Distribuir o Lightning Experience para seus usuários
Objetivos de aprendizagem
Fase de Distribuição: iniciar seu plano de transição
Você se lembra da analogia com os musicais da Broadway? Você é o diretor e seu show acaba de receber o sinal verde para avançar. E agora?
Agora é hora de se ocupar preparando sua organização — e seus usuários — para o Lightning Experience. Na fase de Distribuição, você começa sua estratégia de gerenciamento de mudanças. E lida com as atividades de desenvolvimento de lançamento, inclusive a implementação de recursos do Lightning Experience e o ajuste dos problemas de prioridade identificados no seu Relatório de prontidão. A última peça é efetuar o lançamento, concedendo aos usuários acesso à nova interface!
Claro, executar seu projeto de transição do Lightning Experience envolve arregaçar as mangas. Mas também deve haver uma sensação de diversão! Afinal, qual é o sentido de introduzir novos recursos revolucionários se seus usuários não estão animados com o que vem a seguir? Vamos ver ideias para transformar seu lançamento em um evento incrível na sua empresa.
Se estiver distribuindo gradualmente a grupos de usuários, você repetirá algumas das atividades nesta fase até que todos estejam na nova interface. E lembre-se, você não tem de abordar tudo de uma vez.
Vamos aos detalhes.
Preparar seus usuários para trabalhar no Lightning Experience
Inicie as atividades de gerenciamento de mudanças agora e as mantenha durante o resto do projeto de transição. Usuários ocupados nem sempre são receptivos à mudança. Então, seu foco neste momento é conquistar corações e mentes com comunicação, colaboração, treinamento... e até um pouco de marketing para criar entusiasmo. A cada etapa do caminho, use o Change Management Hub de transição do Lightning Experience para obter orientações e ferramentas e garantir que seus usuários estejam bem preparados para seu lançamento.
Vamos ver as atividades de gerenciamento de mudanças que devem ser essenciais na sua fase de Distribuição.
Criar um Grupo do Chatter para a Equipe de distribuição
Você precisa de um lugar onde possa se comunicar e colaborar com as partes interessadas e usuários afetados enquanto distribui o Lightning Experience. Recomendamos configurar um grupo do Chatter e convidar todos os envolvidos.
O Change Management Hub faz isso rapidinho. Ele até fornece um modelo de "mensagem de boas-vindas" para iniciar o grupo do Chatter do jeito certo.
Com o grupo do Chatter pronto, você pode compartilhar a agenda de distribuição, publicar atualizações e colaborar no contexto.
Liberar o poder dos campeões do Salesforce
Os campeões são funcionários que entendem o valor de sua implementação, querem ajudá-lo a melhorar o que já existe e estão empolgados em ajudar os outros a adotar o Salesforce. Os campeões geralmente estão intimamente envolvidos com a comunidade de funcionários e têm boas ideias sobre quais recursos e processos são usados e quais pontos problemáticos impedem a adoção. Ganhe o apoio dos campeões no início do projeto de transição para que eles possam atuar como evangelizadores do Lightning Experience e ajudá-lo a responder perguntas e dar suporte.
Ofereça aos campeões uma prévia do Lightning Experience. Na verdade, peça a ajuda deles no início da fase de distribuição para validar as prioridades em seu plano de distribuição. Deixe-os experimentar o Lightning Experience. Ou, melhor ainda, peça que eles realizem seus trabalhos na nova interface por uma semana. Ouça-os para saber o que está funcionando e o que não está. Esse feedback pode revelar que coisas que você havia pensado como problemas realmente não são. Ou que você não considerou os recursos ou processos que seus usuários precisam.
Dica: Que tal essa ideia? Pedir ajuda aos campeões para validar as prioridades da distribuição do Lightning Experience na Ajuda do Salesforce mostra as etapas para que isso aconteça.
Reconheça oficialmente o status de superusuários dos campeões com uma designação especial, como um ícone personalizado na foto de perfil deles no Chatter, um botão, uma camiseta, ou as três coisas! Torne-os moderadores ou gerentes de seu grupo do Chatter de distribuição do Lightning Experience. Tudo isso ajuda a validar o papel deles como líderes do projeto de transição e capacita eles a ajudar os outros.
Está chegando! (Ou: como promover seu lançamento)
Uma parte importante da preparação dos usuários para o Lightning Experience é ter certeza de que eles sabem que ele está chegando, e antes do tempo! Igualmente importante é demonstrar o valor do Lightning Experience e mostrar aos usuários o que eles aproveitarão. Você pode conseguir esses objetivos e criar agitação e empolgação usando estratégias de marketing simples.
