Explorar técnicas para a descoberta de informações
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Determinar o tipo de informação que um analista comercial precisa.
- Localizar informações pertinentes.
A informação é importante
“Com a falta de informações, chegamos às piores conclusões.” — Myra Kassim, escritora
Você acabou de saber que um analista comercial desempenha um papel significativo no ciclo de vida do projeto e que uma das fases mais importantes no ciclo de vida é a descoberta de informações. É durante esta fase que você, como analista, faz a maior parte do trabalho de base de um projeto.
Ter a informação certa é a chave para o sucesso de um projeto. Sem ela, você não pode tirar as melhores conclusões e concretizar um projeto. Talvez você nem consiga tirar uma conclusão.
Que tipo de informação você precisa e como você a adquire? Simplificando, como analista comercial, você reúne o máximo de informações possível explorando todas as áreas do projeto. Normalmente, você faz todas as perguntas Quem, O quê, Onde, Por que, Quando e Como que você puder pensar sobre o assunto. Por exemplo:
Quem: Quem são as partes interessadas? Quem está envolvido? Quem acompanha o processo? Quem envia as coisas?
O quê: O que é feito primeiro? O que é feito em seguida? Qual é o problema que estamos tentando resolver?
Onde: Onde a informação é inserida? Para onde a informação vai depois de ser inserida? Onde estaria uma pessoa ao fazer isso?
Por que: Por que estamos fazendo isso? Por que isso é importante?
Quando: Quando é que isso acontece? (Uma vez por semana? No primeiro dia do mês?) Quando precisamos de uma solução?
Como: Como isso funciona agora? Como isso deveria funcionar?
As respostas a todas essas perguntas dão ao analista comercial uma boa seção transversal de dados que ajuda a levar o projeto até a melhor solução.
Vamos considerar a solicitação de Ian Lin. Ele contratou uma analista comercial que fez certas perguntas para entender como concluir o projeto com sucesso. Ela perguntou: Quem está em sua equipe de vendas? Como e onde você precisa ver o valor da previsão trimestral? Você é a única pessoa que precisa dessa informação? Com que frequência você verifica essa informação? Para entender melhor como ajudar Ian a melhorar ainda mais sua solicitação, ela também perguntou a ele: Seria benéfico ver as informações de previsão em relatórios com gráficos?
Em seguida, vamos dar uma olhada mais de perto em alguns tipos de informações que os analistas comerciais utilizam para liderar um projeto de sucesso e de onde elas vêm.
Onde encontrar informações-chave
“A inteligência não é a capacidade de armazenar informações, mas de saber onde encontrá-las.” — Albert Einstein
A informação do projeto é o agente da mudança. É o que impulsiona a solução e, finalmente, a mudança no negócio. Mas antes que ela possa ser o agente da mudança, ela deve ser encontrada. A informação vem de todas as formas e tamanhos e de inúmeras fontes, incluindo informações do projeto, requisitos, análises e processos. Ela também se origina de uma variedade de pessoas, incluindo especialistas no assunto e partes interessadas.
Para facilitar, vamos agrupar as áreas de informações em três categorias de alto nível: histórico do projeto, análise e extração.
Histórico do projeto
Se você estiver criando um novo produto ou serviço ou aprimorando um já existente, é crucial reunir uma quantidade significativa de informações básicas sobre o projeto, seja de partes interessadas ou outras fontes. Isso é conhecido como o histórico do projeto ou, às vezes, a orientação do projeto.
Esse tipo de informação garante que você não repita inadvertidamente o trabalho que já foi feito ou reformule decisões anteriores. Também ajuda a entender os sistemas, design, requisitos e processos de negócios existentes. Quanto mais você souber, melhor será sua análise e, portanto, melhor será o resultado do seu projeto. Pesquise o máximo possível sobre a situação existente e a melhoria desejada. Conheça os processos e sistemas envolvidos para obter o máximo de informações possível sobre como o negócio é operado e como os sistemas funcionam.
Análise
Para aprender e entender o máximo possível sobre um projeto, o analista comercial realiza diversos tipos de análises.
Análise empresarial
Como analista comercial, você precisa aprender e entender a estrutura de uma organização, incluindo quem está subordinado a quem, e as funções e interações dos departamentos dentro da organização. As informações conquistadas aqui ajudam sua equipe a colaborar e se comunicar com sucesso (veja mais sobre isso na próxima unidade).
Análise de estratégia
Trata-se de chegar ao cerne do problema. Trata-se de compreender. Primeiro, você identifica as necessidades de importância estratégica ou tática, as necessidades do negócio. Este é um primeiro passo importante. As necessidades do negócio orientam o resto do projeto.
