Comece a acompanhar seu progresso
Página inicial do Trailhead
Página inicial do Trailhead

Automatizar processos comerciais simples com o Process Builder

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Elencar os tipos de processos que podem ser criados no Process Builder.
  • Definir os principais componentes usados para criar um processo.
  • Criar um processo que atualiza os endereços dos contatos de uma conta quando o endereço da conta é atualizado.

Introdução ao Process Builder

O Process Builder é uma ferramenta de apontar e clicar que permite a você automatizar facilmente processos comerciais e ver uma representação gráfica de um processo durante a sua criação.

Os componentes de um processo

Cada processo consiste em um acionador, pelo menos um nó de critérios e pelo menos uma ação. Você pode configurar ações imediatas ou agendar ações para serem executadas em determinada hora.

Aqui está um exemplo de processo simples.

Um exemplo de processo com um nó de critérios, uma ação imediata e uma ação agendada.

Acionador: identificar quando o processo deve ser executado

O acionador identifica quando o processo deve ser executado. Nos processos de alteração de registro, o acionador determina em qual objeto e em quais alterações o processo deve prestar atenção.

  • Apenas quando um registro for criado
  • Sempre que um registro for criado ou editado

Critérios: determinar se ações devem ser executadas ou não

Embora um processo tenha apenas um acionador, você pode adicionar quantos nós de critérios quiser. Cada nó de critérios controla se o processo executa as ações associadas. Se o registro não atender aos critérios, o processo ignora essas ações e passa para o nó de critérios seguinte no processo.

Em cada nó de critérios, você pode:

  • Definir condições do filtro.
  • Inserir uma fórmula personalizada. Como nas regras de validação, a fórmula precisa ser resolvida como verdadeira ou falsa.
  • Recusar os critérios e sempre executar as ações associadas.

Ações: o que o processo deve fazer

Quando um nó de critérios é avaliado como verdadeiro, o processo executa as ações associadas ou aguarda para executá-las na hora agendada.

  • Cada ação imediata é executada assim que os critérios são avaliados como verdadeiros.
  • Cada ação agendada é executada na hora especificada, como dez dias antes da data de fechamento de um registro ou daqui a dois dias. Na hora especificada, o Salesforce verifica se o nó de critérios associado ainda é avaliado como verdadeiro. Se for o caso, a ação agendada é executada. Você pode agendar ações com base:
    • No campo de data/hora específico no registro que iniciou o processo. Por exemplo, um mês antes de terminar a validade de um contrato de prestação de serviços de uma conta.
    • No tempo de execução do processo. Por exemplo, daqui a três dias.

Independentemente do momento da execução, existem algumas coisas que podem ser feitas com uma ação de processo.

  • Criar registros.
  • Atualizar o registro que iniciou o processo ou qualquer registro relacionado a ele.
  • Enviar esse registro para aprovação.
  • Atualizar um ou mais registros relacionados.
  • Enviar emails usando um modelo de email específico.
  • Publicar no feed do Chatter.

Se você precisa de recursos além do que está disponível no Process Builder, crie um fluxo iniciado automaticamente ou uma classe do Apex para preencher essa lacuna. Em seguida, chame o fluxo ou o Apex no processo.

Tipos de processo

O Process Builder pode automatizar alguns tipos de processos comerciais. A principal diferença é o acionador, quando o processo começa.
Tipo O processo começa quando
Alteração de registro Um registro é criado ou editado
Invocável Ele é chamado por outro processo
Evento de plataforma Uma mensagem de evento de plataforma é recebida

Para manter a simplicidade, esta unidade se concentra no tipo de processo mais comum: alteração de registro.

Process Builder

Antes de se aprofundar no Process Builder, vamos fazer um breve tour.
Instantâneo que mostra a interface de usuário do Process Builder

A barra de botões (1) permite gerenciar o processo ou visualizar a lista de todos os processos.

A tela (2) é o principal espaço de trabalho de um processo. Na tela, defina:

  • O acionador (3)
  • Um nó de critérios ou mais (4)

Uma ou mais ações (5) em um grupo de ações (6)

Criar um processo

Este é um caso de uso comum: Se uma oportunidade é criada ou atualizada (acionador) e é de alto valor ou fechada ganha (critérios), criar uma minuta de contrato (ação imediata). Seis dias após o fechamento da oportunidade (agenda), criar uma tarefa de acompanhamento para o proprietário da conta (ação agendada).

Dica

Dica

Planeje seu processo comercial antes de tentar automatizá-lo. Isso facilita a configuração quando você utilizar uma de nossas ferramentas de automação.

