Criar relatórios com o Criador de relatórios

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Usar o criador de relatórios com o recurso arrastar e soltar.
  • Explicar o valor da utilização de filtros, filtros cruzados e lógica de filtro.
  • Criar um relatório tabular.

Usar o Criador de relatórios

Ao criar um relatório no Salesforce, os critérios inseridos são, essencialmente, uma pergunta que você está fazendo e os resultados retornados são a resposta. Mas para fazer uma pergunta, você tem de falar o idioma do banco de dados. Boas notícias! O Salesforce vem com um tradutor integrado que permite fazer todas as perguntas que você desejar ao banco de dados através de uma interface com o recurso de apontar e clicar. Conheça o Criador de relatórios de arrastar e soltar, a forma de obter as respostas necessárias sobre seus dados.

Selecionar um Tipo de relatório

Para abrir o criador de relatórios na guia Relatórios, clique em Novo relatório. Depois, selecione um tipo de relatório.

A escolha do tipo de relatório correto é uma das etapas mais importantes na criação de um relatório. Ao escolher um tipo de relatório, você está escolhendo os registros e os campos que serão exibidos em seu relatório. Agora, pressione o botão de pausa e certifique-se de que você entendeu como os tipos de relatório são estruturados.

Cada tipo de relatório tem um relacionamento de objeto principal e um layout de campo.

O relacionamento de objeto determina quais registros o tipo de registro inclui. Os objetos são entidades Salesforce padrão ou personalizadas, como oportunidades, contas e produtos. Todo tipo de relacionamento de objeto tem um objeto principal, como oportunidades, e tem, opcionalmente, um ou mais objetos relacionados. Se você especificar somente um objeto principal, seu tipo de relatório incluirá apenas registros para tal objeto. Se você também especificar um objeto relacionado, como produtos, então seu tipo de relatório incluirá objetos principais com (ou sem, de acordo com a configuração) objetos relacionados. Por exemplo, o tipo de relatório Oportunidades com produtos inclui registros de oportunidade que tenham, pelo menos, um registro de produto relacionado. Se você adicionar um objeto relacionado, aqui está a forma como você pode configurar um relacionamento de objeto do tipo de relatório:

  • Objeto principal com objeto relacionado — Os registros retornados são apenas aqueles em que o objeto principal tem, pelo menos, um registro de objeto relacionado. Em nosso exemplo de Oportunidades com produtos, os únicos registros exibidos no relatório seriam as oportunidades que têm, pelo menos, um registro de produto relacionado.
  • Objeto principal com ou sem objeto relacionado — Os registros retornados são aqueles em que o objeto principal pode ou não ter um registro de objeto relacionado. Se tivéssemos de criar um tipo de relatório personalizado, Oportunidades com ou sem produtos, as oportunidades seriam exibidas, tivessem ou não um registro de produto relacionado.

Você pode ter até quatro objetos relacionados e cada um deles pode ter a distinção “com” ou “com ou sem”.

Página de visão geral do conjunto de permissões

O layout de campo determina quais campos o tipo de registro inclui. Em um relatório, é frequente os campos serem “colunas”. Apenas uma instância de um objeto (um registro) é descrito por um conjunto de campos e cada campo também tem um tipo. Os tipos de campo incluem Texto, Número, Caixa de seleção e Data/hora. Por exemplo, cada registro de oportunidade tem campos (com o tipo de campo entre parênteses), como Nome da conta (Texto), Quantidade (Número), Fechado (Caixa de seleção) e Data de fechamento (Data/hora).

Não encontra os campos que você quer após selecionar um tipo de relatório? Vê muitos campos? Pode ser que você precise criar ou editar um tipo de relatório personalizado que adicione ou oculte campos. Para criar, editar ou revisar tipos de relatório, em Configuração, insira Tipos de relatório na caixa Busca rápida e selecione Tipos de relatório.

Nota

Nota

Não é possível editar tipos de relatório padrão.

Na próxima seção, vamos saber com detalhes como você pode usar filtros para obter resultados específicos.

Usar filtros

Ao usar o criador de relatórios para fazer perguntas sobre seus dados, os filtros e a lógica de filtro permitirão que você especifique melhor os parâmetros. E os limites de linhas permitem que você limite a resposta que receberá. Primeiro, vamos analisar esses recursos para depois mostrar a você como se cria um filtro.

