 

Agora há uma parte enorme da estratégia de capacitação que ainda precisa de atenção: os alunos.

Seu site de capacitação foi pensado para ser experimentado por pessoas que procuram e concluem o conteúdo. 

Um administrador do Salesforce é responsável por garantir que os alunos tenham permissão para acessar conteúdo em seu site de capacitação. Ele trabalha em estreita colaboração com criadores de conteúdo para projetar e implementar uma estratégia que garanta que diferentes grupos de alunos possam acessar o conteúdo correto para eles.

Planejar suas coleções de conteúdo

Diferentes alunos têm diferentes necessidades de capacitação. Pessoas em uma determinada disciplina, equipe ou região geográfica devem acessar conteúdos especializados para elas. Os alunos têm trabalhos a fazer, e não querem perder tempo procurando pelo conteúdo certo. 

Na Pure Aloe, uma criadora de conteúdo especializada em estratégias de capacitação, Romina, deseja atingir alguns grupos específicos.

• A equipe de vendas, que tem metas agressivas para o próximo ano fiscal
• A equipe de suporte, que está avançando com um novo sistema de gerenciamento de casos
• Todos os funcionários da Pure Aloe, independentemente da função, que precisam se manter informados sobre as políticas de trabalho remoto e de bem-estar da empresa

Como Romina pode garantir que cada grupo tenha acesso ao conteúdo certo?

Joseph chega para socorrer! Um administrador do Salesforce pode criar coleções de conteúdo: grupos de conteúdo que apenas usuários específicos têm permissão para acessar. Romina pode pedir a Joseph para criar coleções de conteúdo separadas para seus diferentes públicos.

Conheça o assistente de permissões de conteúdo

Você aprendeu bastante sobre permissões no módulo Noções básicas do site de capacitação e neste módulo. Você sabe que as permissões podem ser complicadas. Existem vários mecanismos no Salesforce para acessar e compartilhar dados. Para ajudar seus administradores a iniciar este projeto específico, construímos o Assistente de permissões de conteúdo.

Em Configuração, na sua organização do Salesforce, na caixa Busca rápida, insira Capacitação e, em seguida, em Sites de capacitação (myTrailhead), selecione Assistente de permissões de conteúdo.

A página Assistente de permissões de conteúdo fornece um fluxo de trabalho guiado para criar coleções de conteúdo e atualizar permissões.

Revisar os recursos de planejamento

As duas primeiras etapas do link do assistente para informações úteis sobre permissões de conteúdo e coleções. Recomendamos que você consulte esses recursos antes de começar a criar quaisquer coleções de conteúdo ou conjuntos de permissões, e mantê-los à mão enquanto implementa sua estratégia de capacitação.

Primeiro, assista a um vídeo que explica o processo e mostra um exemplo semelhante ao descrito nesta unidade. Você pode conferir o mesmo vídeo aqui:

Depois, você pode encontrar exemplos de coleções de conteúdo e guias de instruções detalhados na Ajuda do Salesforce. 

Atualizar permissões de administrador

Quando estiver pronto para começar, certifique-se de que seus administradores do Salesforce tenham um conjunto de permissões que:

• Usa a licença do conjunto de permissões para sites de capacitação (myTrailhead)
• Habilita as permissões do sistema Gerenciar coleções de conteúdo e Ver todo o conteúdo

Isso parece familiar? Na unidade Gerenciar permissões para funções de publicação no site de capacitação, você viu um exemplo de como criar um conjunto de permissões com esses requisitos para os administradores do site de capacitação. Se deseja lembrar-se como criar um conjunto de permissões com esses requisitos, retorne a essa unidade.

Criar coleções de conteúdo

Para começar a criar coleções de conteúdo, use a página Coleções de conteúdo em Configuração. Esta página fica disponível depois de habilitar a permissão Gerenciar coleções de conteúdo, e mostra uma exibição em lista de todas as coleções de conteúdo em sua organização. Você pode acessar essa página de duas maneiras.

• Na etapa 4 do Assistente de permissões de conteúdo, clique em Go to Content Collections (Ir para coleções de conteúdo).
• Em Configuração, na caixa de Busca rápida, digite Capacitação e selecione Content Collections (Coleções de conteúdo).

Lembre-se, como vimos na unidade anterior, que um administrador cria a coleção de conteúdo inicial de uma empresa quando cria um nome de subdomínio para seu site de capacitação. Para a Pure Aloe, Joseph criou a coleção Todos os funcionários junto com o subdomínio purealoe. Quando ele visita a página Coleções de conteúdo em Configuração, ele vê que a coleção de conteúdo inicial já está na lista. 

