Personalizar como os registros são aprovados com Aprovações

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Definir um processo de aprovação e listar seus principais componentes.
  • Descrever um processo comercial que pode ser automatizado usando um processo de aprovação.
  • Configurar um processo de aprovação para gerenciar automaticamente quando uma conta deixa de ser potencial para ser um novo cliente.

Introdução às aprovações

Um processo de aprovação automatiza como os registros do Salesforce são aprovados na sua organização. Em um processo de aprovação, são especificadas:

  • As etapas necessárias para um registro ser aprovado e quem vai aprová-lo em cada etapa. Por exemplo, quando um funcionário cria uma solicitação de folga, faça com que o Salesforce envie uma solicitação de aprovação automaticamente ao gerente dele.
  • As ações a serem executadas com base no que acontece durante o processo de aprovação. Por exemplo, se uma solicitação de folga for aprovada, atualize os campos no registro do funcionário. Mas se a solicitação for rejeitada, envie uma notificação ao funcionário.

Vamos analisar um processo de aprovação de exemplo para ver como um registro passa por várias etapas do processo. Neste exemplo, um usuário envia uma solicitação para um novo cargo em uma empresa.

Gráfico mostrando um exemplo do processo de aprovação

Quando um usuário inicia uma solicitação de aprovação para um novo cargo, ações de envio inicial são executadas. A ação de envio inicial padrão bloqueia o registro. Esta ação garante que os outros usuários (exceto os aprovadores e administradores) não poderão alterar o registro enquanto a aprovação deste estiver pendente. Outras ações de envio possíveis incluem o envio de um email de alerta, a atualização de um campo em um registro, a criação de uma tarefa e o envio de uma mensagem de saída.

As etapas de aprovação atribuem solicitações de aprovação a vários usuários e definem a cadeia de aprovação para um processo de aprovação específico. Neste exemplo, a primeira etapa atribui a solicitação de aprovação ao gerente direto do solicitante.

Se o gerente direto rejeitar a solicitação, as ações de rejeição final são executadas, definindo o status de aprovação do cargo como Rejeitado.

Se o gerente direto aprova a solicitação, o registro vai para a etapa seguinte, a aprovação pelo CEO. Se o CEO rejeitar a posição, as mesmas ações de rejeição final serão executadas.

Se o CEO aprovar o cargo, as ações de aprovação final serão executadas. Neste exemplo, as ações de aprovação final alteram o status de aprovação para Aprovada, desbloqueiam o registro para atualizações futuras e notificam o funcionário que fez a solicitação para um novo cargo.

As ações de aprovação final são executadas somente quando um registro é aprovado e não há mais etapas de aprovação pendentes.

Criar um processo de aprovação

Agora que você viu o panorama básico de um processo de aprovação, vamos pôr a mão na massa. Você precisa fazer com que um gerente aprove oportunidades que tenham desconto de mais de 40%. A oportunidade deve refletir o status da aprovação: aprovado ou não aprovado.
Dica

Dica

Planeje seu processo comercial antes de tentar automatizá-lo. Isso facilita bastante a configuração quando você utilizar uma de nossas ferramentas de automação.

Como planejar previamente

Antes de começarmos, vamos pensar em um plano.

Para... Precisamos...
Rastrear a porcentagem de desconto de cada oportunidade Campo personalizado (oportunidade)
Rastrear o status de aprovação de cada oportunidade Campo personalizado (oportunidade)
Solicitar a aprovação de gerentes quando um desconto de oportunidade está acima de 40% Processo de aprovação (oportunidade)
Notificar gerentes quando um desconto de oportunidade precisar de aprovação Modelo de email
Atualizar o status de aprovação da oportunidade quando os gerentes responderem Ações de aprovação (atualização de campo)
Dica

Dica

Simplificamos este cenário para atender aos objetivos deste desafio. Na realidade, é possível usar o campo de desconto padrão em um produto da oportunidade e usar, em seguida, um campo de resumo de totalização para agregar esse valor ao registro da oportunidade.

Criar um modelo de email

Primeiro, crie seu modelo de email para notificar o gestor do proprietário do registro que um desconto superior a 40% foi concedido a uma oportunidade.

  1. Em Configuração, insira Modelos na caixa Busca rápida e selecione Modelos de email do Classic.
  2. Clique em Novo modelo.
  3. Selecione Texto como tipo de modelo e clique em Avançar.
  4. Configure o modelo de email.
    Campo Valor
    Pasta Modelos de e-mail clássicos e públicos não arquivados
    Disponível para uso Selecionado
    Nome do modelo de email Aprovar desconto de oportunidade
    Codificação EUA em geral e Europa ocidental
    Assunto Aprove o desconto aplicado a esta oportunidade.
    Corpo do email {!User.Manager}, um desconto foi aplicado a {!Opportunity.Name}. Aprove este desconto. Obrigado.
    A inserção do campo de mesclagem “{!Opportunity.Name}” ajuda o aprovador pois fornece um link para o registro da oportunidade. Isso permite que o aprovador examine o registro antes de responder à solicitação.
  5. Clique em Salvar.

