Compreender a importância da colaboração virtual

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Identificar características e estatísticas importantes sobre forças de trabalho virtuais.
• Descrever os desafios e oportunidades específicos decorrentes da colaboração virtual.

Como colaborar virtualmente

É manhã de sexta-feira, e quatro colegas de equipe devem se reunir às 9 h para discutir os próximos passos do projeto deles. Gina está nas montanhas se preparando para o final de semana, para esquiar com a família. Kara tem uma consulta médica ao meio-dia e está trabalhando em casa. Keenan está no escritório porque tem uma grande apresentação a fazer naquela tarde. E Srini está no aeroporto aguardando o seu voo para casa.

Embora nenhum desses colegas de equipe esteja no mesmo local ou fuso horário, todos eles são capazes de fazer login, ligar as suas webcams e dar atenção aos negócios. A tela de Gina compartilha a apresentação que eles estão desenvolvendo, e todos eles podem dar contribuições e colaborar em tempo real. Trinta minutos depois, a apresentação está terminada e pronta para a entrega. Gina está nas encostas da montanha em torno das 10 h. Muito legal, não?

A colaboração virtual é natural para essa equipe. Está tão integrada à cultura da equipe que ninguém da equipe pensa em si mesmo como funcionário “remoto”. Apenas ocorreu eles se reunirem virtualmente naquele dia, em vez de pessoalmente.

Este cenário soa familiar para você? Independentemente de você trabalhar remotamente todo o tempo, algumas vezes ou raramente, há chances de você poder colaborar virtualmente para concluir um trabalho.

Ao longo deste módulo, usamos a expressão “colaboração virtual” para descrever trabalho que utiliza tecnologia para conectar funcionários.

Usamos a expressão “força de trabalho virtual” para nos referirmos a um grupo coletivo de pessoas que trabalham remotamente fora do seu escritório da empresa, em tempo parcial ou integral.

E usamos a expressão “trabalhador remoto” para descrever pessoas que são parte da “força de trabalho virtual”.

Faz sentido? Esperamos que sim!

Hoje, graças à tecnologia, temos oportunidades em nos conectar e colaborar como nunca antes.

Podemos, por exemplo:

• Consultar o nosso email e entrar online a partir dos nossos telefones celulares
• Conduzir uma chamada de videoconferência com o toque de um botão
• Armazenar, acessar, editar e compartilhar instantaneamente, com segurança, documentos da nuvem
• Acessar facilmente redes privadas virtuais (VPN, Virtual private networks) seguras
• Manter funcionários remotos informados e envolvidos nas notícias e nos eventos da empresa utilizando redes sociais e aplicativos de colaboração

Você pode estar pensando que essas tecnologias já existem há algum tempo. É verdade, mas nos últimos anos a tecnologia avançou tanto que não é apenas possível se reunir virtualmente – também é possível colaborar e inovar virtualmente como nunca antes.

Forças de trabalho virtuais

Mencionamos anteriormente que, quando dizemos “força de trabalho virtual”, estamos nos referindo a um grupo coletivo de pessoas que trabalham remotamente fora do seu escritório da empresa em tempo parcial ou integral.

Conforme um estudo publicado pela Reuters, cerca de um em cada cinco funcionários globais trabalha remotamente com frequência. E quase 10% trabalha todos os dias a partir de casa. Essa é uma tendência que aumenta rapidamente. Um estudo recente da Gallup informa que 37% dos trabalhadores dos EUA são parte da força de trabalho virtual.

Você pode estar se perguntando: “O que isso significa para o futuro de como o trabalho é realizado?”

Bem, isso significa que mais e mais pessoas estão fazendo negócios remotamente e não face a face com os seus colegas diariamente. Devido a isso, a sua habilidade de usar tecnologia de forma eficiente para colaborar com a sua equipe é mais importante do que nunca.

A oportunidade virtual

Como gerente, a oportunidade virtual começa com quem você admite em sua equipe. No passado, a localização geográfica era um dos maiores empecilhos para se contratar os melhores talentos. Na verdade, um estudo alega até mesmo que “até 95% dos candidatos qualificados que você gostaria de contratar podem não estar localizados em suas proximidades”.

A tecnologia e a capacidade de colaborar virtualmente permite que você forje uma rede global quando se trata de quem você entrevista e possivelmente contrata. Isso significa que agora você tem a oportunidade de contratar os candidatos mais qualificados que vivem fora da sua cidade, do seu estado ou do seu país.

E isso também é benéfico para os funcionários. A colaboração virtual permite que funcionários que vivem fora dos grandes centros urbanos tenham oportunidades de trabalhar em cargos que poderiam não estar disponíveis para eles no passado. Esta é uma relação de ganho mútuo!

Benefícios para forças de trabalho virtuais

Além de ampliar o conjunto de talentos, outros benefícios decorrem do estabelecimento de uma força de trabalho virtual, como conceder aos funcionários mais equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Com produtividade crescente, rotatividade de funcionários em queda e economias de custos de capital, funcionários e empresas estão percebendo os benefícios de apoiar e se beneficiar de uma força de trabalho remota.

