Formatar relatórios

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Descrever os formatos de relatório: tabular, resumo e matriz.
  • Criar um relatório de matriz.

Usar formatos de relatório

São três os formatos de relatório disponíveis: Tabular, resumo e matriz. Tabular é o formato padrão.

Formato de relatório Caso de uso principal Suportado nos painéis Gráficos de relatório suportados Campos de caixa** Fórmulas** Fórmulas de objetos cruzados**
Tabular Fazer uma lista Ícone de marcação indicando verdadeiro*
Ícone de marcação indicando verdadeiro

Resumo Agrupar e resumir Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro
Matriz Agrupar e resumir, por linha e coluna Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro

* Limite de fila obrigatório. Saiba mais aqui.

** Os campos de caixa e as fórmulas não são abordados neste módulo.

Vamos aprender a criar um relatório de exemplo para cada formato de relatório.

Relatórios tabulares

Os relatórios tabulares são a forma mais simples e rápida de analisar seus dados. De forma semelhante a uma planilha, eles são simplesmente um grupo ordenado de campos nas colunas, com cada registro equivalente listado em uma linha. Eles costumam ser ideais para tarefas como geração de listas de mala direta. Quando Lincoln pediu a Maria um relatório de todas as oportunidades em aberto, Maria sabia que um relatório tabular daria conta do recado.

Vamos ajudar Maria a criar o relatório tabular.

Nota

Nota

Dependendo da organização que você estiver usando para praticar essas etapas, você poderá ou não ver os dados em seu relatório durante o tempo de execução.

  1. Em Relatórios, clique em Novo relatório, escolha o tipo de relatório 'Oportunidades' e clique em Continuar.
  2. Clique em Filtros e aplique os seguintes filtros:
    1. No filtro padrão Mostrar, selecione Todas as oportunidades e clique em Concluído.
    2. No filtro padrão Status da oportunidade, selecione Aberta e clique em Aplicar.
    3. No filtro padrão de data, selecione Data de criação; para o intervalo, selecione AF atual e clique em Aplicar.
      Para resultados mais rápidos, defina sempre o menor intervalo de datas possível. Se seu relatório tiver que pesquisar um grande número de datas, poderá demorar mais para exibir a informação que você busca.
  3. As colunas a seguir já devem estar incluídas em seu relatório: Nome da oportunidade, Tipo, Origem do lead, Valor, Data de fechamento, Próxima etapa, Estágio, Probabilidade (%), Período fiscal, Idade, Data de criação, Proprietário da oportunidade, Papel do proprietário, Nome da conta.
  4. Clique em Salvar.
  5. Nomeie seu relatório Oportunidades em aberto este ano.
  6. Insira uma descrição e salve o relatório na pasta Relatórios públicos.
  7. Clique em Executar. O relatório deverá se parecer com:
Exemplo de relatórios tabular

Relatórios de resumo

Os relatórios de resumo são semelhantes aos relatórios tabulares, mas também permitem a você agrupar filas de dados, exibir subtotais e criar gráficos. Os relatórios de resumo nos dão muito mais opções para organizar os dados e são excelentes para uso em painéis. Sim!

Os relatórios de resumo são os “burros de carga” dos relatórios. Muita pessoas verão que a maioria dos seus relatórios será nesse formato.

Roberto Alvarez, COO da Ursa Major Solar, deseja analisar todos os casos de suporte ao cliente abertos, agrupados por prioridade. Maria pode ajudar Roberto criando um relatório de resumo.

Nota

Nota

Dependendo da organização que você estiver usando para praticar essas etapas, você poderá ou não ver os dados em seu relatório durante o tempo de execução.

