Gerenciar suas tarefas, eventos e emails

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

  • Analisar seu histórico de atividades na linha de tempo de atividade.
  • Atualizar tarefas.
  • Trabalhar eficientemente com eventos de calendário.
  • Identificar dois lugares de onde você pode enviar emails no Lightning Experience.

Linha de tempo de atividade

Quando você olha um registro no Salesforce Classic, como um contato ou uma oportunidade, usa as listas relacionadas Atividade aberta e Histórico de atividades para se manter atualizado em relação às atividades.

As listas relacionadas de atividades no Salesforce Classic

No Lightning Experience, os detalhes dessas listas são mostrados de maneira mais inteligente na linha de tempo de atividade.

O compositor de atividade e suas guias de atividade

É como um centro de controle principal de atividades para tudo que se relaciona ao registro aberto. Em vez de acessar listas relacionadas diferentes para ter uma visão geral, tudo está em um mesmo lugar e diretamente no registro pertinente.

E isso é exclusivo do Lightning Experience, por isso, aproveite!

Recapitulando as últimas atividades

Seu colega está fora do escritório e você está tratando das suas contas até ele voltar. Quando um cliente liga, como você se atualiza sobre o que está acontecendo?

Ou talvez você tenha estado fora do escritório. Agora que voltou, precisa saber o que aconteceu durante sua ausência.

De qualquer forma, a linha de tempo de atividade é sua melhor amiga.

A Linha de tempo de atividade mostrando atividades ativas e anteriores

Vamos analisar algumas maneiras de revisar o que aconteceu com este cliente.

A primeira coisa a se notar é que a linha de tempo de atividade está dividida em Próximas etapas e Etapas em atraso (1) e meses anteriores (2), o que permite ver o que está planejado e o que já aconteceu. Você pode expandir e fechar um mês clicando nos botões (3).

Se você quiser mais detalhes sobre uma atividade, clique no botão de expansão (4) do lado esquerdo da atividade e clique no botão novamente para fechá-la ao terminar. Ou clique em Expandir tudo (5) para ver detalhes de todas as atividades.

Veja o que mais está planejado clicando em Ver mais (6).

Encontre as atividades mais importantes

Se você trabalhou em uma conta, oportunidade ou em outro registro por algum tempo, provavelmente tem uma mistura de atividades na linha de tempo de atividade. Como fazer para encontrar os detalhes que está procurando?

Filtrar o que você vê na linha de tempo de atividade

Use o recurso de filtro para restringir a pesquisa. Ao filtrar por tipo de atividade e intervalo de datas, você poderá encontrar os principais detalhes rapidamente.

Mais recursos da linha de tempo de atividade

Existem muitas outras coisas que você pode fazer na linha de tempo de atividade.

Alterar detalhes da atividade na linha de tempo de atividade

Conforme você vai revisando a lista, pode atualizar uma atividade. Na linha da atividade, clique na seta do menu suspenso para exibir as opções de edição.

Ou, ao concluir uma tarefa, clique na caixa de seleção para marcá-la como concluída.

Você poderá encontrar várias formas de usar a linha de tempo de atividade quando explorar o Lightning Experience.

Tarefas e listas de tarefas

Não existe uma guia Tarefas no Salesforce Classic além da lista Minhas tarefas na página inicial.

Ver suas listas de tarefas na página inicial no Salesforce Classic

Mas, às vezes, você deseja ver sua lista geral de tarefas pendentes, não somente o que está agendado para um contato ou conta específica. E não seria bom poder ir da sua lista de tarefas diretamente para qualquer página em vez de ter que navegar sempre pela página inicial?

É aqui que a página de tarefas do Lightning Experience mostra sua utilidade.

A página inicial de Tarefas no Lightning Experience

É fácil acessá-la e é o melhor lugar para criar tarefas e gerenciar o que você precisa resolver. Clique na guia Tarefas ou clicar em Ver tudo na lista Minhas tarefas na página inicial do Lightning Experience.

