Mergulhar no gerenciamento de dados

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

Explicar a importância da qualidade dos dados no Salesforce.
Entender como os dados limpos aumentam a confiança do usuário, a adoção e a eficácia das ferramentas orientadas por IA, como o Agentforce.
Identificar e implementar estratégias eficazes de backup e recuperação de dados para dados e metadados do Salesforce.
Desenvolver e aplicar as melhores práticas para limpeza de dados.
Criar e manter sandboxes como prática recomendada.
Criar e manter um dicionário de dados abrangente.

Aprender as melhores práticas de gerenciamento de dados

Os dados são tão valiosos quanto sua qualidade. Registros incompletos ou desatualizados podem desestimular os usuários, fazendo com que eles busquem alternativas e corroendo a confiança na sua organização do Salesforce. É por isso que um bom gerenciamento de dados é importante. Esta unidade aborda várias práticas recomendadas para o gerenciamento de dados.

IA e tecnologias emergentes

Na era da IA e do Agentforce, dados limpos são fundamentais para obter resultados ideais. O Agentforce, o assistente com tecnologia de IA da Salesforce, depende muito de dados precisos e confiáveis para automatizar tarefas de forma eficaz e fornecer respostas perspicazes. O Agentforce usa ações personalizadas para interagir com os dados do Salesforce, permitindo que os usuários concluam tarefas usando linguagem natural.

Dados de má qualidade - como informações duplicadas, imprecisas, incompletas, obsoletas ou acumuladas - podem prejudicar significativamente o desempenho do Agentforce e levar a resultados imprecisos. Por exemplo, se o Agentforce tentar resumir um registro de cliente repleto de inconsistências ou campos ausentes, o resultado gerado não será confiável, o que levará a uma tomada de decisão inadequada e a usuários frustrados. A manutenção de dados limpos é essencial para liberar todo o potencial do Agentforce e garantir o sucesso das iniciativas orientadas por IA no Salesforce.

Analisar e manter um backup

É verdade que nenhuma tecnologia é infalível e mesmo uma plataforma robusta como o Salesforce exige uma solução de backup confiável. Sempre há a possibilidade de perda de dados devido a vários fatores, incluindo:

Erro do usuário: Essa é a causa mais provável de perda de dados e pode resultar de erros durante importações em massa, implementações incorretas de automação ou integração e substituições ou exclusões acidentais por usuários ou administradores.
Atualizações de sandbox: A atualização de uma sandbox cria essencialmente uma cópia da organização de produção, que pode substituir semanas ou até meses de trabalho feito no ambiente da sandbox.
Raro tempo de inatividade do Salesforce: Embora os servidores do Salesforce sejam altamente seguros, há sempre uma pequena chance de perda de dados durante incidentes de inatividade pouco frequentes.

Para reduzir esses riscos, é fundamental implementar uma estratégia de backup robusta. O Salesforce oferece soluções de backup nativas - incluindo o Serviço de exportação de dados, o Data Loader e a Exportação de relatórios para backup de dados, e os Conjuntos de alterações, a Atualização de sandbox e o DevOps Center para backup de metadados. No entanto, essas ferramentas se concentram principalmente na exportação de dados e não oferecem recuperação automática de dados.

O Salesforce tem uma ferramenta de backup e recuperação paga, e vale a pena explorar os provedores de backup de terceiros disponíveis no AppExchange, como:

OwnBackup: Um provedor líder com um conjunto abrangente de produtos para backup de dados, aprimoramentos de segurança, propagação de sandbox e arquivamento de dados.
Gearset: Uma proeminente plataforma DevOps para Salesforce que também oferece uma solução abrangente para backup de dados e metadados.
AutoRABIT: Outra plataforma líder de DevOps do Salesforce que inclui um produto chamado Vault, especializado na criação de produtos para setores regulamentados, como o de serviços financeiros.
Oda: Oferece uma solução comprovada de gerenciamento de dados do Salesforce que abrange backup de dados, privacidade de dados e ferramentas de conformidade.

Ao decidir sobre uma solução de backup, considere estes fatores.

Dependência comercial do Salesforce: Quanto maior a dependência, mais importante se torna uma solução de backup robusta e prontamente disponível.
Processo de restauração de perda de dados e metadados: É fundamental entender as etapas envolvidas na restauração de dados e metadados em caso de perda, incluindo o tempo necessário e o possível impacto nas operações de negócios.
Frequência das implantações do Salesforce: As implantações frequentes aumentam o risco de perda de dados ou metadados, exigindo uma solução de backup que se alinhe ao cronograma de implantação.

