Aprimorar suas habilidades de comunicação
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Explicar por que uma boa comunicação é essencial para o analista comercial.
- Listar os quatro tipos de comunicação que ajudam você a obter melhores resultados nos projetos.
Comunicação como ferramenta essencial
“A comunicação é uma habilidade que você pode aprender. É como andar de bicicleta ou digitar. Se você estiver disposto a trabalhar nisso, poderá melhorar rapidamente a qualidade de cada parte de sua vida.” — Brian Tracy, palestrante público motivacional e autor
Na realidade, os analistas comerciais são inestimáveis para um projeto corporativo porque ajudam a melhorar a produtividade geral e impulsionar o resultado final simplesmente se comunicando efetivamente.
Para um analista comercial, uma boa comunicação é essencial. Você aplica suas habilidades de comunicação em todas as situações: início do projeto, extração de requisitos, ligações com as partes interessadas e entrega da solução final.
O mais importante, você precisa:
- Comunicar as necessidades da parte interessada à equipe do projeto.
- Certificar-se de que, ao final do projeto, essas necessidades foram atendidas.
- Quebrar as barreiras à comunicação, como tempo, atenção, expectativa ou idioma, que podem ocorrer entre partes interessadas e Desenvolvedores.
Dicas para envolver partes interessadas para alcançar metas do projeto
Existem vários métodos para engajar as partes interessadas e nesta unidade analisamos algumas abordagens e dicas essenciais. Para conhecer outros métodos, confira a seção Recursos no final da unidade.
Comunique-se fazendo disso uma conversa
Faça perguntas e ouça as respostas. Crie um tom coloquial. Você não quer fazer suas partes interessadas se sentirem encurraladas.
Diga como você pode ajudar
Mostrar como você pode ajudar permite que a parte interessada veja seu valor como analista comercial. Quanto mais valor elas virem, mais fácil será realizar as outras partes do seu trabalho.
Obtenha comprometimento para as próximas etapas
Você deseja que suas partes interessadas se envolvam, mas você não quer que elas sintam que serão submetidas a perguntas intermináveis cada vez que se encontram com você. Reconheça o tempo das pessoas de forma respeitosa. Ao explicar as próximas etapas e a necessidade do comprometimento, você também está demonstrando seu comprometimento. Você está criando uma base sólida para seu relacionamento.
Desenvolva relacionamentos
As pessoas trabalham em conjunto de forma mais fácil e eficaz se houver confiança. A confiança cresce a partir do desenvolvimento dos relacionamentos. Passe algum tempo desenvolvendo relacionamentos e você verá um grande retorno sobre o investimento.
Lembre-se, somos todos humanos
Tenha em mente que os humanos podem ser irracionais, despropositados, inconsistentes ou imprevisíveis. Há sentimentos humanos envolvidos e as agendas nem sempre se alinham. Se você sentir tensão, tente buscar a principal causa do comportamento de uma parte interessada e, em seguida, avalie se há maneiras de mudar a dinâmica para que você possa manter uma relação produtiva. Tente sempre ser compreensivo.
A comunicação vem em todas as formas
A comunicação é uma forma de arte que abrange ouvir, ler, compreender, processar e transferir informações. Às vezes, ela pode ser difícil, mas é sempre imprescindível em um projeto.
Veja algumas dicas para ajudar você a desenvolver os métodos de comunicação disponíveis, para que você possa obter melhores resultados de projetos.
Comunicação verbal
Você usa a comunicação verbal para transmitir ideias, fatos e opiniões. Isso é feito durante conversas individuais, reuniões, apresentações e conferências. É importante porque ajuda você a extrair e esclarecer informações de forma oportuna.
Veja algumas dicas para ajudá-lo a melhorar esse tipo de comunicação.
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Dica |
Esclarecimento |
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Fale claramente e alto. |
Pronuncie suas palavras e fale alto o suficiente para que todos possam ouvi-lo. |
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Escolha suas palavras com cuidado. |
Suas palavras são um reflexo de você. Use palavras que mostrem seu profissionalismo e inteligência. Além disso, use palavras apropriadas para os padrões de qualquer pessoa. |
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Use um tom apropriado. |
Seu tom, ou o som da sua voz, diz muito sobre o que você está dizendo e como você se sente. Certifique-se de que o tom da sua voz corresponda às palavras e ao sentimento que você deseja expressar. |
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Considere seu público. |
Tenha seu público em mente quando estiver falando. Um público formal deve exigir um diálogo mais formal. Você pode falar de forma menos formal se estiver bastante familiarizado com os participantes. |
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Responda apropriadamente. |
Pense antes de falar. Formule seus pensamentos antes de responder. Isso ajuda a evitar a possibilidade de dar respostas ofensivas. |
Comunicação não verbal
A comunicação não verbal é a comunicação sem usar palavras ou sons. Em vez disso, envolve o uso de linguagem corporal, gestos e expressões faciais para transmitir informações aos outros. A comunicação verbal, revisada acima, é importante, mas compreende apenas uma pequena parte da comunicação. A maior parte da comunicação é não verbal. Entender e prestar muita atenção às pistas não verbais pode ajudá-lo a saber o que alguém está realmente dizendo e garantir que você também comunique a mensagem pretendida.
