Crie uma hierarquia de papéis

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Explicar como uma hierarquia de papéis difere de um organograma.
  • Visualizar e modificar uma hierarquia de papéis.
  • Criar e atribuir papéis para simplificar o acesso a registros.

Criar e editar papéis

Uma hierarquia de papéis opera em conjunto com as configurações de compartilhamento para determinar os níveis de acesso aos dados de seu Salesforce que os usuários têm. Os usuários podem acessar aos dados de todos os usuários diretamente abaixo deles na hierarquia.

Os usuários que precisam visualizar uma grande quantidade de dados (como o CEO, executivos ou outros gerentes) normalmente aparecem no topo da hierarquia. Mas as hierarquias de papéis não precisam corresponder ao organograma de sua organização. Cada papel na hierarquia representa apenas um nível de acesso a dados de que um usuário ou grupo de usuários precisa.
  • Um gerente sempre tem acesso aos mesmos dados que seus subordinados, independentemente das configurações padrão para toda a organização.
  • Usuários que tendem a necessitar de acesso aos mesmos tipos de registros podem ser agrupados. Usaremos estes grupos mais tarde quando falarmos sobre regras de compartilhamento.

Dependendo de suas configurações de compartilhamento, os papéis podem controlar o nível de visibilidade que os usuários têm dos dados do Salesforce. Qualquer que seja o nível de seu papel, os usuários podem exibir, editar e gerar relatórios de todos os dados pertencentes ou compartilhados com os usuários subordinados a eles na hierarquia de papéis, a menos que especificado de outra forma pelo modelo de compartilhamento para um objeto. Especificamente, na lista relacionada Padrões para toda a organização, se a opção Conceder acesso usando hierarquias estiver desativada para um objeto personalizado, somente o proprietário do registro e os usuários que têm acesso graças aos padrões para toda a organização receberão acesso aos registros do objeto.

Além de configurar os padrões de compartilhamento para toda a organização para cada objeto, você pode especificar se os usuários têm acesso aos dados pertencentes ou compartilhados com seus subordinados na hierarquia. Por exemplo, a hierarquia de papéis concede automaticamente o acesso ao registro para usuários acima do proprietário do registro na hierarquia. Por padrão, a opção Conceder acesso usando hierarquias está ativada para todos os objetos. Ela só pode ser alterada para objetos personalizados.

Para controlar o acesso ao compartilhamento usando hierarquias para qualquer objeto personalizado, digite Configurações de compartilhamento na caixa Busca rápida e selecione Configurações de compartilhamento. Na seção Padrões para toda a organização, clique em Editar. Desmarque Conceder acesso usando hierarquias se desejar impedir que usuários obtenham acesso automático aos dados pertencentes ou compartilhados com seus subordinados nas hierarquias.

Definir uma hierarquia de papéis

Depois de ter uma ideia da aparência da hierarquia, a implementação da hierarquia de papéis na plataforma é fácil. É melhor começar com o organograma da sua emprega e consolidar diferentes cargos em papéis únicos, sempre que possível.

Por exemplo, se o grupo de desenvolvimento de software tiver os cargos de engenheiro consultor de software e engenheiro de software júnior, essas posições poderão ser consolidadas em um único papel, Engenheiro de software, na hierarquia. Depois dessa definição, você pode começar a definir a hierarquia de papéis.
  1. Em Configuração, use a caixa Busca rápida para localizar Papéis. Se uma página inicial introdutória chamada Entendendo papéis for exibida, clique em Configurar papéis na parte inferior da página para acessar a ferramenta. A exibição padrão dessa página é a exibição em árvore, conforme indicado na lista suspensa à direita da barra de título Hierarquia de papéis. Ao criar uma hierarquia de papéis, use essa exibição ou o modo de exibição de lista, pois com elas é mais fácil visualizar como todos os papéis se encaixam na hierarquia. O modo de exibição de lista classificado é indicado quando você sabe o nome do papel que deseja encontrar, mas não sabe a localização dele na hierarquia ou não quer clicar para abrir todos os nós da árvore. Para os nossos propósitos, vamos usar a exibição em árvore. A página Criar hierarquia de papéis com a hierarquia de papéis da organização configurada comoQuando você começa a definir uma hierarquia de papéis, a exibição em lista exibe um único nó marcador com o nome da sua organização. Neste ponto, precisamos adicionar o nome do papel que ocupa o lugar mais alto na hierarquia — no nosso caso, o CEO. Se você estiver criando seu aplicativo com uma organização gratuita Developer Edition ou Trailhead Playground, a hierarquia de papéis pode estar predefinida como uma amostra. Não há problema. Você ainda pode acompanhar o exercício e criar mais alguns papéis.
  2. Logo abaixo do nome da empresa, clique em Adicionar papel. Se o papel CEO já existir, clique em Editar.
  3. Na caixa de texto Rótulo, insira CEO. A caixa de texto Nome do papel será preenchida automaticamente com CEO.
  4. Na caixa de texto Esse papel se reporta a, clique no ícone de pesquisa Ícone de pesquisa e clique em Selecionar ao lado do nome da sua organização. Ao escolhermos o nome da organização na caixa de texto Esse papel se reporta a, estamos indicando que o papel CEO ocupa a posição mais alta na nossa hierarquia de papéis e que ele não se reporta a ninguém.
  5. Na caixa de texto Nome do papel, como exibido nos relatórios, insira CEO. Esse texto é usado em relatórios para indicar o nome de um papel. Como um nome de papel longo, como Vice-presidente de desenvolvimento de produtos ocupa mais espaço nas colunas do seu relatório, recomendamos o uso de uma abreviação de fácil identificação.
  6. Deixe todas as outras opções, como Acesso à oportunidade, configuradas com os valores padrão e salve. Essas opções de acesso não estão relacionadas ao nosso aplicativo Recruiting. Elas aparecem somente se você tiver os padrões, para toda a organização de um objeto padrão, configurados com um nível mais restritivo do que Leitura/Gravação pública.
  7. Agora que criou seu primeiro papel, você pode atribuir o usuário adequado a ele. Clique em CEO e, na página de detalhes do papel CEO, clique em Atribuir usuários ao papel. A página Detalhe do papel para CEO
  8. Na lista suspensa Usuários disponíveis, selecione Todos não atribuídos.
  9. Selecione um usuário da lista e clique em Adicionar para movê-lo para a lista Usuários selecionados para CEO e salve.

