Salesforce를 통해 이메일 보내기
학습 목표
이 유닛을 완료하면 다음을 수행할 수 있습니다.
- 사용자가 Gmail 및 Office 365에서 Salesforce를 통해 이메일을 전송할 수 있도록 합니다.
- Salesforce가 이메일을 표시하는 방식을 사용자 정의합니다.
- 고급 이메일을 사용하여 이메일을 담당자의 필요에 맞게 맞춤화합니다.
외부 서비스에서 Salesforce를 통해 이메일 전송하기
Ursa Major Solar의 영업 담당자는 최근 전환한 Gmail을 주로 사용하여 리드 및 연락처와 소통하고 있습니다. 일과 시간 동안 영업 담당자는 Salesforce를 사용하여 리드 작업을 하고 영업 비즈니스를 처리합니다. 그러나 이들은 Gmail에서도 작업하며 리드 및 연락처와의 직접 커뮤니케이션을 관리합니다.
컨텍스트 전환 줄이기
영업 관리자 Lincoln은 Salesforce와 Gmail을 오가는 작업이 담당자에게 효율적이지 않으며 불필요하게 많은 컨텍스트 전환이 발생한다고 말합니다. Maria는 Salesforce에서 이러한 문제를 해결할 수 있는 기능을 제공하는지 확인합니다.
Maria는 스위치를 눌러 영업 담당자가 Gmail 계정을 Salesforce에 연결하도록 지원할 수 있다는 것을 알아냅니다. 방법은 다음과 같습니다.
- Setup(설정)의 Quick Find(빠른 찾기) 상자에
External Email(외부 이메일)을 입력한 다음 Send through External Email Services(외부 이메일 서비스를 통해 보내기)를 선택합니다.
- 회사에서 사용하는 이메일 서비스 중 하나를 켭니다.
영업 담당자가 Salesforce를 통해 이메일 전송을 시작하는 방법
Maria의 영업 담당자는 이제 Gmail 계정을 Salesforce에 연결할 수 있습니다. 그러나 담당자는 표준 사용자 프로필 또는 "외부 이메일 서비스를 통해 이메일 보내기" 사용자 권한을 필요로 합니다. 둘 중 하나가 있다면 담당자가 다음에 Salesforce에서 이메일을 작성할 때 프롬프트가 표시됩니다. 그러면 담당자는 자신의 이메일 계정을 Salesforce와 연결하는 설정 절차를 시작할 수 있습니다.
Maria의 담당자는 Gmail 연결을 선택했을 때 몇 가지 간단한 프롬프트를 따릅니다.
Maria의 영업 담당자는 개인 설정에 있는 My Email Settings(내 이메일 설정)에서 이메일 구성을 관리할 수 있습니다.
내 이메일 설정 페이지는 Maria의 영업 담당자에게 외부 계정을 통해 이메일을 전송하는 옵션을 제공합니다. 또한 이 옵션은 담당자가 보내는 이메일에 표시되는 이름 및 서명을 사용자 정의하도록 지원합니다.
Gmail 또는 Office 365에서 Salesforce를 통해 영업 팀에서 작업할 수 있는 이메일 전송이 작동하는 경우, 다음 사항에 유의합니다.
- Gmail 및 Office 365에서 전달성 및 규정 준수를 처리합니다.
- 담당자가 Salesforce를 통해 전송하는 이메일은 Gmail 또는 Office 365 이메일 주소로 전송됩니다.
- 워크플로 및 트리거를 통해 전송되는 이메일은 여전히 Salesforce를 통해 전송됩니다.
- 외부 이메일 계정을 통해 전송할 때는 반송 관리가 지원되지 않습니다.
- 담당자가 Gmail 또는 Office 365를 통해 이메일을 전송하는 경우, TLS(Transport Layer Security)는 Salesforce 설정이 아닌 외부 이메일 서비스를 통해 처리됩니다.
- Gmail 또는 Office 365를 통해 보내기에 대한 이메일 전송 정보는 이메일 로그에서 볼 수 없습니다. 대신 Gmail 또는 Office 365에서 이메일 로그를 확인하세요.
Salesforce에서 담당자의 이메일 경험 개선하기
영업 담당자의 컨텍스트 전환을 완화하기 위해 Maria는 담당자가 Salesforce를 통해 Gmail에서 이메일을 전송하도록 권장하고자 합니다. 그러면 담당자는 여러 애플리케이션을 오가지 않고 리드와 거래에 집중할 수 있습니다. Salesforce의 고급 이메일은 Maria의 목적 달성에 도움이 됩니다.
회사의 필요를 지원하는 이메일 맞춤화
Maria는 이메일 기능 및 옵션을 Ursa Major에 가장 적합하게 설정하여 담당자를 지원할 수 있습니다. 예를 들어 Maria는 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
- 이메일에 사용자 정의 필드 추가
- 이메일 기반 트리거 설정
- 이메일 관리에 Salesforce API 사용
- 이메일 메시지를 위한 페이지 레이아웃 사용자 정의
- 담당자가 이메일을 다른 Salesforce 레코드와 연결하도록 지원
이러한 기능들에 대해 더 자세히 알아보려면 리소스 섹션을 참조하세요.
고급 이메일에 대한 팁
회사가 Email-to-Case를 사용하도록 설정하지 않았다면 고급 이메일은 처음부터 활성화되어 있습니다. 회사에서 Email-to-Case를 사용하는 경우 담당자는 고급 이메일을 활성화하지 않아도 이미 이메일에서 사용자 정의 필드, 워크플로, 트리거를 사용할 수 있습니다.
- 고급 이메일을 사용하는 경우 Salesforce에서 전송한 이메일은 EmailMessage 레코드와 작업 레코드 양쪽에 저장됩니다. 그러나 EmailMessage 레코드에서만 이메일 세부 사항 페이지에 표시됩니다.
- Web-to-Lead, Salesforce for Outlook, Lightning for Outlook으로부터 추가된 이메일의 경우, Salesforce는 고급 이메일이 활성화되어 있더라도 이메일을 작업 레코드로 저장합니다.
- 사용자 정의 통화 필드는 EmailMessage 개체에서 지원되지 않습니다.
- EmailMessage 레코드는 하나의 레코드 유형을 가질 수 있습니다.
- 워크플로 규칙은 EmailMessage 레코드를 사례 레코드의 필드 업데이트에만 사용할 수 있습니다.
이런 세부 사항을 파악한 Maria는 담당자가 Salesforce에서 더 나은 이메일 경험을 할 수 있도록 지원하고자 합니다.
