Definir regras de compartilhamento

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Usar as regras de compartilhamento para ampliar o acesso para além da estrutura de hierarquia de papéis.
  • Criar um grupo público que inclua usuários com diferentes perfis e papéis.

Ampliar o acesso com regras de compartilhamento

As configurações de compartilhamento padrão para toda a organização oferecem um nível de acesso básico (relativamente restritivo) para cada objeto. Se você tiver os padrões de compartilhamento em toda a organização de Somente leitura pública ou Particular, você pode reabrir o acesso para alguns usuários com regras de compartilhamento. Isso permite criar exceções automáticas às configurações de compartilhamento em toda a organização para conjuntos definidos de usuários.

As regras de compartilhamento podem ser baseadas em quem possui o registro ou nos valores dos campos no registro. Por exemplo, use regras de compartilhamento para estender o acesso ao compartilhamento a usuários em grupos públicos ou papéis. Como acontece com as hierarquias de papéis, as regras de compartilhamento nunca poderão ser mais estritas que as definições padrão para toda a organização. Elas somente possibilitam um maior acesso para usuários específicos.

Cada regra de compartilhamento é formada por três componentes.
Compartilhar quais registros?
Você pode compartilhar registros que pertençam a determinados usuários ou que atendam determinados critérios. As regras de compartilhamento baseadas em critérios determinam quais registros devem ser compartilhados tendo como base valores de campo que não sejam de propriedade. 


Com quais usuários?
Você pode definir grupos de usuários por papéis, por território ou ao definir um grupo público. Um grupo público é um agrupamento de usuários definido pelo administrador que pode ser usado para simplificar a criação de regras de compartilhamento. Dependendo dos tipos de membro do grupo disponíveis em sua organização, grupos públicos podem ser uma combinação de:
  • usuários individuais
  • papéis
  • papéis e subordinados
  • territórios
  • territórios e subordinados
  • outros grupos públicos
Que tipo de acesso?
Você pode atribuir acesso Somente leitura ou Leitura/Gravação.


As regras de compartilhamento funcionam melhor quando são definidas para um determinado grupo de usuários que você pode determinar ou prever com antecedência, e não um conjunto de usuários que muda com frequência. Por exemplo, no aplicativo Recruiting, é importante compartilhar todos os candidatos, posições, formulários de emprego e revisões com todos os recrutadores. Como todos os recrutadores pertencem ao papel Gerente de contratação ou Recrutador, na hierarquia de papéis, podemos facilmente usar uma regra de compartilhamento para compartilhar esses objetos com o papel Gerente de contratação e seus subordinados.

Como alternativa, considere outro caso de uso do aplicativo Recruiting: os entrevistadores devem ter acesso de leitura sobre os candidatos e formulários de emprego para as pessoas que fazem uma entrevista. Nesse caso, o conjunto de entrevistadores é muito mais difícil de prever com antecedência — os gerentes de contratação podem usar conjuntos diferentes de entrevistadores dependendo da posição e os entrevistadores podem pertencer a diferentes grupos na hierarquia de papéis. Dessa forma, esse caso de uso não deveria ser tratado com regras de compartilhamento, pois é muito difícil prever a equipe de entrevistadores de qualquer gerente.

Devemos usar uma regra de compartilhamento?

Vamos analisar o conjunto de permissões necessárias que ainda precisamos implementar e escolher as que funcionam melhor com regras de compartilhamento.

Os recrutadores precisam de acesso de leitura e atualização em todas as posições, candidatos, formulários de emprego e registros de revisão existentes no aplicativo.
Sim. Como já discutimos, é fácil determinar o grupo de recrutadores na nossa hierarquia de papéis.

Os gerentes de contratação precisam ter acesso de leitura e atualização nos registros de posição e publicação de emprego nos quais eles são o gerente de contratação.
Não. É muito difícil prever quais posições serão atribuídas a qual gerente de contratação. Teremos que tratar esse caso de uso de outra forma.

Os gerentes de contratação precisam de acesso de leitura aos registros dos candidatos para os quais eles são o gerente de contratação.
Não. Novamente, é muito difícil prever quais posições serão atribuídas a qual gerente de contratação.

Os gerentes de contratação precisam ter acesso de leitura e atualização em todos os registros de formulário de emprego e revisão.
Sim. Como não estamos restringindo quais formulários de emprego e revisões um gerente de contratação tem permissão para ler e atualizar, podemos facilmente determinar os gerentes de contratação da nossa hierarquia de papéis e definir uma regra de compartilhamento para eles.

Os entrevistadores precisam de acesso de leitura aos registros do candidato e do formulário de emprego para as pessoas que eles entrevistarão.
No. Como já discutimos, é difícil prever quem serão os membros da equipe de entrevista de uma determinada posição.

Para resumir, veja as principais regras de compartilhamento que podemos definir para o aplicativo Recruiting.

Objeto Rótulo da regra Pertencente a... Compartilhar com... Nível de acesso
Revisão Editar revisões Organização inteira Recrutadores e Gerentes de contratação Leitura/Gravação
Candidato Editar candidatos Organização inteira O papel e os subordinados do Gerente de contratação Leitura/Gravação
Posição Editar posições O papel e os subordinados do Gerente de contratação O papel e os subordinados do Gerente de contratação Leitura/Gravação

No restante desta unidade, você aprenderá a criar grupos públicos e regras de compartilhamento para implementar essas permissões.

