Definir regras de compartilhamento
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Usar as regras de compartilhamento para ampliar o acesso para além da estrutura de hierarquia de papéis.
- Criar um grupo público que inclua usuários com diferentes perfis e papéis.
Ampliar o acesso com regras de compartilhamento
As configurações de compartilhamento padrão para toda a organização oferecem um nível de acesso básico (relativamente restritivo) para cada objeto. Se você tiver os padrões de compartilhamento em toda a organização de Somente leitura pública ou Particular, você pode reabrir o acesso para alguns usuários com regras de compartilhamento. Isso permite criar exceções automáticas às configurações de compartilhamento em toda a organização para conjuntos definidos de usuários. Como acontece com as hierarquias de papéis, as regras de compartilhamento nunca poderão ser mais estritas que as definições padrão para toda a organização. Elas somente possibilitam um maior acesso para usuários específicos.
Cada regra de compartilhamento é formada por três componentes: quais registros compartilhar, com quais usuários e com que tipo de acesso.
Quais registros você está compartilhando?
Você pode compartilhar registros que pertençam a determinados usuários ou que atendam a determinados critérios valores de campo.
Com quais usuários você está compartilhando-os?
Você pode definir grupos de usuários por papéis, por território ou ao definir um grupo público. Um grupo público é um agrupamento de usuários definido pelo administrador que pode ser usado para simplificar a criação de regras de compartilhamento. Dependendo dos tipos de membro do grupo disponíveis em sua organização, grupos públicos podem ser uma combinação de:
- Usuários individuais
- Papéis
- Papéis e subordinados (você pode escolher se quer incluir o site do Experience Cloud e usuários do portal ou apenas usuários internos.)
- Territórios
- Territórios e subordinados
- Outros grupos públicos
Que tipo de acesso eles têm?
Você pode atribuir acesso Somente leitura ou Leitura/Gravação.
As regras de compartilhamento funcionam melhor quando são definidas para um determinado grupo de usuários que você pode determinar ou prever com antecedência, e não um conjunto de usuários que muda com frequência. Por exemplo, no aplicativo Recruiting, é importante compartilhar todos os candidatos, posições, formulários de emprego e revisões com todos os recrutadores. Como todos os recrutadores pertencem ao papel Gerente de contratação ou Recrutador, na hierarquia de papéis, podemos facilmente usar uma regra de compartilhamento para compartilhar esses objetos com o papel Gerente de contratação e seus subordinados.
Como alternativa, considere outro caso de uso do aplicativo Recruiting: Os entrevistadores precisam de acesso de leitura aos candidatos e ao formulário de emprego para as pessoas que eles entrevistarão. Nesse caso, o conjunto de entrevistadores é muito mais difícil de prever com antecedência — os gerentes de contratação podem usar conjuntos diferentes de entrevistadores dependendo da vaga e os entrevistadores podem pertencer a diferentes grupos na hierarquia de papéis. Dessa forma, esse caso de uso não deveria ser tratado com regras de compartilhamento, pois é muito difícil prever a equipe de entrevistadores de qualquer gerente.
Regras de compartilhamento no aplicativo Recruiting
Vamos analisar o acesso que você ainda deseja implementar e escolher o que funciona melhor com regras de compartilhamento.
Os recrutadores precisam de acesso de leitura e atualização em todas as posições, candidatos, formulários de emprego e registros de revisão existentes no aplicativo.
Sim. É fácil determinar o grupo de recrutadores na nossa hierarquia de papéis.
Os gerentes de contratação precisam ter acesso de leitura e atualização nos registros de vagas nos quais eles são gerentes de contratação.
Não. É muito difícil prever quais vagas serão atribuídas a qual gerente de contratação. Você precisa tratar esse caso de uso de outra forma como, por exemplo, compartilhando cada registro de vagas usando uma regra de compartilhamento manual.
