Programe-se para o sucesso

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Liderar reuniões que são mais produtivas e valorizadas.
  
• Reconhecer o perigo de solucionar antes de conhecer todos os requisitos.
  
• Descrever os benefícios de ter um progresso rápido no início de um projeto.
  

Timing é tudo

Você provavelmente já ouviu a frase “timing é tudo”. Acontece que, como analista comercial, fazer as coisas certas na hora errada pode causar todos os tipos de problemas. Nesta unidade você aprenderá a fazer o tempo funcionar a seu favor, liderando reuniões eficazes e entregando seu trabalho na hora certa.

Reuniões proveitosas

Não há como escapar, como analista comercial você vai realizar muitas reuniões. E, adivinha, as pessoas nem sempre estão ansiosas por mais reuniões em suas agendas já ocupadas. Felizmente, a maioria das pessoas aprecia reuniões que são produtivas. Então seu trabalho é fazer reuniões o mais proveitosas possível.

Indiscutivelmente, a parte mais importante de uma boa reunião é a agenda, fornecida antes mesmo do início da reunião. Isso diz às pessoas o que você espera realizar com o valioso tempo delas, e cria expectativas para seu tempo. Elas terão uma ideia de como o tempo é alocado, então há uma melhor chance da reunião correr bem. Se as coisas começarem a desandar, você pode voltar à agenda como uma forma de colocar a casa em ordem. Fornecer uma agenda também dá a todos a oportunidade de preparar perguntas e comentários para que possam estar prontos para participar ao máximo. Além de fornecer uma agenda, se você precisa de alguém para contribuir com algo específico, não deixe de dizer isso pessoalmente a essa pessoa para que ela possa vir preparada.

Monte uma apresentação para cada reunião, não importa o quão pequena ela seja.

• Isso faz você parecer preparado e no controle.
  
• Ela oferece uma estrutura à reunião, tornando muito mais fácil seguir sua agenda.
  
• Ela age como uma indicação, para que as pessoas saibam onde você está na reunião (mesmo que elas cheguem depois).
  
• Ela pode incluir informações destinadas a fornecer contexto (como definições), mesmo que não sejam especificamente abordadas.
  
• Uma apresentação dá às pessoas algo visual para se concentrar, que pode ajudar a manter sua atenção.
  

Grave suas reuniões. Vivemos em um mundo onde os dados são baratos, então use-os para capturar tudo o que puder quando permitido. (Lembre-se de obter o consentimento primeiro!) Quando você grava uma reunião, você não tem que se preocupar em tomar notas detalhadas durante a reunião. Em vez disso, você pode estar totalmente presente e engajado na discussão. Você ainda vai tomar algumas notas para ajudar a facilitar a reunião, mas o trabalho de analisar os detalhes pode ser feito depois no seu próprio tempo. Além disso, às vezes você só precisa voltar e ouvir exatamente o que alguém disse sobre um tópico, em vez de confiar em notas (ou pior, em sua memória). Uma gravação lembra de tudo.

Finalmente, perto do final da reunião, recapitule o que foi coberto e resuma os resultados positivos desse tempo juntos. Certifique-se de identificar quem é o responsável pelos próximos passos, e se alguma coisa da agenda deve ser revisitada na próxima reunião.

Conduzir uma boa reunião faz você parecer preparado e profissional, mesmo que você não seja o mais experiente em um determinado setor ou domínio.

Entender, depois solucionar

Pode parecer óbvio, mas você deve terminar de entender um problema antes de começar a resolvê-lo. No mundo dos analistas comerciais, isso significa reunir todos os requisitos antes de partir para a solução. O timing desses dois passos faz sentido, mas há algumas situações em que as pessoas tentam revertê-los, e isso quase nunca funciona.

A primeira situação é quando uma parte interessada chega à sua reunião inicial já com uma solução. A pessoa viu a demonstração de um produto e quer saber como usá-lo em seus negócios. Obviamente isso é problemático, já que não há uma garantia de que o produto atenderá às reais necessidades do negócio, especialmente porque essas necessidades não foram totalmente definidas. Se você se depara com uma solução preventiva, incentive as partes interessadas a pensar no que querem alcançar em termos genéricos, não no contexto de um produto específico. Sempre ajude-as a pensar por que precisam fazer algo diferente, em vez de como fazê-lo de forma diferente. No caso da Salesforce, é muito provável que você seja capaz de atender às necessidades de seus negócios com um de nossos produtos, para que você possa descobrir o “como” mais tarde.

A segunda situação é quando um Administrador com um novo conjunto de habilidades quer colocar esses novos conhecimentos em prática e começa a mexer com a plataforma. Eles estão tão entusiasmados em usar o produto, que esquecem de fazer sua devida diligência e solidificar os requisitos de negócios antes de criar algo. É difícil culpá-los, é divertido resolver problemas e é gratificante ver algo que você cria realizar algo novo. Infelizmente, isso pode não estar sendo o melhor para o negócio, e você pode acabar tendo que refazer um monte de trabalho. Novos analistas comerciais tendem a cometer esse erro, já que eles podem ter um conhecimento ainda recente sobre o sistema com o qual estão trabalhando, e um desejo de fazer rapidamente algo que seu cliente vai gostar. Mas não vá com muita sede ao pote, e evite um começo rápido pelo caminho errado!

Criar confiança ao criar uma solução

Eventualmente, você terá seus requisitos de negócios em ordem, e um plano em vigor para uma solução, para que você possa começar a criar. Muitas vezes haverá muitas partes da solução que precisam ser criadas e, às vezes, você tem controle sobre quais partes serão criadas primeiro. Neste caso, talvez seja melhor escolher uma parte que possa oferecer um progresso rápido para o cliente.

Demonstrar que você pode entregar uma boa parte da solução no início do projeto tem uma série de benefícios. O mais importante é que isso cria confiança em sua capacidade de atuar em nome do cliente. Isso mostra que há uma boa razão para se envolver com você quando você está tentando agendar uma hora no calendário de especialistas no assunto e partes interessadas. Pode ser um impulso para o projeto como um todo, com a adesão de outras equipes, mesmo aquelas que podem não ter mostrado muito interesse no início.

Um pouco de timing estratégico na produção de seus resultados, esperar o momento certo para a solução, e realizar reuniões como um profissional serão uma grande ajuda para aumentar as chances do seu projeto ser um sucesso.