Melhorar a adoção de IA com a estrutura LEVERS

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

Definir as ALAVANCAS do gerenciamento de mudanças.
Identificar as táticas que podem ser usadas para melhorar a adoção da tecnologia de IA.

ALAVANCAS do gerenciamento de mudanças

O gerenciamento de mudanças é um conjunto de táticas criadas para ajudar as organizações e as pessoas a adotar novas iniciativas, por exemplo, novas soluções de IA. Uma adoção bem-sucedida requer a combinação de conhecimento (“Eu sei como...”) e ação/comportamento desejado (“Eu escolho...”).

Os comportamentos são moldados por várias influências, incluindo fatores individuais, como crenças e habilidades, fatores sociais, como pressão dos colegas e orientação da liderança, e fatores estruturais, como políticas e incentivos. Esses fatores podem ser capturados pelo modelo LEVERS (ALAVANCAS), que significa Leadership (Liderança), Ecosystem (Ecossistema), Values (Valores), Enablement (Capacitação), Rewards (Recompensas) e Structure (Estrutura).

Com base em pesquisas, descobriu-se que uma mudança bem-sucedida é 10 vezes mais provável quando quatro ou mais ALAVANCAS estão envolvidas.

Liderança

Para implementar a mudança, os líderes precisam incentivar, modelar e apoiar o desenvolvimento de novas formas de trabalho. Suas ações enviam uma forte mensagem sobre a prioridade e a importância da nova iniciativa.

As estratégias para puxar a alavanca Liderança incluem:

Incentivar a comunicação transparente: Os líderes precisam comunicar claramente os benefícios da IA, abordando as preocupações sobre o deslocamento de empregos e mostrando como a IA aumenta, e não substitui, os empregos.
Envolver os funcionários no processo de mudança: Os líderes devem envolver os funcionários no início do processo de adoção da IA, permitindo a contribuição e a cocriação de soluções de IA. Isso incentiva a adesão e o apoio de toda a organização.
Incentivar a responsabilidade da liderança: Os líderes devem incluir o sucesso dos projetos de IA em suas metas individuais para demonstrar comprometimento e responsabilidade.
Desenvolver materiais de briefing executivo focados: Forneça aos líderes materiais concisos e focados em IA para discutir o impacto e o progresso do programa de IA em suas reuniões.
Estabelecer canais de feedback bidirecionais: Crie caminhos (usando plataformas como o Slack) para que os funcionários ofereçam feedback sobre o uso e a eficácia das ferramentas de IA, incentivando a liderança a participar ativamente das discussões.

Ecossistema

O “sistema de pessoas” de uma organização inclui clientes, funcionários, parceiros, fornecedores e comunidades. Os relacionamentos dentro e entre esses grupos influenciam a forma como as pessoas pensam, agem e realizam o trabalho em toda a organização.

As estratégias para puxar a alavanca Ecossistema podem incluir:

Realizar uma avaliação das partes interessadas em IA: Identifique os principais grupos e indivíduos afetados ou capazes de influenciar o sucesso da implementação da IA e formule estratégias de engajamento sob medida.
Estabelecer uma rede de mudança de IA: Promova a participação ativa, apoie novos processos orientados por IA e incentive a colaboração e o compartilhamento de conhecimento entre departamentos, promovendo uma cultura de IA mais integrada.
Criar um comitê de ética de IA: A criação de comitês de ética multifuncionais garante que os projetos de IA sejam analisados sob várias perspectivas, envolvendo as partes interessadas de várias partes da organização nas decisões relativas à governança da IA.
Organizar road shows com foco em IA: Realize eventos para aumentar a conscientização sobre a transição da IA, coletar feedback e envolver toda a organização no diálogo sobre a adoção da IA.
Avaliar o impacto na estrutura organizacional: Avalie se a implementação da IA exige mudanças no design organizacional, nas especificações de função ou nas configurações da equipe.
Realizar uma análise da lacuna de talentos em IA: Identifique a escassez de habilidades ou talentos que podem surgir devido à adoção de tecnologias de IA e planeje a abordagem dessas lacunas.

