Usar narrativas em apresentações

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

Resumir as três etapas para incorporar estratégias de narração de histórias nas apresentações.
Listar as principais perguntas que você deve fazer na hora de se preparar para um apresentação.
Identificar os elementos de uma estrutura básica de apresentação.
Descrever formas de adicionar apelo visual a uma apresentação.
Reconhecer as estratégias de narração de histórias em ação.

Apresentar com profissionalismo usando estratégias de narração de histórias

Quando faz uma apresentação, você quer cativar seu público. Hoje em dia, cativar significa “granjear a estima ou a simpatia de; atrair, encantar, seduzir” (um agradecimento ao Michaelis). Mas a palavra cativar tem um significado mais antigo, que é “segurar” ou “capturar”.

Você certamente não quer que seu público se sinta como preso contra sua vontade durante a apresentação. O que você realmente quer é capturar a atenção e a imaginação dele incorporando estratégias de narração de histórias.

Um homem apresentando para um público engajado

Isso é mole quando você segue estas três etapas simples:

Etapa 1: preparar-se para a apresentação.
Etapa 2: criar uma estrutura simples.
Etapa 3: acrescentar apelo visual.

Vamos percorrer cada etapa.

Etapa 1: preparar-se para a apresentação

Antes de iniciar sua apresentação, você precisará responder algumas perguntas:

Quem é meu público principal?
O que quero que meu público saiba?
O que quero que meu público sinta?
O que quero que meu público faça?

As respostas a essas perguntas ajudarão você a chegar ao núcleo da história e determinarão como será a conexão com o público. Daqui, você pode começar a criar uma estrutura geral da sua apresentação.

Etapa 2: criar uma estrutura simples

A estrutura da sua apresentação não precisa ser complicada. Você só precisa do seguinte:

Uma introdução
Pontos de discussão
Uma conclusão

Veja uma pequena explicação de cada parte da estrutura.

O que é	O que você faz
Introdução	Dê as boas-vindas ao seu público, apresente-se, conte uma história para quebrar o gelo e dê uma visão geral do que você vai apresentar.
Pontos de discussão (normalmente, no mínimo, 3 pontos)	Passe pelas informações principais que você quer que o público saiba, incluindo fatos e valores, estudos de caso, desafios, etc.
Conclusão	Resuma seus pontos de discussão e indique as próximas etapas e chamadas à ação.

Essa estrutura cria uma história bem básica com um início, um meio e um final que o público pode reconhecer e navegar facilmente.

Etapa 3: acrescentar algum apelo visual

Quando você acrescenta infográficos, fotos, linhas do tempo, cores, temas e formatação à sua apresentação, conta uma história visual que dá suporte aos seus pontos de discussão e dá vida à sua apresentação.

Aqui estão algumas maneiras de criar apelo visual nas suas apresentações:

Mantenha a organização. Use a estrutura criada na Etapa 2 para guiar você enquanto cria seus slides. Incorpore elementos de formatação, como listas numeradas, para desmembrar pontos-chave.
Simplifique. Não sobrecarregue seus slides com conteúdo. Não há necessidade de apresentar tudo o que você fala; inclua apenas alguns marcadores em cada slide. Se sua apresentação está no Google Slides, reserve suas explicações mais detalhadas para as “Notas do palestrante”. Evite usar animações ou transições complexas que possam distrair seu público.
Tenha atenção à legibilidade. Em se tratando de texto e imagem, maior costuma ser melhor. Use no mínimo fonte 24 e verifique se há contraste suficiente; as pessoas costumam achar mais fácil ler texto escuro sobre fundo claro.

Agora vamos conhecer Jasmine, uma líder de pessoas, e ver como ela usa essas etapas e estratégias para criar uma apresentação cativante.

Ver estratégias de narração de histórias na prática

Jasmine é uma líder de pessoas que quer reunir sua equipe para uma avaliação anual. Ela quer contar o que todos conquistaram e apresentar o plano de projeto da equipe para o ano que vem.

