Criar planos de manutenção

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Criar planos de manutenção para automatizar visitas de manutenção periódicas aos clientes.
  • Gerar ordens de trabalho em um plano de manutenção.
  • Descrever a diferença entre geração de ordens de trabalho manual e automática.

O que são planos de manutenção?

Os clientes da Ursa Major Solar estão amando seus novos sistemas de painel solar (as contas de luz baixas contribuem para isso). No entanto, a CEO, Sita, sabe que seu trabalho não acaba quando um sistema é instalado. Os sistemas de painel solar funcionam melhor quando são verificados regularmente por técnicos de serviço de campo experientes. Para cortar o mal pela raiz, a Ursa Major oferece um ano de visitas de manutenção preventiva mensais após a instalação de um sistema de painel solar. Mas quem vai criar todas as ordens de trabalho dessas visitas mensais?

É para isso que servem os planos de manutenção! Um plano de manutenção permite definir a agenda de manutenção de um ou mais ativos e gerar um lote de ordens de trabalho para visitas de manutenção futuras. Com o clique de um botão, todas as ordens de trabalho para visitas de manutenção mensal de um sistema de painel solar ficam prontas. Sita não vê a hora de experimentá-los.

Configurar um plano de manutenção

Agora que está tudo certo na DreamHouse Realty, vamos criar um plano de manutenção para oferecer um ano de visitas de manutenção mensais para seu ativo Sistema de painel solar 7000.

  1. Comece criando um tipo de trabalho para ser usado pelas ordens de trabalho do plano de manutenção. Tipos de trabalho são modelos com configurações predefinidas para ordens de trabalho e itens de linha de ordem de trabalho. Talvez você se lembre disso do módulo Personalização do centro de serviço de campoImportanteImportante Não está vendo um campo mencionado nesta unidade? Vá para o Gerenciador de objetos em Configuração e adicione-o ao layout de página Plano de manutenção.
    1. No Iniciador de aplicativos, encontre e selecione Tipos de trabalho.
    2. Clique em Novo e insira os detalhes a seguir:
      • Nome do tipo de trabalho: manutenção solar
      • Duração estimada: 1
      • Tipo de duração: horas
      • Compromisso de serviço criado automaticamente: Selecionado
    3. Você também pode adicionar habilidades e produtos obrigatórios, além de artigos do Knowledge, aos tipos de trabalho para simplificar seus trabalhos de serviço de campo, mas não vamos complicar por enquanto. Janela Novo tipo de trabalho com campos preenchidos
    4. Deixe os demais campos em branco e clique em Salvar.
  2. Crie um plano de manutenção para o sistema de painel solar da DreamHouse Realty.
    1. No Iniciador de aplicativos, selecione Planos de manutenção.
    2. Clique em Novo e insira os detalhes a seguir.
      • Tipo de trabalho: manutenção solar
      • Conta: DreamHouse Realty
      • Data de início: 1º do mês seguinte
      • Data de fim: um ano após a data de início. As datas de início e fim indicam quando o ativo está sujeito à manutenção.
      • Método de geração de ordem de trabalho: Uma ordem de trabalho por ativo. Escolher este método de geração de ordem de trabalho significa que uma ordem de trabalho é criada para cada ativo no plano de manutenção. A outra opção é Um item de linha de ordem de trabalho por ativo, que cria uma ordem de trabalho pai individual para cada ativo.
      • Frequência: 1
      • Tipo de frequência: mensal. A frequência é o intervalo de tempo entre as ordens de trabalho do plano.
      • Início da janela de manutenção (dias): 3
      • Fim da janela de manutenção (dias): 3. A janela de manutenção representa o intervalo de dias no qual uma ordem de trabalho pode ser agendada. Aqui, o Início mais próximo permitido e a Data de vencimento de cada compromisso de serviço associado será 3 dias antes e 3 dias depois da Data de manutenção sugerida de sua ordem de trabalho.
      • Cronograma de geração: 2
      • Tipo de cronograma de geração: mensal. O cronograma de geração controla com quanto tempo de antecedência as ordens de trabalho são criadas. Neste caso, as ordens de trabalho serão geradas com dois meses de antecedência. Caso esteja preocupado com mudanças nos termos do contrato, é possível definir um cronograma de geração curto.
      • Data da primeira ordem de trabalho no lote seguinte: igual à Data de início. Isso representa a data sugerida para o serviço e corresponde à Data de manutenção sugerida na ordem de trabalho mais antiga do plano de manutenção. A Data de manutenção sugerida em ordens de trabalho posteriores é determinada pela configuração da frequência.
      • Horizonte de geração (dias): 3. O número de dias antes da próxima data de manutenção sugerida em que um novo lote de ordens de trabalho é automaticamente criado para um ativo.
      • Título do plano de manutenção: Manutenção solar anual
        Janela Novo plano de manutenção com campos preenchidos
    3. Você pode deixar os demais campos em branco e salvar as alterações. Para saber mais sobre os outros campos, consulte Campos do plano de manutenção.
Dica

Dica

Como os planos de manutenção são normalmente utilizados para cumprir termos de um contrato de prestação de serviços, é possível vincular o plano de manutenção a um contrato de prestação de serviços usando o campo de pesquisa Contrato de prestação de serviços. Esse campo só fica visível quando o gerenciamento de direitos está ativado.

Muito bem! Você definiu a agenda de manutenção preventiva da DreamHouse Realty. Agora é hora de associar o plano de manutenção ao ativo que ele deve cobrir.

