Adicionar novos usuários

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

Descrever uma conta de usuário e o tipo de informação que ela contém.
Adicionar um ou vários usuários.
Congelar ou desativar usuários.

Nota

Deseja aprender em português (Brasil)? Nesse emblema, as validações dos desafios práticos do Trailhead funcionam em inglês. As traduções são fornecidas entre parênteses como referência. No Trailhead Playground, (1) mude a localidade para Estados Unidos, (2) mude o idioma para inglês e (3) copie e cole apenas os valores em inglês. Siga as instruções aqui.

Consulte o emblema Trailhead no seu idioma para saber como aproveitar a experiência traduzida do Trailhead.

O que é um usuário?

Como administrador, você realiza tarefas de gerenciamento de usuários, como criar e editar usuários, redefinir senhas, conceder permissões, configurar acesso a dados e muito mais. Nesta unidade, você aprenderá sobre os usuários e como adicioná-los ao Salesforce.

Então, quem é um usuário? Um usuário é aquele que pode efetuar login no Salesforce. Os usuários são funcionários da sua empresa, como representantes de vendas, gerentes e especialistas de TI que precisam de acesso aos registros da empresa. Você também pode ter usuários externos, como clientes finais, clientes potenciais e parceiros que acessam sites do Experience Cloud.

Existe uma conta de usuário para cada usuário do Salesforce. A conta de usuário identifica o usuário e as configurações da conta determinam quais recursos e registros o usuário pode acessar. Cada conta de usuário contém pelo menos o seguinte.

Nome de usuário
Endereço de email
Nome do usuário (opcional)
Sobrenome do usuário
Alias
Apelido
Licença
Perfil
Papel (opcional)

Não se preocupe se você não entender alguma coisa. Abordaremos tudo com mais detalhes mais tarde.

Você visualiza e gerencia usuários na página Users (Usuários) em Setup (Configuração). A lista de usuários mostra todos os usuários do Salesforce. A partir da lista, é possível:

Criar um ou mais usuários.
Redefinir senhas para usuários selecionados.
Exiba a página de detalhes de um usuário clicando no nome, no alias ou no nome de usuário.
Editar os detalhes de um usuário.
Efetuar login como qualquer usuário caso a permissão do sistema esteja ativada ou se o usuário fornecer o acesso de administrador do sistema.

Termos principais

Usamos muitos termos que são novos para você ao descrever as informações de fundo necessárias para começar a adicionar usuários. Veja aqui alguns termos principais que você deve saber e suas definições.

Nomes de usuário

Cada usuário possui um nome de usuário e um endereço de email. O nome de usuário deve ser formatado como um endereço de email e precisa ser único em todo o Salesforce. Pode ser o endereço de email do usuário, desde que seja exclusivo.

Licenças de usuário

Uma licença de usuário determina quais recursos o usuário pode acessar no Salesforce. Por exemplo, você pode conceder acesso aos usuários para recursos padrão do Salesforce e Chatter com a licença padrão do Salesforce. Contudo, se você quer conceder acesso aos usuários para apenas alguns recursos do Salesforce, é preciso ter várias licenças que permitam essa escolha. Por exemplo, se você precisa conceder acesso a um usuário para o Chatter sem permitir que ele veja qualquer dado no Salesforce, você pode fornecer a ele uma licença gratuita do Chatter.

Para saber mais sobre licenças do Salesforce, consulte Licenças do Salesforce.

Perfis

Cada usuário tem um perfil que define configurações padrão. É possível usar perfis para conceder permissões e acesso aos usuários. No entanto, recomendamos que você conceda aos usuários o perfil Minimum Access - Salesforce (Acesso mínimo – Salesforce) e, em seguida, use conjuntos de permissões e grupos de conjuntos de permissões para conceder aos usuários as permissões necessárias.

O que deve estar em um conjunto de permissões em vez de um perfil?

Conjunto de permissões	Perfil
Permissões de usuário, objeto e campo	Tipos de registro padrão
Permissões personalizadas	Aplicativos padrão atribuídos
Acesso a aplicativos conectados	Atribuições de layout de página
Acesso à classe do Apex	Horas de login
Acesso à página Visualforce	Intervalos de IP de login
Configurações de guia

Funções

Papéis determinam o que os usuários podem ver no Salesforce com base em sua localização na hierarquia de papéis. Os usuários no topo da hierarquia podem ver todos os dados dos usuários abaixo deles. Usuários em níveis mais baixos não podem ver dados dos usuários acima deles, ou em outras ramificações, a menos que regras de compartilhamento concedam acesso a eles. A atribuição de papéis é opcional e cada usuário pode ter somente um. Se você tem uma organização com muitos usuários, pode achar que é mais fácil atribuir papéis ao adicionar usuários. No entanto, você pode configurar uma hierarquia de papéis e atribuir papéis a usuários a qualquer momento. Papéis só estão disponíveis nas edições Professional, Enterprise, Unlimited, Performance e Developer do Salesforce.

