작업, 이벤트 및 이메일 관리

최신 활동 요약

동료가 현재 부재 중이며, 여러분은 동료가 복귀할 때까지 해당 동료의 계정 업무를 처리하고 있습니다. 이때 고객에게 전화가 오면 무슨 일이 일었는지 어떻게 빠르게 파악할 수 있을까요?

여러분이 부재 중인 경우에도 마찬가지입니다. 복귀하고 나서 부재 중이었던 동안 무슨 일이 있었는지 확인해야 합니다.

어느 경우든 활동 타임라인은 매우 적합한 기능입니다.

이 고객과 관련하여 무슨 일이 일어나고 있는지 검토할 수 있는 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.

가장 먼저 알아차릴 수 있는 점은 활동 타임라인이 예정 및 기한 초과(1)와 지난 달(2)로 구분되어 있어 예정된 활동과 이미 발생한 활동을 확인할 수 있다는 것입니다. 버튼(3)을 클릭하여 한 달을 확장하거나 닫을 수 있습니다.

활동에 대한 자세한 정보가 필요한 경우 활동 왼쪽 옆에 있는 확장 버튼(4)을 클릭하고, 완료되면 버튼을 다시 클릭하여 닫습니다. 또는 Expand All(모두 펼치기)(5)를 클릭하여 모든 활동에 대한 세부 사항을 볼 수 있습니다.

View More(더 보기)(6)를 클릭하면 예정된 활동을 더 자세히 볼 수 있습니다.

가장 중요한 활동 찾기

계정, 기회 또는 기타 레코드로 일정 기간 작업했다면 활동 타임라인에 여러 활동이 섞여 있을 수 있습니다. 원하는 세부 정보를 어떻게 찾을 수 있을까요?

설정의 필터를 사용해 검색 범위를 좁히세요. 활동 유형과 날짜 범위를 필터링하면 핵심 세부 정보를 바로 찾을 수 있습니다.

다양한 활동 타임라인 기능

활동 타임라인에서 할 수 있는 작업은 훨씬 더 많습니다.

목록을 검토하면서 활동을 업데이트할 수 있습니다. 활동 행에서 드롭다운 화살표를 클릭하면 편집 옵션이 나타납니다.

작업을 완료하면 확인란을 클릭하여 완료로 표시할 수도 있습니다.

Lightning Experience를 탐색하면서 활동 타임라인을 사용하는 여러 방법을 찾을 수 있습니다.

할 일 목록을 최신 상태로 유지

작업 목록의 또 다른 장점은 왼쪽에는 목록이 표시되고, 오른쪽에는 선택한 작업에 대한 확장된 세부 사항이 표시된다는 것입니다.

왼쪽에서 작업을 클릭하면 오른쪽에서 해당 정보를 볼 수 있습니다.

Lightning Experience에는 드롭다운을 클릭하기만 하면 작업을 효율적으로 업데이트할 수 있는 몇 가지 빠른 작업이 상세 보기에 포함되어 있습니다. 상태와 우선순위를 변경하고 편집 및 삭제할 수 있습니다.

또는 Mark Complete(완료 표시)를 클릭하여 작업을 완료 상태로 표시할 수도 있습니다. 모든 목록 보기에서 작업을 완료로 표시할 수도 있습니다. 물론 작업은 현재 보고 있는 레코드의 활동 타임라인에도 표시되며, 여기서도 편집이 가능합니다.

다른 캘린더 보기

Lightning Experience에서 특히 유용한 기능은 캘린더에서 본인의 캘린더를 공유하고 동료가 공유한 캘린더를 볼 수도 있다는 점입니다. 

또한 사용자 목록을 사용하여 여러 개의 캘린더를 동시에 추가할 수 있습니다. Add Calendars(캘린더 추가) 대화 상자에 사용자 목록이 검색 카테고리로 표시되지 않는다면 관리자에게 사용자 목록 캘린더 설정에 대해 문의하세요.

공유 캘린더를 사용하면 겹치는 이벤트를 쉽게 확인할 수 있습니다. 예를 들어, 동료가 언제 바쁜지 확인하여 하루 일정을 잡아야 하는 이벤트에 참석하도록 조정할 수 있습니다.

동료가 여러분의 캘린더를 볼 때 기본 액세스 수준을 변경하여 동료가 볼 수 있는 세부 사항을 제어할 수 있습니다. 특정 동료에게 일정에 대한 세부 사항을 더 많거나 더 적게 표시하려면 My Events(내 이벤트) 캘린더 옆의 를 클릭한 다음 Share Calendar(캘린더 공유)를 선택합니다. Share With(공유 대상) 드롭다운에서 동료의 이름을 선택한 다음 Access(액세스) 드롭다운에서 액세스 수준을 선택합니다. 변경을 완료했으면 Share(공유)를 클릭합니다.

관리자는 모든 사용자가 다른 사람들과 공유할 수 있는 세부 사항을 제한할 수 있다는 점에 유의하세요. 또한 모든 데이터 보기 권한이 있는 관리자는 사용자 캘린더가 공유되지 않은 경우에도 캘린더를 볼 수 있습니다.

하나의 캘린더에만 집중하고 싶으면 색상이 지정된 다른 캘린더의 사각형을 클릭하여 다른 캘린더가 표시되지 않게 할 수 있습니다. 캘린더가 다시 표시되도록 하려면 사각형을 다시 클릭합니다.