As exportações de dados programadas regularmente são um aspecto fundamental de uma boa estratégia de backup. O recurso de exportação incorporado no Salesforce permite backups programados semanal ou mensalmente. É fundamental armazenar os arquivos de backup baixados de forma segura em um local seguro, como um servidor SharePoint ou outra solução de armazenamento seguro. E considere a possibilidade de incluir todos os dados nas exportações, inclusive documentos e imagens, para evitar a perda de referências e garantir uma recuperação abrangente dos dados.

Limpar dados

Dados limpos significam menos duplicatas e melhores experiências para o usuário. A configuração de regras de correspondência e duplicação reduz a duplicação e garante registros consistentes. O uso de relatórios personalizados, como painéis “clean your room”, ajuda a rastrear e resolver lacunas de dados, como informações de contato ausentes. Para criar relatórios de duplicação, defina seus objetos e campos de destino. Isso proporciona clareza sobre as limpezas de dados necessárias e mantém a consistência em toda a organização. Não se limite aos dados - revise relatórios, painéis, modos de exibição de lista, modelos de email e metadados como funções, perfis e permissões. A limpeza regular de sua organização simplifica os processos e aumenta a eficiência.

Analisar e atualizar sandboxes

Manter as sandboxes atualizadas é uma prática recomendada fundamental para implementações bem-sucedidas do Salesforce. Atualizar as sandboxes após cada implantação de produção ajuda a mitigar o risco de erros de configuração e garante o alinhamento entre diferentes ambientes. Essa prática é particularmente importante porque as sandboxes servem como ambientes isolados para desenvolvimento, teste e treinamento, permitindo que os administradores e desenvolvedores trabalhem em configurações e personalizações sem afetar a organização de produção ao vivo.

Minimizar os erros de configuração

Quando as alterações são implementadas na produção, a configuração do ambiente de produção evolui. Se as sandboxes não forem atualizadas, elas poderão reter configurações desatualizadas, gerando inconsistências e possíveis erros quando novos desenvolvimentos ou testes forem realizados. A atualização das sandboxes as coloca em dia com a configuração de produção mais recente, reduzindo o risco desses problemas.

Cronograma de atualização consistente

Um cronograma de atualização consistente promove melhor colaboração e previsibilidade nas equipes. Os administradores e desenvolvedores podem prever quando suas sandboxes serão atualizadas, o que lhes permite planejar o trabalho de acordo e minimizar as interrupções. Isso também garante que todos estejam trabalhando no ambiente mais atualizado, levando a processos de desenvolvimento e teste mais eficientes.

Tipos de sandbox do Salesforce e intervalos de atualização

O Salesforce oferece diferentes tipos de sandbox, cada um atendendo a necessidades específicas e oferecendo intervalos de atualização variados.

Sandboxes para desenvolvedores: Projetadas para desenvolvimento e testes individuais, essas sandboxes podem ser atualizadas diariamente, garantindo que os desenvolvedores tenham sempre um ambiente novo para trabalhar.
Sandboxes para desenvolvedores Pro: Oferecendo um conjunto de dados maior do que as sandboxes para desenvolvedores, elas são adequadas para desenvolvimento e testes mais complexos e podem ser atualizadas a cada poucos dias.
Sandboxes de cópia parcial: Contêm um subconjunto de dados de produção, o que as torna ideais para testes de aceitação do usuário e testes de integração, com intervalos de atualização que normalmente variam de alguns dias a uma semana.
Sandboxes completas: Replicando todo o ambiente de produção, incluindo dados e configurações, são adequadas para testes de desempenho e preparação, com intervalos de atualização geralmente mensais devido ao seu tamanho.

Propriedade e coordenação de sandboxes

Designar proprietários para cada sandbox é vital para uma coordenação tranquila antes de qualquer atualização. Essa prática permite um canal de comunicação claro e a responsabilidade pelo gerenciamento da sandbox, garantindo que o trabalho em andamento seja preservado e que todos os possíveis conflitos sejam resolvidos antes da atualização. O proprietário da sandbox pode notificar os usuários sobre a próxima atualização, permitindo que eles façam backup de quaisquer dados ou configurações cruciais que ainda não estejam prontos para a implantação.

Alinhamento e prontidão de implantação

A revisão e a atualização regulares das sandboxes mantêm as configurações alinhadas com a produção, garantindo que os recursos desenvolvidos e as personalizações estejam prontos para a implantação sem interromper o trabalho em andamento. Essa prática contribui para um processo de lançamento mais suave e confiável.

No entanto, a atualização de sandboxes nem sempre é um processo simples, especialmente quando se trata de personalizações substanciais ou grandes volumes de dados. Para obter orientações específicas sobre procedimentos complexos de atualização de sandboxes, consulte a documentação do Salesforce ou entre em contato com o suporte do Salesforce para obter assistência especializada.