Valores

Conectar as mudanças ao que as pessoas já valorizam é a maneira mais eficaz de motivar os outros. A alavanca de valores tem tudo a ver com o aproveitamento da motivação pessoal das pessoas. Entretanto, isso pode ser complicado. É impossível forçar alguém a se motivar pessoalmente. Então, o que um agente de mudança pode fazer? Ele pode conectar a mudança àquilo com que as pessoas já se importam. Estabeleça um vínculo claro e sincero entre a mudança e aquilo com que as pessoas já se importam e valorizam para criar apoiantes.

As estratégias para puxar a alavanca Valores podem incluir:

Comunicar a finalidade e o valor da IA: Transmita claramente por que a organização está adotando a IA. Explique como a IA se alinha com a missão e a visão da empresa, como ela contribui para atingir as principais metas de negócios e os benefícios que oferece ao indivíduo.
Instituir uma governança ética de IA: Estabeleça diretrizes éticas sólidas e aborde as preocupações relacionadas à parcialidade e à justiça na IA para que os funcionários possam se envolver com a IA de forma responsável.
Demonstrar transparência nos modelos de IA: Fornecer transparência sobre como os modelos de IA tomam decisões ajuda a criar confiança e se alinha com o desejo dos funcionários de honestidade e integridade no local de trabalho.
Elaborar uma narrativa de IA voltada para um propósito: Desenvolva uma narrativa que conecte a mudança de IA a um propósito maior, tornando-a relacionável e significativa para os funcionários, destacando os impactos e os sucessos da vida real.
Projetar oportunidades de experiência prática em IA: Crie experiências que permitam que os funcionários vejam em primeira mão os efeitos positivos da IA em seu trabalho, clientes e parceiros de processo.

Capacitação

O treinamento é essencial para o sucesso de todas as novas iniciativas de negócios, mas é mais ainda para soluções de IA. A tecnologia e os termos futuristas podem intimidar funcionários que não estão familiarizados com o funcionamento da IA no ambiente de trabalho. Embora termos como automação, algoritmo e aprendizado de máquina possam ter significado positivo para alguns, as noções básicas de IA podem não ser tão claras para outros membros da equipe.

As estratégias para puxar a alavanca Capacitação podem incluir:

Criar uma estratégia de treinamento detalhada: Desenvolva uma abordagem sistemática para treinar os usuários. Procure oportunidades de implementar o treinamento no fluxo de trabalho com aplicativos práticos e experiência prática.
Realizar demonstrações ao vivo: Apresente os recursos e a funcionalidade. Ofereça orientação prática sobre como os usuários podem aproveitar ao máximo os benefícios.
Recrutar superusuários: Empregue usuários experientes como defensores da ferramenta de IA, fornecendo suporte aos colegas, treinando outros, respondendo a perguntas e ajudando na adoção em toda a organização.
Usar plataformas de treinamento de IA online: Incentive o uso de plataformas como o Trailhead para treinamento gratuito e sob demanda em ferramentas e tecnologias de IA.
Estabelecer um laboratório de inovação e prática de IA: Crie um espaço para os usuários explorarem e testarem novos recursos de IA, oferecendo experiência prática e uma oportunidade de contribuir com feedback para aprimoramentos futuros. Compartilhe prompts e práticas recomendadas para criá-los.
Compartilhamento de recursos de integração autoguiados: Forneça acesso contínuo a ferramentas de integração que permitam aos usuários aprender e praticar de forma independente o uso da ferramenta em seu próprio ritmo.
Oferecer treinamento em ética de IA: Ofereça treinamento especializado aos funcionários sobre o reconhecimento e a atenuação dos vieses da IA, para que eles possam contribuir de forma responsável para o desenvolvimento e a implementação da IA.

Recompensas

As recompensas têm tudo a ver com o aproveitamento da motivação extrínseca - colocar em prática recompensas tangíveis e intangíveis e reconhecimento para incentivar as pessoas a se comportarem de determinada maneira. No trabalho, esses motivadores extrínsecos são coisas como programas de reconhecimento, vantagens, sistemas de gerenciamento de desempenho e pagamento (pense em bônus, comissões e recompensas pontuais).

Eles podem ser poderosos influenciadores do comportamento das pessoas, mas devem ser usados com moderação, pois pesquisas demonstraram que enfatizar demais as recompensas extrínsecas pode degradar a eficácia de outras alavancas existentes e até mesmo produzir o oposto dos resultados pretendidos.

