Familiarizar-se com o Flow Builder

[Narrador] Bem-vindo ao Fluxo. Com a ferramenta Flow Builder, você pode criar automações poderosas no Salesforce ou Fluxos em qualquer objeto padrão ou personalizado. Tudo por meio de cliques. Os Fluxos podem atualizar registros, enviar emails e orientar os usuários nas etapas de um processo de negócios complexo. A primeira coisa que você tem que decidir ao abrir o Flow Builder é o tipo de fluxo. Os três tipos mais comuns de fluxos são Fluxo de tela, Fluxo acionado por registro e Fluxo iniciado automaticamente.

• Para Fluxos de tela, imagine um pequeno formulário ou questionário que muda com base nas respostas do usuário e nos dados existentes. Por exemplo, uma pesquisa de cliente após a conclusão de um caso de suporte. As perguntas da pesquisa podem mudar com base no tempo de resolução ou na complexidade do caso. Nos bastidores, o Fluxo pode enviar um email ao cliente e atribuir tarefas de acompanhamento a um agente de suporte.
• Use Fluxos acionados por registros quando quiser que uma alteração em seus dados resulte em atualizações ou ações adicionais. Por exemplo, quando uma grande oportunidade for fechada, envie um alerta para as pessoas certas em sua equipe. Ou, quando uma oportunidade for criada, envie um email automaticamente para a equipe de vendas.
• No caso de Fluxos iniciados automaticamente, é quando você deseja que um processo seja iniciado automaticamente quando uma ação específica é tomada. Por exemplo, os usuários podem clicar em um botão personalizado que usa um fluxo nos bastidores para excluir todas as cotações desatualizadas de uma oportunidade.

Agora que você conhece os tipos mais comuns de fluxos, vamos analisar o layout básico do Flow Builder. Primeiro, há a Caixa de ferramentas, onde os elementos são como suas ferramentas. Os elementos podem ser interativos, como uma tela onde os usuários inserem informações, baseados em lógica, como um elemento de decisão que vai alterar o caminho que seu fluxo segue ou baseados em dados, como criar um novo registro.

A seguir, há a tela. A tela é a área de trabalho em que você cria um fluxo adicionando elementos da Caixa de ferramentas. Conforme você adiciona elementos à tela e conecta-os, é exibido um diagrama visual do seu fluxo. Além da tela, há a seção Gerenciador. Esta é uma lista do que você criou em seu fluxo, incluindo os elementos que você usou, variáveis, opções da lista de opções de fórmulas e muito mais. Não se preocupe, haverá mais vídeos que explicam mais detalhadamente elementos como variáveis.

Ótimo trabalho. Agora você está familiarizado com os três fluxos mais comuns e o layout do Flow Builder.

[Narrador] Vamos direto ao ponto. A automação do Salesforce ajuda sua organização a funcionar de forma confiável e eficiente. Os campos são atualizados, as listas de opções são criadas, os emails são enviados e os erros são corrigidos nos bastidores com automação. Automatize uma vez e economize tempo em cada clique.

O Flow Builder é nossa ferramenta de automação mais eficiente e versátil até o momento. Ele pode automatizar uma gama incrivelmente ampla de processos no Salesforce. Você só precisa criá-los uma vez. Qual é o seu plano quando um membro da equipe deixa a empresa para se tornar um pastor de cabras? Com um fluxo preparado, você só precisa desativar manualmente o registro de usuário do pastor. Daí, o Flow Builder pode enviar uma mensagem à equipe de RH pelo Slack, enviar um email ao gerente de TI, atualizar todos os registros de propriedade desse usuário com base em critérios, comunicar com outros sistemas de TI e muito mais. Quando um membro da equipe sai, os próximos passos exigem precisão e rapidez. Não dependa de uma lista de verificação manual se você pode automatizá-la.

O Flow Builder é uma ferramenta declarativa, com o que gostamos de chamar de pouco/nenhum código. Você não precisa mais ser um desenvolvedor para criar automações avançadas. Se você sabe como objetos, registros e campos interagem, já está a meio caminho de entender fluxos. As automações com pouco/nenhum código também são bem mais fáceis de manter e dar suporte. Se você decidir fugir para virar também pastor de cabras, seu substituto pode se aprimorar no Flow Builder usando recursos disponíveis, como o Trailhead.