Definir um grupo público

Antes de criar uma regra de compartilhamento, é importante configurar o grupo público adequado. Um grupo público é uma coleção de usuários individuais, outros grupos, papéis ou territórios individuais e/ou papéis ou territórios com seus subordinados que possuem uma função em comum. Por exemplo, tanto os usuários com o perfil Recrutador quanto os usuários no papel Gerente de desenvolvimento de software conseguem revisar formulários de emprego.

O uso de um grupo público ao definir uma regra de compartilhamento facilita a criação da regra, e mais importante, facilita a compreensão posterior da regra, especialmente se ela for uma das muitas regras de compartilhamento que você deve controlar em uma organização de grande porte. Crie um grupo público se quiser definir uma regra de compartilhamento que englobe mais de um ou dois grupos ou papéis, ou qualquer indivíduo.

  1. Em Configuração, use a caixa Busca rápida para localizar Grupos públicos.
  2. Clique em Novo. Criar um grupo público na página Configuração
  3. Dê um rótulo ao grupo. A caixa de texto Nome do grupo é automaticamente preenchida após ser clicada. Esse é o nome exclusivo usado pela API e pelos pacotes gerenciados.
  4. Na lista suspensa Pesquisar, escolha entre quais usuários individuais, outros grupos ou papéis você selecionará usuários e se seus subordinados serão incluídos. Você pode incluir uma combinação de tipos de membro em seus grupos públicos.
  5. Na lista Membros disponíveis, selecione os usuários e clique em Adicionar.
  6. Clique em Salvar.

Depois de definir o grupo, poderá usá-lo para definir as regras de compartilhamento.

Grupos públicos no aplicativo Recruiting

Analisando as permissões necessárias que queremos implementar no aplicativo Recruiting, existem apenas dois objetos que precisam de um grupo público para suas regras de compartilhamento: Formulário de emprego e Revisão. A boa notícia é que podemos englobar esses objetos em um único grupo, pois o objeto Revisão está no lado “detalhe” de um relacionamento entre mestre e detalhes, então ele herda as configurações de compartilhamento que aplicamos ao objeto Formulário de emprego. 

Como os recrutadores e os gerentes de contratação precisam de acesso de leitura e de atualização em formulários de emprego e revisões, podemos definir um grupo público chamado Revisores que englobe os recrutadores e os gerentes de contratação. Nesse grupo, adicionamos os papéis: Gerente de Desenvolvimento de Software, Diretor de Gerenciamento de Produto e Diretor de QA, além do papel e dos subordinados do Gerente de Recrutamento.

Definir uma regra de compartilhamento

Você pode definir uma regra de compartilhamento para um único grupo público, papel ou território. Também é possível definir uma regra de compartilhamento para uma regra e seus subordinados, ou para um território e seus subordinados.

  1. Em Configuração, use a caixa Busca rápida para encontrar Configurações de compartilhamento. Essa é a mesma página usada para definir os padrões de toda a organização.
  2. Na lista suspensa Gerenciar configurações de compartilhamento para, escolha o objeto para o qual você deve criar a regra de compartilhamento. A escolha de um objeto dessa lista suspensa possibilita a você focar nos padrões para toda a organização e nas regras de compartilhamento de um único objeto de cada vez em vez de olhar para todos eles em uma página longa, o que será útil se você tiver uma organização de grande porte com diversos objetos personalizados.
  3. Na área Regras de compartilhamento, clique em Novo e atribua um rótulo a essa regra. A caixa de texto Nome da regra é preenchida automaticamente quando clicamos nela.
  4. Para o tipo de regra, você pode escolher se a regra de compartilhamento se baseia no proprietário ou tem como base critérios aos quais os registros devem corresponder para serem incluídos. Para esta regra de compartilhamento, selecione Com base no proprietário do registro.
  5. Em Selecionar quais registros serão compartilhados, selecione uma categoria na primeira lista suspensa e um conjunto de usuários na segunda lista suspensa ou no campo de pesquisa.
  6. Em Selecione os usuários com quem isso será compartilhado, especifique os usuários que têm acesso aos dados.
  7. Selecione uma configuração de acesso de compartilhamento.
  8. Clique em Salvar.

Regras de compartilhamento no aplicativo Recruiting

Para o aplicativo Recruiting, precisamos de uma regra que compartilha as revisões escritas por e de propriedade de qualquer membro da organização com todos os recrutadores e gerentes de contratação. Criamos uma regra de compartilhamento que é aplicada aos objetos Formulário de emprego e Revisão.

Criamos uma regra de compartilhamento com base em proprietário chamada Formulário de emprego com o rótulo Revisar registros. Em Selecionar quais registros serão compartilhados, selecione Grupos públicos e, em seguida, Todos os usuários internos. Especificamos que esses registros são compartilhados com o grupo público Revisores que criamos e para o qual definimos o nível de acesso como Leitura/Gravação.

Como todos os revisores e gerentes de contratação precisam ser capazes de ler e atualizar revisões, nós liberamos esse acesso com uma única regra de compartilhamento e um grupo público.
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