Os dados na tabela vêm de estudos da Global Workplace Analytics e Staples.

Com todos os benefícios decorrentes de se permitir o trabalho remoto, muitas empresas já estão se beneficiando da oportunidade de expandir a sua força de trabalho virtual. Em algumas empresas, o número de pessoas que trabalha virtualmente supera o número dos sediados em escritórios dessas empresas.

Desafios da colaboração virtual

Da capacidade de colaborar de forma intercultural a expandir a sua equipe em todo o mundo, permitir que os seus funcionários trabalhem remotamente oferece muitos benefícios. Ainda assim, há alguns desafios enfrentados pelas equipes à medida que se reúnem para trabalhar remotamente. Se você alguma vez gerenciou um funcionário remoto ou foi um deles, você provavelmente passou por algum problema relativo a um erro comunicação, controle de versão ou isolamento do funcionário ao longo do tempo.

Desafios da comunicação virtual

Pense em uma ocasião na qual você teve um erro de comunicação através de uma mensagem de texto ou email. Talvez você tenha escrito algo que pretendia ser um comentário sarcástico e o seu colega levou a sério.

Ou percebido, após enviar o texto, que havia muito espaço para interpretação indevida. Se você estivesse trabalhando no mesmo escritório que o seu colega, poderia ir até ele e esclarecer a situação. Como trabalhador remoto, você pode reler o seu email para avaliar a conveniência. “Preciso chamar o meu colega para esclarecer o que eu quis dizer?”

Por um lado, é fácil que erros de comunicação se agravem quando não se está face a face. Por outro lado, quando se está face a face, é menos provável que ocorram erros de comunicação e é mais fácil evitar que se agravem.

Esse é apenas um exemplo das dificuldades de comunicação com que você pode se deparar quando colabora virtualmente.

Outras barreiras à comunicação virtual eficiente:

• Conexões à Internet com problemas
• Conferências de vídeo ou voz truncadas
• Uso inconsistente ou incompatível de aplicativos e software

Colaboração virtual

No passado, os resultados de trabalhos tinham mecanismos de transferência muito claros. Por exemplo, você trabalharia isoladamente em seu projeto até chegar o momento de transferi-lo para o seu gerente ou outra equipe para revisão. Agora, com a capacidade de colaborar virtualmente em tempo real, os funcionários precisam mudar as suas mentalidades para serem mais transparentes no processo de trabalho e abertos às ideias dos outros enquanto trabalham. Em outras palavras, no mundo colaborativo virtualmente da atualidade, as pessoas podem ver no que você trabalha à medida que você trabalha nisso.

A colaboração virtual bem-sucedida depende do conforto de alguém compartilhar ideias e projetos antes de estarem prontos.

Alguns pontos críticos da colaboração virtual:

• Os funcionários não estão acostumados a trabalhar em um documento compartilhado ou compartilhar o trabalho antes de estar concluído.
• As equipes enfrentam uma curva de aprendizado sobre como colaborar quando não trabalham face a face.
• Equipes globais precisam aprender a colaborar de forma sensível e com sensibilidade ao longo de culturas.

Conexão à cultura da empresa

Um grande motivo pelo qual as pessoas decidem trabalhar em uma empresa e permanecer lá a longo prazo é uma cultura da empresa. Porém, quando os funcionários trabalham remotamente, a cultura da empresa pode se tornar mais um conceito abstrato. Depende do gerente, da equipe e da empresa ajudar funcionários remotos a sentirem-se como sendo parte da cultura da empresa, mesmo quando não trabalham diariamente no escritório.

Alguns pontos críticos da cultura da empresa para funcionários remotos:

• Sentimento de isolamento da cultura da empresa
• Perda da oportunidade de ir almoçar, a happy hours e outros eventos sociais com funcionários
• Ausência em reuniões de equipe e da empresa, atividades fora da sede e outras oportunidades de estabelecimento de relacionamentos
• Ausência em eventos do escritório, como lanches gratuitos ou brindes com a logomarca da empresa

Resumindo

Com oportunidades para usar experiência global e colaborar através do toque de um botão, nunca houve ocasião melhor para colaborar virtualmente do que agora.

Ainda assim, mesmo com os benefícios de trabalhar remotamente, ainda há alguns obstáculos a superar. Nas próximas duas unidades, vamos nos aprofundar na colaboração virtual, identificar formas de superar desafios e compartilhar melhores práticas para gerentes virtuais.

Recursos

• 8 segredos para trabalho à distância superprodutivo
• Gestão do trabalho de equipes virtuais: Dez princípios básicos
• Gestão de equipes virtuais da Forbes: Dez dicas
• Envolvimento e gestão de funcionários remotos
• Nos EUA, o trabalho à distância aumenta para 37%
• Como evitar passos em falso interculturais