Introdução aos relatórios e painéis no Lightning Experience

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Reformular as necessidades comerciais como perguntas de relatório que possam ser respondidas.
  • Explicar a diferença entre um relatório, um painel e um tipo de relatório.

Introdução aos relatórios e painéis

Sua empresa tem perguntas. Os dados no Salesforce têm as respostas. Quando alguém lhe pede para criar um relatório, o pedido normalmente vem em forma de pergunta. A pergunta pode ser algo como:
  • Quais são meus produtos campeões de vendas?
  • Quem são meus clientes potenciais mais valiosos?
  • Quais campanhas de marketing foram mais bem-sucedidas?
  • Qual o nível de satisfação dos meus clientes?

Antes de criar um relatório, o truque é ter essa pergunta como base, fazer perguntas complementares, escrever requisitos e, em seguida, mapear esses requisitos para os critérios do relatório.

Vamos pegar a história de Maria Jimenez, a administradora da Ursa Major Solar. Um dia, sua CEO, Sita Nagappan-Alvarez, quis saber como os negócios estavam indo. Especificamente, ela queria saber quais produtos eram os mais vendidos.

Maria e Sita conversam sobre os produtos mais vendidos

Maria usou a pergunta original de Sita e complementou-a com algumas perguntas de esclarecimento.

Tipo de informação Exemplos
Pergunta original de Sita Quais são meus produtos campeões de vendas?
Perguntas complementares de Maria
  • O que faz de um produto um campeão de vendas: receita de vendas ou quantidade vendida?
  • Você quer ver os resultados agrupados por família de produtos?
  • Você quer conhecer os dados para que período?
  • Se tivermos parado de vender um produto, ele deve ser incluído no relatório?
Requisitos
  • “Campeões de vendas” aqui significa quantidade vendida, não a receita das vendas.
  • Agrupar produtos por família de produtos.
  • Mostrar todas as oportunidades Fechadas e ganhas.
  • Não mostrar produtos inativos.
Critérios
  • Tipo de relatório = Oportunidades com produtos
  • Formato de relatório = Resumo
  • Agrupamento = Família de produtos
  • Mostrar = Todas as oportunidades
  • Campo de data = Data de fechamento
  • Período = AF atual
  • Filtro = Produto “igual a” ativo
  • Filtro = Fase da oportunidade “igual a” Fechada e ganha
  • Lógica de filtro = 1 E 2

Agora, talvez você esteja olhando para aquela coluna Critérios e pensando, o que significa tudo isso? Pode ficar tranquilo que cobriremos esses tópicos de maneira detalhada durante seu processo de obtenção do emblema para este módulo.

A questão é que a maioria das pessoas em sua empresa virá até você com perguntas como essas que Sita fez a Maria. Veja algumas perguntas típicas que as pessoas da Ursa Major Solar fazem a Maria.
  • Lincoln Ulrich, um executivo de contas que está planejando as chamadas do dia, pergunta com quais clientes potenciais sua equipe deveria entrar em contato primeiro.
  • Roberto Alvarez, o COO, que está analisando a taxa de deflexão mês a mês desde o lançamento da comunidade de autoatendimento no último verão, solicita casos ocorridos no último ano.
  • Sita, a CEO, está ocupada elaborando o plano anual da empresa e tomando decisões sobre os próximos objetivos da empresa, quer saber quais cidades têm mais leads.

Para cada um desses cenários, um relatório ou painel pode fornecer a percepção de que cada membro da equipe precisa para adotar ações e ir a fundo, em um determinado dia, mês ou ano. Você pode ser a pessoa que traduz a pergunta dele no relatório ou painel de que ele precisa.

Continue lendo para aprender os primeiros passos da criação de relatórios e painéis para sua empresa. E, se gostar de vídeos, confira esse vídeo de visão geral sobre os relatórios e painéis.

O que é um relatório?

Na sua forma mais simples, um relatório é uma lista de registros (como oportunidades ou contas) que atendem aos critérios que você define. Mas os relatórios são muito mais do que meras listas. Para obter os dados necessários, você pode filtrar, agrupar e fazer cálculos com os registros. Você pode até exibi-los graficamente usando um gráfico!

