Introdução aos fluxos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Explicar aos seus colegas quando é apropriado criar um fluxo.
  • Identificar a diferença entre o Salesforce Flow, o Flow Builder e os fluxos.

O Poder da automação

Ao longo do tempo, a maioria das organizações estabelece um conjunto de práticas que atendem a vários requisitos comerciais. Essas práticas são muitas vezes exclusivas do negócio, o que dificulta encontrar uma solução pronta para usar que atenda exatamente às suas necessidades. Talvez sua empresa seja um call center de alto contato com scripts específicos que seus agentes precisam seguir com base nos dados da conta de um cliente. Talvez você tenha uma prática em vigor pela qual seus vendedores devem sempre, sempre, criar uma ordem de trabalho após o fechamento de um negócio. Ou talvez você tenha uma tarefa que seus usuários fazem repetidamente, e se você conseguir encontrar uma maneira de reduzir alguns minutos dessa tarefa, poderá economizar centenas de horas de trabalho ao longo de um ano.

Um princípio da boa experiência do usuário é: "se o usuário só pode fazer uma coisa, faça-a por ele." Se você sempre cria uma ordem de serviço após o fechamento de uma transação, pode criá-la automaticamente? Se seus agentes de chamadas sempre seguem um script definido ao coletar informações de clientes, faz sentido fazer um script na interface do usuário? Se os usuários coletarem dados relacionados a três objetos diferentes, é possível economizar tempo com a inserção dos dados em um formulário e a criação dos três registros diferentes para eles?

Esse é o poder da automação. Economize tempo dos seus usuários e faça com que as tarefas necessárias sejam realmente realizadas. Melhore a qualidade dos seus dados. Seja o super-herói que a sua empresa merece!

Por que seguir o fluxo?

Normalmente, é melhor começar com as ferramentas declarativas e sem codificação mais simples e progredir até as soluções codificadas. Embora os fluxos sejam uma solução sem código, eles não são, de forma alguma, os mais simples. Os fluxos podem ser descritos da melhor maneira como codificação visual: eles são declarativos, mas exigem que você entenda alguns conceitos de programação, como variáveis e como a lógica funciona.

Você tem um monte de ferramentas de automação a sua disposição: fórmulas, regras de validação, processos, fluxos e Apex. Você também tem algumas ferramentas mais específicas, como regras de escalação e resposta automática. Se você deve construir um fluxo ou não depende do tipo de processo comercial que você está tentando automatizar.

Os fluxos são úteis para dois casos de uso principais: automação nos bastidores e experiências visuais guiadas.

Automação nos bastidores

Se o processo comercial é executado nos bastidores (e deve ser iniciado automaticamente, como quando um registro é modificado), existem várias soluções para escolher.

  • Criar um processo no Process Builder.
  • Crie um fluxo iniciado automaticamente que especifique um acionador de registro no Flow Builder.
  • Criar um acionador do Apex com código do Apex.

Não inicie com um fluxo porque não é a solução mais simples para o trabalho. Em vez disso, inicie com um processo. Se o seu processo comercial necessita de funcionalidades mais complexas do que as disponíveis no Process Builder, crie um fluxo com inicialização automática além do seu processo. O fluxo com inicialização automática pode ser chamado do processo para lidar com a complexa funcionalidade necessária.

Experiências visuais guiadas

Se o processo empresarial exigir dados de um usuário, você pode usar um:

  • Fluxo de tela
  • Componente do Lightning

Como é a solução mais simples dentre as duas, comece com um fluxo de tela. Crie telas avançadas que guiam os usuários por seu processos comerciais e automatize a lógica e as ações necessárias entre essas telas.

Uma nota sobre a terminologia

Talvez você tenha ouvido vários termos usados alternadamente para se referir aos fluxos. Só para lembrar, os termos oficiais são:

  • Salesforce Flow – o produto que abrange a criação, o gerenciamento e a execução de fluxos e processos.
  • Flow Builder – uma ferramenta do tipo apontar e clicar para criar fluxos.
  • Flow – a parte do Salesforce Flow que automatiza um processo comercial coletando dados e realizando uma ação na sua organização do Salesforce ou em um sistema externo.

Resumindo, o produto Salesforce Flow inclui várias ferramentas. Uma delas, o Flow Builder, o ajuda a criar fluxos.

Nota

Nota

Você também já pode ter ouvido falar do termo Visual Workflow. Esse é um produto obsoleto para criar, gerenciar e executar fluxos. O Visual Workflow foi substituído pelo Salesforce Flow.

Requisitos comerciais

Como administrador do Salesforce, você tem pressionado suas partes interessadas para que invistam na automatização de mais processos comerciais da sua empresa, muitas vezes com foco nas melhorias de eficiência que as ferramentas de automação do Salesforce oferecem. O chefe de vendas da sua empresa pede a você para melhorar a eficiência das equipes de vendas.

Quando os representantes de vendas registram contatos no Salesforce, eles geralmente ignoram muitos dos campos, uma prática que resulta em contatos fora do radar e sem conta associada. Para piorar as coisas, os representantes de vendas frequentemente criam contatos duplicados. Eles podem evitar isso pesquisando no Salesforce antes de criar o contato, mas seria melhor se esse processo fosse automatizado. Afinal, você tem falado sobre como o Salesforce pode tornar a empresa mais eficiente.

O caso de uso

Vamos por partes.

  • Capturar valores apenas para os campos obrigatórios (Nome e Sobrenome) e a conta associada.
  • Se houver contato correspondente, atualizar o existente. Se não houver contato correspondente, criá-lo.

Para completar esse processo comercial, seria bom fornecer algum tipo de confirmação de que o processo foi concluído. Se observarmos o que o fluxo fez no Chatter, mais usuários poderão acessar essas informações do que se nos comunicássemos por meio de um canal fechado como o e-mail. Vamos adicionar mais dois requisitos.

  • Confirmar o que aconteceu publicando no Chatter.
  • Confirmar ao usuário que o processo comercial foi concluído.

A solução

Como o objetivo da automação é que o sistema faça as coisas automaticamente, precisamos de uma solução que ofereça lógica e ações condicionais. Esse processo empresarial específico requer informações do usuário e, portanto, também precisamos de um formulário que capture essas informações. Vamos dar uma olhada em como você pode abordar esse caso de uso no Salesforce.

Solução Formulário Lógica e ações condicionais
Ação rápida Sim Não
Fluxo Sim Sim
Componente do Lightning Sim Sim

É melhor começar com ferramentas declarativas e sem código e trabalhar até chegar a soluções de código; assim, evitamos criar um componente do Lightning que exija codificação. Como nosso caso de uso requer lógica e ações condicionais, a solução mais simples que se ajusta aos nossos requisitos é um fluxo.

Antes de avançarmos para a implementação efetiva desse processo empresarial, queremos apresentar a terra do fluxo: o Flow Builder.