Arquivar e consolidar os dados do Salesforce
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Reconhecer quais ferramentas são úteis para apoiar a consolidação das organizações.
- Indicar quando é necessário ter uma estratégia de arquivamento.
Retenção, arquivamento e acesso aos dados
Você pode estar usando o Sales Cloud, o Service Cloud, o Marketing Cloud Engagement ou ter criado aplicativos conectados; de qualquer forma, é provável que uma quantidade substancial de dados seja sempre gerada e enviada para sua organização. Isso apresenta alguns desafios. Dados valem ouro, ou seja, excluí-los pode estar fora de questão por causa de seu valor. Se você já encontrou situações como essas, implementar uma estratégia de arquivamento pode ser benéfico.
- A quantidade de dados em sua organização está gerando mau desempenho, relatórios lentos ou bloqueio de registros.
- As políticas de retenção de dados não estão sendo cumpridas.
- As demandas de crescimento globais por relatórios e novas implementações de recursos não estão sendo atendidas.
- O armazenamento de dados é uma preocupação por causa dos registros que são armazenados, mas não estão sendo ativamente utilizados.
Há várias maneiras de controlar o gerenciamento de dados na Salesforce Platform. Uma ótima maneira de arquivar seus dados é com o Heroku Connect. Vamos analisar um caso de uso para te mostrar como utilizar o Heroku Connect quando você quiser arquivar dados dentro de sua própria arquitetura de solução.
Caso de uso: retenção, rastreamento e gerenciamento de dados
Um grande cliente de varejo quer arquivar dados antigos para liberar espaço em sua organização, mas mantendo a capacidade de reter esses dados com a opção de desarquivá-los por até 7 anos. Para resolver esses desafios comerciais, Robert Bullard, da Get Cloudy Consulting, recomenda usar o Heroku Connect, o Postgres e o Salesforce Connect.
Dentro dessa arquitetura, há três partes que são todas processadas no Heroku. A primeira é um serviço Web. O serviço Web fornece pontos de extremidade que a Salesforce possa chamar para os registros de arquivamento e desarquivamento. Estes serviços Web também expõem operações que podem ser realizadas nas Tabelas do Heroku Connect. Os dados são, então, acrescentados a uma fila para que se tornem um processo assíncrono.
O segundo componente é o banco de dados Postgres. Um trabalho em funcionamento em segundo plano chama um conjunto de procedimentos armazenados que processam todo o gerenciamento de registros entre as tabelas de arquivo e as tabelas do Heroku Connect que estão ativas.
Mover os dados entre as tabelas de arquivo e as tabelas de conexão é tão simples quanto usar INSERT e DELETE. Mas se você estiver interessado em adicionar sua própria lógica, pode usar operações de DML.
O terceiro componente é gerenciado pelo complemento do Heroku, o Heroku Connect. Nesse componente há duas partes, os objetos externos e o motor de sincronização. Os objetos externos ajudam a expor os dados na tabela de arquivo por um ponto de extremidade OData que pode ser consumido pelo Salesforce Connect e, por sua vez, expõe os dados de volta ao Salesforce como um objeto externo. A segunda parte, o motor de sincronização do Heroku Connect, faz a sincronização bidirecional entre as tabelas do Heroku Connect ativas no Postgres e a organização do Salesforce.
Benefícios da solução
Com essa implementação, Robert espera melhorias significativas no desempenho da organização do Salesforce de seus clientes. Isto também elimina a necessidade de arquivar dados manualmente e auxilia o cliente em modificações mais rápidas com a integração "apontar e clicar" por meio do Heroku Connect.
Talvez o compartilhamento de dados entre múltiplas fontes externas de dados possa ser a próxima iniciativa desse cliente, quem sabe?
Como consolidar múltiplas organizações do Salesforce
A maioria dos usuários tem várias organizações. Se você já tentou compartilhar os dados entre elas, pode ter tido algumas dificuldades ao tentar mesclar. Uma maneira de mitigar esses problemas é com o uso do Salesforce Connect e do modelo hub-and-spoke. Nesse modelo, todos os dados fluem da organização do hub para todos os spokes, ou organizações secundárias.
Por outro lado, o Heroku Connect também ajuda a sincronizar dados de várias organizações em um único banco de dados Postgres. Quando os dados estão no Postgres, você tem a opção de enviar o conjunto de dados agregados para uma organização consolidada.
Caso de uso: Consolidação dos dados da organização isolados em departamentos
Uma grande cadeia de varejo chegou à Cloudy Consulting precisando de uma maneira de centralizar os dados dos clientes de duas organizações de vendas e de uma organização de serviços que eles possuem. Eles também estão interessados em criar uma experiência individual do cliente para cada linha de negócios (LOB) que oferecem. Após analisar as necessidades dos clientes, Robert decide usar Heroku Connect, Salesforce Connect e o complemento Heroku Postgres.
Nessa arquitetura, existem três organizações: duas de vendas e uma de serviços. Robert seleciona o Heroku Connect porque ele dá aos clientes a flexibilidade de centralizar seus dados e a capacidade de criar seus próprios aplicativos personalizados. Algum processamento ou código externo que precise ser programado pode ser feito diretamente no Heroku. Finalmente, o Salesforce Connect puxa todos os dados de CRM do Heroku para a organização principal usando a API OData.
Lembre-se de que o Salesforce Connect usa adaptadores personalizados OData 2.0, OData 4.0, Cross-Org e Apex. Tenha em mente que ao usar um dos adaptadores, uma organização fica limitada a 20.000 chamadas OData por hora e a 1.000 chamadas OData por hora na Developer Edition.
Mais uma coisa...
O Salesforce Connect pode revelar até 100 tabelas de dados de uma única fonte de integração. Por exemplo, um cliente que esteja usando múltiplas fontes de dados para diferentes objetos.
Embora não haja um máximo de conexões que você pode estabelecer, há licenças do Salesforce Connect exigidas para cada fonte à qual você está se integrando. Se você tiver sistemas de fontes múltiplas e perceber que o custo ficará muito alto, a melhor maneira de tirar proveito dos seus recursos é por meio do Heroku usando o Salesforce Connect. O Heroku Connect atua como um ponto de extremidade enquanto interage com vários outros sistemas. O Salesforce Connect aponta para o Heroku e extrai as informações de que você precisa. Embora exija mais trabalho para ser implementado, ele proporciona mais escalabilidade a longo prazo e elimina a necessidade de criar conexões diferentes para cada plataforma.