Explorar tipos de documentação
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Explicar o papel da documentação em um projeto.
- Descrever alguns dos principais tipos de documentos criados por analistas comerciais.
A tríade invencível do analista comercial de sucesso
“Há mais em saber do que apenas saber.” ― Mokokoma Mokhonoana, filósofo e autor
Lembra-se de Ian Lin, vice-presidente de vendas internacionais da Ursa Major? Ele fez a coisa certa contratando uma analista comercial para ajudá-lo a alcançar seu objetivo. Ele agora é capaz de ver e ajustar o valor de previsão trimestral de sua equipe. A analista comercial o ajudou a alcançar este resultado de forma rápida e eficaz.
Agora você provavelmente pode adivinhar como isso aconteceu: A analista comercial aplicou suas habilidades de comunicação para extrair as necessidades de Ian (a parte interessada) e colaborar eficazmente em todos os níveis entre as equipes. Ela tinha o conhecimento do produto e as habilidades para alcançar o resultado pretendido. Mas há mais uma coisa que a analista comercial fez que levou a uma conclusão eficaz: Ela usou a documentação como ferramenta para se comunicar e colaborar com as partes interessadas.
Você aprendeu que habilidades de comunicação são indispensáveis para um projeto de sucesso. Uma boa comunicação mantém as informações acessíveis e fluindo entre as partes interessadas, equipes de desenvolvimento e equipes de gerenciamento de projetos. A colaboração também é fundamental. Os membros da equipe trazem suas próprias opiniões, ideias e objetivos, e os analistas comerciais precisam colaborar efetivamente com todos os membros para alcançar o alinhamento no projeto. E há a documentação. A comunicação, colaboração e documentação eficazes, juntas, formam a tríade invencível do mundo dos analistas comerciais. Juntas, elas muitas vezes levam a resultados eficazes.
Vamos dar uma olhada em alguns tipos de documentos que os analistas comerciais compilam e usam.
Tipos de documentação
Os tipos de documentação que você cria dependem de fatores variados, incluindo:
- Tipo de projeto
- A necessidade do negócio
- Necessidades das partes interessadas
- Suposições
- Restrições
Há uma infinidade de tipos de documentos que podem ser importantes para um analista comercial. Eles vão de documentos impressos a repositórios de informações e coleções de capturas de tela, além de sites e blogs contendo informações da empresa e do departamento. Para cada projeto, você cria e usa apenas os tipos de documentos mais apropriados.
Vamos ver alguns exemplos específicos. Para outros exemplos de documentos que um analista comercial cria, consulte a seção Recursos nesta unidade.
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Tipo de documento |
O que é |
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Glossário de termos |
Esta é uma lista de termos e definições importantes que impulsiona a compreensão entre as equipes envolvidas no projeto. |
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Gráfico RACI |
RACI significa responsável, aprovador, consultado e informado. É uma matriz que delineia quem é responsável pelo que no contexto da iniciativa da análise comercial. Responsável: Uma pessoa que realiza uma atividade ou o trabalho. Aprovador: Uma pessoa que é responsável pelo resultado Consultado: Uma pessoa que precisa fornecer feedback ou contribuir para a atividade. Informado: Uma pessoa que precisa saber de uma decisão ou ação. |
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Registros de entrevista e extrações |
Esses documentos capturam informações importantes das partes interessadas. |
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Análise de partes interessadas |
Este documento identifica:
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Histórias de usuários |
Uma história do usuário descreve a funcionalidade que um sistema de negócios deve fornecer para que possa ser desenvolvido. Muitas vezes é chamado de tíquete ou item de trabalho. O formato é “Como um... Eu quero... Para que eu possa...” |
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Casos de uso |
Um caso de uso identifica, define e organiza os requisitos do sistema na perspectiva de um usuário. |
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Plano da análise comercial |
Este plano lista todas as atividades de análise comercial que ocorrerão ao longo do projeto. |
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Análise do estado atual |
Se o processo de negócios ou domínio atual não for bem compreendido, o analista comercial analisa e documenta o estado atual antes de definir o escopo de um projeto para melhorá-lo. |
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Especificação da declaração do escopo |
Este é o resultado mais fundamental em qualquer projeto. É uma definição clara do que precisa ser alcançado e do trabalho que deve ser feito para apresentar o projeto ou produto. |
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Especificação de requisitos funcionais (FRS) |
Estes são os requisitos de negócios que são definidos do ponto de vista do usuário final ou do negócio. Ela especificará os resultados esperados. |
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Especificação de requisitos do sistema (SRS) |
Este documento detalha como o sistema completo deve funcionar e enumera os requisitos de hardware, software e funcionais e comportamentais do sistema. |
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Documento de análise de lacunas |
Este documento descreve as lacunas entre os processos atuais e os processos pretendidos. |
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Registros de solicitações de alteração |
Este documento é um registro de todas as solicitações de alteração no projeto, incluindo data de solicitação, solicitante e quaisquer outras informações importantes. |
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Wireframes e outras documentações visuais |
Este documento contém renderizações da interface do usuário, muitas vezes sob a forma de wireframes de baixa fidelidade. |
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Planos de teste, casos de teste ou planos de teste de aceitação do usuário |
Esses documentos descrevem os planos de teste e os casos de teste detalhados que a equipe usará para validar os requisitos funcionais. |
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Gerenciamento de mudanças |
Este documento descreve o método para promover mudanças no negócio. |
Como pensar na documentação
Analistas comerciais criam e atualizam documentos durante todo o ciclo de vida do projeto. Sua documentação atende a diversas necessidades do projeto, é consumida por diferentes tipos de partes interessadas envolvidas em um projeto e é apresentada em formatos e mídias variadas.
Como apresentar resultados
Quando for apresentar resultados, lembre-se de usar um formato simples para todos entenderem. Escolha um formato fácil de atualizar, pois as atualizações inevitavelmente acontecem. Este se torna seu modelo de apresentação.
Para decidir sobre o melhor modelo de apresentação, pergunte a si mesmo:
- Quem é o público-alvo e as informações são apropriadas para o público?
- O que cada uma das partes interessadas precisa e como elas vão entender as informações?
- Que informações são importantes comunicar?
- Existem restrições regulatórias ou contratuais a serem obedecidas?
Veja três formatos para apresentar informações às partes interessadas. Use apenas um ou vários formatos, dependendo de suas respostas para as perguntas acima.
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Formato |
O que é |
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Documentação formal |
Esse formato geralmente é baseado em um modelo organizacional e pode incluir texto, matrizes ou diagramas. |
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Documentação informal |
Esse formato pode incluir texto, matrizes ou diagramas que não fazem parte de um processo organizacional formal. |
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Apresentações |
Esse formato é melhor para fornecer uma visão geral de alto nível de metas, soluções ou informações para apoiar uma decisão. |
Vamos concluir
Abrangemos muitas informações sobre o que um analista comercial faz e quais habilidades tornam um analista comercial bem-sucedido. Da coleta de informações e sua documentação à comunicação de ideias e necessidades e colaboração com as partes interessadas, o analista comercial desempenha um papel significativo no ciclo de vida do projeto. Não subestime o poder desse papel quando se trata de implementar uma solução empresarial bem-sucedida.