Em seguida, você observa o estado atual e define os estados futuros e de transição que atenderão às necessidades do negócio. Trata-se de uma análise de lacunas, identificando o que é diferente entre o estado atual e o desejado. Agora, avalie as opções para alcançar o estado desejado, incluindo o trabalho ou escopo necessário, e recomende a abordagem de maior valor para chegar a esse estado.
O analista comercial também deve avaliar os riscos associados à solução de mudança identificada e que efeito essas incertezas podem ter no ciclo de vida do projeto ou no objetivo final. Desenvolva um plano de ação para enfrentar os riscos potenciais.
Análise de partes interessadas
As partes interessadas são os indivíduos ou grupos (internos ou externos da organização imediata) que tomam decisões e que têm um papel importante na determinação das prioridades e requisitos do projeto. Por isso, é essencial identificar as partes interessadas logo no início. Para identificar suas partes interessadas, comece com esta medição: qualquer pessoa que tenha interesse ou possa ser afetada pelo problema em questão.
Veja alguns exemplos de partes interessadas.
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Função |
Interna/Externa |
Exemplos |
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Proprietário |
Interna |
Fundador, presidente, diretor |
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Gerente |
Interna |
CXO, executivo, gerente |
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Funcionário |
Interna |
Pessoal, equipe, departamento, grupo |
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Concorrente |
Externa |
No mesmo ou outro setor/mercado |
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Cliente |
Externa |
Compradores e usuários de produtos/serviços |
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Parceiro |
Externa |
Alianças e organizações parceiras |
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Fornecedor |
Externa |
Fornecedores que fornecem matérias-primas/peças |
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Regulador |
Externa |
Órgãos reguladores e de administração |
Você pode usar um círculo de partes interessadas para ajudar você a reconhecer cada parte interessada e o nível de influência que elas podem ter no projeto.
Extração
Quando você pesquisa um tópico para um trabalho de conclusão de curso na escola, geralmente pode coletar informações facilmente de uma biblioteca ou de fontes online. Porém, as informações para um analista comercial muitas vezes não são tão fáceis de encontrar. Muitos dos requisitos técnicos ou comerciais estão na mente das partes interessadas ou dos usuários finais. Eles raramente são documentados em qualquer lugar. Quando as informações que você precisa como analista comercial não estão prontamente disponíveis, elas devem ser extraídas.
No mundo dos analistas comerciais, a descoberta de informações é conhecida como extração, ou seja, coletar ou obter. É uma das fases mais importantes para um analista comercial. De acordo com o Guia BABOK (Business Analysis Body of Knowledge), a extração “é a coleta ou recebimento de informações de partes interessadas ou outras fontes. É o principal caminho para descobrir informações sobre requisitos e projetos, e pode envolver conversar diretamente com as partes interessadas, pesquisar tópicos, experimentar ou simplesmente receber informações.”
Existem muitas técnicas de extração que você pode usar. Como analista comercial, primeiro, você determina as necessidades do projeto e, em seguida, escolhe o método de extração ou métodos que suportam melhor o seu projeto. Alguns desses métodos são:
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É importante notar que a extração não é uma atividade isolada ou compartimentalizada. Você extrai informações do projeto enquanto executa qualquer tarefa que inclua interação com as partes interessadas e durante seu trabalho analítico independente. A extração inicial pode desencadear uma extração adicional para coletar detalhes, preencher lacunas ou aumentar a compreensão. A chave é estar aberto a adicionar informações fundamentadas durante todo o ciclo de vida do seu projeto.
A extração é tipicamente realizada em três estágios gerais.
- Preparar para a extração - reúna uma compreensão abrangente e precisa da necessidade comercial do projeto.
- Realizar a extração - reúna-se com as partes interessadas para extrair informações sobre suas necessidades e as necessidades comerciais.
- Confirmar os resultados da extração - valide se os requisitos indicados correspondem ao problema e às necessidades e garanta que o entendimento esteja em conformidade com os desejos ou intenções reais das partes interessadas.
A extração é sua pesquisa subjacente para a próxima fase do processo: criação de requisitos. Assim que tiver material suficiente, você poderá começar a elaborar e documentar requisitos.
Esperamos que agora você tenha uma noção de por que a informação é importante para o analista comercial, bem como de como descobri-la. Um analista comercial qualificado conhece os tipos de informações necessárias para cada projeto e como acessá-las para alcançar a meta do projeto. Em seguida, visitamos outra habilidade do analista comercial: comunicação.