Reunir requisitos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:  

• Definir o escopo do projeto.
  
• Explicar a diferença entre necessidades, desejos e expectativas.
  
• Reconhecer e evitar desvios do escopo.
  
• Explicar como a definição do escopo impacta o tempo e o custo.
  

Este módulo foi produzido em colaboração com a Walden University.

Antes de começar

Antes de começar esse módulo, certifique-se de concluir Fundamentos de gerenciamento de projetos. O aprendizado aqui se baseia nos conceitos naquele emblema. 

Conhecer a Walden University

O Trailhead tem o grande prazer de colaborar com a Walden University nesta trilha sobre gerenciamento de projetos. A Walden University, uma universidade credenciada, foi fundada em 1970 para apoiar as necessidades acadêmicas dos profissionais de trabalho. A Walden foi uma das primeiras universidades a lançar programas online, e hoje eles continuam a evoluir o ensino, encontrando novas maneiras de dar aos alunos flexibilidade, apoio e educação de alto nível.  

Nesta trilha, você segue os passos dos gerentes de projeto para entender melhor seu papel, explorar ferramentas práticas de gerenciamento de projetos e aplicar abordagens a exemplos do mundo real, destacando habilidades e conhecimentos que você pode aplicar imediatamente ao seu próprio trabalho.

Então vamos começar!

Mapear a jornada do projeto

A Walden University nos ensina que um projeto é muito parecido com uma jornada.  

O destino é a entrega do resultado esperado, ou resultado do projeto, conforme definido pelo patrocinador e pelas principais partes interessadas. Como você determina o destino? Como você chega ao destino? Como você vai saber quando está lá? No contexto de gerenciamento de projetos, você deve mapear a jornada, e isso começa com o planejamento do escopo do projeto. 

Definir o trabalho

O escopo do projeto define todo o trabalho que deve ser feito para entregar o resultado esperado ou resultado do projeto. Ele vem dos requisitos do projeto fornecidos pelo patrocinador e pelas principais partes interessadas. Ele descreve precisamente o que está e o que não está incluído no projeto. 

No gerenciamento de projetos tradicional, todo o escopo de um projeto é definido antes do início do projeto. Os métodos ágeis utilizam uma abordagem iterativa na qual os requisitos e o escopo são continuamente definidos e refinados. Independentemente do método, é fundamental que a equipe do projeto entenda os requisitos das partes interessadas e como esses requisitos se aplicam ao escopo total de um projeto.

Planejamento do escopo é um esforço colaborativo entre a equipe do projeto e as principais partes interessadas. Elas se reúnem para definir, discutir e documentar os requisitos para o projeto. No final, elas devem chegar a um consenso sobre os requisitos. Os requisitos também devem ser suficientemente detalhados para que não haja mal-entendidos sobre o que o projeto vai entregar.

O planejamento do escopo é fundamental porque o escopo é a principal fonte de informações para o gerente do projeto. Ele ajuda a desenvolver o cronograma e as estimativas de custos. O planejamento do escopo também é um elemento importante para mensurar o desempenho do projeto.

Dizer o que você precisa

Reunir os requisitos das partes interessadas pode ser um desafio. As partes interessadas podem não saber exatamente o que precisam, querem ou esperam. Elas podem ter dificuldade em articular seus requisitos. A equipe do projeto ajuda a esclarecer os requisitos e priorizá-los separando necessidades, desejos e expectativas em categorias.

Necessidades são os requisitos essenciais. São as funções e recursos do resultado que devem ser incluídos. Os requisitos essenciais formam a definição inicial do escopo do projeto e são a maior prioridade.

Desejos são os requisitos desejados. Os desejos são certas funções e recursos que as partes interessadas querem incluir, mesmo que não sejam essenciais ou necessários. As partes interessadas podem ser inflexíveis em incluir tudo o que querem no escopo do projeto, mas alguns desses requisitos podem ser negociados ou adiados se o escopo se tornar muito grande.

Expectativas representam a visão das partes interessadas. As expectativas envolvem como as partes interessadas veem o resultado em ação e como e quando esperam perceber o valor comercial. Capturar as expectativas das partes interessadas pode ser difícil, mas é importante para a equipe do projeto fazê-lo. Reunir requisitos associados às expectativas das partes interessadas pode adicionar requisitos que são necessários ou desejados.

Pensar dentro da caixa

O que normalmente acontece quando você faz muitos desvios em uma viagem? A viagem requer mais tempo, você provavelmente gasta mais dinheiro, e você pode até se perder ao longo do caminho. O mesmo destino aguarda os gerentes de projetos. Desvios de projeto resultam em desvios de escopo.

Desvios de escopo representam uma das principais causas do fracasso de projetos. Isso acontece quando mudanças não autorizadas são incluídas sem aprovação. Os métodos tradicionais de gerenciamento de projetos evitam alterações uma vez que o escopo é definido. Eles exigem um processo formal de gerenciamento de mudanças de revisão e aprovação antes que as mudanças sejam implementadas. Métodos ágeis já esperam e gerenciam as mudanças de requisitos. Permitir mudanças ilimitadas, no entanto, resulta em custos mais altos e prazos mais longos.

Como os gerentes de projeto evitam os desvios de escopo? Como qualquer outro viajante, eles devem manter o curso.

A equipe do projeto deve ter certeza de que as partes interessadas entendem o que está incluído no escopo de um projeto e o que está fora do escopo. Uma técnica usada pelos gerentes de projeto é desenhar uma caixa em um quadro branco. À medida que as partes interessadas explicam seus requisitos, aqueles que estarão no escopo são escritos dentro da caixa. Aqueles fora do escopo são escritos fora da caixa. Essa representação visual é uma maneira muito eficaz de confirmar o escopo do projeto e gerenciar as expectativas das partes interessadas à medida que o projeto é executado.

Se não está na caixa, não está no escopo.

Escopo e desempenho: seus marcos ao longo da jornada do projeto

Escopo, cronograma e custo são frequentemente chamados de restrições triplas. É importante gerenciar essas restrições para entregar o projeto dentro do prazo e do orçamento, atendendo aos requisitos dos clientes. Mudanças no escopo impactam o cronograma e o custo do projeto. Da mesma forma, mudanças no cronograma ou no orçamento impactarão o escopo. É uma questão de equilíbrio.

Vamos ver um exemplo.

Uma organização está implementando um novo aplicativo. A execução está bem encaminhada quando o patrocinador anuncia que alguns requisitos significativos foram negligenciados durante a fase de planejamento e devem ser adicionados ao escopo do projeto.

Como isso impacta o cronograma e o custo planejados? Um deles deve mudar. Se o cronograma for fixo, a única opção é adicionar recursos que aumentarão o custo do projeto. Se o custo for fixo, a única opção é adiar os requisitos negligenciados.

Ao gerenciar adequadamente o escopo de um projeto, os gerentes de projeto garantem que todos saibam exatamente para onde a jornada do projeto está indo, evitando os perigos de uma chegada que está acima do orçamento ou atrasada. Na próxima unidade, a Walden University analisa mais detalhadamente o escopo e o cronograma.