Em seguida, ele pode clicar em New Content Collection (Nova coleção de conteúdo) e criar as coleções de conteúdo restantes para as equipes de vendas e suporte.

Criar conjuntos de permissões para coleções de conteúdo

Quando você cria um conjunto de permissões que usa a licença para sites de capacitação (myTrailhead), a página de visão geral do conjunto de permissões inclui as configurações de Acesso a coleções de conteúdo do site de capacitação, onde é possível habilitar coleções de conteúdo específicas. Todos os usuários atribuídos a esse conjunto de permissões poderão acessar essas coleções de conteúdo.

Joseph deseja garantir que os membros da equipe de vendas da Pure Aloe possam acessar o conteúdo na coleção de conteúdo Equipe de vendas. Então, Joseph segue estas etapas.

1. Ele cria o conjunto de permissões Alunos da equipe de vendas, que usa a licença do conjunto de permissões para sites de capacitação (myTrailhead).
2. Ele seleciona as configurações de Acesso a coleções de conteúdo do site de capacitação no conjunto de permissões.
3. Ele adiciona a coleção de conteúdo Equipe de vendas à lista de coleções de conteúdo habilitadas.

Joseph repete essas etapas para criar outros conjuntos de permissões.

• Alunos da equipe de suporte, que dá acesso à coleção de conteúdo Equipe de suporte.
• Aprendizagem necessária para todos os funcionários, que dá acesso à coleção de conteúdo Todos os funcionários.

Adicionar alunos a conjuntos de permissões

Agora, você pode finalmente adicionar usuários específicos a cada conjunto de permissões. Joseph é responsável por adicionar membros da equipe de vendas à coleção Equipe de vendas. É possível adicionar usuários de duas maneiras.

• Ele pode navegar até cada usuário individualmente, deslizar até suas Atribuições de conjuntos de permissões e adicionar o conjunto de permissões apropriado.
• Ele pode navegar até o conjunto de permissões, clicar em Manage Assignments (Gerenciar atribuições) e, em seguida, selecionar todos os usuários individuais para adicioná-los ao mesmo tempo.

Não há maneira certa ou errada de atribuir usuários a conjuntos de permissões. O método escolhido provavelmente depende do tamanho e complexidade da sua empresa. Como a Pure Aloe é uma pequena empresa, Joseph decide começar com usuários individuais.

1. Em Configuração, na caixa de Busca rápida, ele digita Users (Usuários) e seleciona Users (Usuários). Ou, no Assistente de permissões de conteúdo, ele pode clicar em Go to Users (Ir para usuários) na etapa 6.
2. Ele seleciona o registro de usuário de um membro da equipe de vendas.
3. Na página detalhada do usuário, ele desliza até a seção Atribuições de conjuntos de permissões e clica em Edit Assignments (Editar atribuições).
4. Ele adiciona o conjunto de permissões Alunos da equipe de vendas, que permite acesso à coleção de conteúdo Equipe de vendas, à lista de conjuntos de permissões habilitados.

Lembre-se que a primeira coleção de conteúdo que Joseph criou foi a coleção Todos os funcionários. Os membros da equipe de vendas devem poder acessar conteúdo na coleção Equipe de vendas, mas também devem poder acessar conteúdo na coleção Todos os funcionários. Assim, Joseph também adiciona o conjunto de permissões adequado — Aprendizagem necessária para todos os funcionários — à lista de conjuntos de permissões habilitados.

Joseph repete essas etapas para outros membros da equipe de vendas. Em seguida, ele conclui etapas semelhantes para os membros da equipe de Suporte.

No próximo módulo, Escrever para um site de capacitação, você aprenderá como criadores de conteúdo podem começar a montar o conteúdo concreto — trilhas, módulos e unidades — que os alunos concluirão. 

Recursos

• Ajuda do Salesforce: Habilitar os recursos para diferentes funções de publicação
• Ajuda do Salesforce: Permitir que os alunos acessem as coleções de conteúdo do site de capacitação
• Ajuda do Salesforce: Considerações sobre a introdução às coleções de conteúdo
• Ajuda do Salesforce: Exemplos de coleções de conteúdo
• Ajuda do Salesforce: Migrar conteúdo publicado para uma coleção de conteúdo diferente
• Ajuda do Salesforce: Conjuntos de permissões
• Ajuda do Salesforce: Licenças de conjunto de permissões