Melhorar a qualidade dos dados

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Nomear padrões dos dados definidos em um plano de gerenciamento comum.
  • Listar formas de utilizar o Salesforce para implementar um plano de gerenciamento de dados.

Desenvolver um plano de gerenciamento de dados

Agora você já sabe o quanto a qualidade dos dados é importante para o crescimento da empresa. Os dados ruins estão ligados à perda de lucro, a falta de percepções e prejuízos à reputação, para citar poucos exemplos. Bons dados, por outro lado, são o segredo do sucesso. Eles oferecem rapidez e precisão para que a empresa faça suas atividades, como prospectar e visar novos clientes, identificar oportunidades de cross-selling e planejar territórios.

A diretora de vendas pediu para você liderar a iniciativa voltada a melhorar a qualidade dos dados da Gelato. Agora é hora de transformar o conhecimento em ação.

Através das pesquisas, você se lembra do primeiro passo para melhorar a qualidade dos dados: desenvolver um plano de gerenciamento de dados.

Felizmente, você já sabe quais dados do cliente são necessários para respaldar os objetivos empresariais da Gelato. E também já sabe quem usa esses dados e como eles são usados. Só falta criar um plano.

Um plano típico de gerenciamento de dados contém padrões para criar, processar e preservar os dados. A tabela de referência abaixo é bem útil.

Padrão de dados Descrição Exemplo
Criação de nome Definir as convenções dos nomes dos registros. Sempre incluir um sufixo (Ltda., S.A.)? Abreviações? Garantir que os nomes de empresas nunca sejam abreviados, exceto quando a abreviação for o nome em si.
Formatação Calcular como os dados e valores monetários são representados. Usar dd/mm/aaaa em todos os formatos de data.
Fluxo de trabalho Determinar os processos de criação, revisão, atualização e arquivamento de registros. Determinar todos os estágios pelos quais o registro passa durante seu ciclo de vida. Encaminhar as solicitações de serviço associadas a empresas californianas a representantes na Califórnia.
Qualidade

Definir padrões adequados de qualidade dos dados, incluindo a capacidade de medir ou pontuar os registros. Atribuir um valor à duração, completude, uso, precisão, coerência e duplicação, além de outras métricas de qualidade ou valor específicas da sua empresa.

Os leads ativos são atualizados pelo menos uma vez por mês.
Papéis e propriedade Determinar quem detém os registros, quem é responsável pelas alterações aos dados e quem é notificado em caso de alterações aos dados. Atribuir os leads associados a empresas californianas aos representantes de vendas na Califórnia.
Segurança e permissões Determinar os níveis apropriados de privacidade para os dados. Garantir o cumprimento das obrigações regulamentares, legais e contratuais. Garantir que somente os membros da equipe regional possam ver informações sigilosas de seus leads.
Monitoramento Estabelecer o processo para garantir o controle de qualidade dos dados. Determinar frequência, escopo, proprietários e verificações, incluindo as formas de atualizar os dados, prevenir duplicações, mesclar registros, adicioná-los e arquivá-los. Determinar as métricas que podem ser facilmente monitoradas no painel. Analisar leads sem informações do setor no primeiro dia de cada mês.

Você mostra seu plano à diretora de vendas. Ela gosta muito, mas uma pergunta é inevitável: “Como isso vai melhorar nossos dados?”

Implementar seu plano de gerenciamento de dados no Salesforce

A reta final. Você aprendeu quão importante a qualidade dos dados é para uma empresa. Avaliou a qualidade dos dados de sua empresa. E preparou um excelente plano de gerenciamento de dados. Está tudo muito bem, mas todo esse conhecimento e planejamento são tão úteis quanto um guarda-chuva em um submarino, se você não puder colocá-los em prática.

Como fazer isso?

A resposta: a Salesforce.

O poder do Salesforce está em sua flexibilidade. Você pode facilmente personalizar o Salesforce para promover o plano de gerenciamento de dados de sua empresa.

Faça com que o Salesforce trabalhe para você! Especificamente, faça com que seja mais fácil criar, atualizar e manter dados do cliente com alguns recursos-chave do Salesforce. (Para obter detalhes específicos sobre como configurar esses recursos, verifique a seção Recursos.)

Campos obrigatórios

Você já sabe quais campos são necessários para apoiar os objetivos empresariais da Gelato. Está tudo em seu plano de gerenciamento de dados. Torne esses campos obrigatórios. Para os leads da Gelato, você torna vários campos personalizados obrigatórios, incluindo os campos relacionados a datas importantes e informações sobre a indústria. Dessa forma, os leads podem ser devidamente pontuados, atribuídos e convertidos.