Adicionar campos personalizados

Agora vamos criar campos personalizados para que possamos rastrear a porcentagem de desconto e o status de aprovação de cada oportunidade.

  1. Em Configuração, insira Gerenciador de objetos na caixa Busca rápida e selecione Gerenciador de objetos.
  2. Clique em Oportunidade.
  3. Selecione Campos e relacionamentos e clique em Novo.
  4. Na coluna Tipo de dados, selecione Porcentagem e clique em Avançar.
  5. Adicione um campo Porcentagem com esses valores.
    Campo Valor
    Rótulo do campo Percentual de desconto
    Comprimento Deixar no padrão
    Casas decimais Deixar no padrão
    Necessário Selecionado
  6. Clique em Avançar.
  7. Clique em Avançar.
  8. Clique em Salvar e novo.
  9. Na coluna Tipo de dados, selecione Lista de opções e clique em Avançar.
  10. Adicione um campo Lista de opções com esses valores.
    Campo Valor
    Rótulo do campo Status do percentual de desconto
    Valores Inserir valores, cada um separado por uma nova linha
    Valores da lista de opções Aprovado
    Não aprovado
  11. Clique em Avançar.
  12. Clique em Avançar.
  13. Clique em Salvar.

Ótimo! Você criou um modelo de email para notificar os aprovadores e configurou um objeto com os campos necessários para gerir seu processo de aprovação.

Criar um processo de aprovação

Agora que nossa organização está pronta, vamos criar o processo de aprovação.
  1. Em Configuração, insira Aprovação na caixa Busca rápida e selecione Processos de aprovação.
  2. Em Gerenciar processos de aprovação para, selecione Oportunidade.
  3. Clique em Criar novo processo de aprovação | Usar Assistente de início rápido. O Assistente de início rápido ajuda a criar um processo de aprovação simples tomando algumas decisões por você.
  4. Configure o processo de aprovação.
    Campo Valor
    Nome Aprovar desconto de oportunidade
    Modelo de email de atribuição de aprovação Aprovar desconto de oportunidade
    Especificar critérios de inserção Oportunidade: Porcentagem de desconto acima de 0,4
    Selecionar aprovador Permita que o solicitante escolha o aprovador manualmente
  5. Salve o processo de aprovação.
  6. Clique em Exibir página de detalhes do processo de aprovação.
  7. Em Ações de aprovação final, clique em Adicionar novo | Atualização de campo e configure-o com esses valores.
    Campo Valor
    Nome Aprovado
    Campo a ser atualizado Status do percentual de desconto
    Um valor específico Aprovado
  8. Clique em Salvar.
  9. Em Ações de rejeição final, clique em Adicionar novo | Atualização de campo e configure-o com esses valores.
    Campo Valor
    Nome Não aprovado
    Campo a ser atualizado Status do percentual de desconto
    Um valor específico Não aprovado
  10. Clique em Salvar.

Ótimo trabalho! Para começar a avaliar as oportunidades com desconto, basta ativar o processo de aprovação.

Fazer com que os registros sejam enviados

Você já fez muito para automatizar o que acontece quando um registro é enviado para aprovação. Agora, quando os usuários clicam em Enviar para aprovação em uma oportunidade, ela passa pelo processo de aprovação. Mas e se (cruzes!) os usuários se esquecerem de clicar no botão?

É a deixa para o Process Builder. Uma das ações de processo disponíveis é Enviar para aprovação, que significa que você pode criar um processo que envie registros para aprovação automaticamente. E isso significa que seus usuários não precisam se lembrar de enviar as oportunidades para aprovação. Por exemplo, em um processo que é executado na criação ou na edição de uma oportunidade:

  1. Adicione um nó de critérios que verifica se o Percentual de desconto é maior que 0,4.
  2. Adicione uma ação Enviar para aprovação que envia a oportunidade para aprovação. Uma ação Enviar para aprovação
Dica

Dica

A ação Enviar para aprovação também está disponível no Flow Builder como uma ação principal.

Quero saber mais...

Permita que seus usuários visualizem as solicitações de aprovação abertas adicionando o componente Itens a aprovar em suas páginas iniciais. Permita também que eles respondam a solicitações de aprovação diretamente no email ou no Chatter. Para mais detalhes, consulte Preparar sua organização para aprovações.