Personalizar como os registros são aprovados
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Definir um processo de aprovação e listar seus principais componentes.
- Planejar a automação de um processo comercial usando um processo de aprovação.
Introdução às aprovações
Um processo de aprovação automatiza como os registros do Salesforce são aprovados na sua organização. Em um processo de aprovação, são especificadas:
- As etapas necessárias para um registro ser aprovado e quem vai aprová-lo em cada etapa. Por exemplo, quando um funcionário cria uma solicitação de folga, faça com que o Salesforce envie uma solicitação de aprovação automaticamente ao gerente dele.
- As ações a serem executadas com base no que acontece durante o processo de aprovação. Por exemplo, se uma solicitação de folga for aprovada, atualize os campos no registro do funcionário. Mas se a solicitação for rejeitada, envie uma notificação ao funcionário.
Vamos analisar um processo de aprovação de exemplo para ver como um registro passa por várias etapas do processo. Neste exemplo, um usuário envia uma solicitação para um novo cargo em uma empresa.
Quando um usuário inicia uma solicitação de aprovação para um novo cargo, ações de envio inicial são executadas. A ação de envio inicial padrão bloqueia o registro. Esta ação garante que os outros usuários (exceto os aprovadores e administradores) não poderão alterar o registro enquanto a aprovação deste estiver pendente. Outras ações de envio possíveis incluem o envio de um email de alerta, a atualização de um campo em um registro, a criação de uma tarefa e o envio de uma mensagem de saída.
As etapas de aprovação atribuem solicitações de aprovação a vários usuários e definem a cadeia de aprovação para um processo de aprovação específico. Neste exemplo, a primeira etapa atribui a solicitação de aprovação ao gerente direto do solicitante.
Se o gerente direto rejeitar a solicitação, as ações de rejeição final são executadas, definindo o status de aprovação do cargo como Rejected (Rejeitado).
Se o gerente direto aprova a solicitação, o registro vai para a etapa seguinte, a aprovação pelo CEO. Se o CEO rejeitar a posição, as mesmas ações de rejeição final serão executadas.
Se o CEO aprovar o cargo, as ações de aprovação final serão executadas. Neste exemplo, as ações de aprovação final alteram o status de aprovação para Approved (Aprovada), desbloqueiam o registro para atualizações futuras e notificam o funcionário que fez a solicitação para um novo cargo.
As ações de aprovação final são executadas somente quando um registro é aprovado e não há mais etapas de aprovação pendentes.
Criar um processo de aprovação
Agora que você viu o panorama básico de um processo de aprovação, vamos pôr a mão na massa. Você precisa fazer com que um gerente aprove oportunidades que tenham desconto de mais de 40%. A oportunidade deve refletir o status da aprovação: aprovado ou não aprovado.
Planeje seu processo comercial antes de tentar automatizá-lo. Isso facilita bastante a configuração quando você utilizar uma de nossas ferramentas de automação.
Como planejar previamente
Antes de começarmos, vamos pensar em um plano.
| Para... | Precisamos... |
|---|---|
|
Rastrear a porcentagem de desconto de cada oportunidade |
Campo personalizado (oportunidade) |
|
Rastrear o status de aprovação de cada oportunidade |
Campo personalizado (oportunidade) |
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Solicitar a aprovação de gerentes quando um desconto de oportunidade está acima de 40% |
Processo de aprovação (oportunidade) |
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Notificar gerentes quando um desconto de oportunidade precisar de aprovação |
Modelo de email |
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Atualizar o status de aprovação da oportunidade quando os gerentes responderem |
Ações de aprovação (atualização de campo) |
Simplificamos este cenário para atender aos objetivos deste exemplo. Na realidade, é possível usar o campo de desconto padrão em um produto da oportunidade e usar, em seguida, um campo de resumo de totalização para agregar esse valor ao registro da oportunidade.