Os gerentes de contratação precisam de acesso de leitura nos registros dos candidatos para os quais eles são gerentes de contratação.
Não. Novamente, é muito difícil prever quais vagas serão atribuídas a qual gerente de contratação.
Os gerentes de contratação precisam ter acesso de leitura e atualização em todos os registros de formulário de emprego e revisão.
Sim. Como você não está restringindo quais formulários de emprego e revisões um gerente de contratação tem permissão para ler e atualizar, pode facilmente determinar os gerentes de contratação da hierarquia de papéis e definir uma regra de compartilhamento para eles.
Os entrevistadores precisam de acesso de leitura aos registros do candidato e do formulário de emprego para as pessoas que eles entrevistarão.
Não. É difícil prever quem serão os membros da equipe de entrevista de uma determinada vaga.
Para resumir, veja as principais regras de compartilhamento que podemos definir para o aplicativo Recruiting.
Objeto
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Rótulo da regra
|
Pertencente a...
|
Compartilhar com...
|
Nível de acesso
|
---|---|---|---|---|
Revisão |
Editar revisões |
Organização inteira |
Recrutadores e Gerentes de contratação |
Leitura/Gravação |
Formulário de emprego |
Editar formulários de emprego |
Organização inteira |
Recrutadores e Gerentes de contratação |
Leitura/Gravação |
Candidato |
Editar candidatos |
Organização inteira |
O papel e os subordinados do Gerente de contratação |
Leitura/Gravação |
Posição |
Editar posições |
O papel e os subordinados do Gerente de contratação |
O papel e os subordinados do Gerente de contratação |
Leitura/Gravação |
No restante desta unidade, você saberá como criar grupos públicos e regras de compartilhamento para estender o acesso exigido.
O que são grupos públicos?
Antes de criar uma regra de compartilhamento, é importante configurar o grupo público adequado se você estiver usando um. Um grupo público é uma coleção de usuários individuais, outros grupos, papéis ou territórios que possuem uma função em comum. Por exemplo, tanto os usuários com o perfil Recrutador quanto os usuários no papel Gerente de desenvolvimento de software conseguem revisar formulários de emprego.
O uso de um grupo público ao definir uma regra de compartilhamento facilita a criação da regra, e mais importante, facilita a compreensão posterior da regra, especialmente se ela for uma das muitas regras de compartilhamento que você deve controlar em uma organização de grande porte. Crie um grupo público se quiser definir uma regra de compartilhamento que englobe mais de um ou dois grupos ou papéis, ou qualquer indivíduo.
Analisando as permissões necessárias que você quer implementar no aplicativo Recruiting, existem apenas dois objetos que precisam de um grupo público para suas regras de compartilhamento: Formulário de emprego e Revisão. Como os recrutadores e os gerentes de contratação precisam de acesso de leitura e de atualização em formulários de emprego e revisões, você pode definir um grupo público chamado Reviewers (Revisores) que englobe os recrutadores e os gerentes de contratação. Nesse grupo, adicionamos os papéis: Gerente de desenvolvimento de software, Diretor de gerenciamento de produto e Diretor de QA, além do papel e dos subordinados do Gerente de recrutamento.
Criar um grupo público
Crie o grupo público Reviewers (Revisores).
- Em Setup (Configuração), na caixa Quick Find (Busca rápida), pesquise por e selecione Public Groups (Grupos públicos).
- Clique em New (Novo).
- Insira
Reviewers
(Revisores) como Field Label (Rótulo do campo). A caixa de texto Nome do grupo é automaticamente preenchida após ser clicada. Esse é o nome exclusivo usado pela API e pelos pacotes gerenciados.
- Outra opção é adicionar uma descrição.
- Não adicione membros por enquanto. Clique em Save (Salvar).
- Na página Public Groups Setup (Configuração de grupos públicos), clique no grupo público Reviewers (Revisores) que você acabou de criar.