  1. Em Configuração, insira Process Builder na caixa Busca rápida, selecione Process Builder e clique em Novo.
  2. Dê ao processo o nome de Oportunidades fechadas ganhas.
    O nome da API será atualizado para Oportunidades_fechadas_ganhas quando você sair da guia Campo de nome.
  3. Na descrição, insira Se uma oportunidade de alto valor for fechada e ganha, crie uma minuta de contrato e uma tarefa de acompanhamento para o proprietário da conta.
  4. Configure o processo para iniciar quando um registro for alterado.
  5. Clique em Salvar.

Adicionar um acionador

  1. Clique em Adicionar objeto.
  2. Em Objeto, insira Oportunidade para filtrar a lista de opções e selecione Oportunidade.
  3. Selecione quando um registro for criado ou editado.
  4. Clique em Salvar.

Adicionar critérios

Agora vamos definir os critérios. Verificamos se a oportunidade está fechada e ganha e se é de alto valor. Neste caso, alto valor significa com valor acima de US$ 250.000.
  1. Clique em Adicionar critérios.
  2. Dê ao critério o nome de Fechado e ganho e de alto valor.
  3. Selecione As condições são atendidas.
  4. Verifique se a oportunidade foi fechada e ganha.
    1. Em Campo (1), escolha Oportunidade | Estágio e clique em Escolher.
    2. Em Operador (2), selecione Igual.
    3. Em Tipo (3), selecione Lista de opções.
    4. Em Valor (4), selecione Fechada e ganha.
  5. Com outra condição, verifique se a oportunidade é de alto valor.
    1. Clique em Adicionar linha.
    2. Em Campo (1), escolha Oportunidade | Valor e clique em Escolher.
    3. Em Operador (2), selecione Maior que.
    4. Em Tipo (3), selecione Moeda.
    5. Em Valor (4), insira 250.000.
    6. Verifique se a opção Todas as condições são atendidas foi selecionada.
  6. Clique em Avançado e selecione Sim.
    Ao selecionar essa opção, o processo ignorará alterações no registro que não sejam relevantes para seu critério definido. Por exemplo, se a descrição da oportunidade é atualizada, o processo não executa as ações associadas.
  7. Clique em Salvar.

Adicionar uma agenda

Vamos fazer o proprietário acompanhar a conta seis dias depois do fechamento da oportunidade.
  1. Em Ações agendadas, clique em Definir cronograma.
  2. Defina a agenda para seis dias depois do fechamento da oportunidade.
  3. Clique em Salvar.

Adicionar ações

Vamos definir as ações que são executadas quando os critérios são atendidos. Precisamos de uma ação imediata que crie um rascunho de contrato e uma ação agendada que crie uma tarefa para o proprietário da conta.

Ação imediata

  1. Em Ações imediatas, clique em Adicionar ação.
  2. Em Tipo de ação, selecione Criar um registro.
  3. Dê à ação o nome de Criar rascunho de contrato.
  4. Em Tipo de registro, selecione Contrato.
    Quando você seleciona o objeto para o qual deseja criar um registro, o Process Builder exibe linhas para os campos obrigatórios.
  5. Para associar o contrato à conta da oportunidade, defina a ID da conta.
    1. Em Tipo, selecione Referência de campo.
    2. Em Valor, selecione Oportunidade | ID da conta e clique em Escolher.
      Selecione Oportunidade > ID da conta
      Dica

      Dica

      Ao selecionar um valor sem Ícone do atravessador ao lado, você estará selecionando um campo. Para usar campos em registros relacionados, clique em um valor que tenha Ícone do atravessador ao lado dele.

  6. Verifique se o novo contrato é um rascunho. Em Valor no status, selecione Rascunho na lista suspensa.
    Na ação do processo, a ID da conta do contrato é definida como a ID do proprietário da conta da oportunidade e o status do contrato é definido como Rascunho.
  7. Clique em Salvar.

Ação agendada

  1. Na agenda que criamos anteriormente (seis dias após a data de fechamento), clique em Adicionar ação.
  2. Em Tipo de ação, selecione Criar um registro.
  3. Dê o nome de Tarefa de acompanhamento.
  4. Em Tipo de registro, selecione Tarefa.
  5. Defina os valores de campo da tarefa.
    Campo Tipo Valor
    Atribuído a ID Referência de campo Oportunidade > ID da conta > ID do proprietário
    Prioridade Lista de opções Alta
    Status Lista de opções Não iniciado
  6. Clique em Salvar.

Sucesso! Você criou um processo que gerencia suas oportunidades de negócios valiosas automaticamente.

Processo final

Para começar a utilizar esse processo, basta ativá-lo.

Quero saber mais...

Você também pode expandir esse processo para incluir mais critérios e ações. Se o primeiro nó de critérios que você definiu não for avaliado como verdadeiro, o processo poderá verificar se uma oportunidade de alto valor foi fechada e perdida ou se uma cotação foi feita, com mais ações baseadas nessas condições. As possibilidades são infinitas!

Recursos