Aprender habilidades de colaboração virtual para gerentes

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Identificar melhores práticas e técnicas de gerente virtual.
• Estabelecer comunicações e processos de trabalho eficientes com pessoas da sua equipe remota.

Liderar a sua equipe virtual

João é novo em sua equipe. Antes de ingressar em sua equipe, ele possuía o seu próprio negócio e estava acostumado a trabalhar de forma independente. Ele é um profissional de realização de conferências via Web e está habituado a usar tecnologia. Mas ele não tem experiência com outros aspectos da colaboração virtual. Por exemplo, ao ingressar em sua equipe, a colaboração em tempo real no Quip é algo completamente novo para ele.

Como seus demais subordinados diretos têm experiência na colaboração com o Quip, você normalmente entrava direto nos projetos deles. Ninguém na equipe nunca reclamou; então, você pensava que o processo funcionava.

Uma tarde, você teve algum tempo extra e decidiu analisar o projeto de João no Quip. Antes de perceber, você havia efetuado inúmeras edições ótimas. Caramba! Como um bônus extra, você até concluiu o projeto dele! Você achou que ele ficaria encantado.

Mas João não se encantou.

Ele abriu o projeto e sentiu-se confuso e aborrecido. Ele até se perguntou se havia feito algo errado. Você não estava satisfeito com o trabalho dele? Sendo novo na equipe e nunca tendo se encontrado pessoalmente com você, João fez suposições sobre o que estava ocorrendo. Ele não sabia exatamente como falar sobre o que havia ocorrido.

Como gerente de uma equipe virtual, esses são os tipos de situações que você deseja harmonizar. Se você fosse o gerente nesse cenário, o que poderia ter feito diferentemente?

Nenhuma ideia? Tudo bem, estamos aqui para ajudar. Temos algumas ideias e melhores práticas para colocá-lo em sincronia com os seus subordinados diretos virtuais.

Melhores práticas de colaboração virtual para gerentes

Para ajudar a garantir que você está no melhor de si ao chefiar virtualmente a sua equipe, reunimos uma lista de melhores práticas para estabelecer afinidade entre você e os seus subordinados diretos virtuais. Essas práticas oferecem uma estrutura para discutir e evitar mal-entendidos, como o que ocorreu com João.

Estas são as principais melhores práticas que sugerimos quando se trata de estabelecer uma ótima colaboração e envolver a sua equipe virtual.

Agendar reuniões individuais regulares	Marque e mantenha a frequência de reuniões individuais com os membros da equipe, uma vez que funcionários virtuais não têm muitas oportunidades de entrar em contato com você de maneira informal. Pergunte sobre o que você pode fazer para apoiar à distância o seu funcionário. Conheça os seus funcionários para encontrar o equilíbrio entre quanto apoio eles precisam e quanto desse apoio é demasiado.
Estar disponível para se reunir informalmente	Faça com que os seus subordinados diretos saibam que você está disponível para se reunir através de conferências via Web, chat, texto ou email, sempre que precisarem. Certifique-se de que os seus subordinados diretos sabem quem procurar, caso você não se encontre disponível. Entre frequentemente em contato com os seus subordinados diretos apenas para ver como estão indo.
Estabelecer um ritmo para colaborar com o seu subordinado direto	Encontre um equilíbrio saudável entre demasiada colaboração e apenas o suficiente. Preste atenção ao que funciona bem em seu processo de trabalho e ajuste as partes do processo que não funcionam tão bem.
Responder rapidamente	Responda rapidamente a emails, mensagens de texto e chamadas telefônicas. Faça com que os processos avancem sem dificuldades concedendo autorizações e aprovações em tempo hábil.
Agendar conversas trimestrais de desenvolvimento de carreira	Estabeleça um plano para assegurar que os seus subordinados diretos virtuais sentem-se confortáveis com a trajetória de carreira deles. Aumente o envolvimento e o empenho dos seus subordinados diretos virtuais para com as funções deles, estabelecendo marcos.
Acompanhar os funcionários de campo uma vez por trimestre	Saiba mais sobre o cotidiano dos seus subordinados diretos passando um tempo com eles em campo. Acompanhe-os pessoalmente para ter uma noção de como é fazer o trabalho deles.
Aumentar a visibilidade para funcionários remotos	Mantenha outros membros da equipe atualizados sobre aquilo em que os seus subordinados diretos virtuais trabalham. Interceda por oportunidades para permitir que os seus subordinados diretos viagem até ao seu local de trabalho. Reconheça e agradeça pelas conquistas dos seus subordinados diretos virtuais.
Conceder feedback da forma mais eficiente	Reflita quando se tratar de como conceder feedback construtivo. Tenha em mente o fato de que os seus subordinados diretos estão concentrados no trabalho e que uma enxurrada de feedback construtivo sobre os projetos deles poderia baixar-lhes o moral e desmotivá-los.

