Gerenciar o desempenho do projeto

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

Avaliar o desempenho de um projeto.
Informar o desempenho de um projeto para patrocinadores e partes interessadas.

Estamos ganhando? Quanto tempo ainda resta?

Placar rotulado como Status do projeto com pontos de interrogação para as pontuações

Uma das melhores coisas sobre esportes em equipe é o suspense que a natureza imprevisível da competição traz. Atletas treinam e técnicos planejam. Mas no dia do jogo, tudo pode acontecer, para a alegria dos fãs que assistem ao placar.

Os gerentes de projeto não são grandes fãs de suspense. Eles, no entanto, gostam de ficar de olho no placar do projeto para determinar se o plano do projeto está sendo bem executado e quais ações corretivas são necessárias.

Em primeiro lugar, o gerente do projeto reúne requisitos de relatórios de desempenho das partes interessadas e os documenta no início de um projeto para definir claramente quais informações precisam ser distribuídas a quem, quando e como.

Em seguida, o gerente do projeto normalmente relata o desempenho por meio de reuniões de status do projeto e distribuição de relatórios escritos. Como explica a Walden University, o relatório de desempenho do projeto deve ser abrangente e incluir:

Status das tarefas do projeto
Realizações para o período do relatório
Planos para o próximo período do relatório
Dados de análise de valor ganho
Informações de gerenciamento
Os problemas, itens de ação e riscos mais atuais

Não deixar as conversas difíceis para o fim

A maioria dos projetos encontra alguns problemas de desempenho ao longo do caminho. Quando um projeto está realmente com problemas, no entanto, as principais partes interessadas devem ser informadas o mais rápido possível. Ao mesmo tempo, é importante reunir e analisar os fatos relevantes para que suas partes interessadas possam tomar decisões informadas sobre o rumo do projeto. Nunca é agradável dar más notícias, mas é importante apresentar os fatos e oferecer possíveis alternativas ou soluções.

Então, como você está comunicando valor e realmente verificando se um projeto está no caminho certo ou não?

O que medimos?

Vamos falar sobre análise de valor ganho. Em um alto nível, é o cálculo do que foi feito em um dado momento, em relação ao custo do projeto. Dependendo do seu projeto, ele pode se tornar complexo, especialmente em setores como construção e engenharia que requerem um nível significativo de precisão. Vamos definir as métricas mais usadas.

Valor planejado (PV): O valor do orçamento do projeto que estava previsto para ser utilizado para o trabalho do projeto programado durante um determinado período do relatório.
Valor ganho (EV): O valor do orçamento do projeto que foi efetivamente utilizado para o trabalho do projeto autorizado durante um determinado período do relatório.
Custo real (AC): O custo total do trabalho do projeto que foi concluído durante um determinado período do relatório.
Variância de custos (CV): A diferença entre o custo esperado e o custo real do trabalho que foi concluído durante um determinado período do relatório.
Variância de cronograma (SV): A diferença entre o trabalho do projeto que foi programado e o trabalho do projeto que foi realmente concluído durante um determinado período do relatório.
Índice de desempenho de custos (CPI): A taxa em que o projeto está atendendo às expectativas de custos durante um determinado período do relatório.
Índice de desempenho do cronograma (SPI): A taxa em que o projeto está atendendo às expectativas do cronograma durante um determinado período do relatório.

Como medimos?

Os cálculos de valor ganho são simples. A complexidade está mais em aprender os nomes e acrônimos para as métricas, o que cada uma significa e, em seguida, como analisar e interpretar os resultados.

Métrica	Cálculo
Variância de custos (CV)	CV = EV-AC
Variância de cronograma (SV)	SV = EV-PV
Índice de desempenho de custos (CPI)	CPI = EV/AC
Índice de desempenho de cronograma (SPI)	SPI = EV/PV

Vamos usar um exemplo para demonstrar os conceitos.

Sua organização contratou um empreiteiro para construir um pequeno galpão para abrigar equipamentos esportivos. O projeto deve levar 3,5 meses e o orçamento é de US$ 13 mil. O primeiro mês acabou e parece que um bom progresso está sendo feito. Você gostaria de saber como o projeto está se saindo em relação ao custo e ao cronograma para que você possa reportar de volta às suas partes interessadas.