Mantenha suas tarefas pendentes atualizadas

Outro grande aspecto da lista de tarefas é que, enquanto você vê a lista à esquerda, os detalhes expandidos relativos à tarefa selecionada aparecem à direita.

A página de tarefas tem um modo de exibição de lista à esquerda e um modo de exibição detalhado à direita

Clique em uma tarefa no lado esquerdo e veja as informações no lado direito.

Ações que você pode realizar nas tarefas no Lightning Experience

O Lightning Experience inclui várias ações rápidas no modo de exibição detalhado que tornam a atualização de tarefas mais eficaz; basta clicar no menu suspenso. Você pode alterar o status, alterar a prioridade, editar e excluir.

Ou clicar em Marcar como concluído para marcar a tarefa como concluída. Você também pode marcar as tarefas como concluídas em qualquer modo de exibição de lista. É claro que as tarefas também aparecem na linha de tempo de atividade do registro aberto, e você pode editá-las ali também.

Calendário

O Salesforce Classic inclui um calendário para ajudá-lo a se lembrar de compromissos.

O calendário na página inicial no Salesforce Classic

Mas o calendário no Lightning Experience dá um passo adiante para tornar seu trabalho ainda mais eficiente.

Seu calendário no Lightning Experience

A primeira coisa a se notar é a guia Calendário, que facilita o acesso à agenda.

Também é fácil e rápido criar um evento. Clique em Novo evento ou clique no dia e na hora em que o evento começa e arraste o cursor até a hora em que o evento termina. A caixa de diálogo Novo evento aparece, com as horas de início e término já preenchidas. Digite os detalhes do evento e clique em Salvar.

Quer se concentrar em sua próxima programação ou organizar as coisas na tela de um pequeno computador portátil? Clique em Botão para mostrar ou ocultar o painel lateral no calendário para ocultar o painel lateral em seu calendário. Em seguida, clique no botão novamente quando quiser o painel de volta.

Visualizar outros calendários

O mais útil no Lightning Experience é como você pode compartilhar e ver seu calendários e o dos seus colegas no seu próprio calendário. Além disso, você pode adicionar vários calendários ao mesmo tempo com listas de usuários. Se você não vir listas de usuários como uma categoria de pesquisa na caixa de diálogo Adicionar calendários, pergunte a seu administrador sobre como configurar calendários de listas de usuários.

Ver o calendário compartilhado de um colega

Os calendários compartilhados permitem ver facilmente quando os eventos se sobrepõem. Por exemplo, você pode ver quando um colega está ocupado para garantir que ele esteja disponível para um evento que tomará todo o dia e que precisa ser agendado.

Quando um colega de trabalho visualiza o seu calendário, os detalhes que ele pode ver são determinados pelo nível de acesso padrão. Para mostrar a um determinado colega de trabalho mais ou menos detalhes sobre sua lista de prioridades, clique em Botão Opções doe calendário ao lado do seu calendário Meus eventos e, em seguida, selecione Compartilhar calendário. Tenha em mente que o administrador pode limitar os detalhes que todos podem compartilhar com os outros.

Se você quiser se concentrar apenas em um calendário, clique nos quadrados coloridos dos outros calendários para deixar de vê-los. Clique no quadrado novamente para fazer o calendário reaparecer.

Ver seus dados do Salesforce como datas em um calendário

Uma maneira útil de usar um calendário é ver seus dados do Salesforce como eventos em um calendário.

Visualizar dados no Salesforce (neste caso, oportunidades) em um calendário

A captura de tela mostra datas de fechamento de oportunidade no seu calendário.

Isso é fácil de fazer; basta criar um calendário para os dados que interessam a você.

Criar um novo calendário

Escolha o objeto que deseja ver no calendário e selecione os campos de data que representam os dados que deseja rastrear, como datas de fechamento pendentes.

Agora, você tem um panorama do que vem a seguir. Olhando a captura de tela, parece que sua semana será cheia de fechamentos de negócios. Agora, você pode se planejar para isso e reagendar algumas reuniões ou bloquear algum tempo para “estar sempre fechando”.

