Adicionar novos usuários

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Descrever uma conta de usuário e o tipo de informação que ela contém.
  • Adicionar um ou vários usuários.
  • Usar o aplicativo móvel Salesforce para gerenciar usuários em qualquer lugar.

O que é um usuário?

Como um novo administrador, você realiza tarefas de gerenciamento de usuários, como criar e editar usuários, redefinir senhas, ceder permissões, configurar acesso a dados e muito mais. Nesta unidade, você aprenderá sobre os usuários e como adicioná-los à sua organização do Salesforce.

Então, o que é um usuário? Um usuário é aquele que pode efetuar login no Salesforce. Os usuários são funcionários da sua empresa, como representantes de vendas, gerentes e especialistas de TI que precisam de acesso aos registros da empresa.

Todo usuário do Salesforce possui uma conta de usuário. A conta de usuário identifica o usuário e as configurações da conta determinam quais recursos e registros o usuário pode acessar. Cada conta de usuário contém pelo menos o seguinte:
  • Nome de usuário
  • Endereço de email
  • Nome e sobrenome do usuário
  • Licença
  • Perfil
  • Papel (opcional)

Não se preocupe se você não entender alguma coisa. Abordaremos tudo com mais detalhes mais tarde.

Para exibir e gerenciar usuários em sua organização, em Configuração, insira Usuários na caixa Busca rápida e selecione Usuários. A lista de usuários mostra todos os usuários em sua organização. A partir da lista, é possível:
  • Criar um ou mais usuários.
  • Redefinir senhas para usuários selecionados.
  • Exibir uma página de detalhes de um usuário clicando no nome, no alias ou no nome de usuário.
  • Editar os detalhes de um usuário.
  • Efetuar login como qualquer usuário caso a permissão do sistema esteja ativada ou se o usuário fornecer o acesso de administrador do sistema.

Termos principais

Usamos muitos termos que são novos para você ao descrever as informações de fundo necessárias para começar a adicionar usuários. Veja aqui alguns termos principais que você deve saber e suas definições.

Nomes de usuário
Cada usuário possui um nome de usuário e um endereço de email. O nome de usuário deve ser formatado como um endereço de email e precisa ser único em todas as organizações do Salesforce. Pode ser o endereço de email do usuário, desde que seja único.
Licenças de usuário
Uma licença de usuário determina quais recursos o usuário pode acessar no Salesforce. Por exemplo, você pode conceder acesso aos usuários para recursos padrão do Salesforce e Chatter com a licença padrão do Salesforce. Contudo, se você quer conceder acesso aos usuários para recursos do Salesforce apenas, é preciso ter várias licenças que permitam essa escolha. Por exemplo, se você precisa conceder acesso a um usuário para o Chatter sem permitir que ele veja qualquer dado no Salesforce, você pode fornecer a ele uma licença gratuita do Chatter.
Perfis
Perfis determinam o que os usuários podem fazer no Salesforce. Eles vêm com uma série de permissões que concedem acesso para objetos, campos, guias e registros específicos. Cada usuário pode ter apenas um perfil. Selecione perfis com base na função de trabalho de um usuário (o perfil Usuário padrão é a melhor escolha para a maioria dos usuários). Não forneça a um usuário um perfil com mais acesso do que as necessidades do usuário para realizar o seu trabalho. Você pode conceder acesso para mais itens que o usuário precise com um conjunto de permissões.
Papéis
Papéis determinam o que os usuários podem ver no Salesforce com base em sua localização na hierarquia de papéis. Os usuários no topo da hierarquia podem ver todos os dados dos usuários abaixo deles. Usuários em níveis mais baixos não podem ver dados dos usuários acima deles, ou em outras ramificações, a menos que regras de compartilhamento concedam acesso a eles. A atribuição de papéis é opcional e cada usuário pode ter somente um.
Se você tem uma organização com muitos usuários, pode achar que é mais fácil atribuir papéis ao adicionar usuários. No entanto, você pode configurar uma hierarquia de papéis e atribuir papéis a usuários a qualquer momento. Papéis não estão disponíveis nas edições Professional, Enterprise, Unlimited, Performance e Developer do Salesforce.
Alias
Um alias é um nome curto para identificar o usuário em páginas de lista, relatórios ou outros lugares em que seu nome completo não caiba. Por padrão, o alias é a primeira letra do nome do usuário e as primeiras quatro letras do sobrenome.

Diretrizes para adicionar usuários

Você tem muitas opções para adicionar usuários e muitas ferramentas à sua disposição no Salesforce. Aqui estão algumas diretrizes para ajudá-lo a começar.
  • Nome de usuário: Cada usuário deve ter um nome de usuário que seja único em todas as organizações do Salesforce (e não apenas na sua).
  • Formato do nome de usuário: Os usuários devem ter um nome de usuário no formato de um endereço de email (ou seja, jdoe@domain.com), mas não precisam usar um endereço de email real. (Podem usar seu endereço de email, se desejarem, desde que esse endereço de email seja único em todas as organizações do Salesforce.)
  • Email: Os usuários podem ter o mesmo endereço de email em todas as organizações.
  • Senhas: Os usuários devem alterar sua senha na primeira vez que fizerem login.
  • Link de login: Os usuários só podem usar uma vez o link de login enviado no email de inscrição. Se um usuário clicar no link e não definir uma senha, você (o administrador) terá que redefinir a senha para que ele possa efetuar login.