A primeira coisa que precisa ser feita é coletar pontos de dados específicos: valor planejado, valor ganho e custo real. De onde os dados vêm vai depender da organização. Por exemplo, se a empresa tiver um escritório de gerenciamento de projetos, então ele provavelmente será quem mantém os registros do projeto. Um cenário mais provável é que o gerente do projeto mantenha o plano do projeto.

Aqui estão os dados do projeto que foram coletados.

Semana	Valor planejado (PV)	Valor ganho (EV)	Custo real (AC)
1	US$ 1.000	US$ 500	US$ 700
2	US$ 2.000	US$ 1.500	US$ 1.500
3	US$ 3.000	US$ 2.000	US$ 2.500
4	US$ 1.000	US$ 1.200	US$ 1.300
Total	US$ 7.000	US$ 5.200	US$ 6.000

O que isso significa?

As duas coisas que uma parte interessada do projeto sempre vai querer saber é se o projeto está dentro do prazo e se está no orçamento. É aqui que as fórmulas são usadas.

Variância de custos (CV) = Valor ganho (EV) – Custo real (AC)

Para o projeto do galpão: CV = US$ 5.200 – US$ 6.000 = (US$ 800)

Variância de cronograma (SV) = Valor ganho (EV) – Valor planejado (PV)

Para o projeto do galpão: SV = US$ 5.200 – US$ 7.000 = (US$ 1.800)

Como ambos os cálculos resultaram em variâncias negativas, a parte interessada vai querer saber o porquê. O índice de desempenho de custos e o índice de desempenho do cronograma podem fornecer a resposta.

Índice de desempenho de custos (CPI) = Valor ganho (EV)/Custo real (AC)

Para o projeto do galpão: CPI = US$ 5.200/US$ 6.000 = 0,87

Índice de desempenho do cronograma (SPI) = Valor ganho (EV)/Valor planejado (PV)

Para o projeto do galpão: SPI = US$ 5.200/US$ 7.000 = 0,74

Agora que os dados foram coletados e os cálculos realizados, o que eles nos dizem sobre o desempenho do projeto?

A variância de custos é negativa, então o projeto está fora do orçamento.
A variância de cronograma é negativa, então o projeto está atrasado.
O índice de desempenho do cronograma está abaixo de 1,0, o que significa que foi realizado menos trabalho do que o planejado.
O índice de desempenho de custos está abaixo de 1,0, o que significa que há custos superiores aos previstos no projeto.

Ao que tudo indica, este projeto está com problemas. É neste momento que o patrocinador do projeto e as principais partes interessadas serão chamados para tomar decisões sobre o rumo do projeto. Como já foi dito, nunca é fácil dar más notícias às suas partes interessadas. Mas depois de trabalhar com suas partes interessadas para identificar todas as atividades, desenvolver o cronograma e o custo e planejar os riscos, toda a equipe está alinhada e todos estão focados em colocar o projeto de volta no rumo certo.

Depois de uma rápida sessão de brainstorming e definição de nível de serviço com o empreiteiro, o projeto retoma o rumo e é executado sem problemas nos últimos meses.

Principais lições

Este módulo cobriu bastante coisa sobre gerenciamento de projetos. Aqui estão alguns dos pontos-chave.

Todos os envolvidos em um projeto, do gerente do projeto à equipe até as partes interessadas, são responsáveis por desenvolver e concordar com o escopo, o cronograma e o custo. Projetos são uma atividade em equipe.
Escopo, cronograma e custo todos influenciam uns aos outros. Os gerentes do projeto podem usar um plano bem definido para evitar desvios do escopo e preservar o cronograma e o custo no processo.
Os riscos devem ser identificados no início por meio do registro de riscos e continuamente revisados e atualizados à medida que o projeto avança.
As métricas de valor ganho, apresentadas no relatório de desempenho do projeto, informarão as partes interessadas se o projeto está dentro do prazo e do orçamento.

Riscos e problemas fazem parte do ciclo de vida do projeto. Ter todos alinhados no plano do projeto, uma visão clara das restrições e riscos e atualizações regulares sobre o desempenho ajudam a tornar as conversas difíceis mais produtivas. Boa sorte no seu próximo projeto!

Você quer aprender mais?

Os módulos desta trilha foram desenvolvidos em colaboração com a Walden University para apresentá-lo aos fundamentos de gerenciamento de projetos. Se você quiser saber mais, explore o MBA de especialização em Gerenciamento de Projetos da Walden e as ofertas na School of Lifelong Learning da universidade.