Manter e melhorar seu dicionário de dados

Um dicionário de dados é uma ferramenta vital para a colaboração e o gerenciamento eficazes em um ambiente do Salesforce, especialmente quando se lida com TI e integrações. A manutenção de um dicionário de dados ajuda a minimizar a falta de comunicação, os erros e o retrabalho, além de melhorar a colaboração.

Dicionário de dados: um plano abrangente

Um dicionário de dados bem mantido serve como um repositório central de informações sobre a estrutura de dados de sua organização do Salesforce. Esse plano inclui detalhes sobre objetos (equivalentes a tabelas em um banco de dados) e seus atributos (campos), capturando informações cruciais como:

Tipos de dados: O tipo de dados armazenados em cada campo (texto, número, data, lista de opções). Essas informações ajudam a garantir a integridade e a consistência dos dados no sistema.
Exemplos de resultados: Exemplos ilustrativos de valores de dados para cada campo, proporcionando clareza e compreensão para usuários e desenvolvedores. Esses exemplos podem ajudar na validação e no teste de dados.
Detalhes de integração: Documenta como cada campo interage com sistemas ou aplicativos externos, o que é particularmente importante para gerenciar integrações de forma eficaz.
Uso do campo: Detalhes sobre onde e como um determinado campo é usado, incluindo layouts de página, classes do Apex, páginas do Visualforce e fluxos de trabalho. Essas informações ajudam a identificar campos não utilizados e a avaliar o impacto de possíveis alterações.
Fonte de dados: A origem dos dados de cada campo, sejam eles inseridos manualmente, derivados de uma automação ou preenchidos por meio de uma integração. Isso é fundamental para entender o fluxo de dados e as dependências dentro do sistema.
Níveis de segurança e acesso: Documenta as configurações de segurança em nível de campo, especificando quem tem acesso para visualizar, editar ou modificar os dados em cada campo. Isso é fundamental para garantir a privacidade dos dados e a conformidade com a segurança.
Rastreamento de histórico: Identifica quais campos têm o rastreamento de histórico habilitado para auditar e analisar as alterações de dados ao longo do tempo. Isso é particularmente útil para solucionar problemas relacionados a dados e garantir a integridade dos dados.
Layouts de página e posicionamento de campo: Especifica os layouts de página em que cada campo aparece e sua posição no layout. Isso ajuda a identificar campos redundantes ou não utilizados e a otimizar os layouts de página para a experiência do usuário.
Perguntas e notas: Oferece um espaço para registrar perguntas ou observações sobre campos específicos, facilitando o esclarecimento e a comunicação entre os membros da equipe. Isso promove uma abordagem colaborativa para o gerenciamento de dados.

Benefícios de um dicionário de dados

Colaboração aprimorada: Um dicionário de dados funciona como uma única fonte de verdade para todas as partes interessadas, incluindo administradores, desenvolvedores, analistas de negócios e profissionais de TI. Esse entendimento compartilhado da estrutura de dados facilita a comunicação eficaz, reduz mal-entendidos e promove a tomada de decisões informadas.
Redução de erros e retrabalho: Ao fornecer definições e diretrizes claras para os dados, um dicionário de dados ajuda a evitar erros de inserção de dados, inconsistências e interpretações errôneas. Isso, por sua vez, reduz a necessidade de limpeza de dados, retrabalho e correções dispendiosas no futuro.
Integrações simplificadas: Um dicionário de dados bem documentado é indispensável para o gerenciamento eficaz das integrações. O entendimento claro das estruturas de dados, dos relacionamentos e dos pontos de integração simplifica o processo de integração, minimiza os erros e facilita o fluxo de dados entre os sistemas.
Melhoria da qualidade dos dados: Ao definir padrões para tipos de dados, regras de validação e fontes de dados, um dicionário de dados ajuda a manter a consistência e a precisão dos dados. Isso, por sua vez, melhora a confiabilidade dos relatórios, painéis e insights analíticos.
Auditorias de dados facilitadas: Um dicionário de dados fornece uma estrutura para a realização de auditorias de dados, ajudando a identificar problemas de qualidade de dados, como registros duplicados, dados incompatíveis, registros incompletos e dados corrompidos. Isso permite iniciativas proativas de limpeza e aprimoramento de dados.

Manutenção de um dicionário de dados

Manter um dicionário de dados atualizado é importante para qualquer administrador. Embora uma programação de atualização semanal possa ser adequada para organizações com alterações frequentes, a frequência ideal depende das necessidades específicas de sua organização e do ritmo de desenvolvimento. A chave é garantir que todas as alterações nas estruturas de dados, campos ou integrações sejam rapidamente refletidas no dicionário de dados.

Ao incorporar esses insights, você pode usar efetivamente um dicionário de dados como uma ferramenta poderosa para colaboração, gerenciamento de dados e integração em seu ambiente do Salesforce.

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