Seguir o fluxo

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Explicar como o Salesforce Flow, o Flow Builder e os fluxos se relacionam entre si.
  
• Identificar oportunidades para melhorar os processos de negócios com automação.
  

Algum vocabulário importante sobre fluxos

Você pode ter ouvido vários termos referentes a fluxos, às vezes usados de forma intercambiável. Vamos esclarecer o que cada termo significa.

Salesforce Flow

O termo geral para tudo no Salesforce que permite criar, gerenciar e executar automação com cliques e não código. Também inclui produtos separados como Flow Orchestration e Flow Integration da plataforma MuleSoft.

Fluxo

Uma configuração de automação salva no Salesforce com a estrutura de um fluxograma. O fluxo automatiza um processo de negócios coletando dados e usando esses dados para fazer as coisas acontecerem. Ele pode afetar as coisas em sua organização do Salesforce e em um sistema externo.

Flow Builder

A principal ferramenta para criar fluxos. Saiba mais sobre essa ferramenta na próxima unidade.

Fanático por fluxos

Alguém que gosta de criar fluxos. Sim, há toda uma comunidade de pessoas que realmente amam fluxos!

Resumindo, o Salesforce Flow inclui várias ferramentas. Uma delas, o Flow Builder, ajuda você a criar fluxos, e Fanáticos por fluxos adoram criar fluxos.

Fluxos são amigos

Para saber o que são os fluxos, vamos começar com este breve vídeo. É uma visão geral de alto nível do que os fluxos podem fazer e do que são feitos.

Os fluxos parecem fluxogramas: Eles são feitos de caixas e setas de ligação que mostram os detalhes ordenados de um processo de negócio. Há uma grande diferença, no entanto. Enquanto os fluxogramas mostram um processo, os fluxos podem realmente executar as etapas do processo. É um novo nível de poder!

Na verdade, os fluxos são tão poderosos que você pode pensar neles como codificação visual. Eles são criados com cliques, não código, mas você precisa entender alguns conceitos de programação e lógica. 

Não se preocupe, você não terá que aprender nenhum código. Mas ao aprender alguns conceitos de desenvolvimento, você pode usar os fluxos para fazer grande parte da mesma automação que um código faria. Nem precisa ser algo muito complexo. Um monte de casos de uso simples podem ser resolvidos com fluxos usando apenas alguns elementos.

É claro que os fluxos não são a única ferramenta de automação que você tem à sua disposição. Há também fórmulas, regras de validação, ações rápidas, Apex e algumas ferramentas para situações muito específicas, como regras de escalonamento e resposta automática. Os fluxos, no entanto, podem automatizar uma gama incrivelmente ampla de processos no Salesforce. Veja alguns exemplos.

• Guiar o membro de um site pela solicitação de um novo cartão de crédito por meio de um guia passo a passo.
  
• Quando um técnico de suporte clica em um botão Escalonar em um caso, ele reatribui o caso para um técnico de nível mais alto.
  
• Quando uma conta é atualizada, ele atualiza todos os contatos relativos à conta.
  
• Quando uma etapa da oportunidade é atualizada, ele envia uma mensagem personalizada para um sistema externo.
  
• Quando um evento de plataforma ocorre, ele cria uma tarefa.
  
• Quando uma oportunidade é fechada, ele cria uma oportunidade de renovação.
  
• Exibe todos os descontos possíveis em cada oportunidade aberta e permite que os vendedores selecionem e apliquem um desconto com um único clique.
  
• Atualiza um registro de lead no Salesforce depois de um período específico ou em uma hora estabelecida.
  

Automatizar processos com código personalizado muitas vezes requer as habilidades de um desenvolvedor Apex. É complicado e caro de criar e manter. Felizmente, há muitas coisas que você pode fazer sem código, usando o Flow Builder.

Se você utilizar o Salesforce tempo suficiente, você vai ouvir alguém dizer algo sobre ferramentas declarativas. Não se preocupe. Declarativa significa apenas que não requer habilidades de programação de software. Flow Builder é uma ferramenta declarativa.

Saiba quando criar fluxos

Você cria fluxos usando cliques, não código em uma ferramenta declarativa. Como administrador, você já usa ferramentas declarativas o tempo todo. Você usa uma ferramenta declarativa ao criar campos personalizados e outra ferramenta declarativa ao projetar páginas do Lightning. Então, se você entende como os objetos e campos do Salesforce funcionam e interagem uns com os outros, já é meio caminho andado para entender os fluxos.

Em geral, é melhor considerar opções de ferramentas declarativas antes de explorar opções de código personalizado. A automação criada com ferramentas declarativas geralmente é mais fácil de criar e apoiar. Do ponto de vista das pessoas, aprender a codificar leva mais tempo e muitas vezes pode ser mais difícil, tornando as pessoas que codificam mais difíceis de encontrar. Projetos baseados em código são geralmente mais caros para criar e manter.

