Trabalhar com notas e arquivos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Criar notas avançadas e anexá-las a vários registros.
  
• Encontrar todos os seus arquivos no Salesforce Files.
  

Impulsionar suas anotações com as Notas avançadas

Se você é como a maioria das pessoas, gosta de usar notas para se manter organizado. Com as Notas avançadas no Lightning Experience, é possível fazer anotações melhores e mais rápidas em qualquer lugar.

Nota

Seu administrador do Salesforce precisa ativar as Notas avançadas. Se você não está vendo o recurso Notas avançadas na sua organização, fale com seu administrador.

OK, o que significa fazer anotações melhores? Vamos comparar a ferramenta de notas original do Salesforce Classic com o editor de notas avançadas para você entender rapidamente. Temos aqui a ferramenta do Classic, a versão que vem com a lista relacionada Notas e anexos. Não há muito o que ver aqui.

Mesmo se você estiver usando as Notas avançadas no Salesforce Classic, você ainda terá uma surpresa, pois as Notas avançadas no Lightning Experience incluem muitas outras opções para se criar notas mais interessantes e relevantes. Dê uma olhada. Uau, não tem nem comparação.

Com o editor de notas aprimorado do Lightning Experience:

• Escreva sem se preocupar, pois suas ideias serão salvas à medida que você escrever.
  
• Destaque detalhes importantes e aumente o significado adicionando formatação ao texto em negrito e itálico (1).
  
• Organize as informações com etapas em listas com marcadores ou com números (2).
  
• Torne o conteúdo mais claro e memorável incluindo fotos ou imagens (3).
  

Melhor ainda, você pode expandir a visibilidade e o impacto de informações importantes relacionando uma nota a vários registros, como oportunidades, contas e contatos relevantes (4). Você pode até compartilhar uma nota com grupos ou colegas de equipe (5).

Criar notas instantaneamente

No Salesforce Classic, a criação de notas está ligada à lista relacionada Notas e anexos, nos registros, ou ao editor do Chatter, nos feeds. No Lightning Experience, é possível iniciar uma nova nota em qualquer lugar.

Como você acabou de ver, você pode criar notas no menu de ações globais e na barra de utilitários. Você também pode ver um item Notas na barra de navegação. Falaremos sobre essa opção do Lightning Experience daqui a pouco. Mas se o aplicativo que você está usando tem o item Notas, esse é outro lugar para se criar notas.

Também é fácil criar notas que fiquem automaticamente relacionadas a um registro em que você esteja trabalhando. Procure a ação Nova nota no menu de ação do registro ou use o botão Novo na lista relacionada Notas.

Duas listas relacionadas para Notas?

Pode parecer que você está enxergando dobrado ao olhar as listas relacionadas em um registro.

Não se preocupe, seus olhos estão normais. As Notas avançadas e as Notas do Classic não ficam bem juntas. Por isso, as Notas avançadas criadas para um registro ficam na lista relacionada Notas. Quaisquer notas criadas anteriormente para o registro com a ferramenta de notas do Classic ficam na lista relacionada Notas e anexos.

Uma nova página inicial para as Notas

Bem-vindo à página inicial das Notas, um dos grandes recursos disponíveis somente no Lightning Experience. Disponível na barra de navegação, as Notas são seu hub para acessar e gerenciar todas as notas que você pode ver, independentemente de estarem relacionadas aos registros ou não.

A página inicial inclui vários modos de exibição de lista que facilitam a localização de determinadas notas, inclusive as que são compartilhadas com você. Clique em uma nota em um modo de exibição de lista para lê-la ou atualizá-la.

Você pode até invocar versões anteriores de uma nota para ver o que foi alterado ou restaurar versões anteriores.

Gerenciar arquivos

Diga adeus a ficar se desdobrando para acessar todo o seu conteúdo em diversos sistemas de gerenciamento de arquivos do Salesforce. No Lightning Experience, o Salesforce Files unifica seus arquivos, documentos e bibliotecas em um único lugar para facilitar o gerenciamento. O Lightning Experience também integra os arquivos para acesso diretamente no fluxo de sua empresa, para que você possa acessar o conteúdo de que precisa em qualquer ponto do aplicativo. Vamos ver como essa abordagem simplificada traz vantagens para você.

Seu hub do Files

Vamos começar com a página inicial do Files, o lugar perfeito para gerenciar todos os seus arquivos. Acesse a página inicial do Files no item Files (Arquivos) na barra de navegação.

• Acesse todos os arquivos pertencentes a você ou aos quais tem acesso. Altere a lista de arquivos visualizados usando filtros (1).
  
• Acesse bibliotecas e os arquivos delas (2). As bibliotecas são uma maneira de organizar conteúdo e compartilhá-lo com colegas. Você pode até criar pastas nas bibliotecas para ajudá-lo a organizar o conteúdo.
  
• Realize buscas (3) para encontrar arquivos.
  
• Carregue novos arquivos no Salesforce Files (4) para poder anexá-los a registros e compartilhá-los com colegas, grupos ou clientes. Ele aceita todos os tipos de arquivo, desde apresentações do Microsoft® PowerPoint® e planilhas do Excel® até PDFs do Adobe® e arquivos de áudio, imagem e vídeo.
  
• Selecione ações a serem realizadas com arquivos individuais diretamente a partir da lista de arquivos (5).
  