Alias

Um alias é um nome curto para identificar o usuário em páginas de lista, relatórios ou outros lugares em que seu nome completo não caiba. Por padrão, o alias é a primeira letra do nome do usuário e as primeiras quatro letras do sobrenome.

Diretrizes para adicionar usuários

Você tem muitas opções para adicionar usuários e várias ferramentas à sua disposição no Salesforce. Aqui estão algumas diretrizes para ajudá-lo a começar.

Nome de usuário: cada usuário deve ter um nome de usuário que seja único em todo o Salesforce.
Formato do nome de usuário: os usuários devem ter um nome de usuário no formato de um endereço de email (jdoe@domain.com), mas não precisam usar um endereço de email real. Eles podem usar o endereço de email deles, se desejarem, desde que seja único em todo o Salesforce.
Email: os usuários podem ter o mesmo endereço de email em todas as organizações.
Senhas: os usuários devem alterar sua senha na primeira vez que fizerem login.
Link de login: os usuários só podem usar uma vez o link de login enviado no email de inscrição. Se um usuário clicar no link e não definir uma senha, você (o administrador) deve redefinir a senha para que ele possa efetuar login.

Adicionar usuários

Você já pode ter adicionado alguns usuários caso tenha iniciado o Assistente de configuração. No entanto, você provavelmente precisará adicionar usuários no futuro, especialmente à medida que sua empresa cresce e contrata mais funcionários.

Dependendo do tamanho da sua organização ou do processo de integração de novos contratados, é possível adicionar um usuário de cada vez ou vários de uma só vez. É possível fazer as duas coisas no Salesforce. O número máximo de usuários que podem ser adicionados é determinado pela sua edição do Salesforce e o número de licenças de usuário adquiridas.

Para adicionar usuários:

Em Setup (Configuração), na caixa Quick Find (Busca rápida), insira Users (Usuários) e selecione Users (Usuários).
Clique em New User (Novo usuário) para adicionar um único usuário ou clique em Add Multiple Users (Adicionar vários usuários) para adicionar até 10 usuários de uma vez.
Insira o nome e o endereço de email de cada usuário e um nome de usuário exclusivo na forma de um endereço de email. Por padrão, o nome de usuário é igual ao endereço de email, mas é possível alterar isso.
Selecione a licença de usuário que você deseja associar aos usuários criados (a licença determina quais perfis estão disponíveis para cada usuário).
Selecione um perfil.
Selecione Generate password and notify user immediately (Gerar a senha e notificar imediatamente o usuário) para enviar por email um nome de login e uma senha temporária para cada novo usuário.
Clique em Save (Salvar).

Agora que você adicionou usuários ao Salesforce, seu trabalho como administrador terminou? Ainda não! O gerenciamento de usuários é uma tarefa contínua. A seguir, você aprenderá outras ações que talvez precise realizar para seus usuários.

Congelar um usuário

Pergunta: Você recebe um email informando que a conta do Salesforce de um usuário pode ter sido comprometida. O que você faz?

Bem, como você é um administrador experiente, não entre em pânico. Você sabe que pode ir direto para Setup (Configuração) e garantir que não haja riscos na conta deste usuário.

Em Setup (Configuração), na caixa Quick Find (Busca rápida), insira Users (Usuários) e selecione Users (Usuários).
Clique no nome do usuário da conta que você deseja congelar.
Clique em Freeze (Congelar) para impedir que o usuário faça login na conta.

Agora, a conta do usuário em risco está congelada para evitar problemas e você pode relaxar já que sua organização está segura. Congelar contas também pode ser útil quando um usuário sai da empresa e você não deseja que ele faça login, mas precisa fazer uma limpeza antes de desativá-lo.

Desativar um usuário

Qual é a diferença entre congelar e desativar usuários? As duas ações impedem que o usuário faça login na conta. Porém, o congelamento de contas de usuários não disponibiliza suas licenças de usuário na organização. É por isso que convém desativar um usuário depois que ele sai da empresa.

Em Setup (Configuração), na caixa Quick Find (Busca rápida), insira Users (Usuários) e selecione Users (Usuários).
Clique em Edit (Editar), ao lado do nome do usuário.
Desmarque a caixa de seleção Active (Ativo) e clique em Save (Salvar).

Você pode desativar usuários, mas não pode excluí-los. Por que isso? A exclusão de um usuário pode resultar em registros órfãos e na perda de informações comerciais críticas. Portanto, para garantir que os registros e dados do usuário sejam preservados, você desativa os usuários.

Agora você já sabe como adicionar usuários ao Salesforce, e como congelar e desativar usuários quando necessário. No próxima unidade, você aprenderá a manter seus dados seguros ao configurar o que seus usuários podem acessar.