Não estamos dizendo que você deve evitar códigos. Alguns casos de uso podem ser resolvidos com fluxos, mas devido a requisitos e limitações, seriam melhor resolvidos com código. E sempre haverá coisas que o código pode fazer que os fluxos não podem fazer. Em última análise, os cenários de automação mais comuns podem ser perfeitamente criados com fluxos. Decidir ou não criar um fluxo depende das exigências do seu processo de negócio.

Por exemplo, se o processo de negócio exige que um usuário gere um arquivo PDF, algo que os fluxos não podem fazer naturalmente, você provavelmente precisa de alguém para codificar uma solução. No entanto, se a geração de PDF precisa partir de vários formulários para o usuário, a melhor abordagem pode ser ter um desenvolvedor para criar um plugin Apex gerador de PDF que os usuários possam executar a partir dos fluxos criados por você.

Honestamente, às vezes a decisão entre fluxos e código se resume a tentativa e erro: tente experimentar em um fluxo primeiro, e mude para código se não der certo. Vamos ser bem claros aqui: não há problema nenhum nisso! Isso faz parte do processo de aprendizagem de automação. Mesmo dentro do Salesforce, os desenvolvedores dedicam tempo à pesquisa e experimentação antes de começarem a trabalhar em um novo recurso. Isso garante que eles determinem a melhor abordagem antes de se comprometerem com um caminho específico.

Não há uma maneira simples e definitiva de decidir se um caso de uso ou solução deve ser baseado em fluxos ou código. (Se houvesse, nós compartilharíamos aqui.) Experimente, e não tenha medo de errar na primeira, segunda ou até mesmo terceira vez.

Vamos ver um exemplo

Para dar uma ideia de como você pode usar fluxos em sua organização, revise este cenário de exemplo.

Requisitos comerciais

Flo Smith é analista de negócios e administradora do Salesforce na Pyroclastic, Inc. Há meses, ela pede às partes interessadas que invistam na automatização de outros processos de negócios. Ela está ansiosa para aproveitar as melhorias de eficiência que as ferramentas de automação do Salesforce oferecem. Então, ela fica empolgada quando o chefe de vendas da Pyroclastic pede que ela ajude as equipes de vendas a trabalhar de forma mais eficiente.

Quando os representantes de vendas da Pyroclastic registram contatos no Salesforce, eles geralmente ignoram muitos dos campos, o que resulta em contatos fora do radar e sem conta associada. Para piorar as coisas, os representantes de vendas frequentemente criam contatos duplicados. Eles poderiam evitar a duplicação procurando no Salesforce antes de criar o contato, mas eles não fazem isso. Seria melhor automatizar esse processo. Esta é uma grande chance para a Flo mostrar como o Salesforce pode tornar a organização mais eficiente.

O caso de uso

Vamos por partes.

• Capturar valores apenas para os campos obrigatórios (Nome e Sobrenome) e a conta associada.
  
• Se houver contato correspondente, atualizá-lo. Se não houver contato correspondente, criá-lo.
  

Para completar esse processo de negócio, Flo deseja fornecer uma confirmação de que o processo foi concluído. Se observarmos o que o fluxo fez no Chatter, mais usuários poderão acessar essas informações do que se nos comunicássemos por meio de um canal fechado como o email. Vamos adicionar mais dois requisitos.

• Confirmar o que aconteceu publicando no Chatter.
  
• Confirmar ao usuário que o processo de negócio foi concluído.
  

A solução

Como o objetivo da automação é que o sistema faça as coisas automaticamente, Flo precisa de uma solução que possa tomar decisões lógicas e tomar medidas com base em condições definidas. Esse processo de negócio específico requer informações do usuário e, portanto, Flo também precisa de um formulário que capture essas informações. Vamos dar uma olhada em três maneiras como ela pode abordar esse caso de uso no Salesforce.

Como o caso de uso requer lógica e ações condicionais, ações rápidas não funcionarão. Isso deixa o Flow e os componentes do Lightning. No entanto, os componentes do Lightning só podem ser escritos com código.

Flo não tem muita experiência em codificação, e ela quer uma solução para a qual ela possa oferecer suporte no futuro sem precisar pedir ajuda para codificação. Lembre-se, geralmente é melhor considerar opções de ferramentas declarativas antes de explorar opções de código personalizado, então ela começa explorando a solução mais simples que se encaixa em seus requisitos: um fluxo.

Em seguida, você entra na Terra dos fluxos: o Flow Builder.

Recursos

• Recurso - Vídeo do Flow: Flow Builder