Você pode filtrar os dados em um relatório usando as opções de filtro a seguir.

Tipo de filtro
Descrição
Filtro padrão
Os filtros padrão são aplicados por padrão à maioria dos objetos. Diferentes objetos têm diferentes filtros padrão, mas a maioria dos objetos inclui os filtros padrão Mostrar e Campo de data. Mostrar filtra o objeto ao redor de agrupamentos comuns (como “Minhas contas” ou “Todas as contas”). Campo de data filtra por um campo (como Data de criação ou Última atividade) e um intervalo de datas (como “Qualquer data” ou “Mês passado”).
Filtro de campo
Os filtros de campo estão disponíveis para relatórios, modos de exibição de lista, regras de fluxo de trabalho e outras áreas do aplicativo. Para cada filtro, defina o campo, o operador e o valor. No caso de relatórios tabulares, de resumo e de matriz, você pode arrastar um campo do painel Campos para o painel Filtros para adicionar um filtro de relatório.
Lógica de filtro
Adicione condições booleanas para controlar como os filtros de campo são avaliados. Você deve adicionar pelo menos um filtro de campo antes de aplicar a lógica de filtro.
Filtro cruzado
Filtre um relatório por objeto secundário usando condições WITH ou WITHOUT. Adicione subfiltros para continuar filtrando objetos secundários. Por exemplo, se você tiver um filtro cruzado de Contas com oportunidades, clique em Adicionar filtro de oportunidade e crie o subfiltro Nome da oportunidade igual a ACME para incluir apenas essas oportunidades.
Limite de linha
Para relatórios tabulares, selecione o número máximo de linhas a serem exibidas, escolha um campo pelo qual classificar e a ordem de classificação. Você poderá usar um relatório tabular como relatório de origem para uma tabela de painel ou um componente de gráfico se o número de linhas que ele retorna for limitado.

Agora que você sabe fazer isso, vamos ajudar a Maria a criar e filtrar um relatório. Lance Park, o Representante de vendas, mencionou Maria no Chatter para solicitar um relatório de contas que representam clientes diretos.

  1. Vá para Relatórios e clique em Novo relatório.
  2. Selecione o tipo de relatório Contas e clique em Continuar.
  3. Para começar a filtragem, clique em Filtros.
  4. Clique no filtro padrão Mostrar e selecione Minhas contas. Clique em Aplicar.
  5. Clique no filtro padrão Campo de data e selecione Data de criação. Em Intervalo, selecione Qualquer data. Clique em Aplicar.
  6. No painel de filtros, clique em Adicionar filtro... para incluir um Filtro de campo.
    1. Selecione um campo na primeira lista suspensa. Para este exemplo, vamos escolher Tipo.
    2. Defina o operador do filtro como Igual.
    3. Em Valor, selecione Cliente – Direto e clique em Aplicar.
  7. Clique em Salvar.
  8. Salve o relatório como Contas de clientes diretos e aceite o nome exclusivo gerado automaticamente.

Muito bem! Você criou um filtro de relatório que mostra todas as suas contas em que Tipo = Cliente - Direto. Clique em Executar para ver seus resultados. Dependendo da organização que você estiver usando para praticar essas etapas, você poderá ou não ver os dados em seu relatório durante o tempo de execução.

Aqui vai um atalho útil. Ao criar um filtro, experimente arrastar um campo do painel de campos para o painel de filtros. Voilà! Você está pronto para criar seu próximo filtro. Também é possível usar o recurso de digitação antecipada para localizar um campo. O que não falta é opção!

No exemplo anterior, usamos o operador Igual a para criar nosso filtro, mas existem outros operadores que você pode usar para criar seus relatórios. No entanto, tome cuidado: Preste bastante atenção ao usar Não igual a como operador. Isso pode fazer com que seu relatório seja executado lentamente ou expire. Confira a lista completa de operadores de filtros na Referência de operadores de filtros.