Essa é a parte da distribuição em que você torna o projeto mais divertido. Independentemente do seu orçamento, use a sua criatividade para tornar a ativação um verdadeiro evento. Aqui estão algumas ideias para ajudá-lo a começar.
- Crie um tópico em seu grupo do Chatter para todas as suas atualizações de comunicação. A partir do início do projeto, faça publicações regulares que impulsionam a conscientização. À medida que você se aproxima de seu lançamento, concentre-se mais em benefícios e recursos específicos. Você pode ter um segmento "recurso da semana".
- Execute uma campanha prolongada que promove o Lightning Experience e mostra aos usuários o que eles aproveitarão. O Change Management Hub (e a pasta de fase de Distribuição no pacote de ativação) inclui vários modelos de campanha que destacam recursos-chave do Lightning Experience. Você pode personalizar as mensagens para refletir sua implementação. Você pode até usar o Hub para publicar a campanha no Chatter ou usar outros canais de comunicação, como e-mail.
- Fazer uma rifa com prêmios, como vale-presente, dia de folga, almoço com um executivo.
- Dar uma festa de lançamento com bolo ou cupcakes.
- Encomendar brindes promocionais para distribuir no dia da ativação.
É útil ter um calendário de comunicação e eventos com marcos principais. Por exemplo, faça com que toda a empresa receba um comunicado oficial no dia do lançamento, como uma publicação no Chatter ou um email de seu patrocinador executivo, VP de vendas ou CEO.
Eis um exemplo de um cronograma de comunicação:
| 4 semanas antes | Email do patrocinador executivo |
| 4 semanas antes | Criação do grupo do Chatter |
| 3 semanas antes | Campanha de email de chamada n.º 1 |
| 3 semanas antes | Campeões identificados e anunciados |
| 2 semanas antes | Campanha de email de chamada n.º 2 |
| 2 semanas antes | Rifa anunciada |
| 1 semana antes | Campanha de email de chamada n.º 3 |
| 1 semana antes | Email do Presidente da empresa |
| 1 dia antes | Email com lembretes, instruções e onde obter ajuda |
| Dia do lançamento | Publicação no Chatter do CEO da empresa e festa de lançamento |
Treinar seus usuários para trabalhar no Lightning Experience
Treine os usuários para fazer seus trabalhos no Lightning Experience de modo confortável e produtivo desde o lançamento.
Um bom ponto de partida é o treinamento individual. Direcione seus usuários para o Trailhead e o módulo Lightning Experience para usuários do Salesforce Classic. Este módulo foi projetado para mostrar aos usuários do Salesforce Classic como alternar para o Lightning Experience.
Dependendo de como é sua interface de usuário personalizada ou do nível de complexidade de seus processos, você também pode querer realizar algumas sessões de treinamento em pessoa. Oferecemos um conjunto de treinamento personalizável na pasta de fase de Distribuição do pacote de ativação que você pode usar como ponto de partida.
Para se preparar para sessões de treinamento, considere essas perguntas:
| Metas | Qual é o resultado específico que você deseja alcançar? |
| Instrutor | Quem vai ministrar o treinamento? |
| Alunos | Quem precisa ser treinado? |
| Materiais | Quais materiais você precisa para o treinamento? O que precisa ser desenvolvido? |
| Local | O treinamento será presencial ou a distância? |
| Métricas | Como você determinará se o treinamento foi bem-sucedido? |
Para estender seu alcance de treinamento, pense em usar um modelo treinar-o-treinador com a ajuda de seus campeões. Em vez de treinar todos os seus usuários pessoalmente, você pode treinar seus campeões. Em seguida, faça com que eles forneçam sessões de treinamento. Seus campeões entendem o valor do Lightning Experience e as necessidades de seus usuários, portanto, eles são uma autoridade perfeita para envolver outras pessoas.
Considere também sessões de treinamento ou horários de expediente de acompanhamento após lançar o Lightning Experience, para reforçar os comportamentos corretos e manter seus usuários atualizados. Se você tem uma equipe de apoio, envolva-a no treinamento também para que os membros estejam preparados para as perguntas dos usuários.