Se você voltar à página principal de Papéis em Configuração, já poderá ver o novo papel CEO na hierarquia. Você pode definir os papéis restantes de acordo com seu diagrama de hierarquia de papéis. Não é necessário atribuir usuários a todos os papéis neste momento. Isso pode ser feito posteriormente quando você criar os usuários restantes e testar seu aplicativo.


Nota

Nota

Para agilizar o processo de adição de um novo papel, clique em Adicionar papel diretamente abaixo do nome do papel ao qual o novo papel deve se reportar. Quando isso é feito, a caixa de texto Esse papel se reporta a é preenchida automaticamente com o nome do papel adequado.


Hierarquia de papéis no aplicativo Recruiting

Vamos observar uma parte da hierarquia de papéis para um empresa fictícia que está usando nosso aplicativo Recruiting. Lembre-se de que, com a definição que fizemos dos padrões para toda a organização, os gerentes de contratação têm permissão para visualizar (mas não para criar ou atualizar) todos os registros de posição, de publicação de emprego e do site de emprego, e têm permissão para visualizar e atualizar outros registros de recrutamento pertencentes a eles. Isso faz com que nosso aplicativo não seja tão útil. Porém, uma vez que nossa hierarquia de papéis está implementada, nossos usuários podem acessar os dados de que precisam, e nosso aplicativo está desativado e em execução.
A hierarquia de papéis da empresa Universal Containers

Esta hierarquia de papéis concede automaticamente os seguintes tipos de permissão no nível do registro:

  • A CEO, Cynthia, pode visualizar e atualizar todos os registros que qualquer outra pessoa pode visualizar e atualizar na organização.
  • O vice-presidente de Desenvolvimento, Andrew, pode visualizar e atualizar todos os registros que seus gerentes ou os funcionários dos seus gerentes podem visualizar ou atualizar.
  • A vice-presidente de Recursos Humanos, Megan, pode visualizar e atualizar todos os registros que Phil, seu gerente de recrutamento, ou Mário, recrutador de Phil, pode visualizar e atualizar.
  • O gerente de recrutamento, Phil, pode visualizar e atualizar todos os registros pertencentes a Mário, seu recrutador.
  • O gerente de Desenvolvimento de software, Ben, pode visualizar e atualizar todos os registros pertencentes a Melissa, Tom ou Craig, seus engenheiros de software.
  • O diretor de QA, Clark, pode visualizar e atualizar todos os registros pertencentes a Flash ou Harry, seus engenheiros de QA.

Como você pode ver, a hierarquia de papéis é uma forma poderosa de oferecer acesso aos dados às pessoas que precisam ver muitos deles!

Com os padrões para toda a organização e a hierarquia de papéis em vigor, você está quase finalizando as permissões de acesso no nível do registro para o aplicativo Recruiting. Falta apenas compartilhar os registros relacionados a recrutamento entre os grupos que aparecem em ramificações separadas da hierarquia de papéis e entre colegas em um único grupo. Você pode executar as duas tarefas com uma combinação de regras de compartilhamento e compartilhamento manual.

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