Para recapitular, o Flow Builder é a ferramenta de automação mais versátil do Salesforce. O Flow Builder automatiza a comunicação e as atualizações de dados. O Flow Builder é uma ferramenta declarativa. Cuidado com os membros da equipe que começam a assistir a muitos vídeos de tutorial de pastoreio e, como sempre, teste suas automações primeiro em uma organização de sandbox.

[Narrador] Filmes em preto e branco passaram a ser em cores. O cavalo e a carruagem deram lugar ao automóvel. Filme em bobinas para fita VHS. Planilha para Salesforce. Você provavelmente está vendo onde queremos chegar. Não queremos voltar aos velhos tempos quando experimentamos os benefícios da nova tecnologia. Mudar do Process Builder para o Flow Builder é a mesma coisa. O Flow Builder pode fazer tudo o que o Process Builder faz e muito mais.

Vamos ver alguns destaques do Flow Builder em relação ao Process Builder. O Process Builder e o Flow Builder podem criar e atualizar registros, enviar emails e executar ações programadas. No entanto, o Flow Builder também pode excluir registros, usar dados de qualquer registro do Salesforce, mesmo que não esteja relacionado, chamar ações do Slack, seguir caminhos lógicos que se ramificam várias vezes, executar vários fluxos de um único acionador, depurar e testar as automações sem ativar primeiro.

Além de serem mais poderosos, os fluxos também são mais eficientes e mais fáceis de manter. E, na verdade, um fluxo acionado por registro pode atualizar um registro do Salesforce 10 vezes mais rápido do que um processo de alteração de registro criado com o Process Builder. Você pode se perguntar como os fluxos podem ser 10 vezes mais rápidos do que as automações do Process Builder. Vamos acompanhar um exemplo. Se você criar um fluxo acionado por registro e escolher atualizações de campo rápidas, o fluxo realmente será executado antes mesmo de o registro ser salvo; já o Process Builder precisará esperar que o registro seja salvo para fazer as atualizações e, em seguida, salvar o registro novamente. Como você pode ver, o Flow Builder tem menos pontos de parada e, portanto, chega mais rapidamente ao destino. Automação mais eficiente significa uma organização de força de vendas com melhor desempenho.

Para recapitular, Process Builder X Flow Builder. O Flow Builder e o Process Builder podem executar algumas das mesmas tarefas, mas o Flow Builder tem recursos mais avançados, como o uso de dados de qualquer registro do Salesforce. O Flow Builder pode atualizar um registro até 10 vezes mais rápido que o Process Builder. E, como sempre, não deixe de testar suas automações em uma sandbox primeiro. Então junte-se a nós no automóvel que é o Flow Builder enquanto passamos pelo cavalo e carruagem que são o Process Builder.

[Narrador] Você sabia que o Fluxo não está conectado aos seus dados? O Fluxo não sabe o que está acontecendo em sua organização do Salesforce. Então, como podemos colocar dados em um Fluxo? E se ao menos houvesse um elemento de dados para nos ajudar a colocar dados no Fluxo? Ah, espere, existe.

Para extrair informações para o Fluxo, usamos o Elemento de dados Obter registros. Obter registros permite que você escolha um objeto do qual obter registros e até defina critérios para decidir quais registros obter. Você pode obter um ou vários registros com os quais trabalhar. No registro, você pode obter todos os campos ou selecionar apenas os campos necessários.

Assim que os registros estiverem no Fluxo, você poderá trabalhar com as informações de várias maneiras. Você pode informar decisões, atualizar os registros que você extraiu para o Fluxo e atualizar outros registros. Todas essas decisões, atualizações, etc. são temporárias e só existem no Fluxo até que as informações sejam enviadas de volta à sua organização do Salesforce. Isso pode ser feito com os Elementos de dados Criar, Excluir e Atualizar registros. Obter registros extrai informações para seu Fluxo e os elementos criar, excluir e atualizar registros enviam essas informações de volta para sua organização do Salesforce.

