Entender os relacionamentos entre contas e contatos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Compreender os diversos tipos de relacionamentos que suas contas e contatos podem ter.
  • Relacionar um único contato a várias contas.
  • Criar uma hierarquia entre contas relacionadas.
  • Configurar uma equipe de conta.

Três importantes relacionamentos entre contas e contatos

Você está se preparando para se encontrar com Alan e Leung, da Get Cloudy Consulting. Você fez sua pesquisa ao revisar o histórico da empresa com o Cloud Kicks. Agora você precisa entender como as pessoas, suas empresas e sua equipe se encaixam. Compreender os relacionamentos entre contatos, contas e sua equipe de vendas ajuda a fechar negócios com mais eficácia e eficiência.

Existem três tipos de relacionamento entre as pessoas e as contas que você está acompanhando. Cada tipo de relacionamento oferece uma visão diferente dos seus negócios.

  1. Relacionamentos entre as empresas (contas) e as pessoas que trabalham para elas (contatos). Relacionamentos entre os seus clientes (contas) e outros clientes (outras contas).
  2. Ao relacionar um contato a mais de uma conta (denominada Contatos para várias contas), você pode acompanhar os relacionamentos entre as pessoas e as empresas com as quais trabalham. Saber se um contato mantém uma relação indireta com o Get Cloudy pode ajudar a avançar o negócio. 
  3. Relacionamentos entre os clientes (contas) e os colegas de trabalho que lidam com eles (outros usuários do Salesforce). Por fim, as equipes de contas mostram quais representantes de vendas estão trabalhando no acordo Get Cloudy. O uso de equipes de contas pode ajudá-lo a manter uma melhor coordenação com seus representantes de vendas.

Contatos para várias contas

Seus contatos podem trabalhar com mais de uma empresa. Um proprietário de negócio pode ter mais de uma empresa ou um consultor pode trabalhar em nome de várias organizações. Relacionamentos podem ser complicados, mas controlá-los, não tem de ser.

Ao relacionar um único contato a várias contas, você pode rastrear os relacionamentos entre pessoas e empresas facilmente sem criar registros duplicados. As regras de relacionamento continuam sendo simples. Todo contato precisa estar diretamente associado a uma conta. É a conta que aparece em Nome da conta e normalmente é a empresa mais associada ao contato.

Outras contas associadas ao contato representam relacionamentos indiretos. O modo de exibição de lista de Contatos relacionados permite que você veja relacionamentos atuais e anteriores, e apresenta detalhes exclusivos e personalizados sobre esses relacionamentos para que você sempre saiba com quem está falando — ou com quem deveria estar falando.

Assista ao vídeo abaixo para ver como é fácil registrar exatamente como cada contato está relacionado a cada conta com a qual trabalha.

É preciso que um administrador ative os Contatos para diversas contas para sua empresa usá-los.

Usar detalhes de relacionamento para ajudar a fechar negócios

Ao se preparar para sua reunião com a Get Cloudy, você verifica o registro de conta e analisa a lista de contatos. Alan e Leung, com quem você já conversou, estão na lista junto com seus cargos e papéis. Se a sua empresa usar Contatos para diversas contas, talvez você perceba que James Gordan também está na lista.

A lista Contatos para diversas contas mostra tanto os contatos diretos da conta quanto os indiretos.
Embora a Get Cloudy não seja a conta listada no registro de contato dele, ele já trabalhou para a Get Cloudy e pode ser interessante envolvê-lo. Para representar os relacionamentos que a sua empresa mantém de forma exata, você pode alterar os valores no campo Papéis e até criar campos personalizados, como uma caixa de seleção para indicar o contato principal da conta.

Hierarquias de conta

Alan e Leung trabalham na sede da Get Cloudy em Boulder. Mas você encontra várias outras contas com nomes parecidos: Get Cloudy East, Get Cloudy West e Get Cloudy Canada. No registro de conta Get Cloudy West, a sede da Get Cloudy está listada como Conta pai.

Como todas essas empresas estão relacionadas? Será que você terá que analisar cada registro para descobrir? Isso pode demorar muito!

Se você registrou a Conta pai para cada conta que tenha uma, o Salesforce pode gerar uma árvore genealógica para sua conta. A hierarquia mostra esse relacionamento para as contas da Get Cloudy.

A hierarquia de contas da Get Cloudy Consulting.

Para visualizar a hierarquia de uma conta, clique na guia Contas e selecione uma conta. Clique no ícone de hierarquia ao lado do nome da conta.

Melhores práticas para estabelecer hierarquias de contas

Existem duas opções básicas ao decidir como estabelecer contas para negócios com diversos locais.

Conta global de empresa

É possível estabelecer uma conta global e vincular todos os contatos, oportunidades, casos, etc., a uma única conta abrangente. Usar uma conta global facilita a localização dos registros da conta e a criação de relatórios dessa conta no nível empresarial. Porém, é mais difícil gerenciar um grande volume de informações, e o fato de não ser possível ver o quadro geral dificulta a análise do que cada local necessita para que você crie um relacionamento bem-sucedido.

Contas específicas ao local

Estabeleça contas para cada local e crie contatos, oportunidades, casos, etc., separadamente para cada local. Com esta opção, é possível manter mais contas e necessita configurar relatórios mais complexos para chegar ao quadro geral. No entanto, usar várias contas significa aproveitar a propriedade da conta, as hierarquias, as configurações de compartilhamento específicas e os relatórios granulares. Também é possível rastrear mais facilmente e fazer relatórios de oportunidades, casos e outras interações para cada conta.

Recomendamos estabelecer contas separadamente para cada local, em vez de comprimir todos os locais em uma única conta global. Essa configuração permite que você se concentre no sucesso de seus clientes em cada local, enquanto continua oferecendo a capacidade de visualizar o quadro geral da situação.

Equipes de conta

A menos que a sua empresa seja muito pequena, é bem provável que mais de uma pessoa trabalhe com uma mesma conta. Por exemplo, a equipe de funcionários de uma conta pode incluir um representante de vendas, um gerente de vendas, um agente de suporte, um gerente de suporte e pessoal de marketing. Você configura a equipe de vendas das suas contas.

Uma conta com sua equipe de conta.

Com as equipes de conta, você pode permitir o acesso adequado aos diferentes papéis da conta. Cada pessoa da equipe de conta pode receber diversos papéis e níveis de acesso à conta, suas oportunidades e seus casos. Por exemplo, o agente de suporte pode ver e editar os casos vinculados à conta. O recurso Equipes de conta não é configurado automaticamente. Um administrador deve ativá-lo e configurar os papéis que podem ser atribuídos a cada membro da equipe.

Para tornar o uso das equipes de conta mais rápido, é possível configurar sua própria Equipe de conta padrão em suas configurações pessoais. As Equipes padrão são atalhos que poupam você de sempre ter que digitar os mesmos membros nos mesmos formulários. Se as mesmas pessoas costumam trabalhar juntas, crie uma equipe de conta padrão e inclua-as nela. Depois, adicione a equipe padrão inteira à sua conta selecionando Adicionar equipe padrão no menu de ação da lista relacionada Equipe de conta. Você pode até definir o Salesforce para adicionar sempre a sua equipe de conta padrão e eliminar a necessidade de clicar em botões. Visite Como configurar equipes de conta padrão para saber como fazê-lo.

A hierarquia de contas mostra a quais empresas o Get Cloudy está afiliado. Talvez o Get Cloudy tenha uma empresa organizadora com a qual você já negociou.