노트 및 파일 작업

학습 목표

이 유닛을 완료하면 다음을 수행할 수 있습니다.

• 향상된 노트를 만들어 여러 레코드에 첨부합니다.
  
• Salesforce Files에서 모든 파일을 찾습니다.
  

향상된 노트 기능을 통해 더 효과적으로 노트를 작성합니다.

우리는 대부분 노트를 활용하여 업무를 체계적으로 정리합니다. Lightning Experience의 향상된 노트 기능을 사용하면 어디서나 더 나은 노트를 더 빠르게 작성할 수 있습니다.

참고

Salesforce 관리자가 향상된 노트를 설정해야 합니다. 조직에 향상된 노트 기능이 표시되지 않으면 관리자에게 문의하세요.

노트가 향상되면 어떤 점이 좋은 것일까요? Salesforce Classic의 기존 노트 도구와 향상된 노트 편집기를 비교해 보면 금방 이해할 수 있을 것입니다. 다음은 노트 및 첨부 파일 관련 목록에서 제공되는 버전인 Classic 도구입니다. 여기에는 기능이 그다지 많지 않습니다.

Salesforce Classic에서 향상된 노트 기능을 이미 사용 중이시더라도, Lightning Experience의 향상된 노트는 보다 많은 옵션을 제공해 풍부하고 의미 있는 노트를 만들 수 있도록 지원하므로 만족스럽게 사용할 수 있습니다. 한번 살펴보세요. 비교가 안 될 만큼 뛰어납니다.

Lightning Experience의 향상된 노트 편집기에서 할 수 있는 작업:

• 입력하는 대로 아이디어가 자동 저장되므로 자유롭게 작성하세요.
  
• 텍스트에 굵게 표시 및 이탤릭체 서식을 추가하여 중요한 세부 사항을 강조하고 의미를 더 확실히 전달하세요(1).
  
• 글머리 기호 및 번호 매기기를 사용하여 정보를 체계적으로 정리하세요(2).
  
• 사진이나 이미지를 삽입하여 의미를 더 명확하게 사용하고 사람들이 더 잘 기억할 수 있게 하세요(3).
  

더 나아가 관련 기회, 계정, 연락처와 같은 여러 레코드와 노트를 연결하여 중요한 정보의 가시성과 영향력을 확대할 수도 있습니다(4). 그룹이나 팀원들과 노트를 공유할 수도 있습니다(5).

노트 즉시 만들기

Salesforce Classic에서 노트는 레코드의 노트 및 첨부 파일 관련 목록 또는 피드의 Chatter 게시자에서 만들 수 있습니다. 반면 Lightning Experience에서는 어디에서나 새 노트를 시작해도 됩니다.

방금 배운 것처럼 전역 작업 메뉴와 유틸리티 모음을 통해 노트를 만들 수 있습니다. 탐색 막대에서 노트 항목을 찾을 수도 있습니다. 이 Lightning Experience 옵션에 대해서는 잠시 후에 알아보겠습니다. 하지만 사용 중인 앱에 노트 항목이 포함되어 있다면 해당 앱에서도 노트를 만들 수 있습니다.

작업 중인 레코드와 자동으로 연결된 노트를 쉽게 만들 수도 있습니다. 레코드의 작업 메뉴에서 New Note(새 노트) 작업을 찾거나, 노트 관련 목록에서 New(새로 만들기) 버튼을 사용하세요.

노트 관련 목록이 두 개인 경우

레코드의 관련 목록을 볼 때 목록이 두 개 보인다고 생각할 수 있습니다.

여러분의 시력에 이상이 있는 것은 아니니 걱정하지 마세요. 향상된 노트와 클래식 노트는 함께 작동하지 않습니다. 따라서 레코드에 대해 만든 향상된 노트는 노트 관련 목록에 위치합니다. 이전에 클래식 노트 도구를 사용하여 레코드에 대해 만든 모든 노트는 노트 및 첨부 파일 관련 목록에 있습니다.

새로운 노트 홈 페이지

Lightning Experience에서만 사용할 수 있는 유용한 기능인 노트 홈 페이지에 오신 것을 환영합니다. 노트는 탐색 막대에서 사용할 수 있으며, 레코드와 관련이 있는지 여부에 관계 없이 볼 수 있는 모든 노트에 액세스하고 관리할 수 있는 허브입니다.