Vamos seguir um exemplo real dessas ideias. Você precisa de um fluxo de tela onde um caso é criado e atribuído automaticamente. Um campo obrigatório deste fluxo é Proprietário, o usuário a quem o caso é atribuído. Temos que informar ao fluxo qual usuário será o proprietário do nosso novo caso, mas o fluxo só tem acesso ao usuário que está executando o fluxo no momento. Para trazer esses dados para o Fluxo, precisamos usar o elemento Obter registros para extrair a ID do usuário que deve ser o proprietário do caso. E, finalmente, o elemento Criar registro é adicionado ao Fluxo para enviar as novas informações para sua organização do Salesforce. O novo registro, o caso, é criado e atribuído ao usuário correto.

Parabéns, você aprendeu a extrair informações para seu Fluxo com o elemento Obter registros e como enviar informações do seu fluxo para sua organização do Salesforce com os elementos Atualizar, Excluir e Criar registros. E, por último, sempre teste suas automações em uma sandbox.

[Narrador] O que acontece no fluxo, fica no fluxo. (música com efeito scratch) Até você usar um Elemento de dados. Um elemento de dados no fluxo representa uma ação que o fluxo pode adotar. Esses elementos permitem Obter registros do seu banco de dados e extraí-los para o Fluxo. Eles também permitem Criar registros, Excluir registros e Atualizar registros. Podemos usar os Elementos de dados para modificar um registro ou vários registros.

Vamos ver alguns casos de uso de negócios. Quando o status de uma oportunidade muda, podemos usar Criar registros para criar uma nova tarefa e atribuí-la a um colega. Quando um cliente aceita uma cotação, um elemento Excluir registros pode excluir as cotações restantes da oportunidade. Para excluir, criar ou atualizar vários registros, primeiro temos que colocá-los em uma variável de registro que armazena vários valores. Em seguida, usamos o elemento Excluir registros para excluir todos os registros de uma só vez. É muito mais eficiente excluir, criar ou atualizar todos os registros de uma só vez do que atualizar seus registros individualmente. Além disso, tenha muito, muito cuidado com o elemento Excluir registros. Teste-o em uma sandbox primeiro.

É isso. Agora você sabe mais sobre elementos de fluxo e como usá-los para excluir, atualizar ou criar registros de várias maneiras. Lembre-se, teste em uma organização de sandbox ao usar esses elementos de fluxo.

[Narrador] Agora você já aprendeu um pouco sobre o Flow Builder e talvez até tenha criado alguns fluxos. Este não é seu primeiro rodeio nos fluxos, mas uma coisa ainda pode parecer confusa na criação de um fluxo acionado por registro. Você quer atualizações de campo rápidas ou ações e registros relacionados? Sei lá, me diga você. Para descobrir qual delas você quer, faça uma pergunta a si mesmo. Não, não é se já está na hora do almoço.

Em vez disso, a pergunta é: esse fluxo atualiza apenas o registro que acionou a automação? Em outras palavras, o registro que faz sua automação ser acionada em primeiro lugar. Se você está atualizando apenas esse registro, escolha atualizações de campo rápidas. Se você estiver fazendo qualquer outra coisa, como atualizar outros registros de contato ou enviar um email, escolha ações e registros relacionados.

Vamos ver um exemplo. Digamos que nosso contato tenha se mudado para um novo local, em algum lugar mais quente. Se quisermos fazer atualizações adicionais apenas no registro dela, escolheríamos atualizações de campo rápidas. Por exemplo, queremos que nossa automação atualize a região listada no contato como Sudeste dos EUA. Digamos que, em vez disso, queremos enviar um email ao proprietário do registro sobre a região atualizada de nosso contato. Nesse caso, escolhemos ações e registros relacionados. Ações e registros relacionados são usados para tudo que não seja atualizar o registro que acionou a automação. Há também problemas de desempenho associados a cada escolha. As atualizações de campo rápidas realmente acontecem antes mesmo de o registro ser salvo no Salesforce. As ações e registros relacionados acontecem após o salvamento do registro.

E, para recapitular, tanto as atualizações de campo rápidas quanto as ações e registros relacionados podem ser usadas em um fluxo acionado por registro. A opção de atualizações de campo rápidas é usada na atualização do registro que acionou o fluxo. A opção de ações e registros relacionados é utilizada para todas as outras instâncias. Para melhorar a velocidade de desempenho, use atualizações de campo rápidas quando aplicável e, como sempre, teste seus fluxos em uma sandbox primeiro. Agora sim é hora do almoço.