As estratégias para puxar a alavanca Recompensas podem incluir:

Criar um programa de incentivo: Desenvolva uma estratégia que incentive e recompense a conclusão do treinamento e o uso de novas tecnologias de IA na organização.
Reconhecer os primeiros usuários de IA: Reconheça as pessoas que adotam rapidamente as ferramentas de IA durante reuniões de equipe ou atualizações de liderança.
Usar painéis de adoção de IA: Implemente painéis para rastrear o uso de ferramentas de IA em toda a organização. Reconheça e recompense as equipes e os indivíduos que usam a ferramenta de forma consistente e demonstram novas maneiras de integrar a IA em seus processos de trabalho.
Oferecer recompensas pela proficiência em ferramentas de IA: Ofereça incentivos para os principais usuários de ferramentas de IA, com recompensas como vales-presente, mercadorias da empresa ou bônus pontuais para incentivar o engajamento contínuo e a excelência.
Criar um programa de reconhecimento de liderança: Estabeleça um programa regular para homenagear os membros da equipe que se destacam no uso de ferramentas de IA. Use plataformas como o Slack para comemorar essas conquistas dentro da organização.

Estrutura

O lançamento de novas soluções de IA pode afetar equipes e sistemas além daqueles que trabalham mais estritamente com esse processo. Por exemplo, o Agentforce para serviço claramente afeta as tarefas diárias dos agentes de atendimento, mas também pode afetar operações de outros departamentos. Parte do processo de gerenciamento de mudanças envolve considerar o impacto mais amplo da nova tecnologia no negócio.

Outros obstáculos que podem ser mitigados com o gerenciamento de mudanças incluem a verificação da necessidade real da solução, o rastreamento das métricas corretas e a redução do tempo de inatividade dos sistemas críticos. O reconhecimento de obstáculos logo no início da jornada permite que outros processos se integrem da melhor forma possível aos seus processos existentes.

As estratégias para puxar a alavanca Estrutura podem incluir:

Estabelecer a governança da IA: Implemente estruturas de governança que incluam diretrizes éticas, padrões de transparência e processos de mitigação de viés para garantir que os sistemas de IA sejam usados de forma responsável e alinhados às metas organizacionais.
Implementar o Slack para discussões sobre ferramentas de IA: Configure canais do Slack dedicados a tópicos de IA, oferecendo um espaço para fazer perguntas, compartilhar feedback e aumentar a visibilidade, transferindo as conversas das caixas de entrada individuais para uma plataforma colaborativa.
Desenvolver ciclos de feedback de ferramentas de lA: Crie canais que permitam que os funcionários forneçam feedback, promovendo a melhoria contínua e refinando os processos de IA de forma estruturada e iterativa.
Criar painéis de IA: Use painéis e relatórios aprimorados por IA para enfatizar o princípio de que os dados e as atividades não registrados na ferramenta de IA não são reconhecidos.
Implementar a automação para obter eficiência: Use tecnologias de automação para substituir processos manuais sempre que possível, com o objetivo de simplificar as operações e reduzir o atrito nos fluxos de trabalho.
Revisar políticas e procedimentos: Atualize as políticas, os processos e os procedimentos organizacionais padrão para acomodar as mudanças provocadas pela introdução de ferramentas de IA e novas metodologias de trabalho.

Garantir o sucesso das tecnologias de IA no longo prazo

O sucesso das soluções de IA no longo prazo não é determinado no final do dia nem várias semanas após o lançamento. Leva tempo para implementar novas tecnologias e a resistência é um desafio comum para o gerenciamento de mudanças. A resistência é particularmente comum no lançamento de soluções de IA de larga escala que podem mudar drasticamente a forma de trabalhar dos funcionários. Uma das chaves da adoção de IA bem-sucedida é manter as mudanças e incorporar os novos processos no fluxo de trabalho e na cultura de uma organização.

Ao usar um processo de gerenciamento de mudanças que indica essas iniciativas desde o início, o sucesso da nova tecnologia no longo prazo aumenta significativamente. Portanto, vá em frente e puxe as ALAVANCAS (pelo menos quatro) de mudança.

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