Novo campo personalizado


Regras de validação 

Quer se certificar de que os números de telefone seguem um formato específico? Configure regras de validação para qualquer campo. Então, quando os registros forem salvos, os dados são verificados para garantir que seguem o formato adequado. Regras de validação são muito versáteis. Por exemplo, para tornar um campo obrigatório, você pode usar uma regra de validação que verifica se o campo foi deixado em branco. Você pode configurar regras de validação para os campos de número de telefone, cartão de crédito e identificação do cliente. Também pode configurar regras de validação para tornar campos padrão de informações de contato de lead obrigatórios. 

Regras de fluxo de trabalho
As regras de fluxo de trabalho são a varinha mágica no seu ato de implementação do Salesforce. As regras de fluxo de trabalho permitem automatizar procedimentos e processos internos padrão para economizar tempo em toda a empresa. Você pode configurar regras de fluxo de trabalho para que os leads sejam encaminhados para o representante mais próximo. Também pode fazer o mesmo para atribuir pedidos de serviço. Agora, em vez de perder tempo atribuindo registros, os representantes da Gelato podem se concentrar em expandir o negócio.

Layouts de página 
Você sabe que existem vários campos que os representantes não estão usando. Livre-se deles! Isso mesmo, remova-os do layout da página para seus representantes. Na verdade, crie layouts de página personalizados para diferentes representantes e gerentes na Gelato, com campos que eles realmente precisam e quando precisarem. E, aproveitando a oportunidade, você pode colocar os campos obrigatórios e mais importantes no topo.

Painéis
Por que fazer com que seus representantes e gerentes se arrastem pelo pântano de relatórios e registros? Em vez disso, crie painéis simples para promover os objetivos empresariais. Para a Gelato, você pode criar uma série de painéis para gerentes em toda a empresa para mostrar coisas como atribuição de leads e dados de campanha que estejam faltando.

Relatório de qualidade dos dados


Ferramentas de enriquecimento de dados 

Os dados se tornam obsoletos praticamente logo após terem sido inseridos. É por isso que é importante comparar regularmente seus dados àqueles de uma fonte de confiança. Há vários produtos de Aplicativos de dados no AppExchange para ajudá-lo nessa tarefa. 

Gerenciamento de duplicados 
Registros duplicados são a desgraça de qualquer representante! Qual dos registros é o correto? A primeira coisa a fazer é certificar-se de que há um registro de conta para cada cliente da Gelato. Depois, você aproveita o Gerenciamento de duplicados, as ferramentas de gerenciamento de duplicados integradas do Salesforce, para impedir novos duplicados no futuro. 

Tipos de campos personalizados 
Sabendo qual é o formato que a empresa deseja usar para datas e moedas, você utiliza tipos de campo nos campos personalizados. Atribua todos os campos de datas personalizados a Type = Date (Tipo = Data) e todos os campos de moedas personalizados a Type = Currency (Tipo = Moeda). Para campos que possuem uma lista de valores padrão, utilize Type = Picklist (Tipo = Lista de opções). E, falando de listas de opções, você pode configurar as listas de opções State (Estado) e Country (País). Assim, seus representantes podem escolher de uma lista padronizada de estados e países ao inserirem endereços.

Após implementar seu plano de gerenciamento de dados, você se encontra com a diretora de vendas. Ela examina todos os novos processos. Com um sorriso no rosto, ela apenas pergunta: “Promoção?”

Conclusão

Depois de desfrutar de todo o sucesso conquistado, você passa duas semanas gloriosas curtindo umas férias tropicais longe da agitação da Gelato. A areia entrando em tudo o que você toca é algo impressionante. Você percebe que os dados se parecem bastante com isso. Eles tocam tudo, cada parte do seu negócio, chegando a lugares que você nem imagina.

Por isso, é essencial promover uma cultura centrada em dados. Felizmente, a Salesforce está aqui para ajudar. Você obteve muitas conquistas. A diretora de vendas adorou sua implementação, os representantes e gerentes da Gelato elogiaram seu trabalho e você recebeu uma grande promoção. Maravilha! No entanto, o trabalho de aprimoramento da qualidade dos dados nunca termina. Na verdade, você já tem mais algumas ideias que deseja implementar.

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