• Veja arquivos no visualizador de arquivos. O visualizador inclui controles para baixar, compartilhar ou excluir o arquivo atual, carregar uma nova versão do arquivo, editar detalhes do arquivo, gerar um link público para o arquivo e mudar para modo de tela cheia nas apresentações.
  

Gerenciar arquivos nos registros

Precisa anexar alguns arquivos a uma oportunidade, a uma conta ou a outro registro? Esqueça a conhecida lista relacionada de Notas e anexos. A lista relacionada do Files é a melhor opção.

Existem duas opções para anexar arquivos a um registro usando a lista relacionada do Files.

• Se o arquivo estiver no seu computador, carregue-o rapidamente. Basta arrastar um arquivo, ou vários ao mesmo tempo, para o cartão da lista relacionada do Files no registro! Os arquivos carregados são adicionados ao Salesforce Files automaticamente e ficam acessíveis de qualquer lugar no Lightning Experience, não apenas no registro em questão.
  
• A lista relacionada do Files também abre a porta para todos os arquivos no Salesforce Files aos quais você tem acesso, incluindo arquivos nas bibliotecas e em repositórios externos, como o Google Drive ou o Box. Para anexar arquivos do Salesforce Files, clique em Add Files (Adicionar arquivos) na lista relacionada Files (Arquivos).
  

Você pode aproveitar todos os recursos avançados do Salesforce Files em cada arquivo anexado a um registro por meio da lista relacionada do Files. Por exemplo, carregue uma nova versão do arquivo, edite os detalhes do arquivo ou compartilhe o arquivo com pessoas, grupos e bibliotecas. Clique em Ver tudo no cartão da lista relacionada do Files para ver a lista relacionada por inteiro.

Para saber mais sobre permissões de acesso aos arquivos, configurações de privacidade de arquivos e limites de tamanho de arquivos, consulte Compartilhamento de arquivos e privacidade na Ajuda do Salesforce.

Compartilhar arquivos

Para facilitar a colaboração de conteúdo, o Salesforce Files integra oportunidades de compartilhamento de arquivo em todo o fluxo de trabalho de sua organização. Você pode acessar opções de compartilhamento na página inicial do Files, nas listas relacionadas do Files, no visualizador de arquivos, nas páginas de detalhes de registros dos arquivos e nos feeds do Chatter.

É fácil compartilhar seus arquivos com o público certo. Vamos ver alguns exemplos.

• Pessoas ou grupos específicos Se a ação Compartilhar estiver disponível para um arquivo, você poderá designar pessoas ou grupos que poderão vê-lo. Atribua permissões de arquivo Visualizador ou Colaborador para cada pessoa ou grupo. As pessoas que tiverem acesso ao arquivo podem visualizá-lo, baixá-lo e compartilhá-lo novamente (se o arquivo permitir um novo compartilhamento). Os colaboradores podem fazer tudo isso, além de mudar as permissões do arquivo, editar o arquivo e carregar novas versões. 
  
  
• Públicos ou registros mais amplos Anexe arquivos a publicações ou comentários no feed principal do Chatter ou a feeds em registros.
  
• Clientes ou pessoas fora da sua empresa Se a ação Link público estiver disponível, você poderá compartilhar o arquivo com públicos externos com segurança. Um link público é uma URL criptografada que pode ser enviada com segurança para qualquer destinatário fora (ou dentro) de sua empresa, incluindo leads, clientes, parceiros e colegas de trabalho. Os destinatários podem visualizar e baixar o arquivo, mas não podem ser colaboradores. Você pode excluir o link a qualquer momento; nesse caso, ele não fornecerá mais acesso ao arquivo.
   
  

Considerações para outros tipos de conteúdo

Alguns tipos de arquivo mais antigos do Salesforce Classic não são totalmente compatíveis ou simplesmente não são nada compatíveis com o Lightning Experience. Se você usa algum desses recursos, tenha algumas coisas em mente.

• Os anexos em registros não estão automaticamente disponíveis no Salesforce Files ou na lista relacionada do Files, pois os anexos não são realmente arquivos. Existem opções que seu administrador pode usar para converter arquivos para o Salesforce Files. Mas, enquanto isso, você pode continuar a visualizar e baixar anexos existentes na lista relacionada Notas e anexos. Não é possível criar novos anexos no Lightning Experience.
  
• A guia Documentos não fará a transição para o Lightning Experience. Se você tem arquivos nos Documentos que precisam ser acessados no Lightning Experience, recomendamos baixá-los e carregá-los na sua Biblioteca de ativos na página inicial do Files. Uma exceção são documentos usados em modelos de email como anexos. Esses arquivos precisam ficar em Documentos por enquanto.
  
• Conteúdo do Salesforce CRM Pastas e arquivos em bibliotecas estão disponíveis no Salesforce Files no Lightning Experience. Você pode compartilhar e interagir com eles como faz com outros arquivos. Mas existem algumas limitações, incluindo:
  

• Dependendo da configuração da sua organização, você pode precisar mudar para o Salesforce Classic a fim de criar ou gerenciar bibliotecas. Se você não tem essa opção, fale com seu administrador do Salesforce.
  
• Entregas de conteúdo não estão disponíveis no Lightning Experience, mas o compartilhamento de links é compatível.
  

Recursos

• Ajuda: Notas
• Ajuda: Files Home
• Ajuda: Create Folders in Libraries in Lightning Experience
• Ajuda: Compartilhamento de arquivos e privacidade