Agendar reuniões individuais regulares

Marcar uma reunião individual semanal ou a cada duas semanas com o seu subordinado direto virtual é uma ótima maneira de você e o seu subordinado direto informarem-se sobre projetos. Essas reuniões individuais regulares garantem que ambos trabalham em prol da mesma agenda e que os projetos fluem de maneira uniforme.

E também mantêm as comunicações abertas para que você possa abordar imediatamente possíveis preocupações. Se surge algo, como um erro de comunicação, você tem uma ocasião estabelecida para tratar do problema. Por exemplo, uma reunião individual regular dá a um subordinado direto, como o João, a oportunidade de fazer perguntas sobre o que ocorreu com o seu projeto do Quip.

Decidam em conjunto como será a abordagem da reunião individual. Alguns gerentes gostam de usar o tempo como um fórum aberto para se informar. Outros entendem que é mais eficiente ter uma agenda organizada antes da reunião. Escolha o formato que você achar que funciona melhor para você e o seu subordinado direto.

Acompanhe imediatamente os itens de ação decorrentes da reunião individual. Quando encerrar a reunião virtual, saiba o que pode esperar do seu funcionário na próxima semana, por exemplo. E certifique-se de que os seus funcionários sabem o que podem esperar de você.

Tenha em mente que cumprir com o horário reservado para a reunião individual virtual é ainda mais importante que se o seu subordinado direto estivesse pessoalmente com você no escritório. Caso precise cancelar, certifique-se de reagendar dentro da mesma semana.

Estar disponível para se reunir informalmente

Embora as reuniões individuais sejam uma grande ideia, é importante que todos os membros da sua equipe sintam-se à vontade para entrar em contato com você informalmente. Estar disponível para se reunir de maneira informal ajuda os seus funcionários remotos a trabalhar de forma mais rápida, sabendo que se movem na direção certa.

Faça com que os funcionários saibam a sua preferência de como e quando gostaria que entrassem em contato. A forma mais rápida de entrar em contato com você é por texto? Telefone? Email?

Com quem eles devem entrar em contato, caso precisem de auxílio e você não esteja disponível? É especialmente importante falar sobre isso quando você tiver um funcionário que trabalha em um fuso horário diferente. Caso você trabalhe em Londres e os seus subordinados diretos em São Francisco, informe-os sobre quem mais pode ser contatado por eles ao fim da tarde.

Estabelecer um ritmo para colaborar com a sua equipe

O seu ritmo de colaboração é como você trabalha em conjunto com o seu subordinado direto. Anteriormente, discutimos um processo de colaboração virtual defeituoso entre João e o gerente dele. A comunicação é essencial para evitar esse tipo de situação e estabelecer um ritmo de colaboração.

Descubra quais métodos funcionam com a sua equipe virtual. Aprenda o que faz mais sentido considerando o trabalho que é feito. Se você gerencia uma equipe de engenheiros, como você colabora? Que tipos de ferramentas de comunicação você pode usar para permanecer em contato com a sua equipe e garantir a qualidade do trabalho dela?

Responder rapidamente

Um importante ponto de desconforto experimentado por funcionários remotos é o tempo de espera quando se trata de permissões, como a autorização de transações de venda e o avanço de determinados projetos. Apoie o seu funcionário remoto, estando disponível para autorizar projetos que precisam de sua aprovação.

Agendar conversas trimestrais de desenvolvimento de carreira

Fora do alcance dos olhos significa fora dos pensamentos? Alguns funcionários remotos sentem ser menos provável que sejam promovidos ou que suas carreiras avancem porque não estão no escritório para saber das oportunidades.

Certifique-se de agendar conversas trimestrais de desenvolvimento de carreira com os seus funcionários remotos. As conversas de desenvolvimento de carreira ajudam você a permanecer ciente de o que os funcionários desejam realizar e faz com que os seus funcionários virtuais sintam-se como estando em um caminho definido.

Reúna-se virtualmente por, ao menos, 1 hora trimestralmente, ou pessoalmente se a empresa o permitir, para tratar sobre o desenvolvimento de carreira do seu funcionário.

Consulte Como facilitar conversas sobre carreira para obter mais dicas sobre manter essas conversas.

Acompanhar os funcionários de campo uma vez por trimestre

Uma gerente aqui na Salesforce faz questão de agendar o que ela denomina uma “carona” com todos os 42 subordinados diretos virtuais dela, uma vez por trimestre. Quarenta e dois! Uau!

Uma vez que os funcionários dela estão, frequentemente, fora em visitas a clientes e raramente em suas mesas virtuais, dedicar um tempo para passar um dia com os seus subordinados diretos a ajuda a compreender melhor o trabalho deles.