Adicionar usuários

Você já pode ter adicionado alguns usuários caso tenha iniciado o Assistente de configuração. No entanto, você provavelmente precisará adicionar usuários no futuro, especialmente à medida que sua empresa cresce e contrata mais funcionários.

Dependendo do tamanho da sua organização ou do processo de integração de novos contratados, é possível optar por adicionar um usuário de cada vez ou vários de uma só vez. É possível fazer as duas coisas no Salesforce. O número máximo de usuários que podem ser adicionados é determinado pela sua edição do Salesforce e o número de licenças de usuário adquiridas.

Para adicionar usuários:
  1. Em Configuração, insira Usuários na caixa Busca rápida e selecione Usuários.
  2. Clique em Novo usuário para adicionar um único usuário ou em Adicionar vários usuários para adicionar até 10 usuários de uma vez.
  3. Insira o nome e o endereço de email de cada usuário e um nome de usuário exclusivo na forma de um endereço de email. Por padrão, o nome de usuário é igual ao endereço de email, mas é possível alterar isso.
  4. Selecione a licença de usuário que você deseja associar aos usuários criados (a licença determina quais perfis estão disponíveis para cada usuário).
  5. Selecione um perfil.
  6. Selecione Gerar senhas e notificar o usuário via email para enviar um nome de login e uma senha temporária para cada novo usuário.
  7. Clique em Salvar.

Agora você aprendeu a adicionar usuários à sua organização do Salesforce. No próxima unidade, ensinaremos você a manter seus dados seguros ao configurar o que seus usuários podem acessar.

Gerenciamento de usuários em qualquer lugar

O acesso ao gerenciamento de usuários e à Configuração não está limitado ao desktop. Se você não está em sua secretária e precisa lidar com tarefas administrativas, pode levar a Configuração para qualquer lugar com o aplicativo móvel SalesforceA.

Você pode realizar tarefas administrativas essenciais, como redefinir senhas, congelar usuários e exibir status de sistema atuais a partir de seu dispositivo móvel.

Você pode obter o SalesforceA para dispositivos móveis iOS e Android. Baixe o SalesforceA da App Store™ ou do Google Play™.

Fazer login no aplicativo móvel Salesforce

Fazer login no aplicativo móvel Salesforce é muito fácil. Bastam alguns elementos essenciais para você fazer login no aplicativo móvel com sucesso.
  • Nome de usuário
  • Senha supersecreta
  • Instância correta

O último item é importante. A instância pode variar de acordo com a produção, o sandbox ou o domínio personalizado. Por padrão, o aplicativo móvel Salesforce se conecta ao ambiente de produção. Você poderá se conectar a um ambiente de sandbox para fins de teste ou a um domínio personalizado se estiver configurado para sua organização. Quando tiver todos os elementos, você estará pronto para se conectar.

Tela de login
  1. Abra o aplicativo móvel Salesforce.
  2. Toque em Entrar.
    • Para se conectar a um sandbox ou a um domínio personalizado, os usuários de iOS tocam em Ícone Configurações para selecionar o ambiente desejado. Os usuários de Android tocam em Ícone de Excedente para selecionar o ambiente desejado.
  3. Digite o nome do usuário e a senha.
  4. Toque em Conectar.

Monitorar o status do Trust

Depois de se conectar ao SalesforceA, você verá a página Visão geral, que mostra o status recente do sistema e os usuários exibidos recentemente.

Tela Visão geral

A seção Status recente do sistema mostra informações de trust.salesforce.com sobre o desempenho do sistema da sua instância nas últimas 24 horas. Trust.salesforce.com é o site da Salesforce que mostra a transparência dos processos de disponibilidade de serviço, desempenho, segurança, privacidade e conformidade. O status do Trust permite a você ver rápida e facilmente se o desempenho de sua organização foi afetado, para que possa avisar a seus usuários em caso de alterações.

Congelar usuário de qualquer lugar

Pergunta: você está longe de sua mesa pegando um café e recebe um email dizendo que uma conta do Salesforce de um usuário pode estar em risco. O que você faz?

Bem, como você tem o SalesforceA instalado, pode beber seu café com tranquilidade e resolver o problema em seu dispositivo móvel.

Acesse a página de perfil do usuário em risco, toque e selecione Congelar.

Congelar usuário

Agora, a conta do usuário em risco está congelada para evitar problemas e você pode voltar a aproveitar sua mais que merecida pausa para um cafezinho.

Você viu o que pode ser feito levando a Configuração para qualquer lugar com o SalesforceA. Você pode monitorar o status do Trust da sua organização ou congelar um usuário cuja conta esteja em risco. Ao voltar para a sua mesa depois da pausa, veremos em maior detalhe o que a Configuração pode fazer por você no desktop.