Quando Sita perguntou a Maria quais produtos eram os mais vendidos, Maria criou um relatório que retornou uma lista de todas as oportunidades com produtos. Em seguida, ela:

  • Filtrou a lista para exibir apenas oportunidades Fechadas ganhas de produtos “ativos” deste ano fiscal.
  • Agrupou por família de produtos.
  • Somou o número total vendido.
  • Exibiu os resultados em um gráfico de barras vertical para que Sita pudesse facilmente ver os resultados.

Esse tipo de análise avançada é uma das razões pelas quais os relatórios são a ferramenta preferida de Maria quando ela tem dúvidas em relação aos negócios. Todas as pessoas na Ursa Major Solar adoram os relatórios da Maria!

Todo relatório é armazenado em uma pasta. As pastas de relatórios determinam a forma como os relatórios são acessados e quem pode acessá-los para visualizar, editar ou gerenciar. As pastas podem ser públicas, ocultas ou compartilhadas. Você controla quem tem acesso a conteúdo da pasta com base nas funções, permissões, grupos públicos, territórios e tipos de licença. É possível disponibilizar uma pasta para toda a organização ou torná-la privada para que somente o proprietário tenha acesso.

O que é um painel?

Um painel é uma exibição visual de tendências e métricas chave para registros em sua organização. O relacionamento entre um componente de painel e um relatório é 1:1, ou seja, para cada componente de painel há um único relatório de origem. Contudo, você pode usar o mesmo relatório em múltiplos componentes de painel em um único painel (por exemplo, usar o mesmo relatório tanto em um gráfico de barras quanto em um gráfico de pizza). Múltiplos componentes de painel podem ser mostrados juntos em uma única página de painel, criando uma poderosa exibição visual e uma maneira de consultar múltiplos relatórios que, com frequência, possuem um tema comum, como o desempenho de vendas ou o suporte ao cliente.

Assim como os relatórios, os painéis são armazenados em pastas, que controlam quem tem acesso. Se você tiver acesso a uma pasta, poderá exibir seus painéis. Porém, para visualizar os componentes do painel, você precisa acessar também os relatórios subjacentes.

Cada painel tem um usuário em execução, cujas configurações de segurança determinam quais dados são exibidos em um painel. Se o usuário em execução for um usuário específico, todos os visualizadores do painel verão os dados com base nas configurações de segurança desse usuário, independentemente das configurações de segurança pessoais. Por essa razão, é bom escolher cuidadosamente o usuário em execução para não permitir visibilidade em excesso. Por exemplo, selecione a gerente de vendas como o usuário em execução para um placar para a equipe dela. Isso permite que os membros da equipe dela visualizem o placar para sua equipe individual, mas não para outras equipes.

Painéis dinâmicos são painéis para os quais o usuário em execução é sempre o usuário logado. Assim, cada usuário vê o painel de acordo com seu próprio nível de acesso. Se você quiser limitar melhor o acesso, os painéis dinâmicos talvez sejam a melhor solução.

O que é um tipo de relatório?

Um tipo de relatório é como um modelo que facilita a criação de relatórios. O tipo de relatório determina quais campos e registros estão disponíveis para uso ao se criar um relatório. Isso se baseia nos relacionamentos entre um objeto primário e seus objetos relacionados. Por exemplo, com o tipo de relatório “Contatos e Contas”, “Contatos” é o objeto principal e “Contas” é o objeto relacionado.

Os relatórios exibem apenas os registros que atendem aos critérios definidos no tipo de relatório. O Salesforce oferece um conjunto pronto para usar de tipos de relatório padrão pré-definidos. Não consegue visualizar todos os campos que deseja? Talvez você precise criar um tipo de relatório personalizado.

Por exemplo, vamos supor que Lincoln mencione Maria no Chatter para perguntar quais cidades têm mais leads. Maria pode obter essa informação criando um relatório de leads com base no tipo de relatório de Leads padrão. Mas, se Lincoln só quiser Leads que tenham Atividades, o tipo de relatório de Leads padrão não funcionará, já que ele retorna todos os Leads (com e sem Atividades). Mas Maria não está preocupada com isso! Ela sabe que pode criar um tipo de relatório personalizado chamado Leads com atividades que usa os Leads como o objeto primário e as Atividades como o objeto relacionado, que apenas retorna Leads com atividades. Portanto, basta criar um relatório com base no novo tipo de relatório de Leads com atividades.

Imagem mostrando os relacionamentos entre pastas, painéis, relatórios e tipos de relatório