Trabalhar com grupos do Chatter

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Descrever grupos.
  
• Encontrar e usar recursos administrativos de grupo.
  
• Criar grupos públicos e privados.
  

Acessibilidade

Esta unidade requer algumas instruções adicionais para usuários de leitores de tela. Para acessar uma versão detalhada do leitor de tela desta unidade, clique no link abaixo:

Abrir as instruções do leitor de tela do Trailhead.

Introdução aos grupos

Grupos são o principal espaço de colaboração no Chatter. Você pode organizar um grupo em torno de um projeto e adicionar todos os participantes a ele. Os membros utilizam o feed do grupo para trocar informações, tomar decisões, fazer perguntas e respondê-las. Pode ser um projeto, um tópico, uma linha de negócio ou qualquer outra coisa; é possível criar um grupo de suporte. Os grupos ajudam usuários a criar, preservar e divulgar informações essenciais para fazer o trabalho e manter todos alinhados.

Tipos de grupo

O Salesforce oferece tipos de grupo voltados a propósitos e públicos diferentes.

• Os grupos públicos ficam visíveis e abertos a todos os funcionários. Qualquer pessoa da empresa pode participar de um grupo público e passar a publicar nele, comentar e adicionar arquivos.
  
• Os grupos privados são exclusivos para membros. As pessoas precisam fazer solicitações para participar de um grupo privado. Somente os membros do grupo podem publicar, comentar e adicionar arquivos. Pessoas que não são membros podem ver a imagem e a descrição do grupo, mas não o feed ou os arquivos dele. Se o grupo permitir o ingresso de usuários externos, como clientes, o proprietário ou gerente do grupo precisará convidá-los.
  
• Os grupos não listados exigem convite e não aparecem nos modos de exibição de lista nem nos resultados da pesquisa. Um grupo não listado fica oculto de todos, exceto para seus membros. Somente o proprietário e os gerentes do grupo podem convidar pessoas para participar de um grupo não listado. Como administrador, você precisa ativar a opção para criar grupos não listados. Percorreremos esse processo daqui a pouco.
  
• Grupos Apenas transmissão servem para fazer anúncios. Somente o proprietário e os gerentes de um grupo apenas transmissão podem publicar nele. Contudo, os membros do grupo podem comentar essas publicações. Você pode colocar qualquer grupo como apenas transmissão.
  

Como administrador, você pode reorganizar o layout do grupo para incluir ou excluir alguns elementos. Por exemplo, você pode optar por mostrar a opção Somente transmissão na caixa de diálogo Criar grupo ou deixá-la de fora. Se você não vir um controle que esperava ver ao criar um grupo, ajuste o layout do grupo em  Setup | Group Layouts (Setup | Layouts de grupo).

Monitorar o engajamento

Todos os grupos oferecem uma guia Engagement (Engajamento) para monitorar as atividades e os membros do grupo ao longo do tempo.

Use a guia Engajamento para monitorar a frequência das atividades do grupo, a cadência de atividades, a estabilidade das associações ao grupo e vários resumos de contagem. As contagens incluem número de membros, publicações, perguntas, perguntas sem resposta, gostos e comentários.

Exemplos de grupos

Ao configurar o Chatter para sua empresa, crie alguns grupos iniciais sobre interesses comuns e equipes funcionais. Por exemplo, crie grupos relativos a produtos em pesquisa e desenvolvimento, vendas e marketing; crie grupos relativos a treinamento interno, recursos humanos e unidades. Os grupos do Chatter facilitam a colaboração, o gerenciamento de projetos e a atualização de conhecimentos.

Aqui estão alguns grupos que foram bem-sucedidos em outras empresas. Lembre-se: os grupos podem ser públicos (visíveis a todos os funcionários) ou privados (para pessoas selecionadas).

Todas as empresas (público – interno) 

Adicione todos os funcionários a esse grupo, e use-o para falar sobre tópicos gerais da empresa e fazer anúncios. 

Equipe [Nome do projeto] (privado) 

Adicione membros da equipe a esse grupo para que as pessoas possam colaborar em um projeto, dar feedback e compartilhar documentos. 

Concorrência (público – interno) 

Conecte os funcionários que atendem ao público com os especialistas em produto e concorrência da sua empresa para que as pessoas certas estejam conversando e compartilhando informações. 

Feedback sobre produtos (público) 

As equipes de vendas e atendimento ao cliente podem enviar feedbacks de clientes diretamente às áreas de P&D e engenharia. 