홈 페이지에는 여러분과 공유한 노트를 포함하여 특정 노트를 쉽게 찾을 수 있는 여러 목록 보기가 있습니다. 목록 보기에서 노트를 클릭하여 읽거나 업데이트하세요.

노트의 이전 버전을 불러와서 변경된 내용을 확인하거나 이전 버전으로 되돌릴 수도 있습니다.

파일 관리

다양한 Salesforce 파일 관리 시스템에서 콘텐츠를 관리하던 시절은 이제 지나갔습니다. Lightning Experience에서 Salesforce Files는 사용자의 파일, 문서, 라이브러리를 한곳에 통합하여 파일 관리를 더욱 쉽게 만듭니다. 뿐만 아니라 Lightning Experience는 비즈니스 플로에 직접 액세스할 수 있는 파일도 통합하므로 앱의 어느 위치에서든 필요한 콘텐츠를 가져올 수 있습니다. 이렇게 간소화된 접근 방식이 어떤 도움을 주는지 알아보겠습니다.

파일 허브

모든 파일을 관리할 수 있는 원스톱 상점인 파일 홈부터 시작하겠습니다. 탐색 막대의 파일 항목에서 파일 홈에 액세스합니다.

• 소유하거나 액세스할 수 있는 모든 파일에 액세스합니다. 필터를 사용하여 표시되는 파일 목록을 변경합니다(1).
  
• 라이브러리 및 라이브러리에 있는 파일에 액세스합니다(2). 라이브러리를 통해 콘텐츠를 구성하고 동료와 콘텐츠를 공유할 수 있습니다. 라이브러리 내에 폴더를 만들어 콘텐츠를 더욱 효과적으로 구성할 수도 있습니다.
  
• 검색(3)을 클릭하여 파일을 찾습니다.
  
• 새 파일을 Salesforce Files(4)에 업로드하여 레코드에 첨부하고 동료, 그룹 또는 고객과 공유할 수 있습니다. Microsoft® PowerPoint® 프레젠테이션 및 Excel® 스프레드시트부터 Adobe® PDF, 이미지, 오디오 및 비디오 파일에 이르기까지 모든 파일 형식이 지원됩니다.
  
• 파일 목록에서 바로 개별 파일에 대한 작업을 수행합니다(5).
  
• 파일 미리보기 플레이어에서 파일을 확인합니다. 플레이어에는 현재 파일을 다운로드, 공유 또는 삭제하고, 파일의 새 버전을 업로드하고, 파일 세부 사항을 편집하고, 파일에 대한 공개 링크를 생성하고, 프레젠테이션을 위한 전체 화면 모드로 전환하는 컨트롤이 포함되어 있습니다.
  

레코드에서 파일 관리

기회, 계정 또는 기타 레코드에 파일을 첨부해야 하나요? 익숙하게 사용했던 노트 및 첨부 파일 관련 목록은 이제 잊으세요. 파일 관련 목록을 사용할 때입니다.

파일 관련 목록을 사용해 레코드에 파일을 첨부하는 데는 두 가지 방법이 있습니다.

• 파일이 컴퓨터에 있는 경우 빠르게 업로드합니다. 하나 또는 여러 개의 파일을 레코드의 파일 관련 목록 카드로 드래그하기만 하면 됩니다. 업로드된 파일은 Salesforce Files에 자동으로 추가되므로 현재 레코드뿐만 아니라 Lightning Experience 어디에서나 액세스할 수 있습니다. 
  
• 또한 파일 관련 목록에서는 라이브러리 및 Google Drive 또는 Box와 같은 외부 저장소에 있는 파일을 포함하여 액세스 권한이 있는 Salesforce Files의 모든 파일에 액세스할 수 있습니다. Salesforce Files를 통해 파일을 첨부하려면 파일 관련 목록에서 Add Files(파일 추가)를 클릭합니다.
  

파일 관련 목록을 통해 레코드에 첨부된 각 파일에 대해 풍부한 Salesforce Files의 모든 기능을 빠르게 활용할 수 있습니다. 예를 들어 파일의 새 버전을 업로드하거나, 파일의 세부 사항을 편집하거나, 사람, 그룹 및 라이브러리와 파일을 공유할 수 있습니다. 파일 관련 목록 카드에서 View All(모두 보기)을 클릭하면 전체 관련 목록을 볼 수 있습니다.