Adicionar ativos de manutenção

Você pode associar um plano de manutenção a um ou mais ativos criando ativos de manutenção, que são registros que representam o relacionamento entre o ativo e o plano. Ao adicionar ativos de manutenção a um plano, algumas coisas interessantes acontecem:
  • Em cada data de manutenção, uma ordem de trabalho é criada para cada ativo de manutenção. Assim, se seu plano cobre três ativos e oferece visitas de manutenção mensais, três ordens de trabalho seriam criadas para cada mês de manutenção.
  • Os ativos de manutenção herdam o tipo de trabalho do plano de manutenção, mas é possível escolher um tipo de trabalho diferente para o ativo de manutenção, se necessário. Por exemplo, se você quer que as ordens de trabalho de determinado ativo incluam um produto obrigatório, pode criar um tipo de trabalho especial para esse ativo de manutenção.
  • Os ativos de manutenção herdam a data da primeira ordem de trabalho do plano de manutenção para o lote seguinte, mas você pode atualizá-la no ativo de manutenção, se necessário (por exemplo, se o cliente pedir o adiamento da visita). Esse campo é atualizado automaticamente em cada ativo de manutenção sempre que um novo lote de ordens de trabalho é gerado.
Vamos adicionar o sistema de painel solar da DreamHouse ao seu plano de manutenção.
  1. No plano de manutenção Manutenção solar anual, clique em Novo na lista relacionada Ativos.
  2. No campo Ativo, selecione Sistema de painel solar 7000.
  3. Deixe o Tipo de trabalho e a Data da primeira ordem de trabalho nos campos do lote seguinte em branco. Eles serão preenchidos automaticamente quando você salvar.
    Janela Novo ativo de manutenção com campos preenchidos
  4. Salve suas alterações. Agora seu plano cobre um ativo do cliente!

Em seguida, vamos passar para algo que realmente economiza tempo: geração de ordens de trabalho!

Gerar ordens de trabalho

Vamos gerar nosso primeiro lote de ordens de trabalho para as visitas de manutenção mensal da DreamHouse Realty.

  1. No menu de ação suspenso do plano de manutenção Manutenção solar anual, clique em Gerar ordens de trabalho.
    Ação Gerar ordens de trabalho no menu suspenso de ação suspenso do plano de manutenção
  2. Ignore a mensagem e verifique a lista relacionada Ordens de trabalho no plano de manutenção.

Bingo! O primeiro lote de ordens de trabalho chegou. Vamos ver como foi a mágica.

Lista relacionada Ordens de trabalho no plano de manutenção com três ordens de trabalho
  • (1) As ordens de trabalho são associadas automaticamente ao ativo de manutenção.
  • (2) A Data de manutenção sugerida da primeira ordem de trabalho corresponde à Data da primeira ordem de trabalho do plano de manutenção no lote seguinte.
  • Como o cronograma de geração é de 2 meses, as ordens de trabalho foram criadas somente para os 2 meses seguintes à Data da primeira ordem de trabalho no lote seguinte.
Ordem de trabalho com um compromisso de serviço e a opção Gerado do plano de manutenção selecionada
  • (3) Como a opção Gerar compromisso de serviço automaticamente está selecionada no tipo de trabalho, cada ordem de trabalho vem com um compromisso de serviço. As ordens de trabalho e seus compromissos de serviço herdam as configurações de data e duração do tipo de trabalho. (As listas relacionadas e os campos em seu layout de página podem ser diferentes dos da captura de tela.)
  • (4) Em cada ordem de trabalho, a opção Gerado do plano de manutenção está selecionada.

A Data da primeira ordem de trabalho do ativo de manutenção no lote seguinte também foi atualizada automaticamente para 1 mês após a Data de manutenção sugerida da ordem de trabalho mais recente. Assim, tudo fica pronto para o lote seguinte.

Sim, clicar no botão Gerar ordens de trabalho é ótimo. Mas quem quer clicar em um botão se o Salesforce pode clicar nele por você? É possível escolher ter um novo lote de ordens de trabalho gerado automaticamente sempre que o lote atual for concluído. Isso te poupa de ter que lembrar de gerar um novo lote e faz com que você cumpra sua promessa em relação ao cliente.

Vamos ativar a geração automática para nosso plano de manutenção. (É possível fazer isso ao criar o plano de manutenção; assim, você nunca precisará clicar em Gerar ordens de trabalho.)

  1. No menu de ação suspenso do plano de manutenção Manutenção solar anual, clique em Editar.
  2. Selecione Gerar ordens de trabalho automaticamente.
  3. Em Horizonte de geração (dias), insira 10.
  4. Salve suas alterações.
Essas alterações significam que um novo lote de ordens de trabalho será gerado 10 dias antes da Data da primeira ordem de trabalho no lote seguinte listado no ativo de manutenção. Assim, se a data do ativo de manutenção for 1º de agosto, um novo lote de ordens de trabalho aparecerá na lista relacionada Ordens de trabalho em 22 de julho. Bem bacana, né? Você pode ficar tranquilo sabendo que as ordens de trabalho serão geradas automaticamente até a Data de fim do plano de manutenção.
Nota

Nota

Se você selecionar Gerar novo lote após a conclusão, o novo lote só será gerado quando a última ordem de trabalho existente for concluída. Do contrário, novos lotes serão gerados independentemente do status das ordens de trabalho existentes.

Uau! Dê um tapinha nas próprias costas: você ganhou o eminente título de Mestre em manutenção e o sistema de painel solar da DreamHouse Realty está em boas mãos. Agora, vamos testar seu conhecimento sobre planos de manutenção.