Usar filtros de objetos cruzados

Agora que você criou um filtro, vamos passar para filtros de objetos cruzados, ou “filtros cruzados”. Esses tipos de filtro permitem que você estenda seus relatórios a objetos relacionados aos objetos originais definidos no tipo de relatório. Os filtros cruzados ajudam você a refinar seus resultados sem ter que escrever código ou usar fórmulas. O caso de uso mais comum é o relatório de exceções. Veja alguns exemplos que a equipe de vendas da Ursa Major Solar solicitou.

  • Contas com oportunidades - Contas com oportunidades que estão presas nos estágios iniciais do ciclo de vendas. Lance gostaria de passar a tarde fazendo divulgação para essas contas para ver se ele consegue movê-las para os próximos estágios.
  • Oportunidades obsoletas - oportunidades sem atividades nos últimos 90 dias. Erin não quer perder tempo chamando essas oportunidades.
  • Contatos órfãos - contatos sem contas. Lincoln quer adicionar esses contatos às contas ou desfazer-se deles.

Agora Maria pode auxiliar a equipe criando um relatório com um filtro cruzado.

  1. Vá para Relatórios e clique em Novo relatório.
  2. Selecione o tipo de relatório Contas e clique em Continuar.
  3. Clique em Filtros e defina o intervalo Data de criação para Qualquer data.
  4. Clique na seta Mais ações e selecione Adicionar filtro cruzado.
    Adicionar filtro cruzado
  5. Selecione um objeto principal na lista suspensa Mostre-me. A sua escolha determina quais objetos relacionados você vê na lista de objetos secundários. Selecione Contas.
  6. Escolha com como operador.
  7. Selecione um objeto secundário na lista suspensa Objeto secundário ou pesquise pelo nome. A lista suspensa contém todos os objetos secundários válidos do seu objeto principal selecionado. Selecione Oportunidades e clique em Aplicar.
  8. Opcionalmente, adicione subfiltros:
    1. Clique em Adicionar filtro de oportunidades.
    2. Selecione um campo. O objeto secundário no filtro cruzado determina os campos disponíveis. Por exemplo, se seu filtro cruzado for Contas com oportunidades, você poderá usar os campos de oportunidade para seu subfiltro. Selecione Fase para o nosso subfiltro.
    3. Selecione o operador igual.
    4. Em Valor(es), selecione Prospecção, Qualificação, Análise de necessidades e Proposta de valor.
    5. Clique em Aplicar.
  9. Clique em Salvar.
  10. Nomeie o relatório Contas com oportunidades em estágios iniciais. Clique em Salvar.

Bom trabalho! Você criou um relatório que mostra contas relacionadas a oportunidades em estágio inicial. E, se você tiver outras formas de analisar a relação entre contas e oportunidades, vá em frente e adicione mais subfiltros.

Usar lógica de filtro

A lógica de filtro permite que você aplique filtros com base em condições. Vamos supor que Erin queira ver contas que sejam clientes diretos ou revendedores de componentes solares da Ursa Major. Ao filtrar um relatório de Contas padrão, Erin obtém quase todas as informações necessárias:

  1. Proprietário da conta igual a Erin Donaghue
  2. Tipo igual a Cliente - Direto
  3. Tipo igual a Parceiro de canal/Revendedor

No entanto, os filtros 2 e 3 entram em conflito fazendo com que o relatório não retorne dados. Para fazer com que esse relatório funcione como nós queremos, precisamos adicionar a lógica de filtro. Para adicionar a lógica de filtro, abra o painel de filtros do Criador de relatórios clicando em FILTROS. Depois, clique em Adicionar lógica de filtro. Por fim, especifique como os filtros devem ser aplicados ao relatório. Veja os operadores disponíveis para a aplicação da lógica de filtro.

Operador
Definição
AND
Localiza registros que correspondem a ambos os valores.
OR
Localiza registros que correspondem a qualquer um dos valores.
NÃO
Localiza registros que excluem os valores.

Para oferecer a Erin aquilo que ela deseja, defina a lógica de filtro como 1 E (2 OU 3). Agora, o relatório contém apenas contas pertencentes a Erin que são de clientes ou de revendedores. Com esse relatório, Erin vai mesmo atingir sua cota esse trimestre!

Nota

Nota

Cada vez que você adiciona um filtro, reveja a lógica para ter certeza de que ainda está correta.

A lógica de filtro não se aplica a filtros cruzados.