Marketing (privado) 

Divulgue conceitos de campanhas de criação e detalhes de eventos, e tenha ideias de marketing com toda a equipe.

Vendas (público – interno) 

Os funcionários de vendas podem compartilhar histórias, estratégias e dicas para o sucesso. 

Reuniões do [Nome do cliente] (privado) 

Crie grupos para facilitar a colaboração de todas as partes importantes de uma negociação em apresentações, programações e produtos. Por exemplo, inicie o grupo “Reunião de julho com a Acme” para planejar uma visita ao cliente e convide as equipes de vendas, especialistas técnicos, marketing, suporte e engenharia para alinhar todas elas. 

Políticas do [Nome do departamento] (transmissão – interno) 

Crie um fórum para a divisão de transmissão, departamento ou políticas de equipe e peça feedback dos membros. Embora os membros não possam publicar, eles podem comentar sobre itens publicados.

Criar grupos

Vamos criar dois grupos que são úteis para a maioria das organizações: um grupo público no qual qualquer usuário autenticado pode ingressar e um grupo privado que permite a entrada de clientes. Para ambos os grupos, queremos associar registros, como oportunidades, contas e casos, ao grupo.

Mantenha-se conectado ao seu Trailhead Playground enquanto você estiver percorrendo o conteúdo e fazendo os desafios práticos deste módulo. Usar o seu playground é garantia de que você não estará mudando dados na sua organização de produção ou publicando no feed do Chatter da empresa.

Ativar grupos não listados

Um tipo de grupo é o tipo não listado. Não é possível descobrir um grupo não listado em uma pesquisa. Você deve ser convidado para participar de um grupo não listado. Criar um grupo não listado é uma forma de configurar um espaço privado para discutir materiais confidenciais com um público específico. Por exemplo, imagine que você quer um lugar para discutir possíveis negócios, compensação ou desempenho individual.

Por padrão, a criação de grupos não listados está desativada. Assim, antes de começarmos a criar grupos, vamos acessar Configurações do Chatter e ativar grupos não listados.

Para habilitar grupos não listados, você precisa primeiro ter a permissão para Gerenciar grupos não listados.

1. Na caixa Quick Find (Busca rápida), em Setup (Configuração), digite Chatter Settings (Configurações do Chatter), clique em Chatter Settings (Configurações do Chatter) e clique em Edit (Editar). 
   
2. A opção Permitir registros nos grupos (1) provavelmente está selecionada por padrão; se não for o caso, selecione-a.
   
3. Selecione Desejo ativar os grupos não listados e entendo que pode ser necessário atualizar o código do Visualforce/Apex na minha organização (2).
   
4. Clique em Salvar (3).
   

Criar um grupo público

Criar um grupo público chamado Central de voluntários. A Central de voluntários serve para compartilhar informações sobre eventos de voluntariado.

1. No Salesforce, clique na guia Grupos. Se não conseguir vê-la, abra o Iniciador de aplicativos, pesquise por Grupos e clique em seu resultado.
   
   
2. Na página da lista Grupos, clique em Novo para abrir a janela Novo grupo. 
   
   

Nota: Você pode personalizar grupos para oferecer opções para o layout e os recursos do grupo. Quando você personaliza um grupo assim, os usuários verão o diálogo Select the Type of Group (Selecionar o tipo de grupo).

Saiba mais sobre como personalizar seus grupos com tipos de registro de grupo na seção Recursos desta unidade.

3. Digite as informações sobre o seu grupo.
   

• Nome: Central de voluntários
  
• Descrição: Este é um grupo aberto para todos os funcionários que queiram encontrar informações sobre oportunidades de voluntariado, fazer perguntas sobre voluntariado e compartilhar suas experiências.
  
• Em Informações, forneça os detalhes do grupo que devem ser compartilhados e formate os detalhes usando controles do editor de rich text.
  

Dica: Depois de criar seu grupo, o endereço de email do grupo aparece em Email de grupo. Você pode vê-lo aqui e na coluna direita da sua página do grupo. As pessoas que têm acesso ao grupo podem usar o endereço para publicar no feed do grupo por email.

• Proprietário – Atribua a alguém o papel de proprietário do grupo. Comece a digitar um nome e escolha da lista resultante. Você também pode deixar o nome assim e tornar-se o único proprietário do grupo. Um grupo pode ter apenas um proprietário, mas vários gerentes. Os proprietários e gerentes têm os mesmos privilégios no grupo.
  
• Contagem de membros preenche após a criação do grupo.
  