  1. Na guia Relatórios, clique em Novo relatório, escolha o tipo de relatório Casos na pasta Relatórios de atendimento ao cliente e clique em Continuar.
  2. Clique em Filtros e aplique estes filtros padrão:
    1. Para Mostrar, selecione Todos os casos e clique em Aplicar.
    2. Para Campo de data, selecione Data de abertura e, para o intervalo, selecione Qualquer data. Depois clique em Aplicar.
  3. Na lista de opções Adicionar filtro..., aplique um filtro de campo para os casos em que Aberto é igual a Verdadeiro:
    1. Pesquise e selecione Abrir.
    2. Na lista suspensa, selecione Verdadeiro e clique em Aplicar.
  4. Verifique se estas colunas são exibidas em seu relatório: Proprietário do caso, Assunto, Data/hora de abertura, Duração, Aberto, Fechado e Nome da conta. Adicione-as, se necessário.
  5. Para tornar este relatório em um relatório de resumo, é preciso agrupar as linhas. Para agrupar linhas, primeiro clique em Contorno.
  6. Em AGRUPAR LINHAS, na lista de seleção Adicionar grupo..., selecione Prioridade. Criando um relatório de resumo
  7. Para ver apenas os totais de cada prioridade, desative Linhas de detalhe no final da página de visualização.
  8. Salve o relatório como Casos abertos para qualquer data e aceite o nome exclusivo gerado automaticamente.
  9. Insira uma descrição, escolha a pasta Relatórios públicos e clique em Salvar.
  10. Clique em Executar. O relatório deverá ter essa aparência: Exemplo de relatório de resumo
Nota

Nota

Clique em Detalhar linhas para alternar entre exibir e ocultar colunas no seu relatório de resumo.

Relatórios de matriz

Os relatórios de matriz permitem o agrupamento de registros por linha e por coluna. Esses relatórios têm uma configuração mais demorada, mas, em compensação, oferecem uma visão mais detalhada dos seus dados.

Por que é interessante usar um relatório de matriz? O formato de relatório de matriz é perfeito para quem quer ver um panorama rápido dos dados, principalmente para coisas como a receita total ou a quantidade de produtos vendidos.

Vamos criar um relatório de matriz. Sita, a CEO, está realizando o planejamento para o próximo ano e quer saber quais são as tendências da receita em cada mês.

Para começar, vamos ajudar a Maria a criar o relatório básico. Nesta etapa, criaremos o relatório de matriz mostrando as vendas por tipo em cada mês.

  1. Na guia Relatórios, clique em Novo relatório, selecione o tipo de relatório 'Oportunidades' e clique em Continuar.
  2. Clique em Filtros e aplique estes filtros padrão:
    1. No filtro padrão Mostrar, selecione Todas as oportunidades e clique em Concluído.
    2. No filtro padrão Status da oportunidade, selecione Fechada e ganha e clique em Aplicar.
    3. No filtro padrão Campo de data, selecione Data de fechamento. Em Intervalo, selecione AF atual. Clique em Aplicar.
      Para resultados mais rápidos, defina sempre o menor intervalo de datas possível. Se seu relatório tiver que pesquisar um grande número de datas, poderá demorar mais para exibir a informação que você busca.
  3. Para resumir o relatório por Soma de valores, clique na seta suspensa de Mais ações na coluna Valor. Em seguida, clique em Resumir e selecione Soma.
  4. Para alterar o formato do relatório para matriz, primeiro agrupe as linhas por Mês de fechamento e as colunas por tipo. Para começar a agrupar, clique em Contorno.
    1. Sob AGRUPAR LINHAS, na lista de seleção Adicionar grupo..., selecione Mês de fechamento.
    2. Sob AGRUPAR COLUNAS, na lista de seleção Adicionar grupo..., selecione Tipo.
  5. Pode ser interessante ocultar os detalhes do relatório ao visualizar um relatório de matriz. Geralmente é mais fácil analisar os relatórios de matriz quando os detalhes estão ocultos. Para ocultar os detalhes do relatório, desative Detalhes de linhas.
  6. Salve o relatório como Oportunidades por soma do valor e aceite o nome exclusivo gerado automaticamente.
  7. Clique em Executar relatório.
  8. O relatório deverá ter essa aparência. Exemplo de relatório de matriz