“Também é uma ótima oportunidade de conhecer as pessoas em minha equipe e passar um tempo pessoalmente com cada um dos meus subordinados diretos.”

Você pode estar pensando que este módulo é sobre colaboração “virtual”, não sobre colaboração “presencial”. Lembre-se de que todas as formas de colaboração envolvem relacionamentos e compreender as funções e responsabilidades das pessoas. Caso o orçamento da sua empresa o permita, dedique um tempo para passar um dia na vida do seu subordinado direto virtual. Você aprenderá muito e ficará melhor preparado para gerenciar virtualmente.

Aumentar a visibilidade para funcionários remotos

Faça questão de mencionar diante de outros colaboradores e colegas o trabalho duro que os seus subordinados diretos virtuais estão fazendo. E faça um esforço especial para mencionar no Chatter as conquistas dos seus subordinados diretos.

Pense sobre isso. Depende de você ajudar funcionários não virtuais a saberem sobre as conquistas dos seus subordinados diretos virtuais. Ajude-os a estar presentes na equipe, mesmo quando não estiverem no escritório.

E priorize aprovações de orçamento para viagens periódicas ao escritório. Essa é a melhor forma de a sua equipe se reunir e o seu subordinado direto virtual ficar mais conectado ao trabalho sendo executado no escritório.

Conceder feedback da forma mais eficiente

Dedicar-se o dia todo ao trabalho é algo intenso. Estudos mostram que, em média, pessoas que trabalham remotamente dedicam-se ao trabalho 10 horas por semana a mais que funcionários que não trabalham remotamente.

Agora, imagine que você é um funcionário remoto e que investiu tudo de si em um projeto ou uma proposta na(o) qual está trabalhando. Você apresenta a proposta ao seu chefe e, dentro de poucas, horas ele destruiu a posposta indicando TUDO o que você deveria ter feito diferentemente.

Como gerente, as suas intenções foram boas, provavelmente. Você desejava garantir que o seu subordinado direto fizesse o melhor possível, certo? Mas para os seus subordinados diretos, a leitura de todo esse feedback pode fazer com que se sintam esgotados, derrotados ou até mesmo desmoralizados. E, ainda pior, incidentes repetidos podem fazer com que os seus subordinados diretos procurem outro trabalho. Ninguém quer se sentir como alguém que não consegue fazer as coisas direito, não é verdade?

Por que é tão importante os subordinados diretos virtuais obterem feedback corretamente?

• O seu subordinado direto virtual tem menos tempo de contato com você, pessoalmente. Enxurradas frequentes de feedback construtivo por escrito podem não ser a forma mais eficiente de estabelecer uma ótima ligação.
• Quando você gerencia uma equipe remota, perde a oportunidade de prestar coaching pessoalmente, no momento certo e dinamicamente.

Você pode estar pensando que não tem tempo de suavizar as coisas e que eles são profissionais.

É verdade. Ninguém tem tempo para suavizar as coisas e todos deveriam ser profissionais o suficiente para ler feedbacks e manter-se firmes e determinados. Mas e se eles discordarem do seu feedback ou tiverem dúvidas? Você espera que eles implementem todo o seu feedback? Você pode lhes esclarecer claramente por que fazer isso melhora a proposta?

Certifique-se de que os seus subordinados diretos virtuais permanecem envolvidos no trabalho que realizam e que veem o seu feedback como uma oportunidade de aprendizado.

Tome cuidados especiais ao fornecer feedback construtivo aos seus subordinados diretos virtuais.

• Faça uma leitura completa do projeto e mencione primeiramente feedback que se aplique a todo o conjunto. Por exemplo, se ao longo da proposta de projeto o seu subordinado direto utiliza a formatação errada, mencione o problema uma vez, ao invés de apontar cada evento de formatação incorreta.
• Antes de fornecer feedback, pergunte-se se o feedback é necessário ou se se trata apenas de algo que você teria feito diferente. Em outras palavras, o seu feedback é objetivo ou subjetivo?
• Chame o seu subordinado direto virtual para colaborar sobre como implementar melhor o seu feedback.
• Seja realista e disponha-se a negociar sobre qual feedback precisa ser implementado e qual é interessante ter conhecimento.

Resumindo

Gerenciar a sua equipe virtual não precisa ser estressante. Com técnicas de colaboração virtual e melhores práticas para gerentes, você pode estar pronto até mesmo para os enigmas mais enganosos do gerenciamento virtual.

Recursos

• Gestão de equipes virtuais da Forbes: Dez dicas
• Gestão do trabalho de equipes virtuais: Dez princípios básicos
• Gestão virtual: Quatro segredos para gerir funcionários virtuais