• Record Type (Tipo de registro) mostra o tipo de feed escolhido nesta etapa (por exemplo, Publicação ou Pergunta), caso uma opção tenha sido oferecida a você.
  
• Arquivamento – Com o papel ou permissão certos, você pode editar um grupo e marcá-lo para Arquivamento aqui. Por padrão, os grupos inativos são arquivados depois de 90 dias. Para evitar o arquivamento automático, selecione Desativar arquivamento automático.
  

Quando um grupo do Chatter é arquivado, os membros do grupo não podem mais publicar mensagens ou compartilhar arquivos com o grupo. Porém, publicações, comentários e arquivos anteriores permanecem disponíveis para consulta. A menção a um grupo (@[group_name]) não conta como atividade de feed nesse grupo e não adia o arquivamento do grupo. Proprietários de grupo, gerentes de grupo e usuários com a permissão Modificar todos os dados podem arquivar manualmente ou editar as configurações de arquivamento automático do grupo a qualquer hora.

• Configure o tipo de acesso.
  
  • Tipo de acesso: Public
    
  • Os clientes não podem participar desse grupo, então deixe Permitir clientes desmarcada.
    
  • Se a caixa de seleção Somente transmissão estiver disponível, deixe-a desmarcada também.
    
• Clique em Salvar e avançar.
  
• Clique em Carregar imagem, selecione uma imagem para o grupo de voluntários e clique em Avançar.
  
• Na janela Manage Members (Gerenciar membros), você pode pesquisar e adicionar pessoas ao seu grupo. Também é possível fazer isso mais tarde. Por enquanto clique em Done (Concluído).
  

Parabéns! Você criou seu primeiro grupo. Você também pode personalizar o grupo clicando em Edit Group (Editar grupo) no menu de sobrefluxo de ações. Você pode alterar a imagem, o nome, os detalhes e o proprietário de um grupo. Pode usar Manage Members (Gerenciar membros) para procurar e adicionar mais membros do grupo.

Criar um grupo privado com clientes

Grupos privados do Chatter são uma excelente maneira para que as equipes de projeto colaborem e compartilhem informações confidenciais. Grupos privados também podem ter membros externos. Por exemplo, crie um grupo privado para colaborar com clientes ou peritos no assunto que estão fora da empresa.

Quando você escolhe permitir clientes em um grupo privado, isso fica visível na página do grupo. O rótulo Private with Customers (Privado com clientes), aparece abaixo do nome do grupo. Marque sempre esta instrução! Deixe-a orientar o tipo de informação que você compartilha neste grupo.

Você cria um grupo privado da mesma maneira que cria um grupo público, mas seleciona um tipo de grupo diferente.

1. Para navegar até a página Grupos, clique na guia Grupos ou encontre e selecione Grupos no Iniciador de aplicativos.
   
2. Clique em Novo.
   
3. Forneça informações sobre o grupo.
   

• Nomeie seu grupo e descreva qual a sua finalidade.
  
• Forneça os detalhes do grupo que devem ser compartilhados e formate os detalhes usando controles de editor rich text.
  
• Atribua a alguém o papel de proprietário do grupo. Comece a digitar um nome e escolha na lista resultante ou mantenha seu próprio nome como proprietário do grupo
  
• Selecione o tipo de acesso Privado e marque a caixa Permitir clientes.
  

4. Clique em Salvar e avançar, Avançar e Concluído.
   

Adicionar e promover membros

Depois de criar seu grupo, é fácil adicionar outros membros. Acesse o grupo, abra o menu de ação no banner de grupo e selecione Gerenciar membros. No diálogo Adicionar membros, pesquise as pessoas que você deseja adicionar e clique em Adicionar ao lado de seus nomes.

Também é possível pesquisar membros existentes e designá-los como gerentes de grupos. Os gerentes de grupos podem editar o grupo, gerenciar associações e realizar outras ações que estão disponíveis aos proprietários de grupo. É uma ótima maneira de dividir a responsabilidade de gerenciar o grupo.

Para atribuir um membro como um gerente de grupo:

1. Abra o diálogo Adicionar membros.
   
2. Pesquise um membro existente.
   
3. Selecione Gerente no menu ao lado do nome.
   

Agora que você já dominou a arte dos grupos, vamos explorar como receber notificações em seus feeds quando os valores mudam nos campos de registro. Primeiro, porém, vamos testar seus conhecimentos!

Recursos

• Ajuda do Salesforce: Colaborar em grupos do Chatter
• Ajuda do Salesforce: Personalizar grupos