Crie uma hierarquia de papéis
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Explicar como a hierarquia de papéis difere de um organograma.
- Visualizar e modificar a hierarquia de papéis.
- Criar e atribuir papéis para simplificar o acesso a registros.
A hierarquia de papéis e o acesso a registros
Uma hierarquia de papéis funciona em conjunto com as configurações de compartilhamento do padrão para toda a organização para determinar os níveis de acesso que os usuários têm aos dados do Salesforce. Os usuários podem acessar aos dados de todos os usuários diretamente abaixo deles na hierarquia.
Os usuários que precisam visualizar uma grande quantidade de dados (como o CEO, executivos ou outros gerentes) normalmente aparecem no topo da hierarquia. Mas as hierarquias de papéis não têm que corresponder ao seu organograma. Cada papel na hierarquia representa apenas um nível de acesso a dados de que um usuário ou grupo de usuários precisa.
Os usuários em qualquer nível hierárquico podem visualizar, editar e relatar todos os dados pertencentes ou compartilhados com usuários abaixo deles na hierarquia de papéis. A única exceção é para objetos personalizados para os quais você pode desabilitar o acesso usando hierarquias. Especificamente, na lista relacionada Organization-Wide Defaults (Padrões para toda a organização), se a opção Grant Access Using Hierarchies (Conceder acesso usando hierarquias) estiver desativada, somente o proprietário do registro e os usuários que têm acesso graças aos recursos de compartilhamento receberão acesso aos registros do objeto.
Depois de ter uma ideia da aparência da hierarquia, a implementação da hierarquia de papéis na plataforma é fácil. É melhor começar com o organograma da sua empresa e consolidar diferentes cargos em papéis únicos no acesso a registros, sempre que possível. As hierarquias de papéis não precisam corresponder exatamente ao organograma. Em vez disso, cada papel na hierarquia deve representar um nível de acesso a dados de que o usuário ou grupo precisa.
Por exemplo, se o grupo de desenvolvimento de software tiver os cargos de engenheiro consultor de software e engenheiro de software júnior, essas posições poderão ser consolidadas em um único papel, Engenheiro de software, na hierarquia. Depois dessa definição, você pode começar a definir a hierarquia de papéis.
Hierarquia de papéis no aplicativo Recruiting
Vamos observar uma parte da hierarquia de papéis para o aplicativo de exemplo Recruiting. Lembre-se que, com a definição que você fez dos padrões para toda a organização, os gerentes de contratação têm permissão para visualizar (mas não para criar ou atualizar) todos os registros de vaga, de publicação de emprego e do site de emprego, e têm permissão para visualizar e atualizar outros registros de recrutamento pertencentes a eles. Isso faz com que seu aplicativo não seja tão útil. No entanto, você quer configurar papéis de Recursos Humanos para que os usuários tenham acesso aos dados necessários.
Esta hierarquia de papéis concede automaticamente os seguintes tipos de permissão no nível do registro:
- A CEO, Cynthia, pode visualizar e atualizar todos os registros que qualquer outra pessoa pode visualizar e atualizar na organização.
- O vice-presidente de Desenvolvimento, Andrew, pode visualizar e atualizar todos os registros que seus gerentes ou os funcionários dos seus gerentes podem visualizar ou atualizar.
- A vice-presidente de Recursos Humanos, Megan, pode visualizar e atualizar todos os registros que Phil, seu gerente de recrutamento, ou Mario, recrutador de Phil, pode visualizar e atualizar.
- O gerente de recrutamento, Phil, pode visualizar e atualizar todos os registros pertencentes a Mário, seu recrutador.
- O gerente de Desenvolvimento de software, Ben, pode visualizar e atualizar todos os registros pertencentes a Melissa, Tom ou Craig, seus engenheiros de software.
- O diretor de QA, Clark, pode visualizar e atualizar todos os registros pertencentes a Flash ou Harry, seus engenheiros de QA.
Definir a hierarquia de papéis
Agora, pratique a configuração do papel de Gerente de integração, que se reporta ao Vice-presidente de Recursos Humanos.
- Em Setup (Configuração), na caixa Quick Find (Busca rápida), pesquise por e selecione Roles (Papéis).
- Se uma página inicial introdutória chamada Entendendo papéis for exibida, clique em Configurar papéis na parte inferior da página para acessar a ferramenta.
- Quando você começa a definir uma hierarquia de papéis, a exibição em lista exibe um único nó marcador com o nome da sua organização. Neste ponto, você precisa adicionar o nome do papel que ocupa o lugar mais alto na hierarquia. No nosso caso, o CEO. No Playground, alguns papéis na hierarquia já estão definidos. Clique em Expand All (Expandir tudo) para ver toda a hierarquia de papéis.
- Na função Vice-presidente de Recursos Humanos, clique em Add Role (Adicionar papel).
- Em Label (Rótulo), insira
Onboarding Manager
(Gerente de integração). O Role Name (Nome do papel) é preenchido automaticamente comOnboarding_Manager
.
- Na caixa de texto This role reports to (Esse papel se reporta a), deixe o papel Vice-presidente de Recursos Humanos preenchido.
- Na caixa de texto Role Name as displayed on reports (Nome do papel, como exibido nos relatórios, opcionalmente, insira um valor. Esse texto é usado em relatórios para indicar o nome de um papel. Como um nome de papel longo ocupa mais espaço nas colunas do seu relatório, recomendamos o uso de uma abreviação de fácil identificação.
- Deixe todas as outras opções, como Contact Access (Acesso ao contato) ou Opportunity Access (Acesso à oportunidade), configuradas com os valores padrão e clique em Save (Salvar). Estas opções de acesso não afetam seu aplicativo Recruiting. Mas, normalmente, você configura o acesso que a função tem aos registros filho das contas que eles possuem.
- Agora que você criou seu papel, você pode atribuir o usuário adequado a ele. Clique em Onboarding Manager (Gerente de integração), e clique em Assign Users to Role (Atribuir usuários ao papel).
- Na lista suspensa Available Users (Usuários disponíveis), selecione All Unassigned (Todos não atribuídos).
- Selecione um usuário da lista e clique em Add (Adicionar) para movê-lo para a lista Onboarding Manager (Gerente de integração) e salve.
Se você voltar à página principal de Roles (Papéis) em Setup (Configuração), já poderá ver o novo papel na hierarquia. Em seguida, você pode definir o resto dos papéis de acordo com seu diagrama, como os papéis de Gerente de recrutamento e Recrutador.
Como você pode ver, a hierarquia de papéis é uma forma poderosa de oferecer acesso aos dados às pessoas que precisam ver muitos deles!
Com os padrões para toda a organização e a hierarquia de papéis em vigor, você está quase finalizando as permissões de acesso no nível do registro para o aplicativo Recruiting. Falta apenas compartilhar os registros relacionados a recrutamento entre os grupos que aparecem em ramificações separadas da hierarquia de papéis. Este requisito pode ser concretizado com regras de compartilhamento.
Recursos
- Ajuda do Salesforce: Configurar acesso a registros para seus usuários
- Ajuda do Salesforce: Controlling Access Using Hierarchies