파일 액세스 권한, 파일 개인정보보호 설정 및 파일 크기 제한에 대해 자세히 알아보려면 Salesforce 도움말에서 파일 및 개인정보 공유를 참조하세요.

파일 공유하기

콘텐츠 협업을 촉진하기 위해 Salesforce Files는 조직의 워크플로 전반에 걸쳐 파일 공유 기회를 제공합니다. 파일 홈, 파일 관련 목록, 파일 미리보기 플레이어, 파일 레코드 세부 사항 페이지, Chatter 피드에서 공유 옵션에 액세스할 수 있습니다.

올바른 대상과 파일을 간편하게 공유할 수 있습니다. 예시를 살펴보겠습니다.

• 특정 사용자 및 그룹 파일에 공유 작업을 사용할 수 있는 경우 해당 파일을 볼 수 있는 사용자 또는 그룹을 지정할 수 있습니다. 각 개인 또는 그룹에 뷰어 또는 공동 작업자 파일 권한을 할당하세요. 조회자는 공유 파일을 보고, 다운로드하고, 재공유할 수 있습니다(파일 재공유가 허용된 경우). 공동 작업자는 그 외에도 파일 권한 변경, 파일 편집, 새 버전 업로드와 같은 작업을 수행할 수 있습니다. 
  
  
• 광범위한 대상 또는 레코드 기본 Chatter 피드의 포스트나 댓글 또는 레코드의 피드에 파일을 첨부합니다.
  
• 고객 또는 회사 외부의 사람들 공개 링크 작업을 사용할 수 있는 경우 외부 대상과 파일을 안전하게 공유할 수 있습니다. 공개 링크는 리드, 고객, 파트너, 동료를 포함하여 회사 외부(또는 내부)의 수신자에게 안전하게 보낼 수 있는 암호화된 URL입니다. 수신자는 파일을 보고 다운로드할 수 있지만, 공동 작업자가 될 수는 없습니다. 링크는 언제든지 삭제할 수 있으며, 삭제 시 파일에 대한 액세스 권한이 더 이상 제공되지 않습니다.
   
  

기타 콘텐츠 유형에 대한 고려 사항

일부 예전의 Salesforce Classic 파일 유형은 Lightning Experience에서 완전히 또는 전혀 지원되지 않습니다. 이러한 기능을 사용한다면 염두에 두어야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

• 레코드의 첨부 파일은 Salesforce Files 또는 파일 관련 목록에서 자동으로 사용할 수 없습니다. 첨부 파일은 실제 파일이 아니기 때문입니다. 관리자가 첨부 파일을 Salesforce Files로 변환할 수 있는 옵션이 있습니다. 하지만 그 동안에는 노트 및 첨부 파일 관련 목록에서 기존 첨부 파일을 계속 보고 다운로드할 수 있습니다. Lightning Experience에서 새 첨부 파일을 생성할 수 없습니다.
  
• Documents(문서) 탭에서 Lightning Experience로 이동할 수 없습니다. 문서에 Lightning Experience에서 액세스해야 하는 파일이 있는 경우 해당 파일을 다운로드한 다음 파일 홈의 자산 라이브러리에 업로드하는 것이 좋습니다. 한 가지 예외는 이메일 템플릿에서 첨부 파일로 사용되는 문서입니다. 이러한 파일은 현재 문서에 남아 있어야 합니다.
  
• Salesforce CRM ContentFolder 및 라이브러리의 파일은 Lightning Experience의 Salesforce Files에서 사용할 수 있습니다. 다른 파일들과 마찬가지로 이러한 파일을 공유하고 상호 작용할 수 있습니다. 하지만 현재 다음과 같은 제한 사항이 있습니다.
  

• 조직 설정에 따라 Salesforce Classic으로 전환하여 라이브러리를 생성하거나 관리해야 할 수 있습니다. 이러한 옵션이 없다면 Salesforce 관리자에게 요청해 보세요.
  
• 콘텐츠 전달은 Lightning Experience에서 사용할 수 없지만, 링크 공유는 지원됩니다.
  

리소스

• 도움말: 노트
• 도움말: 파일 홈
• 도움말: Lightning Experience에서 라이브러리 폴더 만들기
• 도움말: 파일 및 개인정보 공유