Acompanhar o desempenho com os relatórios certos
Objetivos de aprendizagem
Após concluir este módulo, você estará apto a:
- Identificar as melhores ferramentas de vendas para capturar dados de desempenho.
- Usar as melhores práticas para elaborar relatórios.
Responder a todas as perguntas
O objetivo final de usar a maioria das ferramentas de vendas é criar relatórios que suas equipes de vendas possam usar para tomar as decisões certas no decorrer do ano. Esses relatórios respondem perguntas como:
- Quanta comunicação externa (chamadas, emails) minha equipe de vendas está fazendo?
- Quantos clientes existem em cada estado ou país?
- Quais contas estão no nome de cada membro da equipe de vendas?
- Quanto foi pago a cada membro da equipe de vendas em comissão no mês passado?
Sistemas comuns e o que eles relatam
Os relatórios disponibilizam todos os tipos de dados de negócios. Aqui está uma tabela de relatórios comuns, a parte do processo de vendas que eles suportam e onde você pode encontrar os dados.
Relatórios |
Descrição |
|---|---|
Atividades de vendas |
Dados capturados em uma ferramenta de automação da força de vendas (SFA) ou gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Eles normalmente incluem informações de conta, oportunidade, leads e atividades/tarefas, como chamadas e emails feitos. Você também pode usar esses dados para criar tabelas de classificação. |
Mapeamento de território |
Visualização de dados focada na geografia. É geralmente usada para identificar onde os clientes estão, quem na equipe de vendas é responsável por vender para esses clientes e assim por diante. |
Compensação |
Os sistemas de compensação geralmente calculam quanto os membros da equipe ganham com base em seu desempenho, no desempenho da empresa e em qualquer outra política definida durante o processo de planejamento anual. |
Reconhecimento |
As ferramentas de reconhecimento permitem que seus colegas se agradeçam publicamente e ajudem as empresas a identificar seus colaboradores de alto impacto. |
Elaboração de relatórios e visualização de dados gerais |
Algumas ferramentas estão disponíveis para integração com os sistemas mencionados acima. Eles visualizam e interagem com os dados de forma agregada. Por exemplo, você pode integrar dados de vendas com dados de mapeamento de território para que possa ver facilmente o desempenho de cada região. |
Vem me contar uma história
Os relatórios são uma janela para o desempenho da sua empresa em um determinado momento. Portanto, você não pode confiar no mesmo conjunto de dados por muito tempo. Assim como é importante avaliar e reavaliar os KPIs, é importante obter os relatórios mais recentes frequentemente: dependendo dos dados e do KPI, isso pode ser trimestral ou diário.
Além disso, vale a pena obter uma história mais completa combinando pontos de dados. Uma coisa é entender como os territórios são divididos e quais equipes de vendas são responsáveis. Outra coisa é ver como cada território está indo, quais são os bons e os não tão bons, e quais melhores práticas que você pode criar em função dessas informações.
Manter a segurança dos dados
Nem todos devem ver todos os pontos de dados. É importante estruturar relatórios para que apenas as pessoas certas vejam as informações de que precisam para realizar o trabalho delas. Chamamos essa abordagem de princípio do privilégio mínimo. Na maioria das ferramentas, a função de relatório permite controlar quem tem permissão para ver quais dados. Às vezes, esse tipo de segurança é tratado no próprio nível de dados (por exemplo, leitura, gravação, edição, exclusão e assim por diante).
Geralmente, os dados de compensação são os mais confidenciais em uma organização de vendas e requerem as permissões mais rigorosas. Somente o destinatário da comissão, seu gerente e as partes relevantes do departamento financeiro devem ver os números de um determinado relatório de comissão. Para evitar confusão, outros tipos de relatórios, como os que revelam as atribuições de território, devem ser facilmente acessíveis por todos no departamento de vendas.
Transforme os dados em diversão
Em outros casos, uma tabela de classificação pode ser criada para exibir publicamente o quão perto as pessoas estão de uma meta. Lembra que na primeira unidade, o planejamento anual revelou a necessidade de uma competição para ver quem consegue fazer mais chamadas de vendas? Uma tabela de classificação pode ser criada para ver quantas chamadas podem ser feitas em um dia ou quantas reuniões de clientes potenciais podem ser marcadas em uma semana. Com essas competições, o trabalho repetitivo pode ficar mais divertido.
Deixe tudo mais simples
Por último, bons relatórios são fáceis de entender. Poucas pessoas podem olhar para uma parede de dados e extrair suas conclusões. Formatação, gráficos e filtragem tornam grandes conjuntos de dados compreensíveis a olho nu. Acessibilidade de dados (ser capaz de acessar os relatórios) e inteligibilidade (ser capaz de interpretar os relatórios) são os dois principais componentes de relatórios de vendas significativos.
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