Veja algumas áreas para se concentrar para melhorar sua comunicação não verbal.
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Área |
Argumento |
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Contato visual |
Mantenha contato visual, mas evite encarar. Cruzar o olhar de alguém é importante porque mostra que você está interessado na pessoa e que está focado nela. |
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Espaço pessoal |
Preste atenção à sua proximidade com outras pessoas. Procure sinais que indiquem que a distância entre você e as pessoas é adequada. Ajuste de acordo com a situação. Esteja ciente de que diferentes culturas veem a proximidade de várias maneiras. |
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Postura e movimento |
Esteja atento à sua postura. Uma postura relaxada pode ser interpretada como desinteresse. Além disso, seus movimentos corporais são importantes. Muito movimento, como balançar a perna, pode deixar os outros desconfortáveis. |
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Receptividade corporal |
Evite cruzar os braços sobre seu corpo. Outros podem interpretar isso como defensivo. Mantenha seu corpo em postura aberta. Isso sugere que você está aberto a ouvir. |
Comunicação escrita
Escrever é uma forma importante de comunicação para analistas comerciais. Os analistas comerciais fornecem um registro por escrito de informações para referência para manter pessoas e grupos em sincronia. Os analistas comerciais compartilham informações extensivamente, por meio de documentos escritos, emails, chats, blogs, memorandos e requisitos.
No local de trabalho, quando há mais de uma pessoa envolvida, sempre escreva profissionalmente e use frases completas e gramática e pontuação adequadas.
Veja algumas dicas que podem ajudá-lo a escrever melhor.
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Etapa |
Explicação |
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Seja claro e conciso. |
A chave é ser compreendido. Seja o mais direto possível e factual. |
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Não dependa do tom. |
Ao escrever, mantenha um tom profissional. Tentar se comunicar com sarcasmo, piadas ou até excitação pode ser visto como algo negativo, dependendo do público. Em vez disso, seja claro, conciso e direto. Se você quiser adicionar alguma personalidade, faça isso em suas comunicações verbais de acompanhamento. |
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Reserve um tempo para revisar suas comunicações escritas. |
Às vezes somos apressados e, inevitavelmente, introduzimos erros em nossa escrita. Alguns erros podem custar caro. Para evitar isso, releia suas correspondências escritas antes de enviá-las. Tente fazer uma pausa antes de revisar o que escreveu. Você pode encontrar uma maneira melhor de transmitir algo. Para comunicações importantes ou para aquelas que você enviará para um grande número de pessoas, peça a um colega de confiança para revisá-las também. |
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Mantenha um arquivo de escrita que você considera eficaz para usar como referência. |
Desenvolva um estilo de escrita consistente. Encontre um email, documento ou panfleto que represente o estilo que você está procurando e use-o como modelo ao escrever. Em algum momento, você não precisará mais da referência porque terá internalizado o estilo. |
Comunicação visual
A comunicação visual é o ato de usar mídias visuais como gráficos, imagens e esboços para transmitir informações. A maioria das pessoas são alunos visuais, portanto, esse método geralmente é útil. Você pode usar elementos visuais em uma apresentação para atrair seu público ou em um documento para mostrar os dados de forma eficaz.
Veja algumas dicas para ajudá-lo a se comunicar melhor visualmente.
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Etapa |
Explicação |
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Considere seu público. |
Inclua elementos visuais relevantes para seu público e seu nível de compreensão. Você quer que seu elemento visual esclareça, não complique. |
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Considere o significado que você está tentando transmitir. |
A ideia de usar um elemento visual é transmitir significado de forma esclarecedora. Certifique-se de que os elementos visuais que você usa estão relacionados com o tópico em questão e oferecem uma maneira mais fácil de consumir as informações. |
Como você viu, analistas comerciais têm uma infinidade de responsabilidades e uma das mais importantes é a comunicação eficaz. Uma comunicação eficaz em todas as suas formas pode ser a diferença entre sucesso e fracasso em um projeto. Resumindo, os analistas comerciais devem ser bons comunicadores.