Calendários em ação

Se as imagens valem por mil palavras, então os vídeos são ainda melhores para dar vida aos conceitos. Então, aqui está um vídeo rápido sobre o uso de calendários no Lightning Experience.

Email

Embora existam várias formas de comunicação hoje em dia, seus clientes ainda dependem bastante dos emails, assim como você.

Enviar emails de qualquer lugar

No Salesforce Classic, você normalmente cria e envia emails da lista relacionada Status de email HTML.

O botão Enviar um email no Salesforce Classic

É também o lugar onde você pode ver o que já foi enviado.

No Lightning Experience, existem várias opções para criar e enviar emails. O Compositor de atividade em um registro e o menu Ações globais são, provavelmente, as opções que usará mais.

O compositor de email no Lightning Experience

Como mostra essa captura de tela do compositor de email, ao enviar um email de um registro, o Lightning Experience preenche o endereço Para: por você, da mesma forma que o Salesforce Classic. Se uma Conta pessoal tiver um endereço de email, ele também será preenchido automaticamente, mas somente no Lightning Experience.

Por exemplo, você acabou de lembrar que precisa enviar uma nota de agradecimento a um contato. Clique na Ação rápida de email para abrir o compositor de email e preencher os detalhes; não é necessário estar no registro correto para isso. Lembre-se de atualizar o campo Para de modo que vá para a pessoa correta! Você verá o email na linha de tempo de atividade do destinatário.

Recursos de email no Lightning Experience

No compositor de email, existem vários recursos que tornam seus emails ainda mais avançados.

Uma das primeiras coisas a se notar é que você pode relacionar o email a outro registro, como a oportunidade em que você está trabalhando.

Relacionar um email a outro registro, uma oportunidade, por exemplo

Em seguida, você verá o email no contexto, na linha de tempo de atividade, ao ver a oportunidade

Ações no compositor de email

Você também pode fazer outras coisas no compositor de email: adicionar anexos, inserir campos de mesclagem, inserir ou criar um modelo, visualizar o email antes de enviá-lo, apagar o conteúdo do email e recomeçar e expandir o compositor para ter mais espaço.

Enviar email para um grupo

Você já usou emails de grupo no Salesforce Classic, chamados de Email em massa, para entrar em contato com vários clientes ao mesmo tempo.

Email em massa no Salesforce Classic

É possível fazer isso no Lightning Experience, em relação a contatos e leads, usando o recurso Email de lista. No Lightning Experience, você começa em um modo de exibição de lista salvo, cuja lista já tenha sido filtrada para indicar um grupo de destinatários específico.

Recurso Email de lista no Lightning Experience

No email de lista, você pode incluir modelos e campos de mesclagem, além de anexos (2), para que ele seja mais eficaz. Não deixe de conferir a guia Revisar para confirmar se os destinatários e campos de mesclagem aparecem da forma desejada (1) antes de clicar em Enviar.

O compositor de Email de lista no Lightning Experience

O envio de emails para um grupo pode ter um grande efeito para suas iniciativas de contato.

Modelos de email

O Lightning Experience inclui um novo tipo de modelo de email que você pode criar. Com os modelos do Lightning, você pode usar rich text, visualizar o arquivo e compartilhá-lo facilmente. Basta enviar o anexo do email como link. É fácil manter esses modelos atualizados.

Como escolher modelos de email no Lightning Experience

No entanto, se você precisar de papel timbrado, HTML personalizado ou modelos do Visualforce, talvez seja melhor continuar usando os modelos do Salesforce Classic até que estes recursos sejam disponibilizados nos modelos do Lightning.

Você pode acessar seus modelos de email Papel timbrado, HTML personalizado ou Texto do Classic existentes no Lightning Experience. Você não pode apenas editá-los. Ao selecionar um modelo, escolha Modelos do Classic na lista suspensa.

Email de lista e modelos de email na prática

Vamos terminar vendo o Email de lista e os modelos de email na prática. Este vídeo mostra como enviar emails personalizados para um grupo.