캘린더에서 날짜로 Salesforce 데이터 보기

캘린더에서 Salesforce 데이터를 이벤트로 보면 캘린더를 편리하게 사용할 수 있습니다.

이 스크린샷은 캘린더에서 기회 마감 날짜를 보여 줍니다.

관심 있는 데이터에 대한 캘린더를 만들기만 하면 됩니다.

캘린더에서 보고 싶은 개체를 선택하고 보류 중인 마감 날짜와 같이 추적하려는 데이터를 나타내는 날짜 필드를 선택합니다.

이제 앞으로의 일정을 한눈에 파악할 수 있습니다. 스크린샷을 살펴보면, 거래 마감으로 바쁜 한 주가 될 것으로 예상됩니다. 이제 적절한 계획을 세우고 일부 회의 일정을 변경하거나 확실한 거래 성사를 위해 일정 시간을 확보해 둘 수 있습니다.

실제 캘린더 사용 방법

사진이 천 마디 말보다 낫다면, 비디오는 특정 개념을 훨씬 더 효과적으로 생생하게 표현할 수 있습니다. 다음은 Lightning Experience에서 캘린더를 사용하는 방법에 대한 간단한 설명입니다.

어디서나 이메일 보내기

Salesforce Classic에서는 일반적으로 HTML 이메일 상태 관련 목록에서 이메일을 작성하고 보냅니다.

이미 전송된 내용도 볼 수 있습니다.

Lightning Experience에는 이메일을 작성하고 보낼 수 있는 몇 가지 옵션이 있습니다. 레코드의 활동 작성기 및 전역 작업 메뉴 옵션을 아마 가장 많이 사용하게 될 것입니다.

이 이메일 작성기 스크린샷에서 볼 수 있듯이 Salesforce Classic과 마찬가지로 레코드를 통해 이메일을 보내면 To(받는 사람)의 주소가 채워집니다. 개인 계정에 이메일 주소가 있는 경우에도 자동으로 채워지지만 이는 Lightning Experience에서만 가능합니다.

연락처에 감사 인사를 보내야 한다는 것이 방금 생각났다고 가정해 보세요. 이 경우 Email quick action(이메일 빠른 작업)을 클릭하여 이메일 작성기를 열고(먼저 올바른 레코드에 있을 필요는 없음) 세부 사항을 입력합니다. 올바른 사람에게 보낼 수 있도록 To(받는 사람) 필드를 업데이트하세요. 수신자의 활동 타임라인에 이메일이 표시됩니다.

Lightning Experience의 이메일 기능

이메일 작성기에는 이메일을 더욱 효과적으로 사용할 수 있는 몇 가지 기능이 있습니다.

가장 먼저 보이는 기능 중 하나는 이메일을 작업 중인 기회와 같은 다른 레코드와 연관시킬 수 있는 것입니다.

그러면 기회를 볼 때 활동 타임라인에서 이메일이 컨텍스트에 맞게 표시됩니다.

이메일 작성기에서는 첨부 파일 추가, 병합 필드 삽입, 템플릿 삽입 또는 생성, 이메일 발송 전 미리보기, 이메일 내용을 지우고 다시 시작하기, 더 많은 공간을 위해 이메일 작성기 확장 등 다양한 작업을 수행할 수도 있습니다.

그룹에 이메일 보내기

Salesforce Classic에서는 Mass Email(대량 이메일)이라고 하는 그룹 이메일을 사용하여 한 번에 많은 고객에게 도달했습니다.

연락처 및 리드에 대해 Lightning Experience에서 목록 이메일 기능을 사용하여 동일한 작업을 수행할 수 있습니다. Lightning Experience를 사용하면 저장된 목록 보기에서 시작하며, 여기서는 수신자 그룹에 초점을 맞추도록 목록이 이미 필터링되어 있습니다.

목록 이메일에서 템플릿과 병합 필드, 첨부 파일(2)을 포함하면 더욱 효율적으로 이메일을 작성할 수 있습니다. 그리고 검토 탭을 확인하여 수신자 및 병합 필드가 올바르게 표시되는지 확인한 후(1) Send(전송)를 클릭하세요.

그룹에 이메일을 보내면 아웃리치 성과를 크게 높일 수 있습니다.

이메일 템플릿

Lightning Experience에는 사용자가 만들 수 있는 두 가지 새로운 유형의 이메일 템플릿이 포함되어 있습니다. 이메일 템플릿 빌더에서 만들 수 있는 템플릿을 포함한 Lightning 템플릿을 사용하면 서식 있는 텍스트 지원과 간편한 파일 미리보기 및 공유 등의 기능을 활용할 수 있습니다. 이메일 첨부 파일을 링크로 보내기만 하면 됩니다. 이러한 템플릿을 손쉽게 최신 상태로 유지할 수도 있습니다.

그러나 레터헤드, 사용자 정의 HTML 또는 Visualforce 템플릿이 필요한 경우 Lightning 템플릿에서 이러한 기능을 사용할 수 있을 때까지 Classic 템플릿을 계속 사용하는 것이 좋습니다.

기존 Classic 텍스트, 사용자 정의 HTML 및 레터헤드 이메일 템플릿은 Lightning Experience에서 쉽게 액세스할 수 있습니다. Salesforce Classic에서 편집하기만 하면 됩니다. 템플릿을 선택할 경우 드롭다운 목록에서 All Classic Templates(모든 클래식 템플릿)를 선택합니다.

목록 이메일 및 이메일 템플릿의 작동 방식