Jasmine poderia colocar as conquistas da equipe e seu plano para o futuro em alguns slides e improvisar na apresentação. Mas isso poderia gerar uma bagunça que não faria jus ao trabalho da sua equipe. Ou ela poderia apresentar os pontos usando estatísticas e gráficos detalhados. Isso seria informativo, mas chato. Jasmine decide usar estratégias de narração de histórias para transformar os fatos e os valores do ano passado e o planejamento do futuro em uma história viva e envolvente.

Jasmine pensando em colocar elementos de narrativa na sua apresentação

Para se preparar para sua apresentação, Jasmine primeiro responde estas quatro perguntas essenciais:

Pergunta	Resposta de Jasmine
Quem é meu público principal?	Meu público é minha equipe de oito profissionais criativos. Alguns dos meus subordinados são novos na equipe e outros têm mais tempo e mais experiência do que eu.
O que quero que meu público saiba?	Quero que cada membro da equipe entenda como contribuiu para o sucesso da nossa organização. Quero que os membros da equipe mais novos vejam o que a equipe produziu no ano passado para poderem se inteirar rapidamente. Por último, como o ano está chegando ao fim, quero que minha equipe veja em quais projetos eles vão trabalhar ano que vem.
O que quero que meu público sinta?	Quero que minha equipe tenha orgulho do que alcançou e fique empolgada e otimista em relação aos projetos futuros.
O que quero que meu público faça?	Quero que minha equipe celebre e continue com um desempenho excelente e elabore um plano de sucesso para os projetos que vêm aí.

Jasmine se aprofunda na história da sua equipe se fazendo perguntas como:

Que eventos ou conquistas específicas nos definem como equipe?
Que conquistas foram momentos decisivos para pessoas na equipe?
Quando nossa equipe foi mais forte?
Quando nossa equipe teve mais dificuldade?
Como nos vejo crescendo e evoluindo juntos?

Jasmine usa as respostas a essas perguntas para esboçar a estrutura básica da sua apresentação, adicionando detalhes ao longo do processo. Ela também inclui a quantidade de tempo que passará em cada elemento na apresentação de uma hora e os elementos visuais que embasarão seus pontos de discussão. Dê uma olhada:

O que é	Quanto tempo vai demorar	O que Jasmine faz
Introdução	10 min.	Nessa parte da apresentação, Jasmine: Dá as boas-vindas à equipe. Quebra o gelo contando algumas histórias e mostrando fotos do último encontro da equipe. Declara os objetivos da apresentação.
Ponto de discussão 1	15 min.	Nessa parte da apresentação, Jasmine: Detalha as conquistas da equipe no último ano. Fundamenta seu ponto de discussão com um gráfico em linha do desempenho da equipe. Destaca a contribuição de cada membro para o sucesso da equipe.
Ponto de discussão 2	10 min.	Nessa parte da apresentação, Jasmine: Fala sobre os obstáculos que a equipe superou durante o ano anterior. Fundamenta seu ponto de discussão com um gráfico que mostra desafios/soluções. Resume as lições aprendidas como líder de pessoas e como ela planeja incorporar essas lições em um planejamento futuro.
Ponto de discussão 3	15 min.	Nessa parte da apresentação, Jasmine: Descreve os projetos futuros da equipe e o valor deles para o negócio. Descreve sua visão para as funções e responsabilidades da equipe. Fundamenta seu ponto de discussão com um gráfico que mostra os planos de projeto e linhas do tempo para o ano.
Conclusão	10 min.	Nessa parte da apresentação, Jasmine: Recapitula rapidamente os três pontos de discussão. Dá espaço para as perguntas. Encerra a reunião resumindo as próximas etapas e itens de ação.

A apresentação de Jasmine é muito mais do que apenas a avaliação anual da equipe: usando estratégias de narração de histórias, ela cria uma história envolvente sobre onde a equipe esteve e para onde ela vai.

Como você viu, a narração de histórias é uma ótima maneira de se comunicar e se conectar com sua equipe e uma parte crucial da nossa cultura na Salesforce. Ou seja, aperfeiçoe suas habilidades de narrativa e saia por aí contando histórias!