- Na página de detalhes do grupo público, clique em View Summary (Exibir resumo). Nesta página, você pode ver as regras de compartilhamento, as pastas de relatórios e painéis e os modos de exibição de lista em que esse grupo público é usado para conceder acesso e os outros grupos públicos aos quais ele foi adicionado. Você também pode gerenciar a associação.
- Em All Public Group Members (Todos os membros do grupo públicos, clique em Add Members (Adicionar membros).
- Selecione usuários individuais, outros grupos ou papéis e se seus subordinados estão incluídos. Você pode incluir uma combinação de tipos de membro em seus grupos públicos. Adicione os seguintes membros ao grupo público:
- Função: Gerente de Desenvolvimento de software
- Função: Diretor de gerenciamento de produtos
- Função: Diretor de garantia de qualidade
- Papel e subordinados internos: Gerente de recrutamento
- Função: Gerente de Desenvolvimento de software
- Clique em Save (Salvar).
Depois de definir o grupo, você poderá usá-lo para definir as regras de compartilhamento.
Definir uma regra de compartilhamento
Para o aplicativo Recruiting, você precisa de uma regra que compartilhe as revisões escritas por e de propriedade de qualquer membro da organização com todos os recrutadores e gerentes de contratação
- Em Setup (Configuração), na caixa Quick Find (Busca rápida), pesquise por e selecione Sharing Settings (Configurações de compartilhamento). Essa é a mesma página usada para definir os padrões de toda a organização.
- Na lista suspensa Manage sharing settings for (Gerenciar configurações de compartilhamento para), escolha o objeto para o qual você deve criar a regra de compartilhamento. A escolha de um objeto da lista suspensa possibilita a você focar nos padrões para toda a organização e nas regras de compartilhamento de um único objeto de cada vez em vez de olhar para todos eles em uma página longa, o que será útil se você tiver uma organização de grande porte com diversos objetos personalizados. Para esta regra, selecione Review (Revisão).
- Na área Sharing Rules (Regras de compartilhamento), clique em New (Novo) e atribua a essa regra o rótulo
Edit Reviews
(Editar revisões). A caixa de texto Nome da regra é preenchida automaticamente quando clicamos nela.
- Para o tipo de regra, você pode escolher se a regra de compartilhamento se baseia no proprietário ou tem como base critérios aos quais os registros devem corresponder para serem incluídos. Para esta regra de compartilhamento, selecione Com base no proprietário do registro.
- Em Selecionar quais registros serão compartilhados, selecione uma categoria na primeira lista suspensa e um conjunto de usuários na segunda lista suspensa ou no campo de pesquisa. Aqui, selecione Public Groups (Grupos públicos) e All Internal Users (Todos os usuários internos) para compartilhar todos os registros de revisões.
- Em Selecione os usuários com quem isso será compartilhado, especifique os usuários que têm acesso aos dados. Selecione o grupo público Reviewers (Revisores) que você acabou de criar.
- Selecione a configuração de acesso de compartilhamento. Defina o nível de acesso como Read/Write (Leitura/Gravação).
- Clique em Save (Salvar).
Ótimo trabalho! Você abriu o acesso às revisões para os usuários que precisam desse acesso sem alterar as configurações de compartilhamento em toda a organização.
Neste módulo, você aprendeu tudo sobre os quatro níveis de acesso a dados, além dos recursos e configurações usados para controlá-los. Você também fez exercícios práticos ao configurar o acesso para o aplicativo Recruiting. Para obter ainda mais informações sobre como gerenciar seus usuários e o acesso deles aos dados, acesse a Ajuda do Salesforce.
Recursos
- Ajuda do Salesforce: Sharing Rules
- Ajuda do Salesforce: Criar regras de compartilhamento
- Ajuda do Salesforce: Considerações sobre as regras de compartilhamento
- Ajuda do Salesforce: Sharing Rule Categories
- Ajuda do Salesforce: Configurar acesso a registros para seus usuários