Implementar os recursos do Lightning Experience
Aproveite as centenas de recursos inovadores no Lightning Experience para transformar a forma de trabalhar de seus usuários. Existem muitas opções; comece com os recursos que beneficiarão diretamente cada grupo de usuários migrado. Mantenha a iteração para agregar mais valor.
Estes são alguns dos ótimos candidatos a se considerar.
Linha de tempo de atividadeProporcione aos usuários um modo mais eficiente e fácil de acompanhar atividades anteriores e atuais. Todos os detalhes essenciais de cada tarefa, reunião, chamada registrada e email enviado são reunidos diretamente na página com outros detalhes de registro. Atividades compartilhadas Represente relacionamentos de atividade com mais precisão ao permitir que seus representantes de vendas relacionem diversos contatos a eventos e tarefas individuais. A ativação de Atividades compartilhadas é definitiva. Depois de ser ativado, esse recurso não pode ser desativado.
Notas avançadas
Ajude seus usuários a permanecerem organizados com nossa ferramenta aprimorada de anotações. É muito fácil criar anotações em rich text e relacioná-las rapidamente a registros específicos. Quando você ativar as Notas avançadas, lembre-se de adicionar a nova lista relacionada de Notas aos layouts de página. Adicionar a lista relacionada de Notas permite que os usuários criem e leiam notas diretamente dos seus registros.
Salesforce Files
Aproveite a flexibilidade e os recursos sofisticados do Salesforce Files a partir de objetos padrão do Salesforce e de seus objetos personalizados. Adicione a nova lista relacionada de Arquivos aos layouts de página. Adicionar a nova lista relacionada de Arquivos permite que os usuários carreguem arquivos em registros, vejam os arquivos associados a registros e naveguem rapidamente pelos arquivos usando o visualizador visualmente sofisticado.
Caminho
Para trabalhar com mais eficiência ou fechar mais negócios, ajude seus usuários a adotar os processos da sua empresa. Configure um processo com base no status ou estágio de um objeto. Adicione um guia para o sucesso em cada etapa do processo.
News
Oferece a seus representantes de vendas o acesso instantâneo e oportuno a notícias relevantes sobre suas contas, contatos, leads e oportunidades. Esse recurso só está disponível em inglês; portanto, se a sua organização usar outro idioma principal, considere se deseja esta opção.
Página inicial
Dê a seus usuários tudo de que precisam para gerenciar o dia deles na página inicial no Lightning Experience. Os representantes de vendas podem ver seus resumos de desempenho trimestrais e obter atualizações importantes sobre tarefas e oportunidades essenciais. Você também pode personalizar a página para diferentes tipos de usuários e atribuir páginas personalizadas para perfis diferentes.
Duplicate Management
Para alertar os usuários quando eles estiverem prestes a criar um registro duplicado, crie regras duplicadas. As regras de itens duplicados estabelecem se e quando os usuários podem criar registros duplicados no Salesforce.
Lead Conversion
Mantenha o processo de vendas em movimento ao permitir que os representantes de vendas convertam leads qualificados em contatos. No momento da conversão, os representantes de vendas selecionam uma conta para o contato recém-criado ou criam uma conta se ainda não existir no Salesforce. Os representantes também podem criar uma oportunidade na hora. Adicione o botão Converter ao layout da página Lead.
Aplicativos do Lightning
Ajude os usuários a trabalhar de forma mais eficiente ao conceder-lhes acesso a todos os dados e ferramentas que eles precisam. O que é mais importante para os representantes de vendas? Contas, eventos e organizações. E para os gerentes de vendas? Relatórios e painéis estão no topo da lista. Os aplicativos do Lightning estão um passo à frente em relação aos aplicativos do Classic porque permitem que você os identifique com cores, logotipo e barra de utilitários personalizados.
Aplicativos de console do Lightning
Tem usuários em ambientes movimentados como centros de atendimento ou centros de contato? Aplicativos de console são perfeitos para essas situações. Os usuários podem exibir vários registros e seus registros relacionados na mesma tela, e analisar rapidamente os registros de uma lista usando a visualização dividida. É fácil ir e voltar entre listas e registros sem perder o fio da meada.
Ajustar seus recursos e personalizações existentes
A maioria das suas personalizações do Salesforce funcionam muito bem no Lightning Experience. Mas pode haver alguns aspectos de sua implementação que exigem atenção para obter melhores resultados na nova interface. Use o relatório de prontidão do Lightning Experience, o conversor de configuração do Lightning Experience e os bons testes à moda antiga para descobrir como as coisas estão.
Aproveite os dados de uso em cada seção do relatório de prontidão e o conversor de configuração para decidir se um problema vale o seu esforço. Por exemplo, se você possui botões JavaScript personalizados, mas ninguém os está usando, por que se preocupar em convertê-los para o Lightning Experience?
Se houver trabalho a fazer, confira as ferramentas de transição à sua disposição. Essas ferramentas aliviam sua carga de trabalho automatizando muitos ajustes e racionalizando as etapas restantes.
| Problema | Ferramenta de transição | Detalhes |
|---|---|---|
| Ações e botões ausentes | Conversor de configuração do Lightning Experience – Guia ações e botões | Se algumas ações, como Registrar uma chamada e novas tarefas, estiverem ausentes nas páginas do Lightning Experience, use o conversor de configuração para colocá-los automaticamente nos lugares certos. |
| Botões JavaScript, links e alertas | Conversor de configuração do Lightning Experience — Guia botões JavaScript | Botões, links e alertas de JavaScript não são suportados no Lightning Experience. Use o conversor de configuração para pesquisar esses elementos em sua organização. A ferramenta pode recriar automaticamente muitos botões, links e alertas como alternativas favoráveis ao Lightning. E ele fornece orientações sobre como recriar manualmente os itens que não podem ser convertidos automaticamente. |
| URLs embutidos | Conversor de configuração do Lightning Experience — Guia URLs embutidos | Referências codificadas ao URL instanciado da sua organização, como https://na189.salesforce.com, não são recomendadas, porque seu nome de instância pode mudar com uma migração de organização. Em vez disso, use o URL de login do Meu domínio da sua organização. Você pode encontrar o URL de login do Meu domínio da sua organização na página de configuração do Meu Domínio. Em seguida, use o Conversor de configuração para localizar seus URLs embutidos em códigos e atualizá-los para seus URLs do Meu domínio com um único clique. |
| Páginas do Visualforce | Conversor de configuração do Lightning Experience — Guia das páginas do Visualforce | A maioria das páginas do Visualforce funciona como está no Lightning Experience. Mas alguns dos recursos e atributos do Salesforce Classic talvez não sejam compatíveis com a nova interface. O conversor de configuração varre sua organização atrás de páginas que podem precisar de modificação e fornece instruções sobre como proceder. Você também pode usar a ferramenta para aplicar automaticamente o visual do Lightning às suas páginas do Visualforce, sem afetar como elas aparecem no Salesforce Classic. |
| Pacotes do AppExchange | Conversor de configuração do Lightning Experience — Guia pacotes do AppExchange | Pesquise por pacotes do AppExchange em sua organização e descubra quais estão prontos para o Lightning Experience e quais devem ser atualizados ou substituídos. |
| Anexos e notas clássicas | Ferramenta Magic Mover para anotações e anexos | Mova sua organização de anexos e notas clássicas para que você possa dar a seus usuários uma experiência melhor e parar de suportar recursos desnecessários. Baixe este aplicativo Salesforce Labs do AppExchange e execute-o para automatizar a conversão de notas clássicas em anotações e anexos aprimorados para Salesforce Files. |
| Base de conhecimento do Classic | Ferramenta de migração do Lightning Knowledge | Se sua empresa usa o Classic Knowledge, os usuários do Lightning Experience devem alternar para o Salesforce Classic para fazer coisas como encontrar ou criar artigos de conhecimento. Mover sua base de conhecimento do Classic para o Lightning Knowledge dá aos seus usuários do Lightning Experience uma experiência perfeita e um fluxo de trabalho muito melhor. Quando estiver pronto, a ferramenta de migração do Lightning Knowledge faz a maior parte do trabalho pesado para você. |
Para saber mais sobre cada uma dessas ferramentas, consulte Ajustar suas personalizações existentes na ajuda do Salesforce.
Lançar o Lightning Experience para os usuários
Em todo projeto bem-sucedido chega uma hora em que você planejou tudo, colocou em prática todos os planos e, finalmente, a data de lançamento chega. Se este é o seu musical da Broadway, então, esta é sua noite de estreia e, como administrador do Salesforce, é sua hora de brilhar!
Na hora do lançamento, configure o acesso ao Lightning Experience para o grupo de usuários pretendido. Se você está fazendo uma distribuição “Big Bang”, configure todos em sua organização. Mas se você está distribuindo aos usuários gradualmente, configure apenas os usuários para seu primeiro grupo (e assim por diante). Vamos analisá-lo mais detalhadamente.
Em janeiro de 2020, a atualização crítica Ativar o Lightning Experience habilitou automaticamente o Lightning Experience para as organizações que ainda não o ativaram. Esse é um passo a menos para lidar na fase de distribuição! Se deseja confirmar que o Lightning Experience está ativado para sua organização, utilize o Assistente de transição do Lightning Experience. Consulte Verifique se o Lightning Experience está ativado na Ajuda do Salesforce para obter mais detalhes.
Decida quem pode usar o Lightning Experience
Para usar o Lightning Experience, os usuários devem ter a permissão de Usuário do Lightning Experience. Esta permissão é ativada automaticamente para todos os perfis padrão do Salesforce. Mas os perfis personalizados geralmente não incluem a permissão por padrão.
Seja distribuindo o Lightning Experience a todos de uma vez ou em fases, use esta lista de verificação para ter certeza de que você não incluiu (ou exclui) alguém acidentalmente.
| Você quer distribuir o Lightning Experience para um pequeno grupo de usuários de perfil personalizado sem dar acesso a todos os usuários atribuídos a esses perfis? | Crie um conjunto de permissões que inclua a permissão Usuário do Lightning Experience. Então aplique o conjunto de permissões a cada usuário. |
| Quer distribuir a todos que estão atribuídos a um perfil personalizado específico? | Edite o perfil e ative a permissão de usuário do Lightning Experience. |
| Você criou alguns perfis personalizados clonando um perfil padrão? | A partir da versão Winter '16, os perfis personalizados herdam a permissão de Usuário do Lightning Experience dos perfis padrão. Você pode editar esses perfis para desativar a permissão de usuário, conforme a necessidade. |
| Você tem usuários com perfis padrão que ainda não deveriam estar acessando o Lightning Experience? | Mova esses usuários para perfis personalizados que não incluam a permissão Usuário do Lightning Experience. |
O que acontece quando os usuários têm acesso ao Lightning Experience
| Se um usuário foi adicionado ao Salesforce... | A interface padrão quando ele recebe a permissão de usuário do Lightning Experience é... | Como funciona |
|---|---|---|
| Antes do Lightning Experience estar ativado | Salesforce Classic | Esses usuários podem acessar o Lightning Experience, mas ficam no Salesforce Classic até se mudarem para a nova interface. Se quiser, você pode tornar o Lightning Experience padrão para alguns ou todos esses usuários. Consulte Alternar usuários para o Lightning Experience na ajuda do Salesforce para saber como. |
| Depois do Lightning Experience estar ativado | Lightning Experience | Esses usuários fazem login diretamente no Lightning Experience. Eles podem acessar o Salesforce Classic, se necessário. |
Todos os usuários habilitados para o Lightning Experience obtêm automaticamente o alternador. Que eles poderão usar para...adivinhem…alternar entre o Lightning Experience e o Salesforce Classic sempre que precisarem.
- No cabeçalho do Salesforce Classic, clique em Switch to Lightning Experience (Alternar para o Lightning Experience).
- No cabeçalho do Lightning Experience, clique na imagem do perfil e selecione Switch to Salesforce Classic (Alternar para o Salesforce Classic).
Missão de distribuição realizada
Muito bem! Você lançou com sucesso o Lightning Experience e seus usuários podem mergulhar na nova interface como quiserem. Antes de avançar para a próxima fase da transição, aproveite um momento para comemorar. Faça uma festa de lançamento. Reconheça o trabalho árduo de todos. Delicie-se com um bolo bem merecido.
Em seguida, continue para a próxima unidade e veremos como garantir uma conclusão bem-sucedida de sua transição certificando-se de que todos estão recebendo o que precisam do Lightning Experience.
Recursos
- Vídeo: Gerenciar mudanças para uma transição bem-sucedida
- Vídeo: Ferramentas de transição do Lightning Experience
- Ajuda: Introdução ao Conversor de configuração do Lightning Experience
- Vídeo: Converter seus botões JavaScript
- Vídeo: Preparar suas páginas do Visualforce
- AppExchange: Magic Mover para anotações e anexos
- Ajuda: Ferramenta de migração do Lightning Knowledge
- Blogs: Série Dicas de profissional para o Lightning Experience
- Vídeo: Lightning Experience no seu tempo
- Ajuda: Configurar usuários para o Lightning Experience